Platební karty pro zaměstnance: Jak nastavit pravidla používání 

Firemní platební karty přinášejí zaměstnancům pohodlí a firmám efektivitu. Bez jasně nastavené výše rozpočtu však mohou představovat finanční riziko. Karty pro zaměstnance jsou jako kohoutek firemní kasy a právě pravidla určují, jak silný proud teče. Bez jejich nastavení hrozí nadměrné utrácení, porušování interních pravidel a další rizika. Pojďme se podívat jaké.

Proč nestačí věřit a karta bez nastaveného rozpočtu představuje riziko?

Jak se říká, pořádek dělá přátele. Věřit svým zaměstnancům je samozřejmě důležité, ale firemní finance si zaslouží nejen důvěru, ale i pravidla. Karta bez nastavené rozpočtové částky může vést k neplánovaným výdajům, nepřesnostem v účetnictví a ztrátě kontroly nad rozpočtem. Pravidla nejsou tedy projevem nedůvěry, ale slouží jako nástroj pro prevenci, zjednodušení administrativy a vedení zaměstnanců k osobní odpovědnosti. O tom, jaké jsou nejčastější způsoby využití firemních finančních prostředků pro krapet jiný účel, než se žádá, si můžete přečíst v předešlém článku. 

Výhody nastavených rozpočtů na zaměstnanecké kartě 

Díky jasným pravidlům je možné mít pod kontrolou nejen celkový objem výdajů, ale také to, kdy, kde a jak mohou být karty použity.  

Bezpečnost: V případě ztráty nebo zneužití omezují nastavené částky potenciální škody. 

Přehled a kontrola: Jasně daná pravidla usnadňují sledování výdajů i práci účetních. 

Odpovědnost: Zaměstnanci utrácejí uvážlivěji, když mají jasně daný rámec. 

Lepší plánování: Stanovené rozpočty pomáhají přesněji odhadovat a řídit rozpočty. 

Méně chyb a podvodů: Pravidla automaticky eliminují neautorizované nebo chybné platby. 

Úspora času: Odpadá ad hoc schvalování a systém funguje podle předem nastavených pravidel. 

Co vše lze na Fidoo kartě nastavit? 

Fidoo firemní karta je předplacená dobíjecí platební karta, která nabízí široké možnosti nastavení podle potřeb vaší firmy. Díky její flexibilitě můžete spravovat výdaje zaměstnanců s maximální kontrolou a minimem administrativy. 

1. Automatické vs. manuální dobíjení karet 

Dobíjení karty lze nastavit tak, aby se automaticky doplňovala například každý první den v měsíci nebo kdykoli klesne zůstatek pod zvolenou hranici. Alternativou je manuální dobíjení, které je ideální pro jednorázové situace, kdy firma chce mít maximální kontrolu nad konkrétní transakcí. 

2. Omezení funkčnosti podle dnů v týdnu 

Kartu lze omezit pouze na určité dny, například pondělí až pátek. Tato možnost je praktická například v provozech, kde zaměstnanci nemají o víkendech potřebu utrácet. 

3. Výběry hotovosti 

Fidoo umožňuje výběry hotovosti buď povolit, nebo zcela zakázat. Některé firmy preferují bezhotovostní provoz a tímto způsobem zamezí nechtěné manipulaci s hotovostí. 

4. Online platby 

Je možné zvolit, zda zaměstnanec může kartou platit na internetu. To se hodí například u karet určených jen pro provozní výdaje, kde online platby nejsou potřeba. 

5. Platby na terminálu 

Kartu lze nastavit tak, aby šla použít jen na fyzických terminálech, nebo tuto funkci zcela vypnout. Tato možnost přináší dodatečnou úroveň kontroly podle typu využití karty. 

6. Platby spojené pouze s autodopravou 

Karta může být omezena pouze na úhradu výdajů spojených s autodopravou, jako je tankování, parkování nebo mytí auta. Tento režim je ideální pro zaměstnance, kteří se pohybují převážně v terénu. 

7. Dočasné uzamčení a trvalé zablokování 

Kartu lze kdykoli dočasně uzamknout nebo trvale zablokovat přímo v mobilní aplikaci. Tato možnost je užitečná například při ztrátě karty nebo ukončení pracovního poměru. 

8. Notifikace o provedených transakcích  

Manažer může u karet ve svém týmu nastavit notifikace na každou transakci, dobití nebo schválení žádosti o dobití. Má tak okamžitý přehled o tom, co se s jednotlivými kartami děje, a firma tím zajišťuje vyšší míru kontroly a transparentnosti. 

Jak správně komunikovat rozpočty na firemních kartách

Když lidé chápou, proč jsou pravidla nastavená a jak pomáhají firmě držet rozpočet, snáze je přijmou. Stačí je srozumitelně vysvětlit. Díky nim  mají zaměstnanci přehled o tom, kolik utratili, a nemusejí se zpětně doprošovat o schválení nebo vysvětlovat každou položku. 

Proč dává smysl strategicky nastavit výši rozpočtu 

Pravidla přizpůsobené jednotlivým rolím ve firmě pomáhají se správou výdajů a zefektivňují každodenní provoz. Díky nim finanční oddělení netráví čas opravováním chyb, ale mohou se věnovat předvídání, plánování a práci s daty. Jasně nastavené mantinely umožňují rychlé, informované rozhodování bez zbytečné administrativy. 

Co vám nastavení pravidel ve výsledku přinese 

– Přehled v reálném čase: víte, kdo, kdy, za co a kolik utratil 

– Méně chyb a větší bezpečnost: už žádné obálky s hotovostí a drobné po kapsách  

– Rychlejší účetní závěrky: účetní dostává data průběžně, ne až na konci měsíce 

– Větší klid v týmu: každý ví, jaké má možnosti a kde jsou hranice