Firemní karty jsou nástrojem růstu, ne rizika. Stačí je správně nastavit

Má se firma spoléhat na platby kartou? Je to opravdu výhodné? A není to nebezpečné? Strach z firemních karet je přežitek. V dnešní digitální době už nejsou hrozbou, ale strategickou výhodou. Jen je potřeba zvolit tu správnou kartu.

Nastavte své platební karty a sledujte firemní růst

Každý finanční ředitel nebo jiný manažer zná ten pocit: na jedné straně potřebuje, aby jeho lidé v terénu, na schůzkách nebo při nákupech pro firmu byli flexibilní. Aby mohli bez zbytečných průtahů zaplatit za oběd s klientem, natankovat služební vůz nebo zaplatit reklamu na Facebooku. Logicky by tedy v dnešní době měli zvolit jednoduché řešení v podobě platební karty. 

Jenže na straně druhé je tu hned obava: co když kartu někdo zneužije? Co když zaměstnanec utratí víc, než má? Co když ji ztratí a někdo vybílí účet dřív, než ji stihneme zablokovat? Tyto obavy jsou legitimní, ale zároveň představují brzdu, která vám ve firmě brání využít platební karty naplno. Tedy nejen jako platební nástroj, ale také jako nástroj pro efektivnější a kontrolovaný růst. 

Řešení je přitom velmi jednoduché – pořídit do firmy Fidoo platební kartu, která umožňuje detailně nastavit pravidla jejího využití. Jednoduše, online a kdykoliv. 

Mýty, které brání firmám růst a které s Fidoo neplatí 

Obavy z firemních karet pramení z doby, kdy byly pouhým ekvivalentem hotovosti bez jakékoli kontroly. Dnešní technologie tyto mýty spolehlivě boří. 

Mýtus č. 1 – Zaměstnanci budou utrácet bez omezení a já ztratím přehled. 

Realita s Fidoo: Tento strach je největší a zároveň nejsnadněji řešitelný. Fidoo karty jsou předplacené platební karty. To znamená, že zaměstnanec může utratit jen tolik, kolik na kartu nabijete. Nikdy ani o korunu víc. Neexistuje žádný úvěrový rámec ani možnost jít do mínusu. Vy rozhodujete o rozpočtu a karta ho hlídá za vás. V přehledné aplikaci navíc vidíte každou transakci v okamžiku, kdy proběhne.  

Mýtus č. 2 – Když se karta ztratí, přijdeme o spoustu peněz. 

Realita s Fidoo: Ztráta karty je nepříjemná, ale nemusí být katastrofou. O spoustu peněz byste přišli, pokud by karta byla přímo napojena na bankovní účet. Ale jak už bylo řečeno, jedná se o předplacenou kartu. Zároveň v aplikaci Fidoo můžete jakoukoliv kartu na jedno kliknu tí okamžitě zmrazit (dočasně deaktivovat) nebo trvale zablokovat. 

Mýtus č. 3 – Správa spousty karet je administrativní peklo. 

Realita s Fidoo: Zapomeňte na složité žádosti v bance, papírové výpisy nebo přepisování uskutečněných plateb. Ve Fidoo spravujete všechny karty z jednoho místa online. Potřebujete novou kartu pro kolegu? Vydáte ji na pár kliknutí. Potřebujete změnit limit? Hotovo za pár vteřin. Celý proces je navržen pro maximální jednoduchost a rychlost, což je základem pro efektivní digitalizaci účetnictví. 

Karta, která se přizpůsobí vám, ne vy jí 

Atraktivita Fidoo karet nespočívá jen v tom, že jsou předplacené, bezpečné a dobře kontrolovatelné, ale v možnostech detailního nastavení. To vám dodává absolutní kontrolu nad firemními výdaji. Každá karta tak dovolí zaměstnanci přesně jen to, co skutečně potřebuje ke své práci. Zde je pár modelových příkladů, které se vám mohou hodit. 

Omezení podle dnů v týdnu a času  

Jezdí váš obchodní zástupce za klienty každý všední den od pondělí do pátku, vždy mezi osmou ranní a šestou večerní? Nastavte mu kartu tak, aby fungovala jen v tuto dobu. Jakýkoli pokus o platbu za večeři v sobotu večer bude automaticky zamítnut. Máte tak jistotu, že firemní peníze slouží výhradně k pracovním účelům. 

Omezení podle typů transakcí 

Váš šéf marketingu má velice specifické požadavky na výdaje svého oddělení. Potřebuje, aby jeho marketingový tým mohl platit online reklamy a občas koupit nějaký drobný software pro kreativní tvorbu. Vy zároveň nechcete, aby do tohoto typů výdajů míchal jakékoliv jiné. Žádný problém. Fidoo umožňuje povolit nebo zakázat celé kategorie výdajů. Můžete tak vytvořit kartu, která funguje jen na čerpacích stanicích, v restauracích nebo třeba pro online služby. 

Flexibilní dobíjení podle potřeby 

Posíláte kolegu na konferenci? Nabijte mu na kartu přesný rozpočet. Po návratu zbytek stáhnete a máte vyřešeno. Manuální dobíjení představuje ideální řešení pro jednorázové akce.  

Má váš obchodní zástupce každodenní víceméně stabilní výdaje a vám se nechce každý den znovu dobíjet jeho kartu, ale ani nechcete, aby měl na kartě zbytečně velký obnos? Také žádný problém. Nastavte, aby se karta automaticky dobila například na 2 000 korun pokaždé, když zůstatek klesne pod 500 Kč. 

A nebo máte v rámci interních pravidel nastaveny měsíční rozpočty a váš kolega má každý měsíc k dispozici na občerstvení a drobné výdaje 5 000 Kč? Pak podobně, jako dětem dáváte vždy první den v měsíci kapesné, nastavte pravidelný měsíční příkaz a o nic víc se nestarejte. 

Osobní nebo týmová? 

Fidoo nabízí dva základní typy karet, které řeší různé firemní potřeby – osobní karty a týmové (sdílené) karty. V obou případech se jedná o spolehlivá řešení na bázi globálního standardu Mastercard, takže s placením nebudete mít problém prakticky kdekoliv na světě. 

Osobní karty na jméno jsou ideální pro zaměstnance, kteří mají jasně definovanou roli a rozpočet, tedy typicky manažeři, obchodníci, projektoví vedoucí. Každá platba je přímo spojena s touto konkrétní osobou, což zjednodušuje kontrolu. Zaměstnanec má svou kartu, své limity a plnou odpovědnost za svěřené prostředky. 

Týmové (sdílené) karty představují perfektní řešení pro společné rozpočty. Pořiďte si například jednu kartu pro váš marketingový tým a jeho online kampaně, druhou do provozní oddělení na nákup materiálu a třetí třeba pro pro nákupy občerstvení pro vaše zaměstnance. Tímto způsobem elegantně nahradíte neprůhledné hotovostní pokladny, zjednodušíte správu sdílených výdajů a udržíte si dokonalý přehled. 

Firemní karty si ale můžete nechat napsat třeba i na SPZ, což se hodí, pokud máte větši flotilu aut. 

Klid pro manažery, úleva pro účetní 

Správné nastavení Fidoo karet přináší dvě klíčové výhody, které ocení každá firma: klid pro vedení a pohodu pro účetní. 

Jste-li manažer nebo přímo CFO pak už nemusíte mikromanagovat každý výdaj, protože systém to zvládá sám. Navíc poskytuje data v reálném čase, takže můžete dělat lepší finanční rozhodnutí a můžete delegovat odpovědnost bez ztráty kontroly. A taky můžete své týmy motivovat a svěřit jim důvěru, která je podložená jasně nastavenými mantinely. 

Jste-li účetní nebo přímo hlavní účetní, pak z vás spadne pravidelný uzávěrkový stres a nepříjemné stavy při nahánění kolegů, kteří včas nedodali podklady. S Fidoo kartou zaměstnanec zaplatí, ihned vyfotí účtenku v mobilní aplikaci a má hotovo. Žádné ztracené účtenky, žádné dohady, co to bylo za platbu. Všechna data jsou okamžitě digitalizovaná a připravená pro export do účetního systému. Digitalizace účetnictví v praxi znamená úsporu desítek hodin měsíčně, méně chyb a vždy aktuální přehled o firemních financích. 

S Fidoo nezískáváte jen platební prostředek. Získáváte partnera, který aktivně hlídá vaše finance podle vámi nastavených pravidel. Dáváte svým lidem svobodu, kterou potřebují k práci, a sobě kontrolu, která vám přinese klid.