Kterou z chyb už jste udělali při vykazování služebních cest?

Správa cestovních příkazů, lidově cesťáků, je jednak poměrně protivná činnost a jednak jedna z věcí, kde při správě firemních financí snadno vznikají chyby. Ostatně není se čemu divit. Kombinace složitých pravidel, papírování a lidského faktoru je ideálním receptem na chaos. Pokud spravujete cesťáky ručně nebo bez vhodného systému, můžete narazit na celou řadu problémů. Tady jsou ty nejčastější.

1. Špatné vyplnění cestovních příkazů

Jednou z vůbec nejčastějších chyb je nesprávné nebo neúplné vyplnění cestovního příkazu. Zaměstnanci zapomenou uvést důležité informace, jako jsou přesná data, účel cesty nebo místo pobytu. V tom lepším případě má problémy hlavně zaměstnanec se schvalováním cestovních náhrad. V tom horší firma, když dorazí kontrola a zjistí nesrovnalosti. Ideální je proto řešení, které se opírá o digitalizaci a které řadu věcí hlídá automaticky.

2. Ztracené účtenky a doklady 

Kolikrát už jste slyšeli větu: „Já tu účtenku někde mám, ale asi jsem ji nechal v autě...“? Ztracené doklady jsou evergreenem při správě cesťáků a mohou způsobit nepřesnosti v účetnictví nebo dokonce problémy při auditu. Moderní systémy umožňují zaměstnancům nahrávat účtenky ihned po jejich obdržení, stačí je vyfotit mobilem, a spárovat s konkrétním cesťákem.

3. Nejasnosti kolem schvalování cest

Kdo má vlastně schvalovat cestovní příkaz? A co když se schválení opozdí? Nejasnosti v procesu schvalování mohou zdržet výplatu náhrad nebo vést k tomu, že zaměstnanci vyrazí na cestu bez oficiálního povolení. Ideálním řešením je takový systém, kde nastavíte jasný schvalovací workflow a pak už vše běží “samo”. 

4. Chaos při zahraničních cestách 

Zahraniční cesty přinášejí další vrstvu komplikací – různé měny, směnné kurzy a pravidla pro výpočet náhrad. Ruční správa této agendy může snadno vést k chybám. Naopak 

Některé systémy –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ jako ten od Fidoo –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ přepočítávají zahraniční výdaje podle aktuálních kurzů ČNB a umožňují snadno sledovat všechny transakce v různých měnách. 

5. Zpoždění  

Když zaměstnanci musejí čekat týdny na refundaci svých výdajů, přílišnou radost z toho mít nebudou. Důvodem zdržení může být třeba fakt, že účetní je jednou za měsíc zavalena vyúčtováním cesťáků z celé firmy a prostě nestíhá. Co s tím? Ideální řešení je průběžná evidence výdajů tak, jak vznikají. A v tom opět pomůže takové řešení, kde zamestnanec může jednoduše s pomocí mobilu nahrávat jednotlivé doklady ihned, když na cestě zaplatí.

6. Nedodržení legislativy 

Český zákoník práce stanovuje jasná pravidla pro cestovní náhrady – od výše stravného až po lhůty pro vyplacení náhrad. Nedodržení těchto pravidel může vést k problémům při kontrole ze strany úřadů. Kvalitní software pro zpracování cestovních náhrad dbá na to, aby veškerá vyúčtování odpovídala platné legislativě.

7. Duplicitní výdaje 

Někdy se stane, že zaměstnanec omylem vykáže stejný výdaj dvakrát. Ne úmyslně, ale třeba jen z roztržitosti zapomene, že už danou účtenku nahrál do systému. Pokud ve firmě platí pravidlo, že zaměstnanec vkládá účtenku ihned po nákupu, riziko podobných chyb se výrazně snižuje. Účetní zároveň může doklad vrátit k opravě a jakoukoliv položku ve vyúčtování například přesunout do dalšího období.  

8. Nepřehledné schvalování vícenákladů 

Během služební cesty mohou vzniknout neplánované vícenáklady, například poplatky za parkování, doprava taxíkem apod. Online řešení umožňují nadřízeným okamžitě reagovat (schválit/zamítnout) na vykazované náklady a tím předcházet případným nedorozuměním a rozčarování zaměstnanců z toho, že jim něco nebude proplaceno. 

9. Nedostatečná kontrola nad celkovými náklady  

Bez centralizovaného systému je těžké v reálném čase sledovat, kolik firma skutečně utrácí za služební cesty – od dopravy přes ubytování až po diety. To může vést k neefektivnímu plánování rozpočtu nebo dokonce k problémům v cash flow. S digitalizací a průběžnou evidencí cestovních výdajů má firma naopak vždy aktuální přehled. 

10. Chyby v počítání diet 

Výpočet stravného (diet) může být komplikovaný, zejména pokud jde o zahraniční cesty s různými měnami a časovými pásmy. Navíc zákonné limity se v čase mění. Chyby v této oblasti mohou vést k přeplatkům nebo podhodnocení náhrad. A spolu s tím tu bude buď nespokojený zaměstnanec (Jak jste mi tu cestu vyúčtovali?!) e nebo naopak firma (Proboha na kolik ta cesta přišla?!). A připomínat případné problémy s finančními úřady při kontrole  by asi bylo zbytečné. Teprv tady si účetní i management firmy naplno uvědomí, kolik času a nervů by si ve firmě ušetřili, kdyby spoléhali na to správné elektronické řešení. 

Svěřte to Fidoo 

Správa cesťáků rozhodně nemusí znamenat hromady výkazů, účtenek a dalších papírů a k tomu ještě kopu zmatků. Z výše uvedeného vyplývá, že nejsnazší cesta, jak se komplikacím vyhnout vede před digitalizaci procesů. Ideální řešení v tomto směru nabízí řešení od Fidoo, které pomůže snadno eliminovat ty nejčastější chyby, šetří čas a zajistí hladký průběh všech procesů kolem cestovních náhrad.