Papírová, nebo elektronická verze knihy jízd? Zkušenosti mluví jednoznačně
Bonmot „Nejsem tak bohatý, abych si mohl kupovat levné věci“, by v případě firemního vozového parku mohl znít podobně: papírová kniha jízd je drahý luxus, který si nemůžete dovolit. Ne kvůli pořizovacím nákladům, ale času, chybám, stresu a ztrátám, které s ní přicházejí. Tradiční papírové evidování jízd však dokáže vyřešit moderní elektronická kniha jízd. Díky ní ušetříte čas zaměstnanců, peníze firmy, zbavíte se chyb a získáte dokonalý přehled o využívání vozidel.
Kniha jízd není jen formalita
Legislativa to říká jasně: kdo používá firemní auto, musí vést záznamy. Výjimkou jsou jen drobní živnostníci a neplátci DPH. Ti si namísto účetnictví vystačí s výdajovým paušálem.
Kde naopak kniha jízd hraje velmi důležitou roli, jsou případy, kdy firma musí evidovat bezpečnostní přestávky. Typickým příkladem jsou profesionální řidiči, ale třeba i běžný zaměstnanec podnikající dlouhou cestu do zahraničí.
Rozhodně se bez knihy jízd neobejdete také v případě vyúčtování služební cesty. Tedy v případech, kdy musíte mít přehled nejen o ujetých kilometrech, ale i dalších souvislostech a kdy se údaje z knihy jízd propisují i do dalších dokumentů.
Tohle nesmí chybět
Každá kniha jízd musí obsahovat dvě základní kategorie údajů. První se týkají přímo vozu a zahrnují informace o typu vozidla (osobní, nákladní), registrační značku, průměrnou spotřebu dle technického průkazu a datum zařazení do provozu firmy.
Druhý typ údajů pak přináší informace o každé jednotlivé jízdě. A právě to zajímá každého, kdo ve firmě usedá za volant. Musí vyplnit datum i čas, odkud a kam cesta vedla, jaký byl její účel a další detaily cestování.
Papírová kniha? Kuchařka na chyby
Už z výše zmíněného je zřejmé, že vyplňovat požadované údaje do papírové knihy jízd sice není nic složitého, ale také je jasné, že tu vzniká obrovský prostor pro nepřesnosti, chyby a nejasnosti. Navíc je papírová agenda po všech stránkách časově náročná.
Realita je krutá a zkušenosti firem s papírovou knihou jízd hovoří jednoznačně: Když zaměstnanci nevyplní údaje hned, zpětně už si detaily nepamatují. Výsledek? Nepřesné údaje a problémy při kontrole.
Luštit “originální” písmo zaměstnanců, stejně jako údaje vyplňované kdesi na koleni, pak připomíná práci detektiva, spíš než účetní. Jiní si zas nelámou hlavu s tím, zda vyplnili všechny (zákonem!) předepsané údaje. To všechno nakonec stojí čas (a nervy) vaší účetní.
Papírové knihy jízd tak jako všechny papírové dokumenty se samozřejmě potýkají i s rizikem ztráty nebo poškození. Běžně se povalují kdesi v přihrádce auta, často si je zaměstnanci berou s sebou k vyplnění domů, k dalšímu zpracování pak míří do účetního oddělení… tedy příležitostí k jejich ztrátě je víc než dost.
Ztrácejí se i další doklady spojené s cestováním, především účtenky za tankování. „Vložil jsem je přímo do knihy jízd,“ hlásí zaměstnanec účetní. Bohužel tři účtenky z deseti jsou pomačkané a další dvě zcela chybí. „Papírový stres“ před uzávěrkou tak nabírá svého vrcholu.
S elektronickou knihou je jízda na pohodu
Když začneme tam, kde jsme skončili v případě papírových knih jízd, pak elektronickou knihu jízd nikdy neztratíte. V případě webové aplikace totiž ani není jak.
S elektronickou knihou jízd také zmizí chyby, které vznikají přepisováním údajů. A pokud nemusíte přepisovat jednou zadané údaje, ušetříte taky spousty času.
Další cenný čas ušetří řidiči tím, že nemusí ručně vypisovat detaily o každé jízdě. Jede váš kolega tak jako každé pondělí za stálým obchodním partnerem? Pak stačí jen načíst jednou vyplněné údaje. Má schůzku v Horní Dolní a pak se vrací zpět? Potom stačí jen potvrdit zpětnou jízdu. I kilometry se dopočítají samy podle zadaného místa odkud-kam.
Použijete-li Fidoo elektronickou knihu jízd, její vyplnění je tak jednoduché, že by si s ní poradil i Otík z legendárního filmu Vesničko má středisková. Po otevření aplikace se zobrazí aktuální měsíc a seznam vozidel. Stačí jen vybrat to správné a vyplnit požadované údaje:
- Typ jízdy (firemní/soukromá)
- Trasu (odkud, kam)
- Délku v kilometrech
- Počáteční a konečný stav tachometru
- Dobu jízdy (čas odjezdu a příjezdu)
- Bezpečnostní přestávky (pokud jsou vyžadovány)
- Účel cesty
Fleet manažer nebo kdokoliv jiný, kdo údaje z knih jízd dále zpracovává, vidí firemní jízdy v reálném čase. Kdykoliv a odkudkoliv. Nemusíte tedy čekat, až do účetního oddělení na konci měsíce dorazí ručně psaná knížečka, kterou účetní přepíše do excelovských tabulek nebo jinak „digitalizuje“. A spolu s knihou jízd i štos účtenek za čerpané pohonné hmoty.
Fidoo Expense Management není jen kniha jízd
Je to propojený ekosystém pro správu všech provozních výdajů – včetně platebních karet pro zaměstnance, cestovních příkazů, digitalizace účtenek, online schvalování a vyúčtování a integrace dat do účetního systému.
Takže když zaměstnanec natankuje, zaplatí Fidoo kartou (se kterou ještě ušetří 2,50 Kč na každém litru PHM), vyfotí účtenku a nahraje ji do appky, jeho cesta pokračuje plynule dál. Bez papírování a stresu v cílové destinaci.
A co když zaměstnanec využívá vozidlo i k soukromým jízdám? Ani to není s elektronickou knihou od Fidoo žádný problém. Řidič v ní jednoduše zaklikne, že se jedná o soukromou cestu. Integrace s navazujícími účetními systémy se pak postará o řádné vyúčtování. Export dat z elektronické knihy jízd není žádný problém.
Několikadenní služební cesty? Není nic jednoduššího, než zaměstnancům jejich cestování vedle elektronické knihy jízd a Fidoo platební karty ulehčit ještě elektronickým cestovním příkazem.
Závěr? Papír patří do archivu, ne do firemního auta
Ať už máte 5 vozů nebo flotilu o stovkách aut, elektronická kniha jízd vám pomůže udržet pořádek, ušetřit čas a hlavně – mít vždy jasno.
Krok po kroku. Kilometr po kilometru.