Mějte výdaje subdodavatelů na stavbě pod kontrolou

Stavebnictví je byznys, který stojí na projektech s jasně daným rozpočtem a termínem dokončení. Většina firem se přitom neobejde bez spolupráce se subdodavateli od menších řemeslníků po dodavatele materiálu. Tito partneři jsou ale často mimo vnitřní systém firmy a jejich výdaje mohou rychle narušit přehled o skutečné nákladovosti stavby. Pro majitele firmy to znamená nejen riziko ztráty marže, ale i zpomalení růstu celé společnosti.

Kde vznikají problémy 

Subdodavatelé si obvykle řeší své náklady po svém. Když elektrikář nakoupí materiál, nebo když subdodavatel zaplatí pohonné hmoty, firma o tom často neví v reálném čase. Účtenka se objeví až později, v lepším případě přinesená v obálce, v horším případě vůbec. Účetní pak musí složitě dohledávat, zda výdaj patří ke konkrétní stavbě a jestli je doklad daňově uznatelný. 

V praxi to znamená, že projektový manažer pracuje s rozpočtem, který vypadá zdravě, ale realita se může lišit. Když se všechny účtenky sesbírají až na konci měsíce, může se ukázat, že marže zmizela v drobných, ale opakovaných nákupech. Stavba pak vychází na papíře jako zisková, ale ve skutečnosti už firmě vydělala méně. 

Proč je to riziko pro firmu 

Nejde jen o přehled v účetnictví. Pokud subdodavatelé dodají podklady pozdě, zdrží se fakturace směrem k investorovi. Firma tak musí financovat provoz ze svého, což zbytečně zatěžuje cash flow. U stavebních zakázek, kde se točí velké objemy peněz, může i pár týdnů zdržení znamenat zásadní problém. 

Dalším rizikem jsou daňové nedostatky. Pokud je doklad vystaven na jiné IČO nebo na něm chybí DPH, náklad není daňově uznatelný. V praxi to znamená, že firma platí více na daních, než by musela, a ještě nese riziko sankce při kontrole. 

Strategicky je pak největším problémem to, že vedení firmy nemá včasná data. Rozhoduje se na základě čísel z účetnictví, která jsou často k dispozici až po uzávěrce. Jenže v dynamice stavebnictví potřebuje mít přehled v reálném čase, aby mohl projekt zastavit, upravit rozpočet nebo přenastavit kapacity.  

Jak nastavit řád ve výdajích 

Jedním z nejjednodušších způsobů, jak dostat výdaje subdodavatelů pod kontrolu, je pomocí aplikace Expense Management a předplacené Fidoo karty. Firma může vystavit kartu buď na jméno konkrétního člověka, nebo přímo na projekt. Každý nákup je pak spojený s firemním systémem, takže se z nákladů stává průhledná a řiditelná položka: 

- Každá transakce se okamžitě objeví v přehledu firmy 

A je automaticky přiřazena ke konkrétní stavbě či projektu. To znamená, že projektový manažer vidí, kolik se utratilo, ještě během realizace. 

- Subdodavatel k platbě jednoduše vyfotí účtenku v mobilní aplikaci 

Účetní ji má hned k dispozici a nemusí čekat, až se papír někde objeví. Všechny doklady jsou digitálně archivované a daňově použitelné. 

- Firma může nastavit limity 

Utrácení prostředků jen do určité výše, pouze v pracovní dny nebo jen pro platby u obchodníků s materiálem. Předejdete tomu, že subdodavatel zaplatí něco mimo rozpočet nebo si nechá proplatit osobní výdaje. Přečtěte si, jak na to krok za krokem.

Takto nastavený systém přináší dvojí efekt. Subdodavatelé mají jasně daný rámec, v němž se mohou pohybovat, a firma má jistotu, že každá položka je dohledatelná a správně přiřazená. 

Co to přináší pro vedení firmy 

Když jsou výdaje subdodavatelů zachycené v reálném čase a digitálně přiřazené k projektům, firma získává úplně jinou úroveň kontroly. To se projevuje v několika konkrétních oblastech: 

- Přehledný dashboard místo tabulek 

Všechny výdaje se sbíhají do jednoho digitálního rozhraní. Vedení tak nemusí listovat tabulkami ani čekat na měsíční report, ale má okamžitý přehled o nákladech každé stavby i o celkovém cash flow. To umožňuje včas zasáhnout, pokud se rozpočet začíná přečerpávat. 

- Okamžitá dostupnost čísel 

Data z plateb se zobrazují hned po transakci, nikoli až po účetní uzávěrce. Firma tak vidí, kolik stojí materiál, doprava nebo drobné výdaje, ještě během realizace projektu. To je rozdíl mezi tím, jestli má vedení kontrolu nad rozpočtem dnes, nebo až za měsíc. 

- Jednoduchá implementace bez složitého systému 

Fidoo karty fungují okamžitě po vydání. Subdodavatelé je mohou používat hned, aniž by potřebovali přístup do ERP nebo školení k novému softwaru. To znamená minimální zátěž pro tým a rychlý přínos pro firmu. 

- Úspora času a eliminace chyb 

Díky automatickému přiřazování výdajů k projektům a digitální evidenci dokladů odpadá ruční přepisování dat a dohledávání účtenek. Účetní i projektoví manažeři tráví méně času administrativou a více řízením projektů. 

- Kontrola nad financemi bez administrativní zátěže 

Vedení firmy má jistotu, že výdaje jsou daňově uznatelné, přiřazené ke správnému projektu a dohledatelné. Firma tak šetří nejen čas, ale i riziko chyb a ztrát při kontrolách a auditech. 

Výdaje subdodavatelů jsou Achillovou patou mnoha stavebních firem. Díky firemním kartám od Fidoo a aplikaci Expense Management máte náklady pod dohledem v reálném čase. Domluvte si schůzku a podívejte se, jak to může fungovat i ve vaší firmě.