Nečekané výdaje: drobnosti, které dělají velké rozdíly
Na první pohled nic velkého. Drobné za parkování, pár korun za kávu ve vlaku, účtenka za wi-fi v hotelu. Právě tyto malé výdaje se ve firemním účetnictví nejčastěji ztratí, a přitom tvoří nemalou část celkových nákladů na služební cesty. Takzvané incidentals, neboli vedlejší výdaje, často unikají pozornosti i systému. Pojďme si ukázat, proč by měly mít své místo a jak je s Fidoo dostat pod kontrolu, aniž by vás stály víc času než samy stojí.
Co jsou incidentals?
Incidentals, neboli vedlejší výdaje, jsou drobné položky, které zaměstnancům vznikají během služební cesty nad rámec hlavních nákladů, jako je doprava, ubytování nebo stravné. Patří sem například parkovné, poplatky za tisk, MHD, jízda na sdílené koloběžce, úschovna zavazadel nebo nákup propisky, poznámkového bloku či nabíječky. Jsou to výdaje, které se předem jen těžko plánují, ale ve vyúčtování se objevují pravidelně, a pokud je nikdo nesleduje, mohou se v rozpočtu snadno rozrůst do nepřehledné šedé zóny.
Jak vedlejší výdaje správně evidovat a zaúčtovat
Základem správné práce s vedlejšími výdaji je jejich evidence v reálném čase, ideálně hned po nákupu. Zaměstnanec by měl výdaj co nejdříve zaevidovat do systému, přiložit účtenku, například vyfocenou v mobilu, a přiřadit ho ke konkrétní pracovní cestě nebo projektu. Čím dřív se výdaj objeví v systému, tím menší je šance, že se ztratí nebo zapomene, a tím snazší je i práce pro účetní, která pak nemusí nic dohledávat zpětně.
Účtenka přitom musí:
- být daňově uznatelná
- obsahovat všechny náležitosti (částku, datum, dodavatele)
- být uchována v souladu se zákonem (elektronicky nebo fyzicky podle pravidel firmy)
Kdy jsou tyto výdaje uznatelné a kdy ne?
Aby bylo možné vedlejší výdaje proplatit, musí být nutné pro výkon práce, přiměřené a doložené účtenkou. Typické uznatelné výdaje jsou parkování u klienta, jízdenka MHD na cestu na schůzku nebo spropitné v rozumné výši. Masáž v hotelovém wellness na uvolnění před prezentací vám nejspíše neprojde. Další neuznatelné výdaje jsou minibar, suvenýry nebo třeba výraje za doprovod.
Problém často vzniká v šedé zóně, tedy tam, kde pravidla nejsou úplně jasná nebo se na ně zapomene. Účtenka chybí, výdaj není zcela v souladu s interními pravidly, nebo se k němu prostě nikdo nehlásí. Byl ten blok na poznámky opravdu pracovní? A kdo zaplatil parkování u kavárny? Bez jasného systému se drobné náklady snadno rozpustí v mlze dohadů a domněnek. Právě proto je důležité mít nástroj, který každému výdaji přiřadí konkrétního člověka, kartu, cestu i účel, aby bylo vždy jasné, odkud se vzal, proč vznikl a kam patří.
Jak mít drobnosti pod kontrolou?
Základem je nastavit jasná pravidla, co lze proplatit, v jaké výši a za jakých podmínek. Drobné výdaje je také vhodné analyzovat zpětně, například zjistit, kolik firma utrácí měsíčně za parkování nebo tištěné materiály. I pár korun denně může dělat zásadní rozdíl v celkovém přehledu. Dále pomáhá:
- digitální evidence všech výdajů (ideálně rovnou z mobilu)
- přiřazení výdaje ke konkrétní cestě nebo kartě
- schvalovací proces (např. drobnosti do 200 Kč bez dalšího schválení, nad tuto hranici přes schvalovatele)
Každá položka má ve Fidoo své místo
S Fidoo se neztratí ani výdaj za desetikačku. Každá položka má své jasné místo v systému, automaticky se spáruje s konkrétní cestou, zaměstnancem i kartou. Účetní tak nemusí nic lovit po e-mailech nebo prosit o účtenky, všechno má po ruce a připravené k zaúčtování. A firma? Ta má klid, že ani ta nejmenší částka neproklouzne bez povšimnutí.
V aplikaci můžete:
- okamžitě nahrát účtenku z mobilu
- přiřadit výdaj ke konkrétní cestě, kartě nebo zaměstnanci
- nastavit schvalování podle částky nebo typu výdaje
- mít přehled v reálném čase, včetně těch nejmenších položek