Digitální transformace ve financích: první kroky, které zvládne každá firma

Když se ve výrobní nebo stavební firmě řekne digitální transformace nebo digitalizace účetnictví, většina CFO a CEO si představí složité IT projekty, milionové rozpočty a měsíce práce s nejistou návratností. Jenže realita je mnohem přímočařejší. Podle výzkumu Ipsos/AMSP 2025 už třetina českých SME zahájila nějakou formu automatizace účetnictví a většina začala u malých kroků, jako je digitalizace účetních dokladů nebo reporting v reálném čase.

To, co na první pohled vypadá jako těžká změna, je ve skutečnosti rychlý posun. A právě proto dává smysl začít s Expense Managementem. Je to quick win řešení, které nevyžaduje složité přenastavování, a přitom okamžitě uleví lidem od papírování.

Digitální transformace může být rychlá

Místo velkých projektů plánovaných roky dopředu můžete začít drobnými kroky, které přinesou okamžitý efekt. Intuitivní expense tool jako je online expense manager od Fidoo umožní zaměstnancům vyfotit účtenku hned po nákupu, automaticky ji spárovat s platbou a účetní ji má okamžitě v systému. CFO má data o cash-flow v reálném čase, manažeři vidí evidenci výdajů a účetní oddělení se zbaví ručního přepisování.

Automatizace účetnictví znamená méně stresu, méně chyb a více prostoru na skutečnou práci. Nemusíte měnit celé procesy firmy, stačí osekat rutinní úkony, které vás brzdí. A některé kroky k digitalizaci v účetnictví jsou opravdu bleskové.

Víte, že s Fidoo platebními kartami zaplatíte všechny provozní výdaje doma i v zahraničí a navíc ušetříte při tankování? 
Do 5 dnů budou karty na vašem stole ⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠–⁠⁠⁠⁠⁠⁠ bez jediné návštěvy banky.

Inspirace z praxe: když obálky nahradí aplikace

Pokud váháte, jestli je digitalizace opravdu tak snadná a přínosná, podívejte se na reference firem, které už do toho šly. Najdete tam desítky příběhů. Jedním z nich je společnost Centra, která dříve ročně pracovala s půl milionem korun v obálkách. Zaměstnanci brali zálohy, schovávali účtenky a účetní řešila doklady až týdny po akcích. Díky Fidoo dnes zvládají vše digitálně a s jedinou aplikací – účtenky se ukládají rovnou do systému, peníze mají pod kontrolou a nikdo nemusí běhat s papíry.

Integrace do stávajících systémů

Další častou obavou je, že nový expense system nebude fungovat s firemním účetním softwarem. Fidoo proto nabízí široké možnosti integrace.

Pro účetní to znamená konec ručního přepisování. Doklady proudí rovnou do Pohody, Heliosu nebo jiného softwaru. CFO se může spolehnout, že data jsou kompletní a aktuální, a místo kontroly papírů se věnuje analýze a plánování.

Checklist: První kroky při digitalizaci účetnictví

1. Zmapujte, kolik času a lidí vás stojí administrativa

Spočítejte hodiny, které tráví účetní, manažeři a zaměstnanci sháněním účtenek, schvalováním cesťáků nebo proplácením záloh. Uvidíte reálnou cenu papírování

2. Určete největší slabé místo

Zeptejte se: je největším problémem ztrácení účtenek, obálky se zálohami nebo zpožděné reporty? Začněte tam, kde úleva přijde nejrychleji.

3. Spusťte jednoduchý pilot

Nejčastěji jde o digitalizaci účtenek nebo zavedení firemních platebních karet. Zaměstnanci okamžitě vidí, že už nemusí čekat na proplacení a účetní má doklady hned k dispozici.

4. Propojte systém s účetnictvím

Díky integraci se doklady a výdaje přenášejí přímo do účetního softwaru. Účetní nic nepřepisuje a CFO má jistotu, že čísla jsou správná.

5. Rozšiřte digitalizaci na cestovní příkazy a knihu jízd online

Formulář cestovního příkazu se vyplní během pár minut, systém dopočítá diety a kilometry a vzniká rovnou elektronická kniha jízd. Pro vedení to znamená přehled, pro zaměstnance méně administrativy.

6. Nastavte reporting v reálném čase

CFO už nemusí čekat týdny na uzávěrku. Díky online expense manageru má přehled o výdajích i finanční zdraví firmy kdykoli.

7. Zapojte lidi do změny

Digitalizace není jen software. Vysvětlete, že díky předplaceným kartám a cesťáku online se zbaví obálek a formulářů. Změnu tak přijmou rychleji a budou ji sami prosazovat.

Co dnes bolí účetní a jak to změnit

Každý měsíc se opakuje totéž: hon za chybějícími účtenkami, manuální přepisování dokladů do účetnictví a stres, zda sedí čísla v reportech. Jenže tohle není jediná cesta. S moderním expense managementem dostane firma kontrolu i klid – bez zbytečné administrativy.

Top přínosy, které poznáte okamžitě:

• Okamžitá digitalizace účetních dokladů a konec papírování.
• Automatizace účetnictví a méně manuální práce.
• Schvalování a evidence výdajů online v reálném čase.
• Exporty přímo do účetních systémů.
• Lepší přehled o výdajích a silnější finanční zdraví firmy.

Součástí řešení jsou i firemní platební karty, které firmu zbaví obálek a hotovostních záloh. Jejich nastavení je flexibilní a vy si práci s nimi přizpůsobíte realitě vašeho firemního fungování. Snadno a rychle.

Oceníte také cestovní příkazy s knihou jízd online, díky nimž zaměstnanci nemusejí ručně vyplňovat složité formuláře. Oproti papírové klasice mají cesťáky online spoustu výhod, které šetří čas, nervy i peníze.

Přidejte se k firmám, které už začaly

Digitalizace financí není luxus pro velké korporace, ale nutný krok i pro menší firmy. Nemusí být složitá ani drahá – začněte s jednoduchým expense management řešením a zjistíte, jak rychle se investice vrátí. Vaši lidé ocení méně papírování a více prostoru na práci, která má skutečnou hodnotu.