7 kroků, jak dostat firemní výdaje pod kontrolu

Víte přesně, kolik peněz vaše firma utratila minulý týden? A za co? A dokážete to zjistit do minuty? Pokud váháte, nejde jen o drobnou nepříjemnost. Nejasnosti v tomhle směru se totiž promítají do cash flow, do plánování i do rozhodování na úrovni vedení. Dobrá zpráva je, že správa výdajů nemusí být chaos, který vám zabírá čas a nervy. Když ji uchopíte chytře, získáte systém, který vám pomáhá – místo toho, aby vám házel překážky pod nohy.

Co všechno se počítá jako firemní výdaj 

Firemní výdaje jsou všechno, za co firma pro běžný provoz. Velké nákupy jako je materiál přes nájmy, logistiku až po mzdy – to všechno je většinou předvídatelné a v položkách účetní svítí jasně. 

Nás ale zajímá především skupina výdajů, které generují zaměstnanci průběžně. 

Služební cesty, pracovní schůzky, kafe s klientem, nákup toneru, tankování nebo kancelářské drobnosti. To jsou přesně ty typy výdajů, které se nejsnáze vymknou kontrole – a překvapí svou výší až na konci měsíce. 

Proč nestačí Excel a e-mail 

Spousta firem má pocit, že když sleduje výdaje v Excelu a účtenky už tedy namísto papírového balíku pošle e-mailem, je zcela digitální. Jenže tahle „digitalizace“ má svoje limity. 

Ruční přepisování dat z tabulek? Ideální prostředí pro chyby. Verze souborů posílané sem a tam? Není jasné, co je vlastně aktuální. A o automatizaci si můžete nechat zdát – každé opakované schvalování jede znovu a znovu od nuly. 

Zaměstnanci vám běhají do kanceláře pro razítko na cesťák? To není správa výdajů, ale improvizace. 

A e-mail? Pokud řešíte pět výdajů měsíčně, dá se to. Ale jakmile jde o desítky nebo stovky požadavků, z přehledu se stává zmatek. Chyby, zpoždění, a hlavně – nulová kontrola nad tím, co všechno a kam se vlastně posílá. 

Dobrá zpráva? Všechny tyto výdaje a nástrahy jejich manuální správy se dají zkrotit poměrně jednoduše. Stačí mít dobrý systém a držet se pár zásadních kroků. 

1. Nastavte jasná pravidla hry 

Bez pravidel to nejde. A u firemních výdajů to platí dvojnásob. Výdajová politika by měla říkat jasně a srozumitelně, co se může a co už ne – od typu dopravy a hotelu přes limity na pracovní schůzky až po to, jestli firma proplatí i skleničku vína. A hlavně kdo to všechno schválí (nebo taky ne).  

Ve Fidoo si tahle pravidla nastavíte snadno, aby nedocházelo ke zneužívání firemních prostředků. 

Například kolik peněz smí být na kartě, jaké typy výdajů povolíte (třeba jen ty spojené s autodopravou) nebo které dny karta vůbec funguje (Jen pracovní dny? Není problém). 

2. Oddělte firemní a osobní výdaje 

Zaměstnanci by neměli platit firemní výdaje ze svého a doufat, že jim to někdo proplatí. Jednak se to snadno poplete, jednak je to zbytečný stres. Mnohem lepší je firemní karta – ideálně taková, kterou můžete jednoduše dobít, zablokovat nebo nastavit podle potřeby. Jako třeba ta od Fidoo. 

Na rozdíl od klasických firemních karet není napojená na bankovní účet. Funguje samostatně a vy máte přehled v reálném čase – kdo, kdy a za co utratil. 

3. Digitalizujte a nechte systém, ať udělá fušku za vás 

Karta je fajn, ale samotná nestačí. Fidoo je celý ekosystém, který s kartou spolupracuje – transakce se spárují s účtenkami, ty se dají nahrát rovnou z mobilu a všechny výdaje proudí rovnou do účetního systému. A vy máte hotovo. 

Výsledek? Méně ruční práce, méně chyb, více času na důležité věci. 

4. Automatizujte schvalování 

Kdo co schvaluje a v jaké výši – to už jste si stanovili v prvním kroku. Teď je potřeba to jednoduše přenést do systému. A ten se postará o zbytek. Schvalování můžete nastavit podle částky, týmu nebo projektu – jak se vám hodí. A když se něco změní? Pravidla přenastavíte a jedete dál. 

5. Plaťte bezpečně a s přehledem 

Jakmile zaměstnanec zaplatí Fidoo kartou, přijde mu upozornění, že má vyfotit účtenku. Ta se nahraje do systému a digitální kopie putuje přímo k účetní. Rozlučte se s hotovostní pokladnou i obálkami s kapesným.  

6. Sledujte výdaje v reálném čase 

Místo aby vás výdaje překvapily až na konci měsíce, víte o nich hned. Když vidíte průběžně, kde a za co se utrácí, můžete včas zareagovat, upravit rozpočet nebo předejít zbytečným výdajům. A o tom to celé je. 

7. Hledejte, kde můžete ušetřit 

Díky real-time datům z Expense Managementu uvidíte, kde to ve firmě zbytečně teče. Možná najdete úspory tam, kde by vás to ani nenapadlo. A hlavně – začnete řídit výdaje strategicky, ne jen zpětně „hasit požáry“. Automatizace firemních výdajů usnadní a zefektivní celé vaše podnikání.