5 věcí, které finanční úřad při kontrole hledá – jste na ně připraveni?

Kontrola finančního úřadu je pro mnoho firem stresující událostí. Pracovníci finančního úřadu přicházejí s jasným cílem – prověřit, zda firma dodržuje daňové předpisy, správně vede účetnictví a dokáže doložit všechny své výdaje. Co nejčastěji bývá objektem jejich zájmu?  

1. Správnost a úplnost účetních dokladů   

Kontroloři finančního úřadu důkladně prověřují faktury, účtenky, smlouvy a další dokumenty. Každý doklad musí být kompletní, obsahovat všechny povinné náležitosti (například datum, údaje o dodavateli, částky) a být v souladu s platnými předpisy. 

Kamenem úrazu tu bývají papírové dokumenty. Jsou náchylné ke ztrátě nebo poškození, jejich ruční kontrola správnosti je časově náročná a lze snadno přehlédnout chyby, jako chybějící podpisy, datum nebo údaje o dodavateli. 

Naproti tomu chytré expense management systémy dokáží práci s doklady výrazně zjednodušit. Například při použití Fidoo karty dostane zaměstnanec ihned po zaplacení notifikaci do mobilní aplikace, aby doklad vyfotil a nahrál do systému. V ten moment je digitální kopie bezpečně uložená. Vzhledem k tomu, že celé řešení splňuje podmínky legislativy pro elektronickou evidenci dokladů, je možné následně hodit papírový doklad do koše. (Nicméně přesto je dobré, nechat si předem u finančního úřadu schválit elektronickou archivaci dokladů.)  

2. Správné zaúčtování výdajů a příjmů   

Je důležité, aby byly všechny výdaje správně klasifikovány a zaúčtovány. Finanční úřad se zaměřuje na to, zda jsou výdaje oprávněné, souvisejí s podnikáním firmy a nejsou chybně označeny jako daňově uznatelné. 

I tady chyby často pramení z lidského faktoru. Při ručním zaúčtování výdajů, navíc zpravidla nárazově při dodání celého balíku podkladů třeba jednou za měsíc, není těžké nesprávné zařadit výdaje do daňově uznatelných nákladů nebo do špatné kategorie. 

Ve srovnání s „klasikou“ dokáží moderní řešení expense managementu předejít mnoha chaotickým a stresovým situacím. Třeba tím, že podklady dostává účetní oddělení průběžně. Ten, kdo výdaje zanáší do účetnictví, tak může okamžitě reagovat na případné nesrovnalosti a tedy řešit vše v čerstvém kontextu situace a dřív, než vše zapadne v čase.  

3. Dodržování daňových předpisů   

Pracovníci z finančního úřadu kontrolují správné uplatnění DPH, odpočtů či daňových nákladů. Jakákoliv chyba v těchto oblastech může vést k doměření daně nebo sankcím. 

Papírové dokumenty často neobsahují všechny potřebné informace pro správné uplatnění DPH nebo daňových odpočtů a ruční kontrola těchto údajů je pracná a náchylná k přehlédnutí. Chybovost zpravidla narůstá, pokud se namísto průběžného zaúčtování dokladů vše řeší nárazově, kdy se naráz zanášejí třeba stovky účtenek. Navíc hlídat pravidelně se měnící drobné nuance zúčtovacích parametrů (změna sazby, změny limitů) vyžaduje také nemálo úsilí na straně účetních. Fidoo přitom některé administrativně náročnější úkoly, jako je například výpočet diet a náhrad u cestovních příkazů, dokáže zpracovat automatizovány a vždy v souladu s platnou legislativou.   

4. Prokazatelnost transakcí   

Finanční úřad vyžaduje důkazy o tom, že výdaje skutečně vznikly a byly nezbytné pro podnikání. To zahrnuje třeba doložení účelu služebních cest nebo jakýchkoliv jiných výdajů. 

Doložení účelu výdajů je u papírových dokumentů často problematické – chybí poznámky, schvalovací procesy nebo kontext transakce. Naopak digitální systémy všechno toto umožňují – není problém přidávat poznámky k jednotlivým výdajům, zaznamenávat schvalovací procesy a uchovávat kompletní digitální stopu. Prokazatelnost transakcí je díky tomu transparentní a snadno doložitelná. 

5. Správnost vykázaných údajů v daňových přiznáních   

Účetní doklady musí odpovídat údajům uvedeným v daňových přiznáních. Jakékoli nesrovnalosti mohou vyvolat další otázky ze strany kontroly. 

Opět platí, že ruční porovnávání údajů z papírových dokumentů s daňovým přiznáním je časově náročné a náchylné k chybám. Digitální stopa, která se táhne napříč všemi procesy systémů exense managementu, chybovost minimalizuje a přispívá k důvěryhodnosti před finanční kontrolou. Řešení od Fidoo přitom umožňuje snadný export dat do návazných účetních systémů – nebo rovnou automatizovaný přenos přes API.   

Řešení expense managementu jako to od Fidoo výrazně usnadňují přípravu na kontrolu finančního úřadu, snižují riziko chyb a zajišťují, že všechny potřebné podklady jsou vždy digitálně dostupné, kompletní a připravené na kontrolu bez stresu 

Investice do těchto technologií je investicí do klidného spánku vedení firmy i zaměstnanců, protože ani kontrola finančního úřadu nemusí být noční můrou.