Jak v cestovním ruchu udržet pořádek ve výdajích ze služebních cest 

Služební cesty jsou v cestovním ruchu běžnou součástí práce. Manažer jede na veletrh do Berlína, produktový specialista letí na inspekční cestu na Kanáry, obchodník se setkává s partnery v Rakousku… a všichni utrácejí – za letenky, taxi, ubytování, stravu, parkování i drobné výdaje. A co pak? Čekání na účtenky, tabulky, papíry, schvalování e-mailem – a účetní, která v tom hledá systém. Výsledek? Ztráta času, chybějící doklady a nepřesné přehledy nákladů. 

Pojďme si ukázat, jak se to dá dělat chytřeji, rychleji a bez chaosu. 

Kde v cestovním ruchu nejčastěji vznikají problémy s výdaji? 

1. Inspekční cesty do destinací 

Cestovní kanceláře pravidelně vysílají zaměstnance ověřit hotely, pláže, restaurace a služby v cílové destinaci. 

Běžné výdaje: letenky, ubytování, stravné, půjčení auta, palivo, drobné poplatky. 

2. Veletrhy a B2B akce 

Obchodní a produktoví manažeři cestují na veletrhy (např. ITB Berlín, Holiday World Praha). 

Výdaje: vstupné, tisk materiálů, taxi, hotel, reprezentace (oběd s partnery). 

3. Servisní a průvodcovské výjezdy 

Pracovníci incomingových agentur a hotelů doprovázejí klienty nebo řeší provozní záležitosti v terénu. 

Výdaje: MHD, parkovné, občerstvení, pracovní telefon, služby na místě. 

4. Zahraniční jednání s partnery 

Týmy vyjíždějí do zahraničí jednat s dodavateli – např. o kapacitách hotelů nebo dopravcích. 

Výdaje: služební diety, jízdenky, taxislužby, výdaje v různých měnách. 

Praktické problémy, které řeší (téměř) každá cestovka: 

- Zaměstnanci zapomínají doložit výdaje nebo účtenku ztrácí 

- Výdaje se vrací do kanceláře s několikatýdenním zpožděním 

- Valuty a cizí měny se těžko přepočítávají a párují s kurzem 

- Účetní stráví hodiny ručním zadáváním údajů 

- Firma nemá přehled, kolik opravdu stála konkrétní cesta 

Jak se to dá dělat jinak? 

Digitalizujte výdaje pomocí Fidoo 

Fidoo Expense Management řeší přesně tyto situace – v reálném čase, jednoduše a odkudkoliv. Přináší praktické nástroje, které ocení kancelář, zaměstnanec na cestě i účetní. 

Praktický scénář: 

Zaměstnanec jede na inspekční cestu 

 → Má mobilní aplikaci Fidoo 

 → Každý doklad ihned vyfotí a přiřadí k výdaji  

 → Výdaje z cesty se automaticky propíší do cestovního příkazu v aplikaci 

Vedoucí schvaluje výdaje 

 → Dostane upozornění, vše zkontroluje jedním klikem 

 → Není potřeba e-mailová komunikace ani podepisování papírů 

Účetní má vše připravené k zaúčtování 

 → Fidoo integruje data do účetního systému – přes API nebo pomocí exportů 

 → Účtenky jsou digitálně archivované podle zákona o elektronické evidenci dokladů 

Praktické funkce, které využijí firmy v cestovním ruchu 

Komu se Fidoo opravdu vyplatí? 

- Cestovní kanceláře a agentury – plánování, produktové inspekce, schvalování nákladů napříč týmy 

- Incomingové společnosti – výdaje průvodců a servisních pracovníků 

- Hotely – marketingové a obchodní cesty zaměstnanců 

- Eventové agentury – výjezdy na akce, veletrhy, site visits 

Přenechte rutinní práci aplikaci 

Papírování, pozdě dodané účtenky a složité vyúčtování nemají v moderním cestovním ruchu co dělat. Pokud posíláte lidi do světa, mějte jejich výdaje pod kontrolou v reálném čase. 

Fidoo Expense Management vám pomůže: 

- Zjednodušit administrativu 

- Získat kontrolu nad výdaji 

- Zrychlit účtování 

- Ušetřit čas i peníze 

Chcete vidět, jak to funguje v praxi? Vyzkoušejte Fidoo na vlastních cestovních nákladech.