Jak nastavit výdajové procesy při růstu firmy
Rozšířit tým z deseti na padesát lidí znamená skok, který ovlivní i finanční řízení. Tam, kde dříve stačil Excel a neformální dohoda, se najednou objevují desítky drobných výdajů denně. Pokud nemají jasný systém, rychle se z nich stane chaos, který zkresluje rozpočty a zatěžuje účetní.
Kde se při růstu firmy láme chleba
- Neformální dohody už nefungují – u malého týmu stačí domluva na poradě. Jakmile ale lidí přibývá, je čím dál těžší udržet přehled nad všemi výdaji. Některé se pak snadno objeví mimo rozpočet, aniž by to kdokoli zamýšlel.
- Výdaje se rozbíhají do stran – více týmů znamená desítky drobných plateb. Třeba kancelářské vybavení, software, pohonné hmoty, služební cesty. Bez centrální evidence se ztrácí schopnost přiřadit výdaj ke konkrétnímu projektu.
- Účetnictví je zahlcené – papírové účtenky, ruční přepisování a manuální schvalování se s každým novým zaměstnancem násobí. Čím je firma větší, tím víc času administrativa spolkne.
- Rozpočet se zkresluje – vedení vidí realitu až při měsíční uzávěrce. Mezitím mohou projekty dávno přetéci přes plánovaný rozpočet a nikdo to neví. Cash flow se řídí zpětně, místo aby se plánovalo dopředu.
Příklad z praxe:
IT firma se během dvou let zvětšila z 15 na 50 zaměstnanců. Výdaje se sbíraly přes sdílenou tabulku. Při přípravě rozpočtu na další rok společnost zjistila, že chybí podklady k nákladům v řádu desítek tisíc a účtenky dorazily pozdě, nebo vůbec. Projekty, které byly původně označovány za vysoce ziskové, nakonec vydělaly podstatně méně, než se plánovalo.
Jak nastavit výdajové procesy při růstu
1. Jasná pravidla pro výdaje
Stanovte, co lze platit z firemních prostředků, kdo schvaluje větší částky a jak se výdaje dokládají. Bez jednoduchých pravidel se rozpočty rychle rozjedou.
Řešení of Fidoo:
V aplikaci Expense Management lze nastavit konkrétní pravidla – například limity podle částky, typu výdaje nebo role zaměstnance. Výdaje mimo politiku se automaticky zastaví nebo odešlou ke schválení, takže firma má jistotu, že se prostředky utrácí podle dohodnutých pravidel.
2. Digitální evidence místo papírů
Účtenky a faktury je třeba zachytit digitálně hned při vzniku. Odpadá riziko ztráty a účetní pracuje s podklady v reálném čase. Digitální doklady navíc umožňují jejich rychlé vyhledání při kontrole nebo auditu.
Řešení of Fidoo:
Každá platba kartou se propíše do systému okamžitě a zaměstnanec k ní vyfotí účtenku přímo v aplikaci. Účetní má doklad k dispozici ihned, nemusí čekat na papíry a má vše archivované digitálně – přehledně a daňově uznatelně.
3. Napojení na projekty a střediska
Každý výdaj musí být přiřazený ke konkrétnímu projektu, zakázce či týmu. Jen tak lze vyhodnotit, zda projekt drží rozpočet. Díky tomu má vedení jasný přehled o ziskovosti jednotlivých zakázek a může lépe plánovat další.
Řešení of Fidoo:
Výdaje lze přiřazovat k projektům, zakázkám nebo nákladovým střediskům přímo při vzniku. Vedení tak má v dashboardu okamžitý přehled o tom, jak se vyvíjí nákladovost konkrétní stavby nebo týmu – a to ještě během její realizace.
4. Schvalovací workflow
Malé částky mohou projít automaticky, větší musí potvrdit nadřízený. Proces je rychlý a zároveň udrží kontrolu. Elektronické schvalování navíc vytváří auditní stopu, takže je vždy dohledatelné, kdo a kdy výdaj potvrdil.
Řešení of Fidoo:
Expense management umožňuje nastavit schvalovací workflow podle částek i typu výdajů. Manažer může výdaj schválit nebo zamítnout jedním klikem v aplikaci. Každý krok se zaznamenává, takže firma má jasnou a dohledatelnou auditní stopu.
Co získáte díky Fidoo
Každý tým nebo projekt má svou kartu s nastavenými limity. Není nutné, aby zaměstnanci platili ze svého.
Výdaje se zobrazují v systému okamžitě a automaticky se propojí s projektem.
- Mobilní aplikace
Díky které se účtenky vyfotí hned na místě a účetní je má okamžitě k dispozici.
- Pravidla a reporting
Vedení si nastaví limity a výjimky. Data se zobrazují v přehledném dashboardu, takže je jasné, kde se utrácí a jak se vyvíjí cash flow.
Každá firma potřebuje mít dokonalý přehled o svých výdajích – a to platí dvojnásob v období růstu, kdy účtenek přibývá a platí se za stále více položek. Vyzkoušejte Fidoo a zjistěte, jak nastavit výdajové procesy, které firmu podrží i při rychlém škálování.