Čtvrtý kvartál nejsou jen Vánoce. Na jaké náklady se zaměřit dřív než v prosinci?

Rok se přehoupl do své poslední části a pro firmy to znamená jediné – čtvrtý kvartál. S ním přichází období, kdy se často lámou rozpočty a odkládají výdaje, které nebylo nutné řešit dříve. Jenže právě závěr roku umí být zrádný. Pokud si firmy nezaplánují náklady včas, v prosinci je snadno překvapí účet za večírek, dárky pro klienty nebo obměnu kancelářského vybavení. Dobrou zprávou ale je, že kdo začne plánovat už teď, může vedle peněz ušetřit i nervy. 

Vánoční večírky a dárky: skryté rozpočtové pasti 

Už na přelomu listopadu a prosince nastává období, kdy firmy chtějí poděkovat zaměstnancům i klientům. Firemní večírek, drobné pozornosti nebo větší dárky ale dokážou v součtu vyjít na desítky tisíc. Mnoho firem je přitom nezařazuje do průběžného plánování nejlépe už koncem září a řeší je až v prosinci.

To je ovšem nejhorší možná chvíle – na vánoční sezónu už jsou připraveni obchodníci, kteří chtějí co nejvíce vydělat a jakákoli služba objednaná s tak krátkým předstihem bude o to dražší. A s termínem za dveřmi už nezbývá čas hledat úspory nebo lepší alternativy. Klíčem je proto myslet na prosincové položky v rozpočtu už teď a mít přehled, kolik se za ně skutečně utratí. 

Fluktuace a nábory: náklady, které se podceňují 

S blížícím se koncem roku se častěji objevují i personální změny. Pokud chce zaměstnanec od nového roku nastoupit jinde, nejzazší termín, kdy to může zaměstnavateli oznámit a podat výpověď, je 31. října – a ne vždycky je to pro obě strany pracovněprávního vztahu jen formální úkon. A vedle méně očekávaných personálních změn jsou tu i ty plánované – někdo odchází, někdo nastupuje, a s tím někdy i před koncem roku přicházejí náklady na nábor, zaškolení i zaučení nových lidí. Pokud se s nimi nepočítá, dokážou rozpočet nepříjemně zatížit.

Včasné vyčlenění prostředků na HR procesy a jasný přehled o jejich čerpání pomáhá zajistit, že firmy nezaskočí náklady, které na první pohled vypadají jako „drobná položka“, ale v praxi se mohou vyšplhat velmi vysoko. A ještě více to platí o alokaci času pracovníků, kteří budou nové posily zaškolovat. 

Obměna kancelářského vybavení 

Ke konci roku se firmy v rámci „předvánočního úklidu“ pouštějí do obnovy kancelářského vybavení. Ať už jde o obměnu techniky, ergonomické židle nebo modernější vybavení zasedacích místností, jde o výdaje, které nechodí po stovkách korun. Včasná inventura a rozhodnutí, co se opravdu musí obměnit a co ještě vydrží, pomůže vyhnout se impulzivním nákupům a zajistit, že peníze půjdou tam, kde dávají největší smysl. Poskytne také čas rozhodnout, co se starým vybavením – to může posloužit jinde, stačí rozumně využít například bazarové platformy. Nahromaděné v nevyužívané zasedací místnosti nepřinese užitek ani prostředky a bude jen překážet.   

Investice do rozvoje: early bird lístky a školení 

Ne všechny náklady je nutné krotit – některé naopak dávají smysl navýšit. Vstupenky na konference, školení nebo kurzy bývají v předprodeji výrazně levnější a jejich pořízení už nyní pomůže nejen rozpočtu, ale i plánování rozvoje týmu. Navíc většina konferencí se odehrává v první polovině roku. Namísto hektického hledání akcí v prosinci, kdy už může být první vlna vstupenek pryč, je výhodnější naplánovat vzdělávání dopředu, využít lepší ceny a mít jistotu, že firma do roku 2026 vstoupí připravená.  

Řízení výdajů v reálném čase 

Ať už se jedná o firemní večírek, obměnu židlí nebo nákup konferenčních vstupenek, největším rizikem bývá ztráta přehledu. Náklady, které na začátku vypadají jako malé, se postupně nasčítají a na konci roku překvapí. Digitální nástroje pro správu výdajů umožňují sledovat finance v reálném čase, rozdělovat prostředky podle kategorií a včas odhalit, kde hrozí překročení rozpočtu.

Pomoci může třeba platforma Direct Fidoo Expense Management – díky předplaceným kartám může firma využít potenciál toho, že více pracovníků samostatně obslouží více drobných nákladů, ale přesto mít o každém z nich perfektní přehled. Navíc každou účtenku může pracovník hned vyfotit a přiřadit přímo v aplikaci ke konkrétnímu nákladu – až se Finanční úřad zeptá, budou vaši účetní rádi. Díky tomu se ani čtvrtý kvartál, ani celý rok, nestanou obdobím improvizace, ale promyšleného hospodaření. 

Jak mít čtvrtý kvartál pod kontrolou: 

- Plánujte rozpočet na vánoční večírek a dárky s předstihem 

- Vyčleňte prostředky a čas HR na personální změny – plánované i nečekané 

- Zkontrolujte kancelářské vybavení, stanovte priority obměny i další využití odepsaných položek 

- Zvažte konference na příští rok – s early birds ušetříte tisíce na každé vstupence 

- Veškeré náklady sledujte náklady v reálném čase ne až na konci měsíce 

- Nezapomínejte na elektronickou archivaci účtenek