5 věcí, které si ve Fidoo nastavit před vánočními prázdninami 

Vánoční období znamená pro většinu firem omezený provoz, ale firemní výdaje běží dál. Aby se po novém roce nehromadily neschválené výdaje a neseděly kampaně nebo provoz, vyplatí se mít Expense Management před svátky dobře připravený. Toto je 5 věcí, které ve Fidoo pomohou udržet plynulý provoz i během volna. 

1. Zástup za schvalovatele na dovolené 

Fidoo umožňuje nastavit zástup, takže když je hlavní schvalovatel mimo kancelář, výdaje automaticky přecházejí na jiného kolegu. Systém mu přepošle celý úkol včetně účtenky, poznámky i kontextu rozpočtu, takže může výdaj rychle schválit nebo zamítnout odkudkoli – třeba i z mobilu. 

Co udělat před Vánoci: 

• zkontrolujte, kdo bude přes svátky mimo, 
• každému schvalovateli nastavte zástup, 
• ověřte, že všichni zástupci mají správná práva a vědí o své roli. 

Jak na to? 

1. Schvalování výdajů nastavíte u každého uživatele v sekci Nastavení – Lidé.  

2. Ve stejné části jednoduše přidáte i zástupce a určíte období zastupování. 

3. V nastavení firmy pak rozhodnete, zda má zástup dostávat notifikace o nových výdajích a žádostech. 

Díky notifikacím má zástup okamžitý přehled o nových výdajích a schvalování se nezasekne ani během vánočních prázdnin. Podrobnější postupy k nastavení uživatelů, schvalování a notifikací najdete přehledně v našem manuálu. 

2. Doladění limitů a pravidel na kartách 

Fidoo karty jsou předplacené a nejsou napojené přímo na firemní bankovní účet. Peníze držíte na Fidoo účtu a podle potřeby je dobíjíte na jednotlivé karty. Ke každé kartě můžete nastavit platební limity a pravidla – například řidičům povolit jen výdaje spojené s autodopravou a jen v pracovní dny. 

Před svátky si projděte: 

• karty řidičů (tankování, mýto, servis), 
• týmové a marketingové karty – jestli mají dostatečný limit, aby kampaně běžely i mezi svátky, 
• limity pro jednorázové nákupy (např. dárky, občerstvení). 

3. Peníze držte tam, kde dávají smysl 

Protože Fidoo pracuje s dobíjecími kartami, můžete mít většinu peněz bezpečně na Fidoo účtu a na kartách jen tolik, kolik je potřeba pro provoz přes svátky. Zároveň limity omezují výši útraty nebo výběrů z bankomatů a používají se i pro automatické dobíjení karet.  

Osvědčený postup: 

• ponechte vyšší zůstatek jen na kartách, které se budou opravdu používat (typicky řidiči, marketing), 
• na ostatních kartách limit snižte nebo je dočasně uzamkněte, pokud víte, že jejich držitelé mají dovolenou.  

4. Pohlídejte dobíjení karet a jejich schvalování 

Žádosti o dobití karty se zobrazují v sekci Schvalování a schvalovatel je může potvrdit jak ve webové, tak v mobilní aplikaci. Mobilní aplikace schvalovatele upozorní notifikací ihned po odeslání žádosti, takže dobíjení nemusí stát jen proto, že někdo nesedí u e-mailu. 

Před Vánoci si nastavte: 

• jasného schvalovatele a zástup pro dobíjení karet, 
• rozumné limity, aby řidiči a týmy nemuseli řešit „vybitou“ kartu uprostřed služební cesty. 

5. Zkontrolujte notifikace, ať vás nic nepřekvapí po novém roce 

Ve Fidoo chodí po každé transakci push notifikace odpovědné osobě. U úspěšné platby se automaticky vytvoří výdaj, u neúspěšné platby hned vidíte důvod zamítnutí. Aplikace také připomene vyfocení účtenky po zaplacení a notifikace si můžete nastavit podle toho, co chcete hlídat (např. schválení nebo zamítnutí výdaje nebo připomenutí nezpracovaných výdajů). 

Doporučení: 

• zapněte upozornění na nové výdaje a žádosti o dobití karet, aby se schvalování nezdržovalo ani během dovolených,  
• ověřte, že mají všichni uživatelé aktivní připomínku na vyfocení účtenky, aby se doklady po svátcích nehledaly zpětně. 

Přejeme vám klidné svátky a hladký začátek nového roku s přehlednými a pod kontrolou drženými výdaji.