V obci Kamýk nad Vltavou jsme zrušili hotovostní zálohy
Správa obecních výdajů. Na první pohled běžná rutinní agenda, ve skutečnosti časově i finančně náročný proces, který starostům, účetním
i zaměstnancům komplikuje život.
Výchozí situace: Hromady papírů a 100 000 Kč u popelnice
V Kamýku nad Vltavou se celá agenda opírala o procesy, které se jednou nastavily a od té doby ležely ladem. Metoda tužka, papír, kalkulačka na všechno, hotovostní zálohy, fronty na účtárně a probírání se hromadou papírových účtenek jsou receptem k úspěchu. Teda pokud je vašim cílem vyvolání frustrace na všech stranách – od účetní po zaměstnance v terénu. A kdykoliv došlo k akutnímu problému, chaos narůstal.
„Když jsme řešili havárii vody, opakovali jsme toto kolečko třeba desetkrát za den. Zaměstnanec musel z terénu přijet pro hotovostní zálohu, odjel nakoupit, přinesl doklad a pak to vše paní účetní ručně zaúčtovala. Když účetní nebyla v práci – a věřte, nebo ne, načasování prasklé vodovodní trubky nenaplánujete – musel jsem situaci řešit sám, třeba i penězi z vlastní kapsy.”
Petr Halada, starosta obce
Doklady byly často zašpiněné nebo poškozené (co taky čekat, když se krčily v kapse pracovních kalhot) a peníze z pokladny bylo nutné pravidelně odnášet do banky. To vše s sebou přinášelo nejen vysokou pravděpodobnost chyb, ale i pěkně drahé riziko.
„Jednou jsem zapomněl tašku s hotovostí položenou u popelnice. Naštěstí tam na mě čekala, ale tehdy jsem si uvědomil, jak moc riskujeme. Něco se muselo změnit.“
Fidoo: Řešení pro starosty, kteří chtějí fungovat bez starostí
Díky předplaceným kartám mohou zaměstnanci platit za vše, co potřebují, bez zbytečných návštěv úřadu. Ať už jde o pořízení květin na vítání občánků, špekáčků ke stavění májky nebo nářadí. Stačí jen zaplatit Fidoo kartou, na kterou lze dobít libovolnou částku, ihned po nákupu vyfotit účtenku a nahrát ji přímo do aplikace. Vyúčtování je pak otázkou pár kliknutí, bez chyb a stresu.
Přehled o výdajích je okamžitý a jejich schvalování probíhá ihned po zaplacení, na konci měsíce tak není nutné složitě vzpomínat, k čemu že daný výdaj byl. Stejně tak jako není třeba každý měsíc strávit celé dopoledne tím, že namísto starostování podepisujete jeden doklad za druhým. A že jich býval pořádný štos.
„Každý zaměstnanec, který potřebuje za něco platit, dostal předplacenou kartu s přednabitou částkou, kterou na nich udržujeme – v našem případě 5 000 Kč. Díky tomu jsme eliminovali nutnost hotovostní pokladny. Doklady jsou nyní snadno dohledatelné, bezpečně archivované a celý proces je mnohem rychlejší.“
Částku 100 000 Kč, která dřív dřímala v hotovostní pokladně, obec snížila o 50 %. A ta zbylá půlka zůstala jen proto, že se mezi občany stále najdou milovníci drobáků po kapsách, se kterými chodí platit obecní poplatky. I tento nešvar se však v obci snaží vymítit – ať už pohodlnými QR kódy pro bezhotovostní platby nebo vkladovým automatem.
Shrnutí klíčových benefitů
- 1
Jednodušší distribuce peněz: Zaměstnanci zaplatí kartou jakýkoliv výdaj – nově i tankování se slevou 2,50 Kč/l v síti ORLEN.
- 2
Žádné fronty na účtárně: Zaměstnanci fotí účtenky hned po zaplacení, push notifikace zařídí, že nikdy nezapomenou. Doklady putují rovnou do aplikace za paní účetní.
- 3
Okamžitý přehled, 100 % kontrola: Starostové vidí výdaje v reálném čase a mohou je jedním kliknutím schválit. Ať jsou kdekoliv. Peníze na kartách jsou odděleny od bankovního účtu, vše běží, jak na drátkách.
- 4
Integrace na účetní a ERP systém: Všechna data jsou připravena k hladkému přenesení přímo do vašeho účetního systému – ať přes API nebo exporty. Jen díky tomu se zbavíte zbytečné ruční práce a rizika chyb.
- 5
Úspora času účetní: Co k tomu dodat? Jak řekl pan Halada: „Když si to spočítáte, tak jedna účetní operace stojí kolem 17 Kč, takže i celá práce účetní je zbytečně drahá. Tak proč to neeliminovat?”
Ano. Jde to i u vás.
Nechte nás hádat – běží vám hlavou, že vaše účetní žádné změny nepřijme a s novým systémem to nezvládne? Ale zvládne. Hravě. „Já si občas dělám srandu a říkám, že když to naše paní účetní nezkusí, nahradím ji umělou inteligencí. Ale vypadá to, že to potřeba nebude. Aplikace je tak jednoduchá, že se v ní vyzná opravdu každý,” zakončuje pan Halada.