Zdlouhavé cesťáky a proplácení do mzdy

Ve společnosti Cemix se trápili se zdlouhavým zadáváním cestovních příkazů a vyplácení náhrad zaměstnancům za hotovostní výdaje. Problém byl podle manažerky pro finance a účetnictví Marty Langové především ve schvalování a předávání dokumentů do sídla společnosti, kde se nachází účtárna
a hlavní pokladna.

Dříve se vyplácely cestovní příkazy a hotovostní výdaje zaměstnanců
na jednotlivých závodech, ale z důvodů reorganizace se vše centralizovalo do sídla společnosti a právě proto se začaly částky za hotovostní výdaje zaměstnancům vyplácet do mzdy.

"Nejvíc mě na celém procesu štvalo předávání dokumentů. Zaměstnanec musel nejdříve vyplnit formulář, přiložit účtenky, s tímto formulářem dojít ke svému nadřízenému, který mu to musel podepsat, potom to vložit do obálky a odeslat do sídla společnosti k nám do účtárny." 

Marta Langová, Manažer pro finance a účetnictví v LB Cemix

Tvrzení proti tvrzení

Často se pak stávalo, že  doklady nedorazily včas do závěrky a zaměstnanec tak nedostal vyplaceno včas. Potom byly různé dohady typu „já jsem
to poslal“, „my jsme to nedostali“, takže jsme hledali zrychlení a zjednodušení procesu, jak se dostat k dokladům co nejdříve.

Zaměstnancům se nelíbilo, že svoje prostředky za hotovostní výdaje dostávají až ve mzdě. Zrušené pokladny na závodech po celé republice vedli  tedy také k přání distribuovat finance během měsíce a rychleji než v rámci mzdy.

Poptávali  různě společnosti hlavně za účelem cestovních příkazů přes GPS, které v LB Cemix mají, ale bylo to kostrbaté a nešlo to vůbec napojit
na účetnictví. V tu dobu se paní Langové ozval  obchodní zástupce Fidoo
a začali spolu řešit cestovní výdaje, které byly tou dobou v přípravě. Zaměřili se tedy nejprve na hotovostní výdaje. 

Digitální cesťáky a karty místo pokladen

Začali ve Fidoo s hotovostními výdaji u manažerů. Agenda k cestovním příkazům pak byla připravena a jelikož mají v Cemixu hodně obchodních zástupců, začali využívat.

V současné době tedy probíhá tak, že poslední den v měsíci vyplní obchodní zástupce cestovní příkaz nebo dovyplní. Někteří zaměstnanci si to spravují  průběžně, někdo až na konci. Odešlou ke schválení nadřízenému a tým paní Langové už si může první nebo druhý pracovní den připravit podklady
pro mzdovou účetní, která jim cestovní příkaz může vyplatit.

Kromě zmiňovaných cesťáků a hotovostních výdajů, objevili další možnost především v podobě distribuce peněz na jednotlivé závody. Používají k tomu předplacené karty jako alternativu k pokladně, kdy ji vzdálené dobíjejí
a na místě  je většinou asistentka nebo vedoucí závodu, který má danou agendu na starosti.

Průběžné vyúčtování

V případě okamžitých hotovostních výdajů, kdy nelze  kartou zaplatit, stačí zavolat paní Langové,  která jim dobije požadovanou částku na kartu a oni
si jednorázově vyberou peníze bankomatu.  Tím si „dobíjí“ malou pokladničku, která není oficiální pokladnou, ale slouží k výplatě hotovostí přímo na závodě na drobné výdaje.

Potom nahrají účtenky do Fidoo a nemusí nikde nic hlídat, zadají středisko, nemusí nic vyplňovat, kdykoli si mohou zobrazit kolik vlastně v té peněžence ještě mají. Dříve agendu vedli v excelovských tabulkách a teď kliknou „Peněženka“, „Moje“ a vidí zůstatek, kolik jim tam ještě zbývá.

Účetní si může v průběhu měsíce kontrolovat, jestli už má výdaje připravené
k zaúčtování, když jí to odsouhlasí nadřízený toho dotyčného zaměstnance, tak ona už si to může předpřipravit k účtování, uzavřít výdaj a nenahromadí
se jí to na konci měsíce jako v minulosti. Když je potřeba, upomíná zaměstnance už v průběhu měsíce, že tam mají otevřenou účtenku,
jestli by byli tak hodní a dokončili a poslali ke schválení.

Bezkontaktně za pár minut

V dnešní době lockdownů, homeofficů a hybridní možnosti práce nemusí díky Fidoo zaměstnanec řešit tyto agendy se svým nadřízeným nebo s účtárnou osobně,  nebo chodit na poštu, ale všechno proběhne v několika minutách.

Veškeré činnosti  jsou zaznamenány, takže lze dohledat, kdo schvaloval, zaúčtoval a i třeba, na čí straně došlo k zádrhelu.

Pro paní Langovou a LB Cemix znamená získaná automatizace hlavně zrychlení a zjednodušení celého procesu. Během krátké chvíle může dojít
k zadání výdaje, k odsouhlasení a vlastně k zaúčtování nebo přípravě
k exportu do účetnictví.