Zaměstnanci pomáhají po celé ČR a v zahraničí

Vzhledem k tomu, že zaměstnanci Charity ČR poskytují služby po celé ČR
a i v zahraničí, řešili řadu cestovních výdajů. Byla s tím spojena spousta administrativy a času. Hledali efektivní nástroj pro zpracování služebních cest a vyúčtování.

Podle Jitky Jandákové, vedoucí ekonomicko-správního oddělení, byla nejhorší neefektivita práce. A ta spočívala zejména v tom, že zaměstnancům, kteří jeli na služební cestu, trvalo vyplnění excelového souboru na služební cestu, žádosti a vyúčtování, spoustu času. Nepoužívali totiž aktuální formuláře, nedodávali účtenky, dodávali vše pozdě. A to poté obtěžovalo nebo komplikovalo práci kolegům Jitky v ekonomickém oddělením, kteří museli vše kontrolovat, vracet k doplnění a čekat na to.

"Mně tam stručně řečeno štvala neefektivita práce. Když pracujete s dotacemi a projekty, tak veškeré procesy, které zdržují vyúčtování, jsou komplikované."

Jitka Jandáková, Vedoucí ekonomicko-správního oddělení v Charita ČR

Propojení s docházkovým systémem

V Charitě ČR zavedli docházkový systém a hledali takový systém, který s ním bude kompatibilní. Prošli výběrovým řízením, prověřili asi tři systémy
a rozhodli se pro Fidoo.

Používají jej od roku 2O21, kdy nejprve začali pilotně pracovat na pár zaměstnancích. Zavedli 1-2 týmové karty, vše zkoušeli to a postupně přidali téměř všechny uživatele.

Dynamika procesu a napojení na účetní software

Veškerá agenda spojená se služebními cestami a jejich vyúčtováním teď podle Jitky probíhá dynamicky a bez papírů. Zaměstnanci mají čas na svoji práci místo toho, aby papírovali a vyplňovali formuláře.

Šlo o velkou změnu, ale jelikož byla žádaná odspodu, přesvědčit zaměstnance, aby se naučili nový systém nebylo tak složité. Sami totiž vnímali, že jim dosavadní systém nevyhovoval.

V Charitě ČR se ale v používání Fidoo posunuli ještě o krok dál a místo exportu dat v rámci vyúčtování a následného nahrávání do jejich účetního systému, funguje nyní Fidoo přes API s účetním softwarem napřímo.

Fidoo do celé sítě charit

Tuto pozitivní zkušenost se povedlo převést v rámci sítě mezi arcidiecézní
a diecézní charity. Zaměstnancům pomáhá Fidoo nejenom při zpracování žádosti, ale také při archivaci účtenek.