Pryč se zkostnatělým zpracováním zaměstnaneckých výdajů

Ve společnosti s. Oliver byla agenda spojená se zaměstnaneckými výdaji hodně zkostnatělá. V praxi to probíhalo tak, že každý zaměstnanec hradil firemní výdaje ze svého, pak připravoval měsíční vyúčtování, které musel schválit nadřízený. Až potom vše propadlo na účtárnu, kde proběhlo zaúčtování a proplácení jednotlivým  zaměstnancům v rámci platebního příkazu. 

Celý proces tak podle finančního ředitele Roberta Husáka trval hodně dlouho a představoval administrativně náročnou zátěž.  Místo své odborné práce se zaměstnanci věnovali papírování kolem vyúčtování. Navíc bylo nutné účtenky kopírovat, protože  jsou z papíru, který rychle bledne. 

"Bylo potřeba zbytečně velké množství lidí a činností
v rámci jediného jednoduchého vyúčtování v řádu tisícikorun." 

Robert Husák, Finanční ředitel ve společnosti s. Oliver

Potřebný obnos na kartě pro každého zaměstnance

Přestože si Robert už přesně nevybavuje, jak se o Fidoo vlastně dozvěděl, je rád, že k tomu došlo a nástroj celé jeho firmě pomáhá s řešením dříve útrpných agend. 

Zaměstnanci v s. Oliveru dostali předplacené karty, na které jim Robertův tým nahrává potřebnou hotovost.  V momentě transakce okamžitě obdrží notifikaci vyzývající k nahrání účtenky a  k doplnění základních informací jako je např.: nákladové středisko nebo čeho se výdaj týkal. Jedním tlačítkem odešlou ke schválení nadřízenému, který po schválení zasílá doklad
na účtárnu k finálnímu zaúčtování. 

Zjednodušení a zefektivnění celého procesu

Nejčastější výdaj zaměstnanců v s. Oliveru představuje ubytování v rámci služebních cest nebo výdaje, který není možné hradit na fakturu. Celý proces se  teď řeší průběžně, místo toho, aby trval celé týdny. Zjednodušil se, zrychlil a hlavně zdigitalizoval. 

Archiv už nepraská ve švech

Robertovi se ukazuje, že zrušení  hotovosti bylo správnou volbou i ve fyzickém světě.  Jedno měsíční vyúčtování obsahovalo cca 10 papírů, které jsou jako firma povinni archivovat a schraňovat je. Archiv už proto poměrně bobtnal, ale teď je vše elektronicky uložené v aplikaci.

Doklady jsou tak pohodlně kdykoliv k dispozici i k náhledu, ať už pro účetní nebo Roberta samotného.