Pryč se zkostnatělým zpracováním zaměstnaneckých výdajů

Ve společnosti s. Oliver byla agenda spojená se zaměstnaneckými výdaji hodně zkostnatělá. V praxi to probíhalo tak, že každý zaměstnanec hradil firemní výdaje ze svého, pak připravoval měsíční vyúčtování, které musel schválit nadřízený. Až potom vše propadlo na účtárnu, kde proběhlo zaúčtování a proplácení jednotlivým zaměstnancům v rámci platebního příkazu.

Celý proces tak podle finančního ředitele Roberta Husáka trval hodně dlouho a představoval administrativně náročnou zátěž. Místo své odborné práce se zaměstnanci věnovali papírování kolem vyúčtování. Navíc bylo nutné účtenky kopírovat, protože jsou z papíru, který rychle bledne.

"Bylo potřeba zbytečně velké množství lidí a činností
v rámci jediného jednoduchého vyúčtování v řádu tisícikorun."

Robert Husák, Finanční ředitel ve společnosti s. Oliver

Potřebný obnos na kartě pro každého zaměstnance

Přestože si Robert už přesně nevybavuje, jak se o Fidoo vlastně dozvěděl, je rád, že k tomu došlo a nástroj celé jeho firmě pomáhá s řešením dříve útrpných agend.

Zaměstnanci v s. Oliveru dostali předplacené karty, na které jim Robertův tým nahrává potřebnou hotovost. V momentě transakce okamžitě obdrží notifikaci vyzývající k nahrání účtenky a k doplnění základních informací jako je např.: nákladové středisko nebo čeho se výdaj týkal. Jedním tlačítkem odešlou ke schválení nadřízenému, který po schválení zasílá doklad
na účtárnu k finálnímu zaúčtování.

Zjednodušení a zefektivnění celého procesu

Nejčastější výdaj zaměstnanců v s. Oliveru představuje ubytování v rámci služebních cest nebo výdaje, který není možné hradit na fakturu. Celý proces se teď řeší průběžně, místo toho, aby trval celé týdny. Zjednodušil se, zrychlil a hlavně zdigitalizoval.

Archiv už nepraská ve švech

Robertovi se ukazuje, že zrušení hotovosti bylo správnou volbou i ve fyzickém světě. Jedno měsíční vyúčtování obsahovalo cca 10 papírů, které jsou jako firma povinni archivovat a schraňovat je. Archiv už proto poměrně bobtnal, ale teď je vše elektronicky uložené v aplikaci.

Doklady jsou tak pohodlně kdykoliv k dispozici i k náhledu, ať už pro účetní nebo Roberta samotného.