Zdlouhavé vydávání platebních karet a pozdě dodávané účtenky

Společnosti Navitec systems s.r.o. nevyhovovalo vydávání platebních karet ze strany banky, protože bylo moc zdlouhavé a zároveň nechtěli udělit plný přístup přímo k firemnímu bankovnímu účtu každému zaměstnanci.

Podle finančního ředitele Daniela Barneta také kontinuálně řešili problémy
s dokládáním papírových účtenek, které se nedostávaly včas do účtárny.
V horším případě se dokonce ztrácely, což potom přinášelo další práci účetnímu oddělení, které muselo obvolávat a obepisovat jednotlivé dodavatele, kteří účtenky vystavovali.

Firma Plaček stojí za obchody prodejen Super zoo, které se zabývají prodejem krmiv a chovatelských potřeb pro domácí mazlíčky. Ty jsou rozesety po celém Česku, Slovensku, Polsku a Lotyšsku a je jich dohromady okolo 300.

Jejich obchodníci často jezdí po celé republice a kontrola nad jejich výdaji
a cesťáky byla velmi složitá. Zejména kvůli nesjednocenému systému.

"Konkrétně mě štvalo to, že jsem neměl vůbec přehled v čase o vynaložených výdajích, jak na služební cesty nebo ostatní výdaje spojené například s platbou hardwarových prvků, které si zaměstnanci nakupují sami."

Daniel Barnet, Finanční manažer v Navitec systems s.r.o.

Kostrbaté řešení archivace účtenek

Uchovávání účtenek bylo velmi kostrbaté, protože účtárna musela účtenku nejdřív naskenovat a poté uložit ve formě PDF někde na sdílený disk nebo uložiště, ke kterému měl Daniel přístup. Stejně však řešil, jak se k těmto jednotlivým účtenkám dostat jednoduše. Vývoj a propojení informačního systému na sdílené uložiště přestavovalo spoustu úsilí.

Na řešení Fidoo narazili skrze obchodního zástupce . Když byl Danielovi a jeho týmu produkt představen, bez jakéhokoliv váhání se rozhodli, že ho chtějí vyzkoušet. Agendy, které nyní ve Fidoo využívají, probíhají plně automaticky.

Plně automatické zpracování a okamžitý přehled

Zaměstnanec provede výdaj například za pohonné hmoty nebo za placení balíku na dobírku. V tom okamžiku už vyfotí účtenku nebo fakturu a ta se během 10 minut dostává do informačního systému Navitec Systems.
Jak scan této účtenky, tak podklady pro zaúčtování pro účtárnu.

V reálném čase se tak Daniel může podívat na provedený výdaj a získává okamžitou informaci, jestli není náhodou přečerpaný rozpočet pro daného zaměstnance.

Méně starostí a snížení nákladů

Dlouhodobě má používání Fidoo dopad především na snížení nákladů
na účetní služby, protože najednou zaúčtování účtenky trvá 3 minuty namísto 20 minut.

Archivace těchto dokladů probíhá elektronicky víceméně bez zapojení jakéhokoliv účastníka mimo daného zaměstnance, který má zodpovědnost pouze ofotit účtenku. Automatizace ve spojení s Fidoo znamená pro Daniela
a jeho kolegy na účtárně daleko méně starostí.