Jak Centra a.s. nahradila půl milionu hotovosti v obálkách jedinou aplikací
Podívejte se na zákaznický příběh
ze společnosti Centra a zjistěte, jak se zbavili hotovostních záloh
Firemní karty? Ty byly výsadou vedení
A dává to smysl – klíč k hlavnímu bankovnímu účtu by neměl mít v ruce každý, kdo se ve firmě s výdaji setkává. Obzvlášť, když jde o firmu, která se pohybuje v odvětví facility managementu a má v terénu stovky lidí. Co už ale takový smysl nedává, je řešit běžné výdaje přes hotovostní zálohy – 30 000 Kč na ruku výměnou za papírové účtenky nazpět. Koruna ke koruně a ve společnosti CENTRA a.s. tak mezi zaměstnanci kolovalo měsíčně až půl milionu korun.
Distribuce hotovosti se řešila přes centrální pokladnu v Praze, jenže zaměstnanci CENTRY fungují napříč celou republikou a tam přišlo na řadu proplácení výdajů na jejich soukromý bankovní účet. „Problém byl, že se ty účtenky nedostávaly do účtárny včas – zpravidla se vše protáhlo o dva týdny. Tím pádem ani zaměstnanci nedostali včas peníze na svůj účet a museli využívat k nákupu firemních věcí své peníze, což samozřejmě vůbec není dobře,“ říká Kateřina Kuchařová, CFO společnosti CENTRA.
Zabezpečení a jistota byly hlavním rozhodujícím faktorem
Expense Management od Fidoo měla paní Kuchařová v hledáčku už delší dobu. Zásadní momentem pro ni bylo získání licence ČNB. „Když jde o firemní finance, musím mít jistotu, že jsou zabezpečeny. A u Fidoo jde od dvojitou bezpečnost – jednak z hlediska regulací a za druhé tím, že se peníze nepovalují jen tak v kapsách zaměstnanců,“ říká.
Jednoduchý začátek, skvělá zákaznická podpora
Společnost spustila pilotní provoz s 10 kartami a do 4 týdnů už všechno běželo na ostro. Aplikace i karty jsou pro všechny zaměstnance intuitivní a snadno použitelné.
„Začátek vůbec nebyl složitý, naopak. Všechny podklady pro nás měl pan Šťastný, obchodní zástupce Fidoo, perfektně připravené a zpracované. Včetně směrnic a vzorové hmotné odpovědnosti. Dostali jsme všechno, co jsme do počátku potřebovali, takže stačilo jenom upravit směrnici tak, aby byla v souladu s našimi, a začít fungovat,“ zmiňuje Kateřina.
Po zhruba roce a půl, kdy se systém zajel napříč společností, se CENTRA rozhodla implementovat Expense Management i do svých dalších 5 firem. „Tím, že jsem byla sama naprosto přesvědčená, že všechno skvěle funguje, tak nebylo třeba žádné přesvědčování. Naopak. Setkala jsem se s naprostým přijetím a rychlou adaptací všech zaměstnanců,“ doplňuje.
Jak to funguje dnes
Fidoo kartu ve společnosti CENTRA používá přes 50 lidí napříč firmou. Všechny karty mají nastavené automatické dobíjení a velkým přínosem je pro paní Kuchařovou možnost karty individuálně nastavit. Dnes už přesně ví, jaké částky na jednotlivých kartách pro dané role a pozice držet a oceňuje možnost zažádání zaměstnanců o okamžité dobití v případě náhlé potřeby.
Schvalování si drží u sebe a má tak plnou kontrolu nad tím, co se ve firmě děje. „Já si to kontroluju sama. Je to přesně ta kontrola dostupná kdykoliv na pár kliknutí, kterou jsem dřív musela dělat přes fyzický podpis.“
Sbohem pokladno, ušetřila jsi nám FTE
„Musím říct, že poslední měsíce s hotovostní pokladnou byly opravdu náročné, už si nedokážu představit vrátit se do té doby nazpět. Zároveň naše paní pokladní měla těsně před důchodem a vzhledem k tomu, jak je ta role hodně specifická, a když nemáte v oddělení nikoho, kdo by ji mohl nahradit, což my jsme neměli, tak je to velký problém,” uvádí paní Kuchařová.
A benefity? Těch je víc, než čekali. Papíry už po firmě necestují a nikde se nezdržují. Vše je v systému – okamžitě, přehledně a kdykoliv ke kontrole. „Vidím, kde se utrácí, kdo kartu drží, jak často se používá. A díky tomu, že to je všechno transparentní, mají lidé přirozeně větší respekt – ale i klidnou hlavu. Vědí, že systém jen tak něco nepřehlédne. Zároveň je to pro ně i větší pocit svobody, nejde o to, že by zaměstnancům někdo „’dýchal na krk’” – naopak. S pevně stanovenými mantinely nepřichází prostor na jakékoliv pochyby nebo nejasnosti.“
Co všechno Fidoo změnilo
- Kompletní zrušení hotovostní poklady.
- Real-time přehled. Výdaje jsou k dispozici ihned. Ne až po týdnech a se zpožděním.
- Klid pro účetní. Podklady přicházejí průběžně, elektronicky a bez chyb.
- Kontrola zůstala – ale je efektivnější. Jednoduchá, rychlá a na pár kliknutí.
- Jedna pozice zanikla přirozeně. A firmě to dalo úsporu i prostor pro další zlepšení.
Od CFO pro CFO: co by měl slyšet každý, než se pustí do změny
1. Finanční bezpečnost
2. Data na jednom místě
3. Exporty do účetnictví
To jsou 3 klíčové benefity, které očima Kateřiny Expense Management přinesl. „A jestli bych si chtěla vzít Fidoo s sebou, kdybych po těch všech letech ze společnosti odcházela? Určitě ano. Teda pokud by tam ještě nebylo,“ dodává s úsměvem.
CENTRA udělala krok, který zpřehlednil výdaje, zjednodušil administrativu a ušetřil čas napříč firmou. Nejen účetním a vedení. Ale i každému zaměstnanci, který díky tomu nemusí přemýšlet, kde vezme peníze, aby mohl pracovat. A přesně o tom to je.
Zjednodušte správu firemních výdajů ještě dnes