Sbohem vybírání hotovosti pro filmové producenty

Společnost Stillking Films řešila komplikovaný proces spojený s distribucí hotovosti jednotlivým filmovým producentům, které u nás realizovali natáčení filmů například od společností Netflix, Amazon,
HBO či Bavaria Films. 

Předávání hotovosti jednotlivým producentům, asistentům, kostymérům
a různým profesím, které nakupují.  Proces začínal objednáním dané částky
v bance, pak bylo nutné zavolat řidiči, který obnos vyzvedl, přivezl a předal do pokladny. Následně informovali konkrétního člověka, který si pro peníze
k pokladní přišel. Každý z příjemců hotovosti musel vytvořit vyúčtování, které obsahovalo například stovky dokladů. Vše se předávalo do účtárny
na jednom formuláři.

Formuláře, které tým finančního ředitele Radka Wrany dostával zpět
od producentů a kostymérů, obsahovaly velmi často, jak početní chyby,
tak formální nedostatky. I jedna jediná chyba znamenala povinnost vrátit zpět celé vyúčtování a tím došlo ke zpoždění zaúčtování.

"Největší problém, který jsem měl já osobně jako finanční manažer byl ten, že jsem neměl přehled o skutečných zálohách a nevyúčtovaných nákladech jednotlivých producentů do doby, než se ručně zaúčtovaly všechny výdaje do našeho účetnictví." 

Radek Wrana, Finanční ředitel ve společnosti Stillking Films

Zbytečná prodleva v zaúčtování

Shromažďovalo se jim velké množství dokladů najednou, které bylo potřeba zpracovat pokud možno co nejdříve. Producenti potřebovali vědět,
jak ta konkrétní zakázka dopadla. Šlo často o 200 a 300 účtenek, které museli zpracovat během několika dní nebo nejlépe do následujícího dne.

Nevýhoda celého procesu tkvěla v tom, že producent ani účtárna do doby zaúčtování nevěděli, v jakém stavu jsou finance daného účetního
a na konkrétním projektu. Radek proto hledal řešení, jak zrychlit oběh dokladů ve společnosti zejména s důrazem na řešení bez papírů.
O společnosti Fidoo se dozvěděl díky nabídce od obchodníka.

Digitalizace účtenek raz dva

V současné době díky tomuto řešení omezili  ve Stillking Films hotovost, jelikož rozdávají všem uživatelům v podobě asistentů, producentů, kostymérů předplacené platební karty. Ty využívají dvěma způsoby. Při zaplacení touto kartou se částka ihned automaticky propíše do aplikace a tím mizí i riziko chybovosti ze strany producenta.

Druhou možnost představuje platba v hotovosti, kdy si producent nebo kostymér může vybrat peníze z bankomatu a poté touto hotovostí zaplatí.
Ve chvíli, kdy dostane účtenku, lze si ji prostřednictvím aplikace ihned nafotit, takže i když by ji případně ztratil, nic se neděje.

I  účetní oddělení má nyní přehled o tom, v jakém stavu jsou finance na jednotlivých projektech. Může se podívat i na konkrétního producenta nebo asistenty a ví, kolik dokladů mohou očekávat, kolik dokladů už je připraveno k zaúčtování a nemusí čekat na konec měsíce, ale zpracovávat vše průběžně.

Úspora archivu a klid v účtárně

Stillking Films využívají Fidoo více než rok kompletně s celou agendou vyúčtování. Už nikdo nezpracovává vyúčtování papírovou formou, ale každý aplikaci využívá. Z dlouhodobého hlediska to společnosti  přineslo jednak úsporu místa pro archivaci dokladů a také jednodušší práci s doklady.

Účetní mohou dokonce pracovat z domova, protože doklady vidí přímo
v aplikaci v elektronické podobě a nemusí jezdit do práce pro jejich papírovou verzi. Aplikace Fidoo pro Stillking Films znamená klid v účtárně a přehled
o našich financích.