Ve Stillking Films už nečekají do konce měsíce na report rozpočtu jednotlivých projektů 

Sbohem vybírání hotovosti pro filmové producenty

Společnost Stillking Films řešila komplikovaný proces spojený s distribucí hotovosti jednotlivým filmovým producentům, které u nás realizovali natáčení filmů například od společností Netflix, Amazon, HBO či Bavaria Films. 

Předávání hotovosti jednotlivým producentům, asistentům, kostymérům a různým profesím, které nakupují.  Proces začínal objednáním dané částky v bance, pak bylo nutné zavolat řidiči, který obnos vyzvedl, přivezl a předal do pokladny. Následně informovali konkrétního člověka, který si pro peníze k pokladní přišel. Každý z příjemců hotovosti musel vytvořit vyúčtování, které obsahovalo například stovky dokladů. Vše se předávalo do účtárny na jednom formuláři.

Formuláře, které tým finančního ředitele Radka Wrany dostával zpět od producentů a kostymérů, obsahovaly velmi často, jak početní chyby, tak formální nedostatky. I jedna jediná chyba znamenala povinnost vrátit zpět celé vyúčtování a tím došlo ke zpoždění zaúčtování.

„Největší problém, který jsem měl já osobně jako finanční manažer byl ten, že jsem neměl přehled o skutečných zálohách a nevyúčtovaných nákladech jednotlivých producentů do doby, než se ručně zaúčtovaly všechny výdaje do našeho účetnictví." 

Radek Wrana, Finanční ředitel ve společnosti Stillking Films

Zbytečná prodleva v zaúčtování

Shromažďovalo se jim velké množství dokladů najednou, které bylo potřeba zpracovat pokud možno co nejdříve. Producenti potřebovali vědět, jak ta konkrétní zakázka dopadla. Šlo často o 200 a 300 účtenek, které museli zpracovat během několika dní nebo nejlépe do následujícího dne.

Nevýhoda celého procesu tkvěla v tom, že producent ani účtárna do doby zaúčtování nevěděli, v jakém stavu jsou finance daného účetního a na konkrétním projektu. Radek proto hledal řešení, jak zrychlit oběh dokladů ve společnosti zejména s důrazem na řešení bez papírů. O společnosti Fidoo se dozvěděl díky nabídce od obchodníka.

„Před Expense Managementem od Fidoo jsme sice věděli, že lidé mají zálohy, ale nevyúčtovávali je. Když už vyúčtování přinesli, bylo často v nepořádku. Museli jsme je žádat o opravu, oni si to vzali zpátky a pak tvrdili, že už to odevzdali. Často se papírové vyúčtování prostě ztratilo,“ vysvětluje Wrana.

Digitalizace účtenek raz dva

V současné době díky tomuto řešení omezili  ve Stillking Films hotovost, jelikož rozdávají všem uživatelům v podobě asistentů, producentů, kostymérů předplacené platební karty. Ty využívají dvěma způsoby. Při zaplacení touto kartou se částka ihned automaticky propíše do aplikace a tím mizí i riziko chybovosti ze strany producenta.

Druhou možnost představuje platba v hotovosti, kdy si producent nebo kostymér může vybrat peníze z bankomatu a poté touto hotovostí zaplatí. Ve chvíli, kdy dostane účtenku, lze si ji prostřednictvím aplikace ihned nafotit, takže i když by ji případně ztratil, nic se neděje.

I účetní oddělení má nyní přehled o tom, v jakém stavu jsou finance na jednotlivých projektech. Může se podívat i na konkrétního producenta nebo asistenty a ví, kolik dokladů mohou očekávat, kolik dokladů už je připraveno k zaúčtování a nemusí čekat na konec měsíce, ale zpracovávat vše průběžně.

„Největším přínosem elektronického vyúčtování je omezení papírů. V našem byznysu se dřív všechno platilo hotově a archivovali jsme šanony plné dokladů. Dnes máme všechno digitalizované a přehledné. Úspora papíru i času je obrovská,“ popisuje Wrana. 

Rychlejší práce a více svobody 

Díky Fidoo mohou účetní pracovat odkudkoli, protože všechny doklady vidí přímo v aplikaci. Už není nutné sedět u trezoru, kontrolovat hotovost nebo jezdit pro účtenky do kanceláře. 

„Expense Management nám přinesl velké možnosti práce z domova. Účetní už nemusí být stále fyzicky přítomné v kanceláři – všechno mají online v cloudu,“ říká Wrana. 

Systém, se kterým se naučí každý 

Díky přehlednému systému zvládnou noví kolegové práci s aplikací během několika dní. Tým tak šetří čas i energii, kterou může věnovat samotné produkci. To stejné platí i pro účetní oddělení. 

„S Fidoo se dokáže naučit v podstatě každá účetní nebo každý účetní. Stačí sledovat návody, které jsou na stránkách Fidoo,“ doplňuje Wrana. 

Dobíjení karet odkudkoli 

Producenti a asistenti často natáčí mimo Barrandov – v terénu po celé republice i v zahraničí. Díky Fidoo kartám už nemusí jezdit do kanceláře pro hotovost. 

„Dobíjení karet je mnohem snazší, než si chodit pro hotovost. Kolegové pošlou jen požadavek, já jim kartu nabiju a oni můžou rovnou zaplatit to, co potřebují,“ vysvětluje Wrana. 

3 hlavní přínosy Fidoo pro Stillking Films

- Úspora času – rychlejší vyúčtování a žádné zbytečné cesty pro hotovost. 

- Přehled nad financemi – okamžitě víme, kdo, kdy a kolik utratil nebo dluží. 

- Méně papírování – konec šanonů a papírových dokladů, vše přehledně v aplikaci. 

Úspora archivu a klid v účtárně

Stillking Films využívají Fidoo kompletně s celou agendou vyúčtování. Už nikdo nezpracovává vyúčtování papírovou formou, ale každý aplikaci využívá. Z dlouhodobého hlediska to společnosti přineslo jednak úsporu místa pro archivaci dokladů a také jednodušší práci s doklady. Aplikace Fidoo pro Stillking Films znamená klid v účtárně a přehled o financích.

„Expense Management od Fidoo jsem už několikrát doporučoval dál. Používají ho i naši daňoví poradci a další produkce. Vím, že funguje spolehlivě a že ho zvládne každý,“ uzavírá Wrana.