Nastavení schvalování ve firmě

Schvalování za celou firmu nastavuje Hlavní správce; je to základ, podle kterého se řídí každý, kdo nemá vlastní. Najdete ho v Nastavení – Firma – Schvalování.

Přepsání nevrátíte

Přepsat všechna individuální nastavení smaže výjimky u uživatelů, týmů, projektů i karet a všechny je vrátí na firemní nastavení. Aplikace tomu v potvrzovacím okně říká přepis všech nastavení v aplikaci, a zpátky to nejde jinak než nastavit je znovu jedno po druhém.

Bez schvalování je všechno rovnou schválené

Schvalování jde ve firmě i vypnout. Pak platí, že každá položka je po odeslání považovaná za schválenou. Výdaje jdou rovnou k účetnímu. Pro malou firmu to smysl dává, jen tím mizí jediné místo, kde by se chyba dala zachytit dřív než v účetnictví.

Kdo komu schvaluje, zjistíte v přehledu

Přehled schvalování má záložky Lidé, Týmy, Projekty a Karty a u každého záznamu ukazuje úroveň, schvalovatele a Zdroj, tedy jestli se řídí firmou, týmem, nebo má vlastní nastavení. Je to nejrychlejší způsob, jak najít, kde někdo vypadl z pravidla.

Týmové a projektové není pořadí, ale rozcestník

Nejsou to dvě úrovně vedle sebe. Každá vede položku úplně jinudy:

• Týmové schvalování: výdaj jde podle svého vlastníka, a pokud je placený kartou, podle schvalovatele té karty. Výdaj připojený k cesťáku se řídí schvalovatelem cesťáků a schvalovatel karty se na něj neuplatní.
• Projektové schvalování: každý výdaj jde podle projektu, který je na něm zvolený. Na tým, uživatele ani kartu se nehledí a rozdíl mezi výdajem a cesťákem mizí.

Přepnutí tedy není zjemnění pravidel, ale výměna celého systému.

Projektové schvalování si vynutí projekt jako povinné pole

Přepnutím se Projekt sám zapne mezi povinnými poli u výdajů i u cesťáků a vypnout ho už nejde, dokud je projektové schvalování zapnuté. Dává to smysl: bez projektu by výdaj neměl komu jít.

Aplikace vás navíc nepustí přepnout, dokud máte schválené výdaje, žádosti nebo zprávy bez projektu, a vypíše, kterých se to týká. Doplňte je nejdřív.

Při projektovém schvalování má peníze na cestu na starost firma

Když si cestující v žádosti řekne o peníze na kartu, aplikace v tu chvíli ještě neví, jaký projekt na výdajích bude, a projekt se navíc může změnit. Proto se dobití v projektovém režimu povolí jen tehdy, pokud má firma nastaveného výchozího schvalovatele výdajů. Bez něj se karta k výběru vůbec nenabídne.

Co se dá nastavit na týmu

Záložka Schvalování u týmu drží pět nastavení: schvalovatele výdajů, schvalovatele cesťáků, schvalovatele karet, schvalovatele dobití a příjemce notifikací o dobití. U výdajů a cesťáků se přitom zadává první i druhý stupeň, stejně jako na firmě.

Projekt oproti tomu unese jen schvalovatele výdajů a týmová karta všechno kromě schvalovatele cesťáků.

Firma, tým, uživatel, a co koho přebíjí

V týmovém režimu je firemní nastavení nejníž a přebíjí ho tým, uživatel i týmová karta. Celé pořadí popisuje Jak funguje schvalování; jednotlivého uživatele nastavíte podle Úprava uživatele a tým podle Týmy.

Notifikace o dobití karet

Na téže obrazovce určíte, kdo dostává notifikace o dobití karet. Se schvalováním výdajů to nesouvisí. Je to samostatný příjemce.