Karta s limitem: dejte lidem svobodu utrácet a přesto mějte kontrolu
Chcete uspořit čas a práci celé firmě? Vyzkoušejte firemní kartu. Nikdo nemusí platit ze svého, neřešíte vracení peněz a nikdo neluští zmačkané účtenky. Obava, že se útrata vymkne z rukou, přitom nemusí být na místě. Stačí předem rozhodnout, kdo bude kolik utrácet. Jak na to?
Zákazy ani neomezená svoboda nefungují
Představte si typický den u vás ve firmě. Obchodní zástupce potřebuje zaplatit parkování u klienta, řidič natankovat, marketing uhradit předplatné… Pokud nemají firemní kartu, platí ze svého nebo si berou zálohy, které pak někdo musí vyúčtovat. V horším případě koluje jedna sdílená karta, u které nikdo neví, kdo co zaplatil.
Řešením jsou předplacené firemní karty Fidoo. Pracují jen s penězi, které na ně pošlete, a jsou odděleny od hlavního firemního účtu. Když se karta ztratí nebo ji někdo zneužije, jsou v ohrožení pouze peníze na ní, nikoli na účtu firmy. Spolu s Expense Managementem tak drží firemní výdaje pod kontrolou, ať máte v týmu pět, nebo padesát lidí.
Limity nastavíte podle zaměstnance, týmu nebo projektu. Peníze na kartu můžete posílat dvěma způsoby:
- Automaticky – karta se sama dobije třeba každý první den v měsíci nebo kdykoli zůstatek klesne pod zvolenou hranici. Hodí se na pravidelné výdaje.
- Ručně – peníze pošlete, když jsou potřeba. Vhodné pro jednorázové nákupy nebo karty, které se používají jen občas.
Výši limitu nemusíte odhadovat z hlavy. Podívejte se, kolik daný zaměstnanec utratil za poslední dva až tři měsíce, a přidejte rozumnou rezervu. Když je potřeba prostředků víc, limit jednoduše navýšíte.
Tři páky kontroly
Výdaje na firemní kartě můžete ohlídat ve třech ohledech. Představte si je jako tři páky:
- Limit – určujete, kolik peněz má kdo k dispozici.
- Pravidla plateb – rozhodujete, kde, jak a kdy se dá kartou platit.
- Schvalování – kontrolujete, na co peníze šly a jestli výdaj dává smysl.
Limit a pravidla fungují jako prevence: platba, kterou nepovolují, vůbec neprojde. Schvalováním ověříte, jestli nákup opravdu patří k zakázce, ke které ho zaměstnanec přiřadil.
Pravidla plateb: kde a jak se kartou platí
U každé karty Fidoo si zvlášť určíte:
- Výběry hotovosti – povolit, nebo úplně vypnout.
- Online platby – zapnout třeba jen marketingu, který platí reklamu a předplatné.
- Platby na terminálu – vypnout tam, kde karta slouží jen k nákupům na internetu.
- Dny v týdnu – omezit placení například jen na pracovní dny.
- Jen autodoprava – karta projde jen za palivo, parkování nebo mytí auta.
Omezení na autodopravu se hodí pro firemní auta: řidič zaplatí všechno, co k autu patří, ale v elektru nebo v restauraci kartou nezaplatí.
Schvalování: když pravidlo nestačí, rozhodne člověk
Ne každý výdaj se dá dopředu popsat pravidlem. Proto si ve Fidoo nastavíte schvalovací proces na míru – podle týmů, projektů, zakázek nebo jednotlivých lidí. Výdaj tak jde rovnou za tím, kdo o daném rozpočtu rozhoduje.
V praxi to vypadá takhle:
- Zaměstnanec zaplatí kartou a v aplikaci vyfotí účtenku. Systém ji sám přiřadí k transakci.
- Schvalovatel dostane upozornění a výdaj schválí z mobilu jedním kliknutím.
- Schválené výdaje exportujete do účetního systému
,bez přepisování a bez papírů.
Nemusíte se obávat, že by se na nějaký výdaj zapomnělo. Aplikace posílá automatické připomínky a vy si můžete zapnout upozornění na telefonu.
Jak pravidla citlivě zavést
Limity můžou na některé zaměstnance působit jako známka nedůvěry. Když víte, proč jste je nastavili, a důvody týmu srozumitelně vysvětlíte, lidé rychle ocení jejich výhody. Tady je pár tipů, jak na to:
- Začněte daty. Projděte, kolik a za co jednotlivé týmy utrácely.
- Vysvětlete proč. Pravidla nejsou kontrola lidí, ale ochrana jejich času i firemních peněz. Kdo ví, kolik má k dispozici, nemusí se před každým nákupem ptát.
- Nastavte a sledujte. První měsíc mějte zapnuté notifikace. Rychle uvidíte, kde pravidla drhnou.
- Dolaďte. Po měsíci upravte limity podle skutečné útraty.
Podrobný přehled všeho, co se dá na kartě nastavit, najdete v článku Platební karty pro zaměstnance: Jak na nich nastavit pravidla.
Kartu navíc můžete bezpečně svěřit i brigádníkům. Po skončení spolupráce s nimi kartu v aplikaci trvale zablokujete a máte hotovo. Víc o tom najdete v článku Jak dát brigádníkovi kartu a mít útratu pod kontrolou.
Časté otázky
Můžu nastavit každému zaměstnanci jiný limit?
Ano. Limity nastavíte podle zaměstnance, týmu nebo projektu a když je potřeba víc, jednoduše je navýšíte.
Dá se na kartě zakázat výběr hotovosti nebo platby online?
Ano. Výběry hotovosti, online platby i platby na terminálu zapnete nebo vypnete u každé karty zvlášť. Placení můžete omezit i na vybrané dny v týdnu nebo jen na autodopravu.
Co když zaměstnanec potřebuje zaplatit víc, než má na kartě?
Limit jednoduše navýšíte nebo na kartu pošlete peníze ručně. U pravidelných výdajů se vyplatí automatické dobíjení, díky kterému karta nezůstane prázdná.
Kdo výdaje schvaluje?
To určíte vy. Schvalovací proces nastavíte podle týmů, projektů, zakázek nebo jednotlivců. Schvalovatel pak výdaj potvrdí z mobilu jedním kliknutím.
Co když zaměstnanec kartu ztratí nebo z firmy odejde?
Kartu v aplikaci okamžitě dočasně uzamknete, nebo trvale zablokujete. Karta je předplacená a oddělená od firemního účtu, takže peníze na účtu zůstávají v bezpečí.