Jak oddělit firemní a osobní výdaje jako OSVČ
Platíte nájem kanceláře nebo dílny, materiál i nákup v supermarketu z jednoho účtu? Nejste sami a zákon vám to nezakazuje. Jsou ale čtyři situace, kdy vás jeden účet na všechno může stát čas i peníze. Projdeme, co po vás zákon chce, kdy se jeden účet prodraží a jak si výdaje oddělit tak, aby to dávalo smysl pro vaše podnikání.
Musí mít OSVČ podnikatelský účet?
Ne, ze zákona ne. Jako fyzická osoba můžete podnikat i s běžným osobním účtem a žádný předpis vám samostatný podnikatelský účet nepřikazuje. Platí to v paušální dani, s výdajovým paušálem i se skutečnými výdaji. Úplně bez pravidel to ale není. Pozor na tři věci:
- Platby nad 270 000 Kč – zákon o omezení plateb v hotovosti vyžaduje, aby platby mezi stejnými stranami nad 270 000 Kč za den proběhly bezhotovostně. Podnikateli za porušení hrozí pokuta až 5 000 000 Kč.
- Plátci DPH – účty, které používáte k podnikání, oznamujete finančnímu úřadu a ty se zveřejňují v registru plátců. Když podnikáte přes osobní účet, bude veřejně vidět i jeho číslo.
- Podmínky banky – řada bank v podmínkách osobních účtů uvádí, že nejsou určené k podnikání. Když na účtu podnikání zjistí, může vás vyzvat k převodu na podnikatelský účet.
Čtyři situace, kdy se míchání účtů prodraží
Většinou jeden účet na všechno nikomu nevadí. Rozdíl poznáte ve chvíli, kdy se do výpisu podívá někdo další – odběratel, finanční úřad, banka nebo účetní.
- Jste plátce DPH a odběratel vám platí na nezveřejněný účet – odběratel, který je plátcem DPH, může ručit za DPH, kterou byste neodvedli, když vám zaplatí na účet, který nemáte zveřejněný v registru plátců. Do konce roku 2024 to platilo až u úplaty nad 540 000 Kč. Novela zákona o DPH tuto hranici od 1. ledna 2025 zrušila (zákon č. 461/2024 Sb.). Odběratele mohou trvat na platbě na zveřejněné účty – a když fakturujete na jiný, můžete na peníze čekat, dokud to nevyřešíte.
- Finanční úřad prochází váš výpis – při kontrole může správce daně projít všechny pohyby na účtu, přes který podnikáte, i ty soukromé. Každou příchozí platbu, která není z faktury, pak vysvětlujete: dar od rodičů, vratku z e-shopu, splátku od kamaráda. Se samostatným účtem ukazujete jen to, co se podnikání týká.
- Banka si všimne podnikání na osobním účtu – může vás vyzvat k převodu na podnikatelský účet s jiným ceníkem. Když to přijde v nevhodnou chvíli, měníte číslo účtu na fakturách a u všech odběratelů najednou.
- Platíte účetní za třídění – výpis, kde se podnikání mísí s nákupy potravin, musí účetní procházet ručně a ten čas platíte vy. Se skutečnými výdaji navíc snadno přehlédnete výdaj, který jste si mohli odečíst. A přehled příjmů potřebujete i v paušální dani – kvůli limitu pásma a hranici 2 000 000 Kč.
Tři úrovně oddělení a co která vyřeší
Nemusíte hned zakládat nový účet. Stačí zvolit úroveň, která pokryje vaše riziko. Úrovně se liší tím, kolik toho oddělí. Samostatný účet rozdělí příjmy i výdaje, samostatná karta jen výdaje a kategorizace vám dá přehled, ale peníze dál tečou přes jeden účet.
Kterou úroveň zvolit, napoví tři otázky:
- Jste plátce DPH? Nejvíc starostí vám ušetří samostatný účet, který máte zveřejněný v registru plátců.
- Uplatňujete skutečné výdaje? Pomůže samostatná karta. Podnikatelské výdaje i doklady máte pohromadě a nic nepřehlédnete.
- Máte výdajový paušál nebo paušální daň? Pro daně vám stačí přehled příjmů a nezaplacených faktur. Karta nebo kategorizace vám pomůže hlavně s tím, abyste věděli, kolik vám z podnikání zbývá.
Platí-li pro vás víc odpovědí, řiďte se tou první. Levnou variantou bývá i druhý běžný účet, pokud ho vaše banka k podnikání dovolí. Co přesně musíte v jednotlivých daňových režimech evidovat, najdete v článku Řízení výdajů pro OSVČ.
Co s tím, když už rok platíte všechno z jednoho účtu
Nic se neděje. Jen si udělejte pořádek dřív, než se k výpisu dostane někdo jiný. Smíšený účet sám o sobě zákon neporušuje, takže peníze zpětně převádět nemusíte. Stačí výpis roztřídit tak, aby u každé platby bylo jasné, jestli patří k podnikání. Zvládnete to za jedno odpoledne:
- Stáhněte výpisy za celý rok, ideálně v CSV, ať je můžete třídit v tabulce.
- Označte příjmy z podnikání a spárujte je s vystavenými fakturami. U ostatních příchozích plateb si poznamenejte, odkud jsou.
- Označte podnikatelské výdaje – pokud uplatňujete skutečné výdaje, dohledejte k nim doklady v e-mailu, v e-shopech nebo u dodavatele. S výdajovým paušálem nebo v paušální dani je pro daně nepotřebujete.
- Převody mezi sebou a podnikáním nechte stranou – peníze, které si z podnikání vezmete pro sebe, nejsou daňový výdaj, a soukromé peníze vložené do podnikání nejsou příjem.
- Od dalšího měsíce platby oddělte – účtem, kartou, nebo aspoň štítky v internetovém bankovnictví. Plátce DPH, který si pro podnikání založí nový účet, ho musí oznámit finančnímu úřadu, aby se objevil v registru plátců.
- Výsledek předejte účetní i s poznámkami k nejasným platbám.
Do tabulky stačí přidat jeden sloupec a ke každé platbě do něj napsat, o co jde: příjem z podnikání, výdaj z podnikání, soukromá platba, nebo převod mezi vámi a podnikáním. Účetní se pak nemusí doptávat na každou platbu zvlášť.
Jedno auto a jeden telefon na obojí
Věci, které používáte soukromě i k podnikání, si do výdajů započítáte jen zčásti. Řešíte to ale jen tehdy, když uplatňujete skutečné výdaje. S výdajovým paušálem a v paušální dani jsou výdaje už zahrnuté a nic dalšího neřešíte.
U auta máte dvě cesty. Buď uplatníte skutečné výdaje v poměru podnikatelských kilometrů podle knihy jízd, včetně odpisů vozidla. Nebo zvolíte paušál na dopravu:
- 5 000 Kč měsíčně na vozidlo, když auto jezdí i soukromě, krátí se na 4 000 Kč,
- nejvýš na tři vozidla,
- palivo a parkovné jsou v paušálu, takže u téhož vozidla ho v daném roce nekombinujete se skutečnými výdaji na palivo,
- při kráceném paušálu uplatníte i opravy a servis jen z 80 %.
Příklad: když podle knihy jízd jezdí auto z 60 % pro podnikání, uplatníte 60 % výdajů na palivo, servis i odpisy. S kráceným paušálem uplatníte u téhož auta 4 000 Kč měsíčně, tedy 48 000 Kč ročně, bez ohledu na ujeté kilometry.
Pozor, paušál řeší jen daň z příjmů. Plátce DPH, který si nárokuje odpočet DPH z paliva, knihu jízd potřebuje i tak. U telefonu a internetu je to podobné. Uplatníte podnikatelskou část a poměr musíte umět zdůvodnit. Nejjednodušší je mít na podnikání samostatné číslo nebo tarif – ten pak uplatníte celý.
Nechcete zakládat nový účet? Oddělte aspoň výdaje
Nejlevnější způsob, jak oddělit podnikatelské platby bez nového bankovního účtu, je samostatná karta. S firemní kartou Fidoo platíte podnikatelské nákupy z vlastního zůstatku a příjmy vám dál chodí na váš stávající účet. Co tím získáte:
- Oddělené peníze bez druhé banky – kartu dobíjíte ze svého účtu ručně, nebo automaticky inkasem.
- Účtenky bez dohledávání – vyfotíte je do aplikace hned po zaplacení a účetní dostane výdaje pohromadě.
- Vlastní pravidla – na kartě můžete třeba zakázat výběry hotovosti.
- Levnější tankování – na více než 400 zapojených stanicích vás litr vyjde o 2,50 Kč levněji, než je vyhlašovaná cena, a náklady na auto máte oddělené.
Základní tarif stojí 330 Kč měsíčně bez DPH a zahrnuje nejvýš 2 uživatele a 2 karty.
Nejčastější otázky (FAQ)
Musí mít OSVČ podnikatelský účet?
Ne. Zákon OSVČ samostatný podnikatelský účet nepřikazuje. Plátce DPH ale účty, které k podnikání používá, oznamuje finančnímu úřadu a ty se zveřejňují v registru plátců.
Můžu podnikat přes soukromý účet?
Ano. Ověřte si ale podmínky své banky – řada z nich osobní účty k podnikání nepovoluje.
Mám jeden účet pro firmu i sebe. Musím to řešit hned?
Ne. Udělejte si pořádek podle postupu výše a od dalšího měsíce platby oddělte. Pokud jste plátce DPH, zkontrolujte hned, jestli účet, na který vám odběratelé platí, máte zveřejněný v registru plátců.
Může být podnikatelský účet zdarma?
Ano. Některé banky vedou účty pro podnikatele bez poplatku, často za podmínek, jako je měsíční obrat. Než účet založíte, porovnejte ceník i podmínky.
Můžu z podnikatelského účtu zaplatit i soukromý nákup?
Ano, jako OSVČ s penězi na podnikatelském účtu volně nakládáte. Soukromý nákup jen neuplatňujte jako výdaj a v evidenci ho označte jako soukromý.
Kde zjistím, jaký účet mám zveřejněný?
V registru plátců DPH na webu Finanční správy. Vyhledáte se podle DIČ a uvidíte všechny zveřejněné účty.
Je karta Fidoo podnikatelský účet?
Ne. Fidoo není banka ani bankovní účet. Karty Fidoo jsou napojené na platební účet u Direct Fidoo Payments, který dobíjíte ze svého bankovního účtu. Příjmy od odběratelů vám dál chodí na váš bankovní účet.
S kartou Fidoo oddělíte podnikatelské platby bez nového bankovního účtu a účtenky máte v aplikaci hned po zaplacení.