Složité počítání diet a jiné přežitky českých firem
Výpočet diet v ČR je jednou z těch činností, ke které účetní stále používají tabulky. V lepším případě ty v Excelu. To samozřejmě vede k větší chybovosti a zdlouhavému schvalování. A z vyúčtování se pak zbytečně stává postrach. Jakých dalších přežitků se české firmy drží zuby nehty a jak by jim bylo bez nich? Dozvíte se v článku.
Výpočet stravného s kalkulačkou
Když se dnes bavíme o zjednodušení firemních procesů, většinou máme na mysli digitalizaci, automatizaci nebo pružnější formy práce. Ale pak tu máme téma, které jako by uvízlo v minulém století: diety v ČR.
Zaměstnanec odjíždí na služební cestu, vyplňuje papírový cestovní příkaz, počítá minuty a hodiny, porovnává to s tabulkami Ministerstva práce a sociálních věcí a na konci – pokud má štěstí – mu vyjde částka, která sotva pokryje oběd ve středně drahé restauraci.
A teď si představte, že stejný zaměstnanec jede na služební cestu na Slovensko. Diety se tady řídí trochu jinými pravidly a často ještě větší byrokracií. Základní sazba stravného pro pracovní cesty do zahraničí v případě Slovenska je jen začátek labyrintu, ve kterém se musí vyznat nejen zaměstnanec, ale p ředevším účetní oddělení.
Nároky na diety v ČR: Co říká zákon, a co realita
Zákoník práce v Česku definuje jasně, že každý zaměstnanec vyslaný na pracovní cestu má nárok na stravné, tedy tzv. diety. Výše diet se odvíjí od délky cesty v daném kalendářním dni. Základní rozdělení zní jednoduše:
- 5 až 12 hodin: minimálně 148 Kč
- 12 až 18 hodin: minimálně 225 Kč
- nad 18 hodin: minimálně 353 Kč
(Kompletní přehled diet v ČR i zahraničí pro rok 2025 naleznete zde .)
Jenže tady jednoduchost končí. Existují další proměnné – poskytování bezplatného jídla, kombinace více kratších cest během dne, zaměstnanci s nepravidelnou pracovní dobou, nebo tzv. „zahraniční pracovní cesta“. V praxi se pak výpočet diet v ČR stává neuvěřitelně složitou excelovou tabulkou plnou podmínek, zaokrouhlování a výjimek.
A právě zde se začíná projevovat zásadní problém – většina českých firem stále přistupuje k výpočtu diet jako k posvátné účetní alchymii, kterou není radno měnit. Místo zjednodušení procesů vzniká zbytečná administrativní zátěž pro zaměstnance, personalisty i účetní.
Když technologie nestačí: Přežitky ve firemní kultuře
Mnohé firmy sice převedly papírové formuláře na elektronické žádanky, ale samotný princip výpočtu zůstal nezměněný. Nároky na diety v ČR tak často vedou ke zbytečnému vnitrofiremnímu napětí – zaměstnanci si stěžují, že dostávají méně, než by měli, a účetní jsou zahlceni ručním kontrolováním každé minuty cesty.
To vše kvůli několika desítkám korun. Nezřídka se stává, že firemní politika odmítá poskytovat vyšší než zákonem stanovené minimum, i když by mohla. Přitom právě přístup k dietám může být vnímán jako projev důvěry a ocenění pracovníků, kteří tráví hodiny či dny mimo domov kvůli práci.
Ve srovnání se západními zeměmi je přístup k dietám v ČR často vnímán jako zastaralý. Zatímco v některých firmách v Německu či Skandinávii se náhrady za pracovní cesty řeší paušálně a bez zbytečné byrokracie, u nás je stále zvykem počítat doslova každou minutu.
Diety a Slovensko: Sousední stát, podobné problémy
A jak je to na Slovensku? Situace je obdobná. Slovenský zákoník práce taktéž definuje nároky na diety, a to jak pro cesty v rámci republiky, tak pro zahraniční pracovní cesty. Sazby jsou podobné jako v Česku, i když se pravidelně valorizují v návaznosti na inflaci. Přesto však zůstává hlavním problémem složitost výpočtu a těžkopádnost celého systému.
Zajímavostí je, že některé slovenské firmy již přecházejí na jednodušší modely vyplácení náhrad, například formou paušálů nebo fixních příspěvků, čímž se snaží zbavit zbytečné administrativy.
Papírový cestovní příkaz = symbol doby minulé
Jedním z nejviditelnějších přežitků, který se stále drží v mnoha českých firmách zuby nehty, je papírový cesťák. Tedy cestovní příkaz vyplňovaný ručně, podepisovaný na několika místech a následně fyzicky kolující mezi zaměstnancem, nadřízeným, účetní a často i archivem (tip: co je cestovní příkaz, jaké jsou jeho náležitosti a kdy je třeba ho vyplnit, najdete v tomto článku). Když máme chytré telefony v kapse 24/7 a cloudová řešení dostupná na pár kliknutí, působí tent o systém jako z jiné galaxie.
Jak z toho ven? Řešením je digitalizace správy výdajů
Pokud bychom se chtěli posunout dál, nabízí se digitalizace procesů spojených s vyplácením náhrad a využívání chytrých nástrojů pro automatický výpočet cestovních náhrad. Třeba Expense Management od Fidoo dokáže ušet řit desítky hodin práce měsíčně.
Aktuální podoba výpočtu diet v Česku i na Slovensku připomíná spíše účetní archeologii než nástroj moderního HR. Nároky na diety v ČR by měly být nejen dodržovány, ale také zjednodušeny tak, aby sloužily svému účelu – tedy podporovat zaměstnance, ne je zahlcovat papírováním.
Zatímco s jejich nastavením toho moc neuděláte, díky automatizaci zaměstnaneckých výdajů se můžete vyhnout případným problémům s kontrolou ze strany finančního úřadu. A vaši kolegové už nebudou pobíhat po firmě s kalkulačkou a řešit, jestli mají nárok na 205 nebo 307 korun. A zase se o trochu posuneme od přežitků k potřebné efektivitě.
Snadná automatizace cestovních příkazů i náhrad
Ani cesťák už dávno nemusí být papírový. Moderní nástroje, například řešení od Fidoo, umožňují kompletní digitalizaci procesů spojených se služebními cestami. Zaměstnanci zadávají cesty přes intuitivní aplikaci, nadřízení je jednoduše schvalují pouhým kliknutím z mobilu, výpočty se provádějí automaticky a veškeré doklady – včetně elektronických účtenek – jsou k dispozici online a evidované v souladu s legislativou. Zapomeňte na šanony plné ručně sepsaných výkazů a excelové tabulky, které z vaší kanceláře dělají archiv.
Efektivita tu hraje hlavní roli: každá jízda je zaznamenána rychle a bez zbytečných chyb, systém umožňuje snadné zpětné kontroly. Na konci měsíce má fleet manager i účetní přesný přehled o stavu všech knih jízd a cestovních příkazů – bez nutnosti lovit papíry po stole.
Přechod na správné elektronické řešení zaměstnaneckých výdajů vám ušetří čas, nervy i peníze. A kdo jednou digitalizovanou cestu zažije, už se k papíru nechce nikdy vrátit. Čím dříve se rozhodnete pro změnu, tím lépe.