Na první pohled může výrobní firma běžet hladce. Strojní linka pracuje, zakázky odcházejí včas a zaměstnanci jsou vytížení. Přesto se stává, že marže klesá a výsledky neodpovídají očekávání. České výrobní firmy totiž často ztrácí peníze tam, kde to na první pohled není vidět. Ať už jde o drahé přesčasy, skryté prostoje, drobné pravidelné výdaje nebo přebujelá administrativa výsledkem je tichý únik z firemních financí. Podívejme se na 5 oblastí, které by měli mít CFO i CEO výrobních firem pod drobnohledem.

1. Neplánované přesčasy zaměstnanců

Záskok za nemocného kolegu, špatně nastavené směny nebo výroba tlačená na poslední chvíli. Neplánované přesčasy navyšují mzdové náklady, zatěžují zaměstnance a v dlouhodobém horizontu snižují produktivitu.

Problém je, že spousta SME přesčasy vůbec nesleduje jako samostatnou nákladovou položku. V účetnictví se objeví jen navýšené mzdy, ale nikdo si nevyčíslí skutečný dopad na cash-flow a marži. Přesčas často kryje neefektivní plánování výroby nebo nedostatek kapacit, ale místo systémového řešení se náklady jen zalepí prací navíc.

Tip: Započítejte do rozpočtu nejen základní mzdy, ale i náklady na přesčasy a ztrátu výkonu.

2. Kolísání cen energií

Energie tvoří u výrobní firmy významnou část nákladů. Firmy přitom často počítají s průměrnou cenou, ale realita se mění podle trhu i sezóny. Výsledek? V jednom měsíci je vše v pořádku, v dalším přichází nečekaný zásah do cash-flow a finančního zdraví firmy.

Skryté náklady vznikají i v samotné spotřebě – zastaralé stroje, neefektivní technologie nebo prosté nehlídání provozních režimů znamenají, že firma platí více, než by musela. Přitom jen základní monitoring spotřeby a vyhodnocování odchylek ukáže, kde energie a peníze mizí.

Tip: Nespoléhejte se jen na průměrná čísla. Sledovat spotřebu a plánovat rezervy podle reálných výkyvů je nutnost. Pokud dokážete promítnout energetické náklady do rozpočtů v reálném čase, získáte stabilnější predikce a snížíte riziko náhlých finančních šoků.

3. Odstávky strojů a výroby

Každá hodina neplánovaného prostoje stojí peníze. Nejde jen o samotnou opravu, ale i o nevyužitou kapacitu, zpožděné zakázky a někdy i nutnost platit zaměstnancům přesčasy, protože se musí práce dohnat. V účetnictví se tento náklad obvykle projeví jen jako servisní faktura nebo cena náhradního dílu. Jenže skutečný dopad na finanční zdraví firmy bývá několikanásobně vyšší. Od ztráty tržeb až po oslabení vztahů se zákazníky kvůli nedodržení termínů.

U menších SME bývá problém i v samotné evidenci. Prostoje nejsou vedeny systematicky, často se zapíší jen do interní tabulky nebo se vůbec nevyčíslí. Přitom právě pravidelná evidence výdajů spojených s odstávkami ukáže, zda se firmě vyplatí investovat do modernizace technologií, preventivního servisu nebo do digitalizace plánování výroby.

Tip: Zaveďte pravidelný reporting prostojů a jejich vyčíslení do rozpočtu. Jen pokud uvidíte jejich dopad v číslech, můžete hledat cesty, jak odstávky minimalizovat. Ať už údržbou, lepším plánováním nebo nasazením online expense managera, který vám pomůže spojit skutečné provozní náklady s finančními výsledky.

4. Drobné, ale opakované výdaje

Pracovní pomůcky, menší nákupy nebo servisní výjezdy… Jednotlivě vypadají zanedbatelně, ale v součtu se snadno vyšplhají na desítky tisíc měsíčně. Problém je, že tyto drobné výdaje se často ztratí mezi velkými položkami a CFO je uvidí až zpětně.

V praxi to znamená hromadu účtenek, které musí někdo dohledat, zkontrolovat a zaúčtovat. Účetní i manažeři pak tráví čas zbytečným papírováním místo práce, která firmě vydělává peníze. Řešením je digitalizace účetních dokladů a jasná evidence výdajů, která přináší transparentnost a úsporu času. 

Moderní expense management dokáže výdaje zac hytit v reálném čase. Zaměstnanec zaplatí firemní kartou, doklad vyfotí do aplikace. Výdaj se rovnou spáruje s kategorií, což šetří práci účetnímu oddělení a zlepšuje přehled o finančním zdraví firmy. Proč tedy využívat firemní předplacené karty?

• každá platba je vidět v reálném čase, takže nic neuteče pozornosti
• zaměstnanec nahraje účtenku přímo do aplikace, odpadá papírování
• výdaje se automaticky kategorizují a jsou připravené pro účetnictví
• možnost nastavit limity na kartách
• přehled o celkových nákladech díky digitální evidenci výdajů
• snadné sledování i menších položek, které se jinak ztratí mezi velkými

Podobně lze vyřešit i cestovní náklady. Namísto složitých tabulek a papírových formulářů cestovního příkazu máte cesťák online, kde jsou všechny informace přehledně uložené a okamžitě dostupné.

Tip: Nastavte si limity a kategorizaci pro drobné nákupy a využijte automatizaci účetnictví. Díky ní budete mít jistotu, že žádná položka nezmizí z dohledu a že vaše digitalizace účetních dokladů přináší skutečný užitek.

5. Compliance a administrativa

Administrativa a povinné reporty stojí SME firmy každý měsíc hodiny času. Od kontrolních hlášení po papírové doklady. Každý zbytečný formulář znamená méně času na strategické řízení a horší přehled o firemních financích. Když se k tomu přidají i zapomenuté nebo opožděně zpracované výdaje, vzniká neviditelný žrout cashflow. 

Řešením je chytrá práce s daty a rychlost, kterou přináší expense management. S Fidoo vidíte transakce i nahrané doklady v reálném čase, takže odpadá čekání na papírové podklady a manuální dohledávání. Účetní i manažeři mají všechny informace na jednom místě, automaticky se třídí a propojují. Díky tomu si snadno spočítáte skutečnou cenu compliance a přestanete ztrácet čas i peníze tam, kde to není nutné.

Tip: Zmapujte, kolik hodin tráví vaši lidé papírováním. Kolik času by mohli věnovat užitečnějším věcem, kdyby měli data přehledně po ruce v reálném čase?

Expense Management jako nástroj proti skrytým nákladům

Skryté náklady se často ztratí v běžném provozu, protože firmy nemají v reálném čase data o tom, kde peníze mizí. Moderní Expense Management dokáže tuto mezeru zacelit. 

Díky firemním platebním kartám má CFO okamžitý přehled o drobných výdajích. Každý nákup je vidět v systému hned, zaměstnanec připojí účtenku a výdaj se automaticky zařadí. Podobně cestovní příkazy a kniha jízd odstraňují administrativu u služebních cest a zajišťují, že žádný náklad nezmizí mezi formuláři.

Výsledek? Transparentní firemní finance v reálném čase, méně chyb a lepší kontrola nad výdaji, které jsou pro každou českou výrobní firmu klíčové.

Zapněte radar na skryté náklady

České výrobní firmy často přicházejí o peníze na místech, která se v klasickém rozpočtu snadno přehlédnou: přesčasy, energie, odstávky, drobné výdaje a administrativa. CFO i CEO by proto měli mít radar nastavený právě sem.

Moderní Expense Management ukáže, kde náklady vznikají, a umožní je řídit v reálném čase. Pokud chcete mít firemní finance pod kontrolou a přestat ztrácet peníze na skrytých místech, podívejte se, jak vám může pomoci Fidoo.