Jak si jako CFO udržet pořádek ve financích i během vánočních večírků

Vánoční sezóna je pro CFO obdobím, kdy se běžný finanční provoz potkává s nadstandardním množstvím jednorázových výdajů. Zatímco zbytek firmy řeší program večírku a dárky pro kolegy, vy vidíte hlavně rozpočty na akce, klientské pozornosti, zvýšené cestování a blížící se roční uzávěrku. Právě kombinace těchto položek snadno zakryje skutečné náklady a ztíží udržení jasného přehledu o firemních financích.

V článku se proto podíváme na hlavní rizika, která vánoční období pro CFO přináší, a na to, jak je snadno zvládnout pomocí Fidoo platebních karet a aplikace Expense Management.

1. Rozpočet na večírek, který nenápadně roste

Vánoční večírek začíná jako dobře naplánovaná akce s pevně daným rozpočtem na místo konání, catering a doprovodný program. Postupem času se ale seznam nákladů rozšiřuje. Přikupuje se občerstvení, řeší se doprava, půjčuje technika, dokupují dekorace a ceny do tomboly.

Jakmile se tyto výdaje začnou platit z několika firemních karet nebo v hotovosti, rychle mizí jasný přehled o celkové útratě i o tom, kdo kterou platbu schválil. V lednu pak účetní dohledávají účtenky a CFO zjišťuje, že skutečné náklady jsou výrazně vyšší, než ukazoval původní plán.

2. Dárky a benefity bez jednotných pravidel

Dárky pro klíčové klienty, poukázky pro zaměstnance nebo menší pozornosti pro partnery – všechny tyto výdaje by měly mít jasně nastavené limity a pravidla. V reálném provozu se ale často stává, že manažeři objednají dárky podle vlastního uvážení a bez průběžné kontroly celkových nákladů.

Bez jednotného systému je pak složité zpětně určit, kolik stálo konkrétní oddělení, klient nebo typ benefitu. To komplikuje rozdělení nákladů i správné daňové posouzení a vede k ručnímu rozepisování položek, které by ideálně měly být jasné na první pohled.

3. Více cest, setkání a reprezentace

Před Vánoci přibývá osobních setkání s klienty, týmových akcí, konferencí i cest na pobočky. S tím souvisejí výdaje za dopravu, ubytování, restaurace a reprezentaci, která má navíc specifická daňová pravidla.

Pokud zaměstnanci platí vlastní kartou nebo sdílenou firemní kartou, může být obtížné odlišit standardní provozní náklad od reprezentace či neveřejného benefitu. CFO pak často řeší opožděně předané faktury, neúplné doklady a diskuse o tom, co do rozpočtu skutečně patřilo a co už ne.

4. Rovnováha mezi štědrostí a cashflow

Konec roku přináší tradiční nárůst výdajů: vyplácení bonusů, posilování marketingu nebo obnovy smluv. Zároveň ale narůstá riziko opožděných plateb, které mohou klíčové příjmy posunout až do nového roku.

CFO musí nalézt rovnováhu mezi přáním vedení a HR být štědří a potřebou zachovat zdravé provozní cashflow. Bez přesného přehledu o očekávaných příjmech a závazcích je obtížné obhájit, kdy jsou další výdaje ještě bezpečné – a kdy už by mohly narušit finanční stabilitu firmy.

Jak mít výdaje pod kontrolou?

Udržet výdaje pod kontrolou neznamená přidávat další pravidla nebo excelové tabulky. Klíčem je systém, který je snadný na používání, dává jasnou strukturu a hlídá limity za vás. To je podstata řešení Fidoo karet a Expense Managementu.

1. Oddělené rozpočty a karty pro jednotlivé akce

Namísto jedné univerzální firemní karty můžete pro klíčové vánoční akce (večírky, dárky pro klienty, teambuildingy) vytvořit samostatné karty nebo rozpočtové kapsy s jasně definovaným limitem.

• Každá karta má svůj vlastní strop i povolené typy výdajů.
• Po dosažení limitu se platby automaticky zastaví nebo vyžadují schválení.
• CFO díky tomu přesně vidí, kolik se kde utratí, aniž by musel kontrolovat každou položku ručně.

2. Schvalování výdajů ještě před jejich vznikem

V aplikaci můžete nastavit schvalovací workflow: uživatel požádá o navýšení limitu na kartě nebo o rozpočet na konkrétní akci a odpovědná osoba (CFO či finanční manažer) žádost jedním klikem schválí nebo zamítne.

• Schvalování probíhá online, bez zdlouhavých e-mailových koleček.
• Každá žádost má jasnou historii – kdo, kdy a co schválil.
• CFO může předem určit limit a systém následně pohlídá jeho dodržení.

3. Přehled v reálném čase místo excelového maratonu

Fidoo Expense Management zobrazuje všechny transakce z karet v reálném čase – včetně držitele karty, účelu výdaje a přiřazeného projektu nebo střediska.

• CFO vidí okamžitě, jak se plní rozpočet na večírek nebo klientské dárky.
• Není třeba čekat na bankovní výpis; případné odchylky lze řešit průběžně.
• Data lze snadno exportovat do účetního systému a použít pro měsíční i roční uzávěrky.

4. Digitalizace účtenek a jasná auditní stopa

Zaměstnanci mohou pořizovat fotografie účtenek přímo v aplikaci Expense Management a přiřazovat je ke konkrétním transakcím, které se ukládají k příslušné kartě a rozpočtu.

• Eliminace ztracených papírových dokladů.
• Kompletní auditní stopa: doklad, autor, účel.
• CFO získává jistotu správného doložení a daňového ošetření nákladů na reprezentaci a dárky.

5. Karty bez nutnosti chodit do banky

Nové karty pro zaměstnance nebo týmy lze ve Fidoo objednat online, bez nutnosti návštěvy bankovní pobočky. Standardně dorazí do 5–7 pracovních dní.

• Když potřebujete rychle přidat kartu pro organizátora večírku nebo marketingový tým, vyřídíte to snadno v aplikaci.
• CFO má díky tomu přehled o držitelích karet, jejich limitech i účelu jednotlivých karet.

Předem definované limity a automatizované procesy eliminují potřebu ručních zásahů do plánovaných akcí. Vánoční setkání se tak mohou uskutečnit bez negativního dopadu na průběh roční uzávěrky.