Jak mít agenturní spend pod kontrolou a neztratit tvář před klientem

Práce v agentuře je neustálé balancování mezi kreativitou, výkonem a financemi. Stačí, aby reklamní platforma strhla platbu ve špatnou chvíli, zablokovala jedinou firemní kartu nebo aby kurzový rozdíl ukrojil kus marže a místo ladění strategie trávíte čas hašením požárů, kterým šlo předejít. Největším strašákem přitom není samotné přečerpání rozpočtu, ale to, co následuje – ztráta důvěry klienta a pocit, že věci nejsou pod kontrolou.

Klíčem je řešení, které je jednoduché na používání, minimalizuje lidské chyby a dá se přizpůsobit stávajícímu způsobu práce – bez složité implementace a změny procesů. A Fidoo právě tohle umožňuje.

1. Jeden klient = jedna fyzická karta

Klasický model, kdy se vše platí z jedné firemní karty, je pro agentury rizikový. Když se karta zablokuje nebo se na ní vyčerpá limit, mohou se zastavit kampaně více klientů najednou a vzniká dominový efekt, který je těžké klientům vysvětlovat. 

S Fidoo může mít každý klient vlastní fyzickou kartu, ke které je předem nastavený rozpočet a pravidla použití. Díky tomu je riziko oddělené – problém u jednoho klienta neohrozí běh kampaní ostatních a zároveň je hned jasné, z jaké karty a pro jakého klienta byla konkrétní platba provedena. 

Objednání nových karet probíhá jednoduše online v aplikaci, bez nutnosti návštěvy banky. Karty po objednání standardně dorazí na zvolenou adresu do 5–7 pracovních dní.

2. Přesně nastavené limity místo nepříjemných překvapení

Reklamní systémy se někdy rozjedou rychleji, než bylo v plánu, nebo strhnou platbu se zpožděním oproti očekávání. To může vést k tomu, že se rozpočet, který měl být uzavřený, znovu otevře a utratí se víc, než bylo domluveno s klientem. 

Fidoo umožňuje nastavit pro každou kartu konkrétní limity – denní, měsíční nebo maximální částku, kterou lze utratit. Jakmile se karta blíží ke stanovené částce, systém upozorní odpovědné osoby, aby mohly včas zareagovat, upravit rozpočty nebo s klientem domluvit navýšení.

Tím se výrazně snižuje riziko neočekávaného přečerpání rozpočtu a agentura může klientovi s čistým svědomím říct, že rozpočet je technicky ošetřený i na úrovni plateb.

3. Výhodné FX kurzy pro zahraniční kampaně

Mnoho agentur spravuje kampaně v zahraničí a pravidelně platí v eurech nebo dolarech. Pokud se tyto výdaje hradí běžnými firemními kartami, mohou nevýhodné kurzové přepočty dlouhodobě snižovat marži na zakázkách, aniž by to bylo na první pohled vidět. 

Fidoo FX a zahraniční platby pomáhá firmám snižovat náklady na zahraniční platby a přinášet transparentní přehled o tom, kolik skutečně stojí jednotlivé kampaně v cizích měnách. Díky tomu mohou agentury lépe plánovat rozpočty, přesněji počítat návratnost investic do reklamy a současně neplýtvat penězi na zbytečných kurzových ztrátách.

Tento rozdíl je nejvíce znát u agentur, které měsíčně protáčejí desítky tisíc v zahraničních měnách – úspora na kurzech se zde rychle projeví v celkovém hospodaření.

4. Přehled v reálném čase místo zmatků v tabulkách

Mnoho agentur stále sleduje výdaje ručně – pomocí excelových tabulek, printscreenů z reklamních účtů a ručního párování transakcí z bankovních výpisů. To je náročné na čas, zvyšuje riziko chyb a odčerpává kapacitu accountů i financí od důležitější práce. 

Aplikace Fidoo poskytuje přehled všech transakcí v reálném čase na jednom místě – včetně informace, kdo platbu provedl, pro jakého klienta a v jaké měně. Transakce je možné třídit podle klientů, projektů nebo týmů a snadno z nich generovat exporty pro účetnictví a fakturaci.

To znamená méně interních dotazů na původce plateb a méně ruční administrativy. Finance mají kompletní auditní stopu a account manažeři mají kdykoli k dispozici podklady, které mohou sdílet s klientem jako důkaz transparentní správy jeho rozpočtu.

5. Jednoduchý systém, který posiluje důvěru klienta

Klienti dnes chtějí vidět nejen výsledky, ale i pořádek ve financích. S Fidoo může agentura jasně doložit každý výdaj za reklamu, konkrétní kampaň i použitou kartu. Tím dává klientovi najevo, že je partnerem, který má vše pod kontrolou. 

Aplikace Expense Management umožňuje nastavit pravidla tak, aby měli marketéři svobodu, ale zároveň je hlídaly finanční pojistky jako limity a schvalování. Accounti, nákupčí médií i finance tak pracují na jedné platformě, kde každý vidí to své. Jedni řeší výkon, druzí cashflow a vedení se může soustředit na budování vztahu s klientem. 

Zjistěte, jak snadno se dají hlídat rozpočty, když máte ten správný nástroj. Zanechte nám kontakt a my se vám brzy ozveme.