Léto ve firmě: čas zpomalit, nebo si udělat pořádek ve výdajích?

V hlavní sezoně na optimalizaci finančních procesů nezůstává moc času. Jede se z projektu do projektu a účetnictví jen stíhá zpracovávat, co přijde. V létě se tempo zpomalí a otevře se prostor podívat se na věci s odstupem:

• Máte klid dočistit resty z první poloviny roku, které se během shonu nakupily.
• Je čas otestovat nové nástroje bez tlaku uzávěrek na krku.
• Zaškolení kolegů proběhne v pohodě, ne za pochodu.
• Na podzim tak najedete na hladší procesy místo starých zlozvyků.

Než se rozjede podzimní sezona, můžete mít výdajové procesy nastavené tak, že vám budou hrát do karet, ne přidělávat práci.

Sbírání a přepisování papírových účtenek zabírá firmám zbytečně moc času. V létě, kdy se v týmu střídají dovolené, se doklady dohledávají o to hůř. Digitalizace účtenek tenhle koloběh ukončí. Zaměstnanec účtenku jednoduše vyfotí do mobilní aplikace Expense Management, systém z ní během pár vteřin načte údaje a doklad se automaticky spáruje se správnou platbou. Co to znamená v praxi:

• Žádné ztracené nebo chybějící doklady na konci měsíce.
• Konec ručního přepisování údajů z účtenek.
• Digitální archiv splňuje požadavky české legislativy, takže papíry můžete po digitalizaci bezpečně skartovat.
• Účtenky si i tak kdykoli vytisknete přímo z aplikace, pokud je potřebujete v papírové podobě.

Léto je ideální čas tenhle přechod rozjet.

Když jsou lidé na cestách, je dvojnásob užitečné mít výdaje pod kontrolou. Firemní karty Fidoo nejsou napojené na váš hlavní účet, ale na oddělený sběrný účet, takže firemní prostředky máte bezpečně oddělené.

Klidnější měsíce využijte k tomu, abyste si nastavili strukturu, která bude dávat smysl celý rok:

• U každé karty určíte, kolik se na ní smí utratit a za co.
• Každé kartě nastavíte vlastní strop i pravidla, klidně pro celou sezonu dopředu.
• Limity si nastavíte pro jednotlivé karty zvlášť, ať máte útraty pod kontrolou.

Každá platba se navíc okamžitě propíše do systému, takže i o prázdninových výdajích máte přehled v reálném čase.

Pokud jste dosud data z výdajů přepisovali do účetního nebo ERP systému ručně, léto je nejlepší chvíle to změnit. Napojení Fidoo na účetnictví zvládnete během pár dní a bez složité implementace. Výhoda je hlavně u uzávěrek.

Jakmile máte výdaje i doklady propojené se systémem, přenos dat probíhá automaticky a bez chyb. Uzávěrka, která vám dřív sebrala dny, se zkrátí na zlomek času a podklady jsou připravené bez zdlouhavého dohledávání.

Pořádek ve výdajích není samoúčelný. Promítne se do každodenního fungování i do klidnějších uzávěrek:

• CFO má okamžitý přehled o výdajích a rozpočtech v reálném čase.
• Účetní přestane ručně přepisovat data, párovat papíry a urgovat chybějící účtenky.
• CEO se může víc věnovat řízení firmy místo operativy.
• Zaměstnanci nevyplácejí výdaje ze svého a cesťáky vyplní online během pár minut.

Čím dřív máte procesy nastavené, tím dřív se ten klid promítne do reálné úspory času.

Nemusíte předělávat všechno najednou. Vyberte si jednu oblast, která vás v shonu nejvíc brzdí. Ať jsou to účtenky, karty, nebo uzávěrka a začněte u ní. V klidnějším letním tempu si nastavení v pohodě otestujete a zaškolíte tým, takže na podzim najedete na hladký provoz bez zbytečného stresu.

Vyplatí se začít zrovna v létě, když je půlka firmy na dovolené?

Ano. Právě nižší tempo dává prostor otestovat nové procesy bez tlaku uzávěrek a projektů. Zaškolení proběhne v klidu a na podzim už jedete na zaběhnutém systému. Menší objem dokladů v létě navíc usnadní přechod z papírů na digitální evidenci.

Musíme i nadále skladovat papírové účtenky?

Nemusíte. Účtenky stačí vyfotit a nahrát do aplikace. Digitální evidence ve Fidoo splňuje požadavky české legislativy a plně nahrazuje papírové doklady. Pokud přesto potřebujete archivaci v tištěné podobě, účtenky kdykoli vytisknete přímo z aplikace.

Jak dlouho trvá napojení na náš účetní nebo ERP systém?

Integraci obvykle zvládnete během pár dní a bez složité implementace. Fidoo podporuje nejpoužívanější účetní a ERP systémy, takže data z výdajů se pak přenášejí automaticky a bez ručního přepisování.

Jak nám pořádek ve výdajích pomůže s uzávěrkou?

Když jsou doklady v systému ihned po zaplacení a automaticky spárované s platbami, účetní nemusí nic dohledávat ani přepisovat. Podklady jsou připravené k zaúčtování průběžně, takže uzávěrka je výrazně rychlejší.

Zvládne přechod i menší firma bez vlastního IT?

Ano. Digitalizace účtenek i firemní karty fungují přes mobilní aplikaci a webové rozhraní, bez nutnosti vlastní infrastruktury. Napojení na účetnictví za vás vyřeší Fidoo, takže nepotřebujete interní IT tým.

Co když teď nestíháme a chceme začít až na podzim?

I tak se vyplatí využít léto aspoň k rozmyšlení, které procesy nejvíc drhnou. Když máte jasno, kde chcete ušetřit čas, samotné nasazení na podzim je pak mnohem rychlejší.