Jak dát brigádníkovi kartu a mít útratu pod kontrolou?
Sezonní brigáda má svoje pravidla. Lidé nastupují rychle, střídají se po směnách a po pár týdnech zase odcházejí. Firma tak během léta předává provozní úkoly desítkám lidí, které mnohdy vidí poprvé v životě. Součástí těch úkolů bývá i hospodaření s firemními penězi přímo na place. Hotovost v obálce se špatně hlídá a u sdílené karty kolující mezi směnami mizí přehled ještě rychleji. Jak dát brigádníkovi možnost platit, a přitom nedat v sázku firemní účet?
Kudy nejčastěji utíká kontrola nad výdaji
U sezonních brigád se sejde několik věcí najednou. Lidé se střídají po směnách, často se navzájem ani neznají, a ne vždy je čas na důkladné zaškolení. Když do toho vstoupí volný přístup k firemním penězům, riziko roste. Nejčastěji naráží na tyhle body:
- Hotovost bez přehledu – Peníze předané v hotovosti se špatně dohledávají. Doklad může chybět a na konci směny nikdo přesně neví, co se za ně koupilo.
- Jedna karta pro všechny – Když jednu kartu používá víc brigádníků, nedohledáte, kdo kterou platbu provedl, a ztrácíte kontrolu nad útratou.
- Karta napojená na firemní účet – Klasická karta vázaná na běžný účet znamená, že při ztrátě, zapomenutí nebo zneužití je v ohrožení mnohem víc než jen sezonní rozpočet.
- Konec brigády bez tečky – Když směna nebo celá sezóna skončí, je potřeba spolehlivě ukončit i přístup k penězům. U hotovosti a sdílených karet se to hlídá těžko.
Náklady těchto slabin nejsou jen finanční. Účtárna kvůli nim tráví hodiny dohledáváním dokladů a firma se o skutečné útratě dozvídá se zpožděním.
Karta, kterou dáte brigádníkovi bez obav
S Expense Managementem od Fidoo dostane brigádník vlastní firemní kartu, která má jasné mantinely a plný přehled. V praxi to stojí na třech věcech:
- Karta je předplacená, takže na ni nabijete jen tolik, kolik na sezónu nebo směnu potřebuje.
- Limit i pravidla nastavíte podle role a kdykoli je upravíte.
- Kartu i každou platbu máte pod dohledem a na konci brigády ji zablokujete na jedno kliknutí.
Žádná hotovost v obálce, žádná karta putující z ruky do ruky. Nastavení zvládnete během pár minut a karty dorazí obvykle za 3 až 5 pracovních dnů, takže je stihnete nachystat na začátek sezóny.
Peníze oddělené od firemního účtu
Fidoo vydává vlastní karty Mastercard, které nejsou napojené na váš bankovní účet, ale na oddělený sběrný účet. Pro brigádnickou kartu to má zásadní význam. I kdyby se karta ztratila nebo se dostala do nesprávných rukou, v sázce je jen částka, kterou jste na ni nabili, ne firemní účet se všemi prostředky.
Limit přesně na míru sezóně
Limit na kartě nastavíte podle zaměstnance, týmu i projektu. Výpomoc ve stánku na festivalu má jiný rámec než brigádník na baru nebo za pultem v obchodě. Kartu nabijete částkou na jednu směnu nebo na celou sezónu a když potřeba poroste, limit jednoduše navýšíte.
Můžete jít ještě dál a omezit, jak se karta používá. Nastavíte ji třeba tak, aby fungovala jen na fyzických terminálech, a online platby úplně vypnete. Brigádník pak zaplatí u kasy nebo na terminálu, ale kartu nikdo nezneužije k nákupům na internetu.
Konec směny? Kartu zablokujete hned
Když brigáda skončí, nemusíte řešit vracení peněz ani sbírání karet. Kartu kdykoliv okamžitě zablokujete přímo v mobilní aplikaci, dočasně na dobu mimo směnu, nebo trvale na konci sezóny. Totéž platí při ztrátě nebo odcizení, kdy přístup uzavřete během pár vteřin.
Přehled máte přitom po celou dobu. Manažer si může zapnout notifikace na každou transakci, takže o platbách brigádníků ví hned, jak proběhnou. Nic nečeká na vyúčtování až po sezóně.
Účtenky pod kontrolou od první platby
Místo sbírání účtenek brigádník doklad vyfotí přímo v aplikaci Expense Management hned po zaplacení. Údaje z účtenky se načtou automaticky a spárují s platbou na kartě. Na konci sezóny tak máte čisté a roztříděné podklady, ne hromadu vybledlých papírků.
Léto bez starostí o firemní peníze
Ať přijdou na jednu akci nebo na celou sezónu, princip zůstává stejný. Brigádník dostane vlastní kartu s limitem, vy vidíte každou platbu v reálném čase a na konci máte doklady roztříděné do kategorií. Kontrola nad firemními penězi tak zůstává u vás, i když se posily rychle střídají.
Nejčastější otázky (FAQ)
Jak dám brigádníkovi přístup k firemním penězům bez rizika?
Vydáte mu předplacenou firemní kartu s limitem. Nabijete na ni jen částku, kterou na sezónu nebo směnu potřebuje, nastavíte pravidla a útratu vidíte v reálném čase. Brigádník tak má přístup přesně k rozpočtu, který mu svěříte.
Je karta pro brigádníka napojená na náš firemní účet?
Ne. Fidoo karty jsou vydávané jako vlastní karty Mastercard a nejsou napojené na váš bankovní účet, ale na oddělený sběrný účet. I při ztrátě karty je tak v ohrožení jen nabitá částka, ne firemní účet.
Jak nastavím limit na kartě brigádníka?
Limit zadáte podle zaměstnance, týmu nebo projektu a kdykoliv ho upravíte. Kartu nabijete na jednu směnu i na celou sezónu a podle potřeby limit navýšíte nebo snížíte.
Co se stane s kartou, když brigáda skončí?
Kartu kdykoliv okamžitě zablokujete v mobilní aplikaci, dočasně nebo trvale. Nemusíte řešit vracení hotovosti ani fyzické odevzdání karty, přístup k penězům ukončíte na jedno kliknutí.
Můžu omezit, kde brigádník kartou zaplatí?
Ano. Kartu lze nastavit tak, aby fungovala jen na fyzických terminálech, a online platby úplně vypnout. Získáte tím další úroveň kontroly nad tím, jak se karta používá.
Jak zjistím, co brigádník kartou nakoupil?
Každá platba se okamžitě propíše do systému a účtenku brigádník vyfotí v aplikaci hned po zaplacení. Manažer si navíc může zapnout notifikace na každou transakci, takže má o útratě přehled v reálném čase.
Za jak dlouho karty pro sezónu dostanu?
Osobní i týmové Fidoo karty dorazí obvykle během 3 až 5 pracovních dnů, takže je stihnete nachystat na začátek letní sezóny.
Musí mít brigádník chytrý telefon?
Ano, přístup k aplikaci Expense Management je přes chytrý telefon. Brigádník v ní fotí účtenky, dokládá výdaje a vidí svoji kartu. Samotné placení u kasy nebo na terminálu pak funguje stejně jako u běžné platební karty.
Musí brigádník skladovat papírové účtenky?
Nemusí. Účtenku stačí vyfotit do aplikace, kde se digitalizuje a spáruje s platbou. Digitální archiv splňuje požadavky české legislativy, takže papírové doklady odpadají.
Dejte sezonním brigádníkům přístup k penězům bez rizika