Obálková metoda na stavbě? Nervy, jako když nedorazí materiál
Dodávka nemůže natankovat, protože hotovost je u kolegy na jiné stavbě. Nákup drobného materiálu se řeší za vlastní, protože peníze z pokladny už došly. Účtenky z obědů zmizely neznámo kam, ale do výkazu se počítat musí. Tak vypadá realita, když se finanční řízení ve stavebnictví řeší v hotovosti – a často na poslední chvíli.
Rozdělování peněz na stavbě je každodenní záležitost. Pokud firma spoléhá na obálky s penězi a hotovostní pokladnu, dřív nebo později narazí. Ať už kvůli chybějícím dokladům, překročenému rozpočtu nebo tomu, že se z výdajů stane hádanka.
Řešením jsou firemní platební karty, které jdou s týmem do terénu a zároveň dávají kanceláři plný přehled. Zjistěte, jak s nimi vyřešit finance na stavbě.
Jak to často chodí: obálky, papíry a plno nejistoty
Ve stavebních firmách se peníze často předávají v hotovosti, což není udržitelné řešení. Technik nebo stavbyvedoucí si ráno vyzvedne obálku, která má pokrýt výdaje na materiál, pohonné hmoty nebo stravování pracovníků. Vše se zapisuje ručně, doklady se sbírají, nosí zpět do kanceláře a dohledávají. A někdy se do účetnictví vůbec nedostanou.
Výsledek? Časově náročný, nepřehledný a chybový systém. Zvlášť pokud firma realizuje více stavebních projektů současně, ztrácí se přehled, která částka patří ke kterému projektu a jak si vedou jednotlivé rozpočty. Výsledkem je zpoždění ve vyúčtování, zmatek v účetnictví a často i zbytečné dohady mezi stavbou a kanceláří.
Jak to řeší firmy s firemními kartami Fidoo
S firemními kartami Fidoo má každý projekt nebo konkrétní pracovník svou vlastní kartu. Firma nastaví limity, přiřadí výdaje k projektu, a vše probíhá online – bez obálek, bez čekání. Účtenky se přidávají rovnou přes aplikaci, výdaje se schvalují digitálně a kancelář má jasný přehled v reálném čase. S firemními kartami využijete například:
- přímé přiřazení nákladů ke konkrétní stavbě nebo týmu,
- osobní karty na jméno i sdílené pro tým,
- sledování limitů a čerpání rozpočtu podle skutečných dat,
- digitalizaci celého procesu bez potřeby manuálního přepisování,
- rychlé vyúčtování i v případě více projektů zároveň.
Celý výdajový proces navíc můžete propojit se správou cestovních příkazů a knihy jízd – ideální pro týmy, které často přejíždějí mezi stavbami nebo vyřizují nákupy mimo areál.
Přehled v reálném čase: jistota i rychlé rozhodování
Když máte na starosti správu rozpočtů stavebních projektu, potřebujete vědět, kde peníze odcházejí – ideálně dřív, než narazíte na problém. Díky sledování výdajů v reálném čase přes Fidoo vidíte, které stavby čerpají rozpočet rychleji, kde se zbytečně utrácí nebo kde se dají náklady optimalizovat.
Nemusíte čekat na konec měsíce, report nebo kontrolu účetní. Máte podklady k dispozici ihned a můžete jednat – ať už jde o snadné schválení mimořádné platby, úpravu limitů, nebo odhalení nesrovnalostí. Výsledkem je efektivní finanční řízení na stavbě, rychlejší rozhodování, automatizované schvalování a méně krizových situací.
Když doklad chybí, problém teprve začíná
Stačí, aby se jeden účetní doklad ztratil, zůstal v autě nebo se přilepil na jiný výdaj – a vyúčtování přestane sedět. Následuje dohledávání, dopisování komentářů a někdy i situace, kdy se výdaj vůbec nezaeviduje. Což může mít dopad nejen na cashflow, ale i na daňové doklady nebo audit.
Digitální evidence účtenek ve Fidoo tohle řeší automaticky – účtenka se vyfotí, spáruje s výdajem a uloží. Bez zdržení a bez ztráty.
S kartou se staví a účtuje lépe
Zvyklosti jsou pohodlné, ale ne vždy efektivní. Obálková metoda může fungovat u drobných podnikatelů s jednou zakázkou. Moderní firma ale potřebuje efektivní systém – rychlý, přehledný a bez papírování. Firemní platební karty Fidoo a Expense Management přinášejí do stavební praxe systém, který sedí realitě.
Zjednoduší práci v terénu i v kanceláři, ušetří čas při vyúčtování a hlavně zajistí, že se žádná položka neztratí v překladu mezi stavbou a účetnictvím. Seznamte se s firemními kartami a mějte všechny provozní výdaje pod kontrolou.