Export Výdajů

Export výdajů je nejobsáhlejší z generických exportů. Soubor má tři listy a na tom hlavním osmdesát sloupců. Vytvoří si ho Účetní nebo Finanční správce.

Co je na kterém listu

Soubor obsahuje tři listy. Na listu all_expenses je jeden řádek na výdaj, a pokud má výdaj položky, jeden řádek na položku. Souhrn po uživatelích a předkontacích nese list by_users. Odkazy na účtenky jsou na listu receipts.

Sloupce listu all_expenses

Sloupce listu by_users

Mezi sloupcem user a sloupcem difference přibude jeden sloupec za každou předkontaci, která se ve vašich datech objeví. Jmenuje se podle ní, ve tvaru kód a za ním účty MÁ DÁTI a DAL v závorce. Tenhle list proto nemá pevný seznam sloupců a v každé firmě i v každé dávce vypadá jinak.

Sloupce listu receipts

Řádek vznikne ke každé účtence, takže výdaj se dvěma účtenkami má na tomto listu dva řádky. Výdaje bez účtenky se sem nedostanou.

Co znamenají hodnoty v souboru

Čtyři sloupce nesou anglické hodnoty.

Sloupec receipt je výjimka a je česky. Nabývá hodnot Ano a Ne.

Sloupec item_expense_type v XLSX nic neříká

V XLSX je v něm u každého řádku napevno corporate, i u soukromé položky. Není to tedy údaj, podle kterého by šlo cokoli rozlišit. Když chcete vědět, které položky jsou soukromé, vezměte sloupec private_expense s částkou, nebo si stáhněte XML, kde itemExpenseType skutečný druh položky nese.

Které stavy v souboru uvidíte, záleží na tom, odkud jste exportovali

Pokud vytvoříte dávku v Účetní agendě, nabízejí se do ní jenom výdaje ve stavu Vyúčtovaný a vyexportováním se mění na Exportovaný. Jiný stav se v takovém souboru neobjeví.

Když exportujete ze seznamu výdajů, dostanete to, co máte vyfiltrované, v jakémkoli stavu. Ve sloupci state proto může být kterákoli hodnota, kterou aplikace zná.

Sloupce začínající na item_ patří položce

Pokud nemá výdaj rozpis na položky, je v souboru jeden řádek a sloupce item_* jsou prázdné. Když má položky, vznikne řádek ke každé z nich a údaje o výdaji se na nich opakují. Součet položek proto nikdy nesčítejte přes sloupec amount_czk, ten je na každém řádku stejný. Sečtěte item_amount_czk.

Formát XML

Pokud vyberete místo XLSX formát XML, dostanete tatáž data v jiném tvaru, a k tomu 12 údajů navíc, pro které XLSX sloupec nemá. Celkem je jich 96.

Názvy jsou cesty ve stromu dokumentu. Zavináč označuje atribut, lomítko vnoření.

Kde export vytvoříte

Cesty jsou dvě a nedělají totéž.

Účetní agenda > Export výdajů vytvoří dávku. Vezme jen výdaje ve stavu Vyúčtovaný, zamkne je a přepne na Exportovaný. Hotový soubor si pak stahujete opakovaně a smazáním dávky se výdaje zase uvolní. Tudy chodí předání do účetnictví.

Výdaje > Exportovat výdaje vyexportuje to, co máte vyfiltrované, bez ohledu na stav. V okně, které se otevře, vyberete pod Dle formátu formát a pod Dle dokladu můžete zúžit výběr na výdaje s účtenkou, nebo bez ní. Účtenky si navíc jde nechat přiložit k souboru. Na výdajích se tím nic nemění, nic se nezamyká a stav zůstává, jaký byl.

Soubor se obvykle stáhne rovnou. Když je ale příliš velký, nebo má aplikace zrovna špičku, pošle vám ho místo toho e-mailem.

Formát vybíráte v obou případech stejně jako u ostatních generických exportů, viz Generické exporty.