Podívejte se na zákaznický příběh ze společnosti Stillking Films a zjistěte, jak začali rychleji uzavírat jednotlivé filmové projekty.
Přehrát příběh
Sbohem vybírání hotovosti pro filmové producenty
Společnost Stillking Films řešila komplikovaný proces spojený s distribucí hotovosti jednotlivým filmovým producentům, kteří u nás realizovali natáčení filmů například od společností Netflix, Amazon, HBO či Bavaria Films.
Předávání hotovosti jednotlivým producentům, asistentům, kostymérům a různým profesím, které nakupují. Proces začínal objednáním dané částky v bance, pak bylo nutné zavolat řidiči, který obnos vyzvedl, přivezl a předal do pokladny. Následně informovali konkrétního člověka, který si pro peníze k pokladní přišel. Každý z příjemců hotovosti musel vytvořit vyúčtování, které obsahovalo například stovky dokladů. Vše se předávalo do účtárny na jednom formuláři.
Formuláře, které tým finančního ředitele Radka Wrany dostával zpět od producentů a kostymérů, obsahovaly velmi často jak početní chyby, tak formální nedostatky. I jedna jediná chyba znamenala povinnost vrátit zpět celé vyúčtování a tím došlo ke zpoždění zaúčtování.
Největší problém, který jsem měl já osobně jako finanční manažer, byl ten, že jsem neměl přehled o skutečných zálohách a nevyúčtovaných nákladech jednotlivých producentů do doby, než se ručně zaúčtovaly všechny výdaje do našeho účetnictví.
Radek Wrana
Finanční ředitel, Stillking Films
Zbytečná prodleva v zaúčtování
Shromažďovalo se jim velké množství dokladů najednou, které bylo potřeba zpracovat pokud možno co nejdříve. Producenti potřebovali vědět, jak ta konkrétní zakázka dopadla. Šlo často o 200 a 300 účtenek, které museli zpracovat během několika dní nebo nejlépe do následujícího dne.
Nevýhoda celého procesu tkvěla v tom, že producent ani účtárna do doby zaúčtování nevěděli, v jakém stavu jsou finance daného projektu. Radek proto hledal řešení, jak zrychlit oběh dokladů ve společnosti zejména s důrazem na řešení bez papírů. O společnosti Fidoo se dozvěděl díky nabídce od obchodníka.
Před Expense Managementem od Fidoo jsme sice věděli, že lidé mají zálohy, ale nevyúčtovávali je. Když už vyúčtování přinesli, bylo často v nepořádku. Museli jsme je žádat o opravu, oni si to vzali zpátky a pak tvrdili, že už to odevzdali. Často se papírové vyúčtování prostě ztratilo,
vysvětluje Wrana.
Digitalizace účtenek raz dva
V současné době díky tomuto řešení omezili ve Stillking Films hotovost, jelikož rozdávají všem uživatelům v podobě asistentů, producentů a kostymérů předplacené platební karty. Ty využívají dvěma způsoby. Při zaplacení touto kartou se částka ihned automaticky propíše do aplikace a tím mizí i riziko chybovosti ze strany producenta.
Druhou možnost představuje platba v hotovosti, kdy si producent nebo kostymér může vybrat peníze z bankomatu a poté touto hotovostí zaplatí. Ve chvíli, kdy dostane účtenku, lze si ji prostřednictvím aplikace ihned nafotit, takže i když by ji případně ztratil, nic se neděje.
I účetní oddělení má nyní přehled o tom, v jakém stavu jsou finance na jednotlivých projektech. Může se podívat i na konkrétního producenta nebo asistenty a ví, kolik dokladů mohou očekávat, kolik dokladů už je připraveno k zaúčtování a nemusí čekat na konec měsíce, ale zpracovávat vše průběžně.
Expense Management od Fidoo jsem už několikrát doporučoval dál. Používají ho i naši daňoví poradci a další produkce. Vím, že funguje spolehlivě a že ho zvládne každý,
uzavírá Wrana.