NEY spořitelní družstvo kompletně zrušilo hotovostní pokladny

V NEY spořitelním družstvu řešili spoustu komplikací, které podle finančního ředitele Mojmíra Boucníka vznikaly právě díky používání hotovosti a hotovostních pokladen. Efektem byl neustálý koloběh účtenek po celé firmě, doplňování hotovosti a drobných mincí a složité inventury.

Mít kontrolu a přehled nad financemi bylo pro Mojmíra stále složitější a složitější. Zároveň vnímal, že jsou jeho kolegové zpracováním celé agendy poměrně hodně zaměstnáni, ale pro firmu to nepředstavovalo žádnou přidanou hodnotu.

Mojmír se s Fidoo poprvé setkal na konferenci, kde CEO představoval celý koncept. Hned na místě ho řešení zaujalo, protože přesně odpovídalo na potíže, které denně zažíval při zpracování výdajů. Zalíbila se mu možnost vystavovat si vlastní předplacené karty a skrze ně vše řídit.

V NEY spořitelním družstvu rozdali kolegům předplacené karty a vytvořili několik týmových karet například pro IT oddělení a marketing. Pak už stačilo jen připravit správné nastavení skrze Fidoo aplikaci a začít nabíjet peníze na karty.

V Mojmírově týmu zastává každodenní práci jeho office manažerka, která zakládá nové uživatele, objednává jim karty a nabíjí na ně peníze. Stejně tak má na starosti i prvotní kontrolu výdajů a digitálních účtenek, které jí kolegové z firmy fotí skrze mobilní aplikaci.

Díky správně nastaveným procesům a důvěře dnes Mojmír kontroluje zaměstnanecké výdaje zhruba 1x za měsíc. Dívá se, zdali vše funguje jak má, jak a za co jeho kolegové utrácejí a jestli mají jeho týmy k dispozici odpovídající objem peněz, který potřebují pro svou práci.

Mojmírovi se potvrdilo, že opuštění hotovosti bylo správnou volbou. Všechny platby zaměstnaneckých výdajů plynou skrze Fidoo karty a zpracování celého vyúčtování je pak podstatně jednodušší a rychlejší. Mojmír nechává přes Fidoo vyúčtovávat navíc i výdaje kolegů, kteří karty nemají.

V týmu celého NEY spořitelního družstva Mojmír nezaznamenal jedinou negativní reakci na nový způsob fungování a potvrzuje, že pokladny opravdu nikomu nechybí.

Dnes je pro zaměstnance velmi snadné zažádat o schválení pracovní cesty ještě z domu a stejně tak je pro nadřízené pohodlné tuto cestu schválit. Jen pomocí mobilu a během pár vteřin. Zároveň je velké plus, že když se na cestě vytvoří jakýkoli výdaj, zobrazí se ihned v aplikaci a není nutné ho do cesťáku nijak zpětně dokládat.

Cesťáky tak vznikají mnohem rychleji a nevznikají tak měsíční prodlevy, jaké DEZA měla v minulosti. Velká pomoc je to i pro účetní, kterým odpadá práce s kompletováním výdajů a zdlouhavou kontrolou a to zpracování je tedy mnohem rychlejší a příjemnější.

Účetní mají rádi papíry a přestup na digitalizaci zaměstnaneckých výdajů nebrali zrovna pozitivně. Zároveň všechno rádi kontrolují třikrát a trvalo celkem dlouho než si k Fidoo vytvořili důvěru, že jeho systém dává čísla spolehlivá, a že mu lze věřit. Po čase v něm ale našli značný přínos.