Výdaje - popis a struktura dat

Integrace Fidoo na software Pohoda je řešena exportními soubory ve specifickém formátu XML pro software Pohoda.

Tento specifický export Výdajů je určen pro datový přenos Výdajů (účetních dokladů) z Direct Fidoo do software Pohoda od společnosti Stormware. V Pohodě se z výdajů stanou přijaté faktury a závazkové doklady dle pravidel uvedených níže.

Výdaje se do Pohody importují do dvou různých agend, a to konkrétně do agendy „Závazky“ a do agendy „Faktury přijaté“. Jako závazek je brán každý  korunový (tuzemský) výdaj s částkou do 10 000 Kč včetně. Naproti tomu výdaje v cizí měně či korunové výdaje s částkou nad 10 000 Kč se do Pohody dostávají jako přijaté faktury.
Součástí importního souboru je i seznam použitých předkontací (definice agendy, zkratka, účet Má dáti a účet Dal). Pokud některá z použitých předkontací není v systému Pohoda zavedena, tak bude automaticky při importu založena.

Nafocené a naskenované účtenky se přenášejí do Pohody také a to formou připojeného dokumentu, který obsahuje odkaz na úložiště ve Fidoo. Náhled na originál účtenky se tedy otevírá přímo v Pohodě, ale účtenka leží fyzicky ve Fidoo a nezabírá místo uživateli v Pohodě. 

Exportní formát byl vyráběn, testován a optimalizován pro software Pohoda ve verzi Říjen 2021, release 12900. Ujistěte se, že máte tuto verzi, nebo verzi novější. 

1. Pravidla pro práci s cizí měnou a výší dokladu nad 10.000 KčDo agendy „Ostatní závazky“ jsou importovány tuzemské i zahraniční výdaje do hodnoty 10 000 bez ohledu na měnu. Pokud je importovaný záznam bez položek, importuje se závazek s jednou položkou v hodnotě dokladu. Pokud má záznam položky, importuje se závazek s položkami. Do agendy „Přijaté faktury“ jsou importovány tuzemské i zahraniční výdaje nad hodnotu 10 000 bez ohledu na měnu.
2. Společná pravidla pro faktury přijaté i pro závazky– Popis dokladu v Pohodě – použije se řetězec Název výdaje, plus poznámka z Fidoo.– Variabilní symbol – odpovídá krátkému ID výdaje bez předpony „EX-“.– Datum zápisu – plníme z data vytvoření výdaje. – Datum ODP./DORUC. – pokud je taxable date vyplněno, pak plníme taxable date, pokud ne, plníme z data vytvoření výdaje.– Datum úč. případu – plníme z data vytvoření výdaje. – Datum splatnosti – určuje účetní systém Pohoda. – U předkontace (předkontaci bereme od položky základu daně), členění DPH, střediska a zakázky se přebírají zkratky. – V oddílu Dodavatel vyplňujeme Název obchodníka; jméno plníme Vlastníkem výdaje, Ulice plníme celou adresou obchodníka, PSČ, obec prázdné. – Pole forma ukazuje, zda je výdaj „Hotově“ nebo „Plat. kartou“. – Ostatní pole se importují beze změn a transformací. 
3. Pravidla pro faktury přijaté– „Poznámku“ v položce dokladu v Pohodě plníme „Popisem položky“ z Fidoo – Sazby DPH přebíráme z položek – Množství plníme vždy „1“ – Jedn. cena je stejná jako částka, tj. základ daně. – Předkontace, členění, nákladová střediska přebíráme. – Záložka Poznámky, pole Interní poznámky obsahuje URL účtenky. – Ostatní údaje se přebírají bez podmínek. 
4. Příklad naimportovaných položek a aplikace pravidel:

 Příklad s položkami:

Příklad s >10k EUR:

• Specifický formát Pohoda – Výdaje s účtenkami
• Specifický formát Pohoda – Výdaje bez účtenek