Karetní transakce - návod k integraci
Návody na integrace – Pohoda export Karetních transakcí
Příprava a nastavení na straně Fidoo
Ve Fidoo aplikaci je potřeba provést následující nastavení.
Přesvědčte se, že máte Exportní formát pro Pohodu zapnutý a aktivní. Případně jej zapněte.
(Nastavení – Integrace – Specifický formát Pohoda)
V detailu nastavení exportního formátu pro Pohodu si v komponentě „Karetní transakce“ nastavte:
a) IČ Vaší firmy shodné s IČ Vaší firmy nastavené v Pohodě (v případě rozdílných IČ v tomto nastavení import do Pohody vůbec neproběhne).
b) zkratku bankovního účtu shodně tak, jak máte označenou příslušnou banku v Pohodě (v případě, že zde bude vyplněna zkratka banky, která v Pohodě není definovaná, případně nebude vyplněno nic, tak se při importu do Pohody použije Výchozí Banka nastavená v Pohodě) – viz „Příprava a nastavení na straně Pohody“.TIP: Pokud si nastavíte stejnou zkratku bankovního účtu v části „Karetní transakce“ a zároveň v části „Transakce na Fidoo účtu“, budou se vám transakce z obou částí Fidoo importovat do stejné banky v Pohodě a vy na tomto bankovním účtu v Pohodě uvidíte přehled a stav, kolik máte všech finančních prostředků celkem ve Fidoo (tj. na Fidoo účtu i na kartách dohromady).
Pokud si v Pohodě založíte 2 bankovní účty, zkratku jednoho z nich vyplníte zde v nastavení do sekce „Karetní transakce“ a zkratku druhého do části „Transakce na Fidoo účtu“, tak docílíte toho, že Pohoda povede odděleně přehled finančních prostředků a pohybů na kartách a odděleně na Fidoo účtu.(Nastavení – Integrace – Specifický formát Pohoda)
(Volitelně) Vytvořte si nákladová střediska shodně s tím, jaký máte nastavený seznam nákladových středisek v Pohodě.
(Nastavení – Výdaje – Nákladová střediska)
(Volitelně) Vytvořte si seznam Členění DPH shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Členění DPH v Pohodě.
(Nastavení – Výdaje – Členění DPH)
(Volitelně) Vytvořte si seznam Předkontací shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Předkontací v Pohodě.
(Nastavení – Výdaje – Předkontace)
(Volitelně) Vytvořte si seznam Projektů shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Zakázek v Pohodě
Příprava a nastavení na straně Pohody
V aplikaci Pohoda je potřeba zkontrolovat případně nastavit zejména následující oblasti:
- Přidat (či zvolit existující) Banku, kam budete importovat karetní transakce z Fidoo a zkratku této banky následně propsat do nastavení ve Fidoo (Viz Nastavení na straně Fidoo).
Pokud nebude v Pohodě vybrána a ve Fidoo nastavena žádná konkrétní zkratka banky, nebo pokud bude nastavena zkratka banky, která v Pohodě není definována, Pohoda při importu zařadí bankovní doklady do výchozí banky nastavené v Pohodě.
Pokud jste tyto nastavení již provedli v rámci importu Transakcí na Fidoo účtu, nemusíte už nic dalšího nastavovat. Import karetních transakcí bude v pořádku fungovat.
TIP: Pokud si nastavíte stejnou Banku pro „Karetní transakce“ i „Transakce na Fidoo účtu“, budou se vám transakce z obou částí Fidoo importovat do této jedné Banky v Pohodě a vy na tomto bankovním účtu v Pohodě uvidíte přehled a stav, kolik máte všech finančních prostředků celkem ve Fidoo (tj. na Fidoo účtu i na kartách dohromady).
Pokud si v Pohodě pro Fidoo založíte 2 bankovní účty, jeden z nich použijete pro „Karetní transakce“ a druhý pro „Transakce na Fidoo účtu“, tak docílíte toho, že Pohoda povede odděleně přehled finančních prostředků a pohybů na kartách a odděleně na Fidoo účtu.V horním menu zvolte „nastavení a dále „Bankovní účty“.
Zde přidejte nový bankovní účet pro bankovní doklady z Fidoo.
Pomocí ikony „Nový“ založte nový záznam a v něm vyplňte zkratku, číslo účtu a banku (pozn.: Číslo Fidoo účtu najdete ve Fidoo v menu Firemní finance – Fidoo účet), dále si zkontrolujte vhodný analytický účet a nový záznam uložte. Zvolenou zkratku založeného bankovního účtu nezapomeňte propsat do nastavení integrace ve Fidoo (Viz Nastavení na straně Fidoo).
Nyní jsou nastavení potřebná pro import Karetních transakcí z Fidoo do Bankovních dokladů v Pohodě připravena.
Export z Fidoo
Exportovat Karetní transakce lze ve Fidoo na dvou místech.
1. Nad jakýmkoliv seznamem karetních transakcí (např. Firemní Finance – Karty – Transakce).
2. V účetní agendě v části „Export karetních transakcí“.Rozdíl je v tom, že v účetní agendě se při exportu aplikují kontroly zamezující vyexportovat transakce duplicitně. Nad běžným seznamem karetních transakcí kdekoliv v aplikaci se žádné kontroly neaplikují a lze tak vyexportovat libovolnou skupinu transakcí dle preferencí nastavených ve filtru.
Export z Fidoo nad seznamem transakcí
Ve Fidoo aplikaci jděte nad jakýkoliv seznam transakcí na kartě
(Firemní Finance / Týmové finance / Moje finance – Karty – Transakce)
Vyfiltrujte si období nebo jiné omezující podmínky pro váš export
(Firemní Finance / Týmové finance / Moje finance – Karty – Transakce)
ㅤ
Nad vyfiltrovaným seznamem transakcí na kartách zvolte volbu Export
(Firemní Finance / Týmové Finance / Moje Finance – Karty – Transakce).
Vyberte Specifický exportní formát Pohoda a výběr potvrďte zeleným tlačítkem Exportovat.
(Firemní Finance / Týmové Finance / Moje Finance – Karty – Transakce).
Vytvoří se exportní soubor a uloží se vám do počítače.
Export z Fidoo z Účetní agendy
Fidoo zde hlídá všechny provedené exporty v rámci účetní agendy a snaží se předejít duplicitám při exportu. K exportu jsou zde nabízeny pouze transakce, které ještě dříve nebyly exportovány a zároveň už jsou bankou zúčtovány.
Ve Fidoo aplikaci jděte do části Účetní agenda a zde zvolte Export transakcí na kartě.
Zkontrolujte si období, za které budete provádět export.
Výchozí hodnoty jsou zde nastaveny na datum nejstarší a nejnovější transakce, která ještě nebyla vyexportována. (Doporučujeme neměnit). Zkontrolujte počet transakcí, které se chystáte vyexportovat a proces exportu započněte zeleným tlačítkem Exportovat.
Zvolte si název exportního souboru. Budete se moci k němu později opakovaně ve Fidoo vracet.
Ve vytvořeném exportu zvolte černé tlačítko Stáhnout data.
Stáhne se vám zazipovaný balík obsahující exportní soubory transakcí na kartách ve všech dostupných / aktivních exportních formátech, které máte k dispozici.
Z balíku si rozbalte soubor s formátem dat pro Pohodu a uložte si ho na disk počítače, kde ho
později budete schopni najít.
Export karetních transakcí je hotov.
Import do Pohody
V horním menu „Soubor“ zvolte položku „Datová komunikace„ a dále „XML import/export„.
Nejprve označíme Exportní soubor z Fidoo jako „Vstupní soubor“ pro Import do Pohody. Hledání souboru zahájíme tlačítkem se třemi tečkami
Vyhledejte si Exportní soubor, který jste si předtím vyexportovali z Fidoo a uložili k sobě do počítače (Viz sekce „Export z Fidoo„).
Výběr potvrďte tlačítkem „Otevřít“.
Zkontrolujte si, že umístění pro výstupní zprávu je nazvané jinak než vstupní soubor (aby se vstupní soubor výstupní zprávou nepřepsal) a potvrďte tlačítkem „Další“.
Zvolte, co se má stát s importním souborem po dokončení importu a zahajte import tlačítkem Dokončit.
Tím se spustí import Karetních transakcí z Fidoo do Bankovních dokladů v Pohodě.
Po dokončení importu se zobrazí výsledná zpráva o tom, jak import dopadl. Potvrďte tlačítkem „Dokončit“.
Import Bankovních dokladů z Karetních transakcí ve Fidoo do Pohody je dokončen a v sekci Banka jsou všechny importované Bankovní doklady vidět.
ㅤ
Import Karetních transakcí z Fidoo do Bankovních dokladů v Pohodě je hotov.
Pro automatickou likvidaci (neboli párování) bankovních dokladů s přijatými fakturami a závazky z Fidoo si nejprve označte bankovní doklady, které chcete likvidovat a pak jděte na tlačítko „Operace“ a zvolte položku „Automatická likvidace“.
V prvním okně průvodce pro automatickou likvidaci nechte zvolená pravidla pro „výpisy“ a pokračujte tlačítkem další.
Zkontrolujte si výsledky procesu likvidace a průvodce ukončete tlačítkem „Další“.
Likvidace bankovních dokladů je úspěšně hotova.
U bankovních dokladů, které byly úspěšně zlikvidovány Pohoda přepíše text bankovního dokladu na popis způsobu likvidace („Úhrada …“) a ve sloupci „Likv.hradí“ je uvedena částka, která byla bankovním dokladem zlikvidována. Text, který byl původně na bankovním dokladu najdete v původním znění v poli „Poznámka“. O nic tedy tímto krokem nepřijdete.
Byl tento článek užitečný?