Tyto Produktové podmínky služby Accounts Payable („AP“) upravují používání služby Accounts Payable poskytované společností Direct Fidoo Platform a.s. prostřednictvím Platformy („Produktové podmínky“). 

1. Úvod a rozsah 

Tyto Produktové podmínky upravují používání Služby Accounts Payable jako Modulu nebo produktově specifické Služby dostupné v rámci Platformy. 

Tyto Produktové podmínky se použijí společně s obchodními podmínkami Platformy vydanými společností Direct Fidoo Platform a.s. („Podmínky Platformy“). Pojmy s velkým počátečním písmenem, které nejsou definovány v těchto Produktových podmínkách, mají význam uvedený v Podmínkách Platformy. 

V případě rozporu mezi těmito Produktovými podmínkami a Podmínkami Platformy ve vztahu ke Službě Accounts Payable mají v rozsahu takového rozporu přednost tyto Produktové podmínky. Ve všech ostatních otázkách se nadále použijí Podmínky Platformy. 

Služba Accounts Payable je dostupná pouze Zákazníkům, kteří používají Platformu pro podnikatelské účely.

2. Definice 

Pro účely těchto Produktových podmínek mají níže uvedené pojmy následující význam. 

„Služba Accounts Payable“ nebo „Služba AP“ znamená produktově specifickou Službu poskytovanou společností Direct Fidoo prostřednictvím Platformy pro zpracování přijatých faktur a souvisejících dokumentů, včetně funkcí popsaných v článku 3 Produktových podmínek, v rozsahu zpřístupněném v Platformě v daném čase. 

„Faktura“ znamená fakturu, daňový doklad nebo obdobný účetní či obchodní dokument předaný do Služby AP, importovaný do ní, přijatý jejím prostřednictvím nebo jinak zpracovávaný ve Službě AP vámi nebo vašimi Uživateli. 

„Fakturační data“ znamenají data a informace obsažené ve Faktuře, vytěžené z Faktury, zadané do Služby, vytvořené v souvislosti s Fakturou nebo jinak související s Fakturou nebo jejím zpracováním ve Službě AP, včetně údajů o dodavateli, částky faktury, data splatnosti, platebních údajů, identifikátorů, účetních údajů, stavu schválení, komentářů, workflow dat a exportních dat. 2 Produktové podmínky Accounts Payable Verze 1.0 1. 10. 2026 

„Podporované kanály“ znamenají kanály aktuálně zpřístupněné v Platformě nebo dokumentaci pro předání, import, příjem nebo export Faktur nebo Fakturačních dat, včetně manuálního nahrání, importu z e-mailové schránky, API, ERP integrace, nebo obdobných kanálů pro výměnu faktur, pokud jsou podporovány.

 „Podporované formáty“ znamenají souborové formáty, datové formáty a exportní formáty zpřístupněné v rozhraní Služby nebo dokumentaci pro předání, zpracování nebo export Faktur nebo Fakturačních dat. 

„Validační výstupy“ znamenají jakékoliv kontroly, upozornění, výstrahy, označení možných duplicit, rizikové příznaky, navrhované výsledky, předvyplněné hodnoty nebo jiné automatizované či poloautomatizované výstupy generované Službou AP ve vztahu k Faktuře nebo Fakturačním datům. 

„Systém třetí strany“ znamená jakýkoliv systém, službu, databázi, poskytovatele, rozhraní nebo infrastrukturu provozovanou třetí stranou, která komunikuje se Službou AP nebo je používána v souvislosti s ní, včetně ERP systémů, poskytovatelů e-mailových služeb, externích validačních zdrojů, veřejných nebo soukromých databází, API, bankovních systémů a platebních bran. 

„Zkušební provoz“ znamená Službu AP poskytovanou dle článku 11. 

Pojmy s velkým počátečním písmenem, které nejsou výslovně definovány v těchto Produktových podmínkách, mají význam uvedený v Podmínkách Platformy.

3. Popis 

Služby Accounts Payable a její změny Služba AP je softwarová služba dostupná prostřednictvím Platformy, která podporuje zpracování Faktur. V závislosti na funkcionalitě dostupné v Platformě může Služba AP zahrnovat: 

  • příjem, nahrání nebo import Faktur; 
  • vytěžení Fakturačních dat pomocí OCR, umělé inteligence nebo obdobných automatizovaných technologií; 
  • seznam Faktur, detail Faktury a editační funkce; 
  • Validační výstupy; 
  • schvalovací workflow a notifikace; 
  • mobilní schvalování; 
  • export Fakturačních dat; a 
  • integrace prostřednictvím Podporovaných kanálů. 

Konkrétní funkcionality, Podporované formáty, podporované země, měny, jazyky, Podporované kanály, integrace, validační zdroje a technické požadavky Služby AP jsou stanoveny v Platformě nebo v příslušné dokumentaci v podobě průběžně zpřístupněné zákazníkům. Tyto prvky mohou být doplňovány, měněny, omezovány, pozastaveny nebo ukončeny v souladu s Podmínkami Platformy a příslušnými právními předpisy. 

Není-li výslovně uvedeno jinak, Služba AP: 

  • neprovádí platby; 
  • neiniciuje platby; 
  • nedrží, neuchovává ani jinak nenakládá s peněžními prostředky Zákazníka; 
  • neposkytuje platební účty; 
  • neposkytuje službu iniciování platby; 
  • neposkytuje službu informování o účtu; 
  • nezakládá oprávnění Direct Fidoo disponovat s peněžními prostředky na platebním účtu Zákazníka; 
  • nenahrazuje účetní, daňové, auditní, reportingové ani zákonné archivační systémy nebo povinnosti Zákazníka.

 O podstatných změnách Služby AP nebo těchto Produktových podmínek vás budeme informovat v přiměřeném předstihu před nabytím jejich účinnosti, s přihlédnutím k povaze a dopadu změny. Nepodstatné změny, zejména upřesnění, opravy chyb nebo jiné změny bez podstatného dopadu na vaše práva nebo používání Služby AP, mohou nabýt účinnosti okamžitě. 

Pokud musí podstatná změna nabýt účinnosti dříve z právních, regulatorních, bezpečnostních, technických nebo provozních důvodů, můžeme vás informovat v kratším předstihu. Pokud předchozí oznámení není z těchto důvodů rozumně možné, může změna nabýt účinnosti i bez předchozího oznámení; v takovém případě vás o ní informujeme bez zbytečného odkladu. 

Pokud s podstatnou změnou těchto Produktových podmínek nebo Služby AP nesouhlasíte, můžete ukončit používání Služby AP před nabytím účinnosti změny. Pokud podstatná změna nabyla účinnosti bez předchozího oznámení podle předchozího odstavce, můžete používání Služby AP ukončit bez zbytečného odkladu poté, co vás o změně informujeme. 

Takové ukončení se vztahuje pouze na Službu AP a samo o sobě neukončuje váš přístup k Platformě ani k jiné Službě, ledaže Podmínky Platformy nebo závazné právní předpisy stanoví jinak.

4. Aktivace, přístup a uživatelské role 

Službu AP lze aktivovat prostřednictvím Platformy, Marketplace nebo jiným způsobem, který jsme zpřístupnili nebo schválili. 

Služba AP může obsahovat různé uživatelské role, oprávnění, schvalovací práva a nastavení workflow. Jejich aktuální popis a rozsah jsou dostupné v rozhraní Služby nebo dokumentaci. Odpovídáte za nastavení a správu uživatelských rolí, oprávnění, schvalovacích workflow, přístupových práv a interních kontrol v rámci Služby AP. Musíte zajistit, aby každý Uživatel měl odpovídající interní oprávnění provádět příslušné úkony ve Službě AP, včetně kontroly, schválení, odmítnutí, úpravy, exportu nebo jiného zpracování Faktur. 

Veškeré úkony, opomenutí, schválení, zamítnutí, úpravy, exporty, přepsání a nastavení provedené vašimi Uživateli v rámci služby AP se považují za vaše úkony v souladu s Podmínkami platformy a s výhradou závazných právních předpisů. 

Mobilní funkcionalita může být omezena na vybrané funkce, například schvalování Faktur, a nemusí zahrnovat všechny funkce dostupné prostřednictvím Webového rozhraní.

5. Zpracování Faktur, OCR/AI výstupy a validace 

Faktury lze do Služby AP předávat pouze prostřednictvím Podporovaných kanálů a v Podporovaných formátech. Můžeme odmítnout nebo nezpracovat soubory, které jsou nepodporované, poškozené, technicky nevalidní, nečitelné, neúplné, nebezpečné, škodlivé nebo jinak nevhodné ke zpracování. 

Služba AP může používat OCR, umělou inteligenci nebo obdobné automatizované technologie k vytěžení, předvyplnění, klasifikaci nebo návrhu Fakturačních dat. Validační výstupy mají pouze podpůrný a informační charakter. Negarantujeme, že Validační výstupy budou správné, úplné, aktuální nebo dostatečné pro vaše účetní, daňové, platební, auditní, právní, compliance nebo interní kontrolní účely. Před schválením, exportem, použitím nebo jakýmkoli jiným využitím všech Fakturačních dat a Validačních výstupů je nutné je zkontrolovat a ověřit. 

Pokud Služba AP identifikuje možnou duplicitní Fakturu, můžeme zobrazit upozornění, a je-li to technicky možné, zpřístupnit původně identifikovanou Fakturu pro porovnání. Takové upozornění není garancí, že budou identifikovány všechny duplicity nebo že všechny Faktury označené jako možné duplicity jsou skutečně duplicitní. 5 Produktové podmínky Accounts Payable Verze 1.0 1. 10. 2026 Pokud Služba AP umožňuje Validační výstup překonat, ignorovat nebo potvrdit, činíte tak na vlastní odpovědnost.

6. Odpovědnosti Zákazníka 

Odpovídáte za správnost, úplnost, zákonnost, relevanci a kvalitu všech Faktur, Fakturačních dat a dalších materiálů, které vy nebo vaši Uživatelé nahrajete do Služby AP nebo které jsou prostřednictvím Služby AP zpracovávány, a to za podmínek stanovených v Podmínkách Platformy a Produktových podmínkách. 

Služba AP nenahrazuje vaše vlastní účetní, daňové, právní, auditní, reportovací, compliance ani zákonné archivační povinnosti. Služba AP je určena pouze jako nástroj pro workflow a zpracování faktur. Není určena k tomu, aby sloužila jako dlouhodobý archiv, účetní archiv, daňový archiv nebo systém pro zákonné uchovávání dokumentů. Nadále odpovídáte za splnění všech povinností, které se na vás vztahují, a za export a vedení vlastního archivu Faktur, Fakturačních dat, účetních dokladů a souvisejících dokumentů mimo Službu AP, a to po dobu vyžadovanou příslušnými právními předpisy, vašimi interními pravidly nebo vašimi smluvními povinnostmi.

Pokud Služba AP umožňuje mazání Faktur, Fakturačních dat nebo souvisejících údajů, nebo pokud jsou tyto údaje automaticky mazány z aktivní Služby AP v souladu s retenčními lhůtami stanovenými v těchto Produktových podmínkách, odpovídáte za to, že takové smazání nebude v rozporu s vašimi právními, daňovými, účetními, auditními, smluvními, interními archivačními ani jinými povinnostmi. 

Vedle pravidel přijatelného užívání stanovených v Podmínkách Platformy nesmíte Službu AP používat ke zpracování nezákonných, podvodných, zavádějících, škodlivých nebo neoprávněných Faktur, Fakturačních dat nebo souvisejících dokumentů. 

Odpovídáte za to, že Faktury, Fakturační data a související dokumenty předané do Služby AP neobsahují škodlivý kód, viry, malware ani jiné škodlivé prvky a nenarušují bezpečnost, integritu nebo provoz Služby AP, Platformy, Systémů třetích stran ani jiných zákazníků.

7. Integrace, Systémy třetích stran a externí datové zdroje 

Služba AP může komunikovat se Systémy třetích stran nebo na nich být závislá. Dostupnost, správnost, úplnost, aktuálnost a bezpečnost Systémů třetích stran mohou 2026 být mimo naši kontrolu. Mezi Systémy třetích stran mohou patřit také systémy a poskytovatelé, kteří nejsou Partnery ve smyslu Podmínek Platformy.

 Negarantujeme, že data, odpovědi, stavové zprávy, validační výsledky nebo jiné informace získané ze Systémů třetích stran budou správné, úplné, aktuální nebo dostupné po celou dobu. Neodpovídáme za prodlení, chybu, ztrátu, nedostupnost, nesprávný výstup nebo jiný důsledek způsobený Systémem třetí strany, nestanoví-li Podmínky Platformy nebo kogentní právní předpisy jinak. 

Používání Systémů třetích stran se může řídit samostatnými podmínkami příslušného poskytovatele třetí strany. Odpovídáte za dodržování těchto podmínek, pokud se na vás vztahují.

8. Data, export a výmaz 

Faktury a Fakturační data jsou součástí Zákaznických dat podle Podmínek Platformy. Zpracováváme je v souladu s Podmínkami Platformy, těmito Produktovými podmínkami a příslušnými právními předpisy. 

Zákaznická data nepoužijeme k trénování AI modelů způsobem, který by identifikoval vás nebo vaše Uživatele, vaše dodavatele nebo jiné identifikovatelné osoby, pokud s vámi takové použití nebude výslovně sjednáno nebo by to bylo jinak povoleno podle platných právních předpisů. 

Během používání Služby AP můžete exportovat Fakturační data a související dokumenty prostřednictvím exportních funkcí dostupných v rámci Služby AP. 

Faktury a související Fakturační data, u nichž byl ve Službě AP proveden export, zůstanou po dobu 90 dnů od prvního exportu nadále dostupné za účelem jejich kontroly nebo ověření. Po uplynutí této doby budou z prostředí Služby AP automaticky smazány. 

Faktury a související Fakturační data, které nebyly exportovány, včetně Faktur, které byly odmítnuty, zrušeny nebo zůstávají rozpracované, budou z prostředí Služby AP automaticky smazány po uplynutí 12 měsíců od poslední aktivity zaznamenané ve vztahu k příslušné Faktuře. 

Odpovídáte za export všech Faktur, Fakturačních dat a souvisejících dokumentů před jejich smazáním z aktivní Služby AP, a to s ohledem na vaše povinnosti podle článku 6 Produktových podmínek. 

Po skončení vašeho přístupu ke Službě AP můžeme Fakturační data a související dokumenty smazat nebo anonymizovat, ledaže je jejich další uchování vyžadováno nebo umožněno Podmínkami Platformy, těmito Produktovými podmínkami, příslušnými právními 7 Produktové podmínky Accounts Payable Verze 1.0 1. 10. 2026 předpisy, bezpečnostními požadavky, řešením sporů, legitimními provozními účely nebo technickými zálohovacími procesy. 

Smazání faktur, Fakturačních dat nebo souvisejících údajů z prostředí Služby AP nemusí znamenat okamžitý výmaz ze záloh, logů, bezpečnostních záznamů, auditních záznamů nebo jiných technických záznamů uchovávaných v souladu s Podmínkami Platformy, těmito Produktovými podmínkami, příslušnými právními předpisy nebo legitimními provozními a bezpečnostními požadavky.

9. Dostupnost Služby a podpora 

Dostupnost a podpora Služby AP se řídí Podmínkami Platformy, není-li výslovně dohodnuto jinak. 

Jste povinni nás bez zbytečného odkladu informovat o podezření na neoprávněný přístup, zneužití, bezpečnostní incident, technický problém nebo problém s integrací související se Službou AP.

10. Pozastavení, omezení a ukončení 

Aniž jsou dotčena naše práva podle Podmínek Platformy, můžeme pozastavit, omezit nebo ukončit přístup ke Službě AP nebo k jakékoli funkcionalitě specifické pro Službu AP, pokud je to přiměřeně nezbytné z bezpečnostních, právních, compliance, provozních, technických, kapacitních, platebních nebo rizikových důvodů. 

Ukončení Služby AP nevede automaticky k ukončení vašeho přístupu k Platformě ani k jakékoli jiné Službě, ledaže výslovně uvedeme jinak nebo pokud je ukončení či omezení Platformy odůvodněno podle Podmínek Platformy. 

Pokud vaše porušení těchto Produktových podmínek zároveň představuje porušení Podmínek Platformy, vede k němu nebo vyvolává právní, bezpečnostní, compliance, provozní či rizikové obavy ovlivňující Platformu, můžeme omezit, pozastavit nebo ukončit váš přístup k Platformě v souladu s Podmínkami Platformy. 

Pokud bude váš přístup k Platformě z jakéhokoli důvodu ukončen, ať už vámi nebo námi, váš přístup ke Službě AP skončí ke stejnému dni, ledaže výslovně dohodneme jinak. 

V souvislosti s ukončením Služby AP můžete prostřednictvím zákaznické podpory požádat o přechod ke službě stejného typu poskytované jiným poskytovatelem nebo o přenos Faktur, Fakturačních dat a souvisejících dokumentů na vlastní infrastrukturu. Přechod zahájíme bez zbytečného odkladu a umožníme jej dokončit nejpozději do 30 kalendářních dnů od obdržení vaší žádosti („Přechodné období“). Přechodné období 8 Produktové podmínky Accounts Payable Verze 1.0 1. 10. 2026 můžete jednou prodloužit, pokud nám to oznámíte před jeho uplynutím. Pokud přechod není v této lhůtě technicky možný, do 14 pracovních dnů vám sdělíme důvody a stanovíme náhradní lhůtu, nejvýše však sedm měsíců. 

Po dobu Přechodného období vám poskytujeme potřebnou součinnost a zachováváme dostupnost Služby AP v rozsahu potřebném pro přechod. Po jeho skončení může být běžný přístup ke Službě AP ukončen; data vám však zpřístupníme k převzetí ještě nejméně po dobu 30 kalendářních dnů, a to zabezpečeným exportem nebo jiným vhodným způsobem. Data poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. 

Po uplynutí této lhůty a úspěšném dokončení přechodu data vymažeme, s výjimkou údajů, jejichž uchování vyžadují právní předpisy. 

Namísto přechodu můžete požádat o ukončení Služby AP a výmaz dat; v takovém případě váš smluvní vztah ke Službě AP skončí doručením vaší žádosti nebo pozdějším dnem v ní uvedeným. 

Tento postup má přednost před odlišnými pravidly těchto Produktových podmínek a Podmínek Platformy, zejména pravidly o omezení přístupu a výmazu dat. Ukončení Služby AP samo o sobě neukončuje váš přístup k Platformě ani k jiným Službám. 

Službu AP můžete ukončit prostřednictvím zákaznické podpory. 

Ustanovení, která by ze své povahy měla zůstat v platnosti i po ukončení smlouvy, zůstávají v platnosti v souladu s Podmínkami platformy. Po ukončení smlouvy zaniká vaše právo na využívání služby AP; tím není dotčeno vaše právo na převzetí dat podle tohoto článku.

11. Zkušební provoz 

Služby AP Můžeme poskytovat Službu AP vybraným Zákazníkům po omezenou dobu zdarma, jako Zkušební funkci ("Zkušební provoz"). Účast ve Zkušebním provozu nezakládá nárok na jeho pokračování ani na zachování rozsahu Služby AP do budoucna. 

Poskytovatel může Zkušební provoz kdykoli ukončit a nabídnout Zákazníkovi placené poskytování Služby AP. Nabídku zašle e-mailem nejméně 30 dnů před plánovaným koncem Zkušebního provozu a uvede v ní cenu, rozsah služby, nové podmínky a způsob jejich přijetí. 

Pro přechod na placený provoz je nutné výslovné přijetí nabídky oprávněnou osobou Zákazníka. Pouhé nečinnost nebo další používání Služby AP během Zkušebního provozu se za přijetí nabídky nepovažuje. 9 Produktové podmínky Accounts Payable Verze 1.0 1. 10. 2026 

Pokud Zákazník nabídku nepřijme, Zkušební provoz uplynutím oznámené doby končí, aniž by Zákazníkovi vznikla povinnost platit za placenou verzi Služby AP. Do konce Zkušebního provozu, nejméně však po dobu 30 dnů od oznámení, může Zákazník zdarma exportovat dosud uložené Faktury a Fakturační data. Tím nejsou dotčeny retenční lhůty a pravidla výmazu podle článku 8. 

Toto ustanovení má před obecnými pravidly o zavádění poplatků, přijímání změn podmínek a ukončení Zkušebních funkcí přednost. Ukončení Zkušebního provozu samo o sobě neomezuje přístup Zákazníka k Platformě ani k dalším Službám.

12. Odpovědnost a alokace rizik 

Naše odpovědnost ve vztahu ke Službě AP se řídí Podmínkami Platformy, nestanoví-li tyto Produktové podmínky výslovně jinak. 

Neodpovídáme za nesprávné platby, duplicitní platby, opožděné platby, nesprávné platební údaje, nesprávné účetní zpracování, daňové chyby, auditní problémy, reportingové chyby nebo jiné důsledky vyplývající z: 

  • Faktur, Fakturačních dat nebo jiných dat předaných vámi nebo vašimi Uživateli; 
  • Fakturačních dat nebo Validačních výstupů, které vy nebo vaši Uživatelé schválíte, použijete, ignorujete nebo překonáte; 
  • uživatelských rolí, oprávnění, schvalovacích workflow, interních kontrol nebo nastavení provedených vámi nebo vašimi Uživateli; 
  • exportovaných Fakturačních dat použitých vámi v ERP, účetních, bankovních, platebních, daňových, auditních nebo reportingových procesech; 
  • Systémů třetích stran; nebo 
  • porušení vašich vlastních zákonných, smluvních nebo interních povinností. 

Nic v těchto Produktových podmínkách neomezuje ani nevylučuje odpovědnost v rozsahu, v jakém takové omezení nebo vyloučení nepřipouštějí kogentní právní předpisy.

13. Zpracování osobních údajů 

Tento článek představuje smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR a je součástí Produktových podmínek AP. 

Při poskytování Služby AP můžeme vaším jménem a podle vašich doložených pokynů zpracovávat osobní údaje obsažené ve Fakturách, Fakturačních datech, souvisejících dokumentech a záznamech o jejich zpracování. V tomto rozsahu jste správcem, případně zpracovatelem, a my jsme zpracovatelem, případně dalším zpracovatelem. Odchylně od článku 8 Podmínek Platformy se na toto zpracování použije tento článek. 

Osobní údaje, které zpracováváme pro vlastní účely, zejména pro správu účtu, fakturaci, bezpečnost, podporu, řízení rizik a plnění právních povinností, zpracováváme jako samostatný správce podle Podmínek Platformy a Zásad ochrany osobních údajů. 

Předmětem zpracování je zejména příjem, nahrávání, uchování, vytěžování pomocí OCR nebo AI, validace, oprava, třídění, schvalování, zpracování ve workflow, propojení se Systémy třetích stran, export, podpora, zabezpečení, zálohování a výmaz Faktur, Fakturačních dat a souvisejících dokumentů. 

Zpracování probíhá po dobu poskytování Služby AP a po dobu nezbytnou pro export, přechod k jinému poskytovateli, výmaz nebo splnění zákonné povinnosti. 

Subjekty údajů mohou zahrnovat zejména: 

a) vaše Uživatele, zaměstnance, zástupce a kontaktní osoby; 

b) zaměstnance, zástupce a kontaktní osoby vašich dodavatelů a odběratelů; 

c) osoby uvedené ve Faktuře nebo souvisejícím dokumentu; 

d) osoby podílející se na kontrole, schvalování nebo zpracování Faktur. 

Zpracovávanými osobními údaji mohou být zejména: 

a) jméno, příjmení, pracovní pozice a identifikační údaje; 

b) kontaktní údaje; 

c) daňové, účetní, bankovní a platební údaje; 

d) údaje obsažené ve Faktuře nebo její příloze; 

e) údaje o schválení, odmítnutí, komentářích a workflow; 

f) technické identifikátory a záznamy související se zpracováním Faktur. 

Služba AP není určena ke zpracování zvláštních kategorií osobních údajů. Pokud se takové údaje ve Faktuře vyskytnou, zpracujeme je pouze v rozsahu nezbytném pro poskytnutí Služby AP. Za vaše doložené pokyny se považují zejména: 

a) používání Služby AP a jejích nastavení; 

b) předání, oprava, schválení, odmítnutí nebo export Faktury;  

c) pokyn zaslaný prostřednictvím zákaznické podpory; 

d) žádost o výmaz, přenos nebo ukončení Služby AP; 

e) další pokyny vyplývající z těchto Produktových podmínek. 

Odpovídáte za: 

a) zákonnost zpracování osobních údajů a existenci příslušného právního titulu; 

b) splnění informační povinnosti vůči subjektům údajů; 

c) správnost, přiměřenost a minimalizaci předávaných údajů; 

d) zákonnost a přesnost vašich pokynů; 

e) vyřízení žádostí subjektů údajů, pokud jste jejich správcem. 

Pokud jste vůči osobním údajům v postavení zpracovatele, odpovídáte také za to, že máte oprávnění k zapojení nás jako dalšího zpracovatele. 

Osobní údaje zpracováváme pouze podle vašich doložených pokynů, těchto Produktových podmínek a příslušných právních předpisů. Pokud se důvodně domníváme, že váš pokyn porušuje právní předpisy, upozorníme vás na to a můžeme dotčené zpracování do vyjasnění pokynu pozastavit. 

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření odpovídající rizikům zpracování, zejména opatření pro řízení přístupů, ochranu přihlašovacích údajů, oddělení dat, zabezpečení přenosu, zálohování, protokolování, monitorování, řešení incidentů a bezpečný výmaz dat. 

Obecně souhlasíte se zapojením dalších zpracovatelů, zejména poskytovatelů infrastruktury, hostingu, OCR, AI, podpory a dalších technických služeb, pokud jsou zapojeni za účelem poskytování Služby AP. 

Ke dni účinnosti těchto Produktových podmínek využíváme jako dalšího zpracovatele společnost Microsoft Ireland Operations Limited se sídlem One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irsko, a to pro poskytování cloudové infrastruktury a hostingu, ukládání a zabezpečení dat, vytěžování údajů z dokumentů pomocí OCR a zpracování pomocí umělé inteligence. 

O zamýšleném přidání nebo nahrazení dalšího zpracovatele vás informujeme s předstihem. 

Proti změně můžete vznést námitku z důvodů týkajících se ochrany osobních údajů. Pokud se nám nepodaří námitku vyřešit přiměřeným náhradním opatřením, můžete ukončit dotčenou část Služby AP s právem na export dat podle článku 10. 12 

Předávání osobních údajů do třetích zemí provádíme pouze na základě právního mechanismu podle kapitoly V GDPR, zejména rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek Evropské komise nebo jiného přípustného mechanismu. 

Pokud to právní předpisy dovolují, informujeme vás o závazném požadavku orgánu veřejné moci na zpřístupnění osobních údajů a zpřístupníme pouze údaje v nezbytném rozsahu. 

O porušení zabezpečení osobních údajů vás informujeme bez zbytečného odkladu po jeho zjištění. 

Oznámení podle dostupnosti obsahuje zejména: 

a) popis incidentu; 

b) kategorie a přibližný počet dotčených údajů a subjektů údajů; 

c) pravděpodobné důsledky; 

d) přijatá nebo plánovaná nápravná opatření; 

e) kontaktní místo pro další informace. 

Pokud nejsou všechny informace v okamžiku oznámení dostupné, doplníme je bez zbytečného odkladu. 

V přiměřeném rozsahu vám poskytneme součinnost při: 

a) vyřizování žádostí subjektů údajů; 

b) posouzení vlivu na ochranu osobních údajů; 

c) předchozí konzultaci s dozorovým úřadem; 

d) posouzení a doložení bezpečnosti zpracování; 

e) plnění vašich oznamovacích a nápravných povinností. 

Pokud subjekt údajů požádá přímo nás, žádost vám bez zbytečného odkladu předáme, pokud nám právní předpis neukládá odpovědět přímo. 

Po ukončení Služby AP vám osobní údaje vrátíme nebo vymažeme podle příslušných ustanovení, s výhradou právních povinností jejich uchování. 

Export, přenos a převzetí osobních údajů se řídí články 8 a 10 těchto Produktových podmínek. Po dobu Přechodného období a lhůty pro převzetí dat se na data potřebná k přechodu nepoužijí pravidla automatického výmazu.  

Údaje uchovávané z právního důvodu oddělíme, zabezpečíme a použijeme pouze pro tento důvod. Osobní údaje v technických zálohách, bezpečnostních záznamech a logách mohou být odstraněny v rámci běžného cyklu jejich přepsání. 

Osobní údaje zpracovávané podle tohoto článku nepoužíváme k trénování obecných AI modelů. Pro statistické účely, vývoj a zlepšování Služby AP můžeme používat pouze anonymizované nebo agregované údaje, které již nelze přiřadit konkrétní osobě. 

Jakákoli licence k Zákaznickým datům podle Podmínek Platformy se použije pouze v rozsahu slučitelném s tímto článkem a nepředstavuje samostatné oprávnění k používání osobních údajů pro vlastní účely. 

Tento článek má v otázkách zpracování osobních údajů přednost před odlišnými ustanoveními těchto Produktových podmínek a Podmínek Platformy. Ustanovení o mlčenlivosti, bezpečnosti, součinnosti, auditu, exportu, vrácení a výmazu osobních údajů zůstávají v platnosti i po ukončení Služby AP po dobu nezbytnou k jejich splnění. 

Pro pokyny a oznámení podle tohoto článku použijete kontaktní údaje zákaznické podpory.

14. Závěrečná ustanovení 

Otázky výslovně neupravené v těchto Produktových podmínkách se řídí Podmínkami Platformy. Tyto Produktové podmínky se použijí od 1.10.2026. Ve vztahu ke Službě AP nás můžete kontaktovat prostřednictvím kontaktních údajů nebo kanálů podpory uvedených v Podmínkách Platformy nebo zpřístupněných v Platformě.