1. Úvod

Ve společnosti Direct Fidoo Platform a.s., se sídlem Pod Dráhou 1636/1, 170 00 Praha 7 – Holešovice, IČO 23351942, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka č. 29756 („my“, „Direct Fidoo“ nebo „Společnost“), se zavazujeme chránit a respektovat vaše soukromí. Tyto Zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jak shromažďujeme, používáme a chráníme vaše osobní údaje při používání Fidoo Platform, v souladu s obecným nařízením EU o ochraně osobních údajů (GDPR) a příslušnými vnitrostátními právními předpisy. Chceme, abyste měli jistotu, že s vašimi údaji nakládáme s maximální péčí a v souladu se všemi právními povinnostmi.

2. Kdo jsme

Direct Fidoo je společnost poskytující služby Fidoo Platform. Ve většině případů jsme správcem osobních údajů odpovědným za rozhodování o tom, proč a jak jsou vaše osobní údaje zpracovávány. To zahrnuje situace, kdy vám prostřednictvím Fidoo Platform pomáháme efektivně spravovat finance vaší společnosti a kdy zprostředkováváme další služby, které nabízíme nebo zajišťujeme.

Direct Fidoo jako správce osobních údajů: Když používáte funkcionality a služby Fidoo Platform, které poskytujeme přímo my – například založení vašeho uživatelského účtu, používání funkcí Multibanking nebo přístup k nabídkám v Marketplace – přebíráme odpovědnost správce za vaše osobní údaje. Jako správce vystupujeme také u údajů, které zpracováváme za účelem provozu a zabezpečení naší platformy nebo za účelem plnění našich právních povinností.

Žádné citlivé údaje: Vezměte prosím na vědomí, že pokud to nevyžaduje zákon (např. kontroly AML/KYC) nebo k tomu nemáme váš výslovný souhlas, prostřednictvím Fidoo Platform neshromažďujeme ani nezpracováváme žádné zvláštní kategorie osobních údajů („citlivé osobní údaje“). To znamená, že vás v rámci Fidoo Platform nikdy nebudeme žádat o informace o vašem rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání, zdravotním stavu apod. Fidoo Platform je zaměřena na finanční a obchodní informace a měli byste se zdržet poskytování jakýchkoli citlivých osobních údajů na naší platformě.

Poskytovatelé třetích stran: Fidoo Platform je platforma nabízející různé služby. Některé z těchto služeb mohou být poskytovány třetími stranami. Tyto služby se řídí podmínkami a oznámeními o ochraně osobních údajů třetích stran.

3. Jaké osobní údaje shromažďujeme a proč

Fidoo Platform je firemní multibankingová platforma s doplňkovými službami. Ačkoli se Fidoo Platform zaměřuje na firemní zákazníky, může i tak zahrnovat zpracování různých typů osobních údajů různých kategorií uživatelů. Mezi osoby, jejichž údaje můžeme zpracovávat, patří: (a) zaměstnanci našich firemních klientů, kteří používají Fidoo Platform, (b) vlastníci nebo administrátoři firemního účtu, například statutární zástupci nebo manažeři společnosti, kteří zakládají účet Fidoo Platform a dohlížejí na něj, a (c) další oprávněné osoby určené společností, například externí účetní nebo dodavatel, kterému byl udělen přístup do Fidoo Platform za účelem správy financí společnosti. Níže vysvětlujeme, jaké druhy údajů od těchto uživatelů shromažďujeme a za jakými účely je používáme.

Abychom zajistili transparentnost, níže shrnujeme konkrétní právní základy, o které se při zpracování vašich údajů opíráme:

Můžeme získávat a používat obchodní informace o společnostech z veřejně dostupných zdrojů a veřejných rejstříků, a to i prostřednictvím našeho smluvního poskytovatele Dun & Bradstreet. Může jít o identifikační a profilové údaje o společnosti (např. název společnosti, registrační/identifikační čísla, sídlo, klasifikaci odvětví, status, informace o vlastnictví a vedení), které nám pomáhají se onboardingem zákazníků, předvyplněním údajů o společnosti, ověřováním informací, posouzením rizik a prevencí podvodů. Pokud takové zdroje obsahují informace o fyzických osobách (např. statutárních zástupcích nebo skutečných majitelích uvedených v rejstřících), zpracováváme tyto informace v souladu s těmito Zásadami ochrany osobních údajů. Společnost Dun & Bradstreet zpracovává údaje podle svých vlastních podmínek a informací o ochraně soukromí.

4. Sdílení osobních údajů v rámci Direct Group

Sdílení osobních údajů v rámci Direct Group a s poskytovateli služeb

Direct Fidoo je součástí skupiny Direct Group. V určitých situacích můžeme sdílet osobní údaje s dalšími společnostmi v rámci Direct Group („společnosti skupiny Direct Group“) a s vybranými poskytovateli služeb třetích stran, kteří podporují provoz Fidoo Platform. Nespoléháme se na jeden obecný souhlas pro veškeré takové sdílení. Osobní údaje naopak sdílíme pouze tehdy, existuje-li konkrétní účel a odpovídající právní základ podle příslušných předpisů o ochraně osobních údajů.

Aktuální seznam společností skupiny Direct Group je k dispozici zde: Společnosti ze skupiny Direct Group | Fidoo 

Protože Fidoo Platform zahrnuje Multibanking, přehled transakcí, připojení k účtům a související funkcionality finančních služeb, některé informace, které zpracováváme, mohou zároveň představovat bankovní, finanční, obchodní nebo jiné důvěrné informace. Pokud takové informace obsahují osobní údaje, zpracováváme je a zpřístupňujeme pouze v rozsahu nezbytném pro účely popsané v těchto Zásadách ochrany osobních údajů a s odpovídajícími opatřeními důvěrnosti, zabezpečení a smluvní ochrany.

Osobní údaje můžeme sdílet v rámci společností skupiny Direct Group a případně i s našimi zpracovateli, subzpracovateli, poskytovateli infrastruktury, odbornými poradci, auditory a dalšími poskytovateli služeb pro následující účely:

a)  Interní administrativa a provoz skupiny

Osobní údaje můžeme sdílet pro účely interní administrativy v rámci skupiny, včetně správy skupiny, interního reportingu, IT a bezpečnostní správy, prevence podvodů, podpory compliance, právní a daňové podpory, řízení rizik, auditu a koordinace zákaznických nebo provozních činností. Právní základ: náš oprávněný zájem (nebo oprávněný zájem jiné společnosti skupiny Direct Group), podle potřeby, a/nebo plnění právních povinností.

b)  Poskytování, provoz a podpora služeb Fidoo Platform

Pokud je to potřeba k poskytování, údržbě, provozu, zabezpečení, podpoře, řešení problémů nebo zlepšování Fidoo Platform (včetně souvisejících obchodních procesů, infrastruktury a servisního provozu), můžeme relevantní osobní údaje sdílet se společnostmi skupiny Direct Group a poskytovateli služeb, kteří tyto činnosti podporují. Právní základ: plnění smlouvy, oprávněný zájem a/nebo právní povinnost (v závislosti na konkrétní činnosti zpracování)

c)  Správa účtů, ověřování identity a řízení přístupu

Osobní údaje můžeme sdílet za účelem správy uživatelských účtů, řízení oprávnění a rolí, ověřování identity, autentizace uživatelů, zajištění bezpečného přístupu a vedení záznamů o oprávněních napříč relevantními produkty, moduly a podpůrnými systémy. Právní základ: plnění smlouvy, oprávněný zájem a/nebo právní povinnost.

d)  Připojení k bankám a služby související s transakcemi

Pokud je to relevantní pro Multibanking, workflow související s platbami, služby informování o účtu, připojení k účtům, obohacování transakcí nebo související podporu, můžeme relevantní osobní údaje sdílet se společnostmi skupiny Direct Group a důvěryhodnými poskytovateli služeb využívanými k zajištění těchto funkcionalit. Právní základ: plnění smlouvy, souhlas, jeli vyžadován pro konkrétní bankovní připojení nebo pokyn, oprávněný zájem a/nebo právní povinnost.

e)  Bezpečnost, prevence podvodů a řízení incidentů

Osobní údaje můžeme sdílet, jeli to nezbytné k odhalování, prevenci a vyšetřování podvodů, neoprávněného přístupu, zneužití, nesprávného používání služby, kybernetických hrozeb nebo technických incidentů, a k reakci na takové události, jejich dokumentaci a nápravě. Právní základ: oprávněný zájem a/nebo právní povinnost.

f)  Compliance a právní a regulatorní povinnosti

Osobní údaje můžeme sdílet, jeli to nezbytné pro splnění příslušných právních předpisů, účetních a daňových požadavků, povinností souvisejících s AML tam, kde se uplatní, zákonných požadavků orgánů veřejné moci, soudních příkazů, regulatorních požadavků a interních povinností v oblasti compliance nebo uchovávání záznamů v rámci Direct Group. Právní základ: právní povinnost a/nebo oprávněný zájem, kde je to relevantní.

g)  Zlepšování služby, testování a analytika

Můžeme používat a sdílet omezené osobní údaje v rámci Direct Group nebo s poskytovateli služeb za účelem testování, vývoje a zlepšování Fidoo Platform, přičemž tam, kde je to rozumně možné, používáme pro tyto účely agregované, anonymizované, pseudonymizované nebo jinak minimalizované údaje. Právní základ: oprávněný zájem.

h)  Marketingová komunikace od Direct Fidoo 

Můžeme použít vaše kontaktní údaje a omezené údaje o obchodním profilu k zasílání informací o produktech a službách Fidoo Platform. Právní základ: souhlas, vyžaduje-li jej zákon, nebo oprávněný zájem, pokud to zákon umožňuje (včetně příslušných pravidel pro elektronické komunikace). Kdykoli můžete vznést námitku nebo se odhlásit.

i)   Marketingová komunikace týkající se dalších společností skupiny Direct Group

Pokud se rozhodnete ji odebírat, nebo pokud je to jinak povoleno příslušným právem, můžeme použít vaše kontaktní údaje a omezené profilové či obchodní informace k zasílání nabídek, aktualit a novinek týkajících se produktů a služeb dalších společností skupiny Direct Group, které mohou být relevantní pro vaši společnost. Vždy identifikujeme odesílatele a poskytneme snadný způsob odhlášení nebo odvolání souhlasu. Právní základ: souhlas, vyžaduje-li jej zákon; v omezených případech se může uplatnit oprávněný zájem, pokud to zákon umožňuje a s ohledem na vaše právo vznést námitku.

Jaké údaje mohou být sdíleny

V závislosti na příslušném účelu mohou sdílené osobní údaje zahrnovat zejména:

•   identifikační a kontaktní údaje (např. jméno, pracovní email, telefonní číslo, role, společnost, identifikátory společnosti);

•   údaje o účtu a vztahu (např. role ve workspace, oprávnění, stav uživatele, stav aktivace služby);

•   údaje o autentizaci, autorizaci a řízení přístupu;

•   údaje o připojení k bankám a identifikátory účtů;

•   údaje související s transakcemi, včetně informací o zůstatku, platebních instrukcí, historie transakcí a metadat transakcí tam, kde jsou pro službu relevantní;

•   servisní, technické a provozní údaje (např. logy, metadata související s bezpečností, údaje o zařízení/prohlížeči, IP adresa, auditní záznamy, záznamy podpory);

•   údaje o obchodním profilu (např. segment/typ společnosti, využívání produktů nebo modulů);

•   omezené údaje o marketingových preferencích (např. zda jste udělili souhlas nebo se odhlásili, komunikační preference).

Uplatňujeme přístup needtoknow a minimalizace údajů. Nesdílíme více osobních údajů, než je přiměřeně nezbytné pro příslušný účel.

Kategorie příjemců

Osobní údaje můžeme zpřístupnit následujícím kategoriím příjemců:

•   společnostem skupiny Direct Group;

•   našim zpracovatelům a subzpracovatelům poskytujícím hosting, cloudové služby, infrastrukturu, ukládání dat, komunikaci, analytiku, podporu, zabezpečení, audit, právní, daňové nebo jiné provozní služby;

•   poskytovatelům openbanking, připojení k bankám a obohacování transakcí využívaným k zajištění funkcionalit Fidoo Platform;

•   partnerům Marketplace nebo jiným poskytovatelům třetích stran, pokud požadujete, aktivujete nebo využíváte konkrétní službu nebo nabídku;

•   soudům, regulátorům, dozorovým orgánům, orgánům činným v trestním řízení nebo jiným orgánům veřejné moci, pokud je zpřístupnění vyžadováno zákonem nebo závaznou žádostí.

Role příjemců

V závislosti na konkrétní činnosti zpracování může společnost skupiny Direct Group nebo jiný příjemce vystupovat:

•   jako zpracovatel jednající naším jménem, pokud nám poskytuje podporu nebo provozní služby;

•   jako samostatný správce, pokud určuje vlastní účely a prostředky zpracování (například partner Marketplace nebo jiná společnost skupiny Direct Group, která s vámi komunikuje o svých vlastních službách v souladu s příslušným právem);

•   v některých případech případně jako společný správce, pokud společně určujeme určité účely a prostředky zpracování.

Pokud to vyžaduje zákon, poskytneme doplňující informace o příslušném správci (správcích) a podstatě případného uspořádání společných správců.

Mezinárodní předávání

Pokud jakákoli společnost skupiny Direct Group nebo poskytovatel služeb zpracovává osobní údaje mimo EHP, zajišťujeme, aby takové předání bylo chráněno vhodnými zárukami vyžadovanými příslušným právem (například rozhodnutím o odpovídající ochraně nebo standardními smluvními doložkami), jak je dále popsáno v části „Umístění dat (kde vaše údaje ukládáme a mezinárodní předávání)“.

Údaje pro váš uživatelský účet Fidoo Platform a používání platformy

Když se vaše společnost zaregistruje do Fidoo Platform, shromažďujeme osobní údaje za účelem vytvoření uživatelských účtů pro každého oprávněného uživatele. Patří sem identifikační a kontaktní údaje, jako je vaše jméno, pracovní emailová adresa, telefonní číslo, pracovní pozice/role a společnost, pro kterou pracujete. Tyto informace potřebujeme k tomu, abychom vás zaregistrovali jako uživatele, ověřili vás při přihlášení a věděli, kdo naše služby používá. Přidělujeme vám také uživatelské přihlašovací údaje (například přihlašovací jméno a heslo); hesla jsou ukládána v chráněné podobě. V některých případech může vaše společnost poskytnout také další identifikátory, které pomáhají se správou uživatelů – i ty se zaznamenávají jako součást vašeho profilu.

V průběhu používání aplikace Fidoo Platform automaticky shromažďujeme určité údaje o používání a technické údaje. Patří mezi ně například záznamy o vašich akcích (např. kdy jste se přihlásili nebo schválili určitou akci), informace o zařízení nebo prohlížeči a IP adresy, které používáme pro bezpečnostní monitoring a řešení problémů. Tyto provozní údaje zpracováváme, abychom zajistili integritu platformy, předcházeli podvodům a chránili zájmy vaší společnosti i naše vlastní (například sledováním přístupů, abychom zabránili neoprávněnému použití). Takové zpracování je v našem oprávněném zájmu, abychom Fidoo Platform udrželi bezpečnou a spolehlivou.

Služby Multibanking ve Fidoo Platform

Hlavní funkcionalitou Fidoo Platform je modul Multibanking – umožňuje vaší společnosti propojit více bankovních účtů a zobrazit všechny finanční informace na jednom místě. Abychom tuto službu mohli poskytovat, shromažďujeme a zpracováváme s vaším oprávněním finanční údaje z vašich propojených bankovních účtů. Konkrétně po tom, co vy nebo vaše společnost připojíte účet prostřednictvím Fidoo Platform, obdržíme:

•   Údaje o bankovním účtu: informace identifikující účty, které připojíte (například název banky, IBAN nebo číslo účtu, typ účtu a jméno držitele účtu). To může zahrnovat identifikační údaje o vlastníkovi účtu (což může být název vaší společnosti a v některých případech i vaše jméno, pokud jste osobně držitelem bankovního účtu).

•   Zůstatek na účtu a historie transakcí: z vaší banky získáváme aktuální zůstatek na účtu a transakční údaje. Tyto transakční údaje zahrnují podrobnosti o příchozích a odchozích platbách na účtu – například datum a částku každé transakce, měnu, popis/reference transakce, jméno plátce nebo příjemce (protistrany) a jakékoli další údaje uvedené ve vašem bankovním výpisu. Fidoo Platform tyto informace shromažďuje, aby zobrazila vaši finanční situaci a pomohla vám analyzovat firemní výdaje a příjmy. Můžete si například zobrazit seznam všech transakcí napříč připojenými účty včetně informací o tom, komu jste platili nebo kdo platil vaší společnosti (protistrany), což pomáhá s účetnictvím a řízením cash flow.

Abychom tyto funkcionality Multibanking zajišťovali bezpečným způsobem, spolupracujeme s důvěryhodnými poskytovateli openbanking služeb třetích stran: Finbricks a Salt Edge. Tito poskytovatelé nám pomáhají propojit se s vaší bankou a získávat údaje naším jménem. Když ve Fidoo Platform připojujete bankovní účet, projdete bezpečným procesem ověření (v souladu se standardy PSD2 open banking), který zajišťuje Finbricks nebo Salt Edge. Tito poskytovatelé zpracovávají bankovní přihlašovací údaje nebo tokeny, které jsou k tomu potřeba, a používají je k získání informací o vašem účtu a transakcích. Finbricks a Salt Edge v zásadě propojují Fidoo Platform s vaší bankou, což nám umožňuje prostřednictvím jednotného rozhraní stáhnout úplnou historii transakcí a údaje o účtu. Vaše bankovní hesla nevidíme ani neukládáme – místo toho dostáváme údaje (např. záznamy transakcí a zůstatky), které nám tito poskytovatelé po vašem udělení přístupu předají.

Svá práva v oblasti ochrany osobních údajů ve vztahu ke společnosti Finbricks můžete uplatnit zasláním žádosti na emailovou adresu support@finbricks.com. Podrobné informace o zpracování osobních údajů klienta jsou dostupné na webu www.kb.cz v dokumentu „Informace o zpracování osobních údajů“.

Kromě toho Fidoo Platform využívá partnera Dateio, který pomáhá učinit informace o vašich transakcích srozumitelnějšími. Služba Dateio bere surové záznamy o transakcích (které mohou být někdy nejasné) a doplňuje je o konkrétní detaily – například dokáže z transakčního záznamu určit obchodníka nebo příjemce a zařadit výdaj do kategorie (např. označit platbu jako „Cestování - letecká doprava“ nebo „Kancelářské potřeby“). To znamená, že když si ve Fidoo Platform zobrazujete historii transakcí, můžete vidět název obchodníka a kategorii výdaje místo náhodného řetězce textu z bankovního výpisu. Dateio zpracovává transakční údaje (včetně názvů obchodníků, lokalit apod.) a vrací nám tyto obohacené informace. To pomáhá vaší společnosti získat lepší přehled o finančních transakcích. Důležité je, že tito poskytovatelé třetích stran (Finbricks, Salt Edge, Dateio) jsou vázáni přísnými smlouvami, podle nichž mohou vaše údaje používat pouze za účelem poskytování těchto služeb pro Fidoo Platform. Nadále neseme odpovědnost za ochranu vašich údajů v celém tomto procesu a zajišťujeme, aby veškeré takové zpracování bylo v souladu s GDPR.

Žádné zvláštní kategorie údajů v bankovnictví: Upozorňujeme, že finanční údaje, ke kterým přistupujeme, představují standardní údaje o účtu a transakcích. K poskytování služby Multibanking nepoužíváme žádné zvláštní kategorie osobních údajů.

Modul Marketplace a nabídky partnerů

Kromě základních bankovních funkcí obsahuje Fidoo Platform také Marketplace, kde můžete procházet a poptávat různé finanční nebo podnikové služby od našich prověřených partnerů. Pokud se rozhodnete Marketplace využít, budeme od vás shromažďovat určité údaje, abychom mohli zpracovat vaše požadavky a sdílet nezbytné informace s konkrétním poskytovatelem služby (s vaším vědomím a souhlasem). Služby v Marketplace a typické osobní údaje, které jsou s nimi spojeny, zahrnují:

•   Nabídky pojištění (Direct Pojišťovna): Prostřednictvím Fidoo Platform můžete od našeho partnera Direct Pojišťovna, a.s. požádat o nabídky podnikatelského pojištění (např. pojištění majetku, pojištění odpovědnosti). Abychom získali nabídku pojištění, můžeme vás požádat o informace, jako je vaše jméno a kontaktní údaje (aby vás pojišťovna mohla kontaktovat), identifikační údaje vaší společnosti a relevantní informace o riziku nebo majetku, který má být pojištěn. Například pro nabídku pojištění vozového parku můžeme shromažďovat počet vozidel a jejich údaje; pro pojištění majetku můžeme shromažďovat umístění a hodnotu majetku. Nezbytné informace předáme společnosti Direct Pojišťovna, aby pro vás / vaši společnost mohla připravit nabídku pojištění na míru. (Direct Pojišťovna se stane samostatným správcem u údajů, které pro službu pojištění poskytnete, a použije je pouze k přípravě nabídky a případných dalších služeb, s nimiž budete souhlasit.)

•   Nabídky faktoringu: Pokud má vaše společnost zájem o factoring (tj. prodej faktur nebo pohledávek za účelem okamžitého získání cash flow), může vás Fidoo Platform propojit s našimi factoringovými partnery. Za účelem získání factoringové nabídky obvykle shromažďujeme vaše základní kontaktní údaje a údaje o společnosti, stejně jako finanční informace o fakturách nebo pohledávkách, které chcete financovat. Můžeme se například ptát na objem neuhrazených faktur, obvyklé částky faktur nebo váš roční obrat. Tyto údaje jsou sdíleny s vybranou factoringovou společností, aby mohla posoudit vaši způsobilost a navrhnout podmínky (například výši zálohy a poplatky). Předávají se pouze informace nezbytné k vytvoření nabídky (např. název vaší společnosti, kontaktní osoba a relevantní finanční údaje) a partner je používá výhradně k tomuto účelu.

•   Nabídky úvěrů: Marketplace vám také umožňuje prozkoumat podnikatelské úvěry nebo úvěrové linky od vybraných fintech poskytovatelů. Pokud požádáte o nabídku úvěru prostřednictvím Fidoo Platform, shromáždíme s vaším oprávněním informace potřebné pro posouzení úvěru. Obvykle to zahrnuje identifikační a kontaktní údaje (vaše jméno, email, telefon, název společnosti) a klíčové finanční údaje o vašem podnikání. Můžeme například shromažďovat údaje o tržbách vaší společnosti, účetní výkazy nebo ukazatele výkonnosti, výši požadovaného úvěru a zamýšlené použití prostředků. Tyto informace jsou předány zvolenému poskytovateli úvěru, který je použije k předběžné analýze rizika a následně vám poskytne úvěrovou nabídku nebo kalkulaci. Poté, co vás poskytovatel kontaktuje, vás může požádat o další informace potřebné k dokončení jeho schvalovacího procesu mimo Fidoo Platform. Zajišťujeme, aby údaje, které předáváme, byly omezeny na to, co je nezbytné pro úvodní nabídku.

•   Nabídky nákupu/leasingu vozového parku (Direct Auto): Pokud chce vaše společnost nakoupit nebo pronajmout vozidla, náš partner Direct Auto s.r.o. může prostřednictvím Fidoo Platform poskytovat nabídky. Abychom usnadnili nabídku vozového parku, shromažďovali bychom vaše kontaktní údaje, údaje o společnosti a informace o vašich požadavcích na vozidla. Můžeme se například ptát, o kolik vozidel máte zájem, o jaké typy nebo modely, zda preferujete leasing nebo nákup a zda máte nějaké specifické požadavky (např. elektromobily, servisní služby). Tyto informace sdílíme se společností Direct Auto, která připraví návrh řešení pro vozový park (např. cenovou nabídku na požadovaný počet aut nebo leasingový plán). Osobní údaje zde budou typicky omezeny na údaje o vaší identitě a obchodních kontaktech. Direct Auto použije tyto informace pouze k vytvoření a projednání nabídky s vámi.

U všech služeb v Marketplace máte vše pod kontrolou – vaše údaje shromažďujeme a sdílíme s partnerem pouze tehdy, pokud se rozhodnete o nabídku požádat nebo ji přijmout. Při zobrazení nabídky vždy jasně popíšeme, jaké informace jsou pro danou službu potřebné. Zároveň zajišťujeme, aby každý z našich partnerů v Marketplace nakládal s vašimi údaji bezpečně a v souladu se zákonem. Jakmile jsou relevantní údaje na vaši žádost předány partnerovi, zpravidla se tento partner stává správcem těchto informací (například pokud se rozhodnete pokračovat v žádosti o úvěr nebo pojištění, poskytovatel bude vaše údaje zpracovávat podle vlastních zásad ochrany osobních údajů). Doporučujeme vám proto při využití konkrétní nabídky seznámit se s oznámením o ochraně osobních údajů daného partnera, ale ujišťujeme vás, že nesdílíme více informací, než je nezbytné pro propojení s těmito službami.

5. Uchovávání údajů (jak dlouho vaše údaje uchováváme)

Vaše údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelů popsaných v těchto Zásadách nebo ke splnění právních požadavků. V praxi to znamená:

•   U aktivních uživatelů Fidoo Platform budeme vaše osobní údaje uchovávat po dobu, po kterou vaše společnost zůstává zákazníkem a váš uživatelský účet je aktivní, abychom mohli poskytovat službu. To zahrnuje uchovávání údajů o vašem účtu, záznamů o transakcích a dalších nezbytných údajů po dobu trvání předplatného nebo smluvního vztahu.

•   Pokud vy nebo vaše společnost ukončíte používání Fidoo Platform, osobní údaje, které již nepotřebujeme, odstraníme nebo anonymizujeme. Některé údaje mohou být po krátkou dodatečnou dobu uchovávány v zálohách nebo archivech, než budou bezpečně vymazány v rámci našich pravidelných mazacích cyklů.

•   V některých případech může být nutné uchovávat určité informace po delší dobu, pokud to vyžaduje zákon nebo oprávněné obchodní důvody. Například údaje o finančních transakcích mohou podléhat povinnému uchovávání podle účetních, daňových nebo předpisů proti praní špinavých peněz. V souladu s těmito právními předpisy můžeme po určitou dobu uchovávat záznamy o transakcích nebo identifikační údaje po několik let (např. 5–10 let podle finančních předpisů a v závislosti na jurisdikci vašeho umístění) po provedení transakce nebo po skončení našeho obchodního vztahu. Omezené osobní údaje můžeme uchovávat také tehdy, jeli to potřeba k ochraně našich práv, řešení sporů, vymáhání našich smluv nebo obraně proti právním nárokům.

•   Pokud vaše údaje zpracováváme na základě vašeho souhlasu, můžeme je uchovávat do doby, než souhlas odvoláte nebo se z takového zpracování odhlásíte.

Osobní údaje, které máme k dispozici, pravidelně přezkoumáváme a zajišťujeme, že neuchováváme nic déle, než je to užitečné. Jakmile je účel, pro který jsme osobní údaje shromáždili, naplněn a nejsme právně povinni je dále uchovávat, údaje buď bezpečně vymažeme, nebo je nevratně anonymizujeme.

6. Odstranění vašeho uživatelského profilu Fidoo Platform (v aplikaci)

Uživatelům Fidoo Platform umožňujeme požádat o odstranění jejich uživatelského profilu přímo v aplikaci (v sekci „Můj profil“). Tato funkcionalita je určena k odstranění uživatelského profilu spojeného s konkrétním uživatelským jménem (tj. konkrétní přihlašovací emailovou adresou).

Před odesláním žádosti bude uživateli zobrazena informace o důsledcích odstranění jeho profilu. Konkrétně, pokud bude žádost o odstranění úspěšně zpracována:

•   budou odstraněny role uživatele ve společnostech/workspace ve Fidoo Platform,

•   uživatel bude po zahájení procesu odstranění odhlášen,

•   uživatel obdrží oznámení potvrzující, že odstranění bylo úspěšné.

Vezměte prosím na vědomí, že zpracování žádosti o odstranění může trvat až 30 dní.

Na odstranění profilu v aplikaci se mohou vztahovat následující podmínky a omezení:

Nemusíme být schopni vyhovět vaší žádosti o odstranění profilu v aplikaci ve všech případech. Zejména žádost nelze zpracovat, pokud je uživatel posledním (nebo jediným) Hlavním správcem v některém workspace společnosti. V takovém případě musí uživatel před odesláním žádosti nejprve zajistit, aby byl jako Hlavní správce přiřazen jiný uživatel.

Odstranění uživatelského profilu se týká pouze konkrétního uživatelského profilu, pro který byla žádost podána. Pokud má osoba více uživatelských jmen (více přihlašovacích emailových adres), odstranění jednoho uživatelského profilu automaticky neodstraní ani neovlivní ostatní uživatelská jména, která zůstávají beze změny, pokud nejsou odstraněna samostatně.

Odstranění uživatelského profilu také automaticky neodpojí bankovní účty nebo jiné účty připojené ke workspace společnosti prostřednictvím openbanking integrací, pokud jsou tato připojení udržována na úrovni společnosti a mohou zůstat aktivní pro klientskou společnost.

Tento proces odstranění profilu v aplikaci není na újmu našim povinnostem uchovávat určité údaje tam, kde to vyžaduje příslušné právo (například účetnictví, daně, AML, prevence podvodů nebo právní nároky). V takových případech můžeme omezené údaje uchovávat po zákonem stanovenou dobu i po odstranění nebo deaktivaci vašeho uživatelského profilu.

7. Umístění dat (kde vaše údaje ukládáme a mezinárodní předávání)

Bezpečnost vašich údajů je pro nás prioritou. Primární úložiště dat Fidoo Platform a naše hlavní databáze jsou hostovány na zabezpečených serverech poskytovaných společností Microsoft Azure umístěných v Evropské unii. Díky tomu jsou vaše finanční a osobní údaje chráněny přísnými standardy GDPR.

Někteří z našich technologických partnerů nebo subzpracovatelů (například poskytovatelé cloudových služeb nebo nástrojů technické podpory) mohou působit globálně. Pokud by bylo někdy nezbytné předat vaše osobní údaje mimo EHP, zajistíme, aby to proběhlo bezpečně a v souladu se zákonem. Spoléháme přitom na:

•   Rozhodnutí o odpovídající ochraně: předávání údajů do zemí, které Evropská komise uznala za země poskytující odpovídající úroveň ochrany.

•   Standardní smluvní doložky (SCCs): zavedení přísných smluv o předávání údajů schválených Evropskou komisí s našimi partnery, aby bylo zajištěno, že vaše údaje zůstanou chráněny podle evropských standardů.

Ujišťujeme vás, že vaše údaje nepředáváme do třetích zemí, aniž bychom zajistili zavedení odpovídajících záruk.

8. Mobilní aplikace (Fidoo Mobile App)

Tato část se vztahuje konkrétně na mobilní aplikaci Fidoo pro iOS a Android („Mobile App“). Doplňuje ostatní části těchto Zásad ochrany osobních údajů a popisuje, jak zpracováváme osobní údaje a technické informace, když používáte Mobile App.

Jaké údaje shromažďujeme v Mobile App a proč

Abychom Mobile App poskytovali, zabezpečili a zlepšovali, můžeme shromažďovat a zpracovávat následující kategorie údajů:

1) Technické údaje o zařízení a aplikaci

Můžeme zpracovávat technické informace o vašem zařízení a instalaci Mobile App, například:

•   model zařízení a výrobce,

•   typ a verzi operačního systému (např. verzi iOS / Android),

•   verzi aplikace, číslo buildu a verzi konfigurace,

•   nastavení jazyka a regionu,

•   časové pásmo zařízení,

•   identifikátory zařízení nebo identifikátory instalace generované aplikací nebo SDK (tam, kde je to relevantní),

•   IP adresu a metadata související se sítí,

•   informace o používání konkrétních funkcí aplikace (např. zda je funkce povolena/zakázána).

Účel: zajištění kompatibility, zachování funkčnosti aplikace, diagnostika problémů, zabezpečení služby a zlepšování výkonu a uživatelské zkušenosti.

Právní základ: plnění smlouvy (poskytování služby), oprávněné zájmy (bezpečnost, řešení problémů, zlepšování služby) a v některých případech souhlas (jeli vyžadován zákonem).

2) Tokeny Push notifikací a údaje o doručování notifikací

Pokud povolíte Push notifikace, zpracováváme tokeny Push notifikací (např. APNs token pro iOS / FCM token pro Android) a související technická metadata nezbytná k doručování notifikací do vašeho zařízení. Můžeme také zpracovávat záznamy o tom, zda byla notifikace odeslána, doručena nebo otevřena (jeli to dostupné a aktivované).

Účel: doručování důležitých servisních notifikací (např. bezpečnostních upozornění, schválení, stavových aktualizací) a tam, kde je to relevantní a povolené, i volitelných informačních zpráv.

Právní základ: plnění smlouvy (notifikace související se službou), oprávněné zájmy (bezpečnost a spolehlivost služby) a/nebo souhlas (u volitelných notifikací/marketingu, kde to vyžaduje zákon).

Oprávnění pro Push notifikace můžete spravovat v nastavení svého zařízení a tam, kde je to dostupné, i v nastavení Fidoo Platform Mobile App.

3) Biometrické ověřování (Face ID / Touch ID / otisk prstu / biometrie zařízení)

Mobile App vám může umožnit zapnout biometrické ověřování podporované vaším zařízením pro přihlášení nebo schválení vybraných akcí.

Když v Mobile App používáte biometrické údaje:

•   neshromažďujeme, neukládáme ani jinak nezpracováváme vaše surové biometrické údaje (například obrazy otisků prstů, skeny obličeje nebo biometrické šablony),

•   biometrické porovnání provádí operační systém vašeho zařízení a jeho zabezpečené hardwarové/softwarové prostředí,

•   Mobile App získává pouze informaci ze systémového API o tom, zda bylo biometrické ověření úspěšné (a případně může získat omezené technické stavové/chybové kódy v závislosti na API dané platformy).

Účel: zvýšení bezpečnosti a pohodlí autentizace/autorizace v Mobile App.

Právní základ: plnění smlouvy (bezpečný přístup k funkcím služby), oprávněné zájmy (bezpečnost) a/nebo vaše rozhodnutí tuto funkci povolit v nastavení aplikace/zařízení.

Vezměte prosím na vědomí, že dostupnost a fungování biometrického ověřování závisí na vašem zařízení, operačním systému a nastavení zařízení.

4) Bezpečnostní údaje a kryptografické spárování zařízení (včetně komponent Wultra)

Abychom chránili váš účet a podporovali bezpečné mobilní ověřování a schvalovací workflow, využívá Mobile App bezpečnostní mechanismy, které mohou zahrnovat kryptografické spárování zařízení s vaším účtem (například prostřednictvím technologií Wultra nebo obdobných bezpečnostních komponent).

V této souvislosti můžeme my a/nebo naši poskytovatelé bezpečnostních technologií zpracovávat údaje nezbytné k vytvoření a udržování bezpečné aktivace a spárování zařízení, například:

•   identifikátory aktivace a stav aktivace,

•   kryptografické veřejné klíče a související kryptografická metadata,

•   bezpečnostní události a auditní logy (např. aktivace, reaktivace, revokace, neúspěšné pokusy),

•   bezpečnostní metadata aplikace/zařízení potřebná k validaci důvěryhodné komunikace a schvalování operací,

•   údaje o registraci Push notifikací používané pro bezpečné workflow notifikací/schvalování (tam, kde je to relevantní).

Důležité: účelem tohoto zpracování je bezpečnost, silné ověření, prevence podvodů a ochrana vašeho účtu a transakcí. Tyto bezpečnostní mechanismy nepoužíváme pro reklamní účely.

Účel: silné ověření zákazníka, bezpečná aktivace zařízení, podepisování/schvalování operací, prevence podvodů, bezpečnostní monitoring a ochrana Mobile App a navázaných služeb.

Právní základ: plnění smlouvy, právní povinnost (tam, kde se uplatní požadavky na bezpečnost/autentizaci) a oprávněné zájmy (bezpečnost a prevence podvodů).

5) Mobilní analytika, diagnostika a crash logy

Můžeme z Mobile App shromažďovat analytické a diagnostické údaje, včetně crash reportů a chybových logů, abychom porozuměli fungování aplikace a opravovali problémy. Může jít například o:

•   události v aplikaci (např. používání funkcí, navigační události),

•   technickou diagnostiku (např. verzi aplikace, verzi OS, model zařízení),

•   metriky výkonu (např. čas spuštění aplikace, dobu odezvy, míru selhání),

•   crash logy, stack traces a chybové reporty.

Pokud je to možné, nastavujeme analytické a diagnostické nástroje tak, aby minimalizovaly sběr dat a zabránily shromažďování zbytečného obsahu. Tam, kde je to proveditelné, se také snažíme omezit nebo pseudonymizovat identifikátory. Záměrně nepoužíváme nástroje pro crash/analytiku ke sběru obsahu vašich bankovních přihlašovacích údajů ani jiných údajů, které nejsou nezbytné pro diagnostiku a zlepšování služby.

Účel: stabilita aplikace, oprava chyb, optimalizace výkonu, zlepšování služby a zlepšování uživatelské zkušenosti.

Právní základ: oprávněné zájmy (zlepšování služby a spolehlivost) a souhlas tam, kde je pro analytické technologie vyžadován zákonem.

Poskytovatelé třetích stran používaní v Mobile App

Abychom mohli Mobile App provozovat, můžeme využívat poskytovatele služeb třetích stran a SDK. V závislosti na konkrétní funkcionalitě a platformě mezi ně mohou patřit poskytovatelé v následujících kategoriích:

•   poskytovatelé Push notifikací pro doručování notifikací,

•   poskytovatelé bezpečnostních a autentizačních služeb (např. komponenty Wultra) pro bezpečnou aktivaci, kryptografické spárování zařízení a workflow schvalování operací,

•   poskytovatelé analytiky a diagnostiky (např. nástroje pro mobilní analytiku a crash reporting) pro monitoring výkonu aplikace a crash reporting,

•   další techničtí poskytovatelé služeb / poskytovatelé SDK integrovaní do Mobile App za účelem podpory konkrétních funkcí.

Pokud třetí strana vystupuje jako náš zpracovatel, zpracovává údaje naším jménem a podle našich pokynů. V některých případech může třetí strana vystupovat jako samostatný správce pro své vlastní zpracování (například pokud to vyžadují pravidla platformy nebo její vlastní provoz služby) a její zpracování se pak řídí jejím vlastním oznámením o ochraně osobních údajů a podmínkami.

Poskytovatele pečlivě vybíráme a vyžadujeme odpovídající smluvní, organizační a technická opatření. Pokud některý poskytovatel zpracovává údaje mimo EHP, zajišťujeme odpovídající záruky pro předávání v souladu s příslušným právem, jak je popsáno v části „Umístění dat (kde vaše údaje ukládáme a mezinárodní předávání)“.

Oprávnění mobilní aplikace

Mobile App může požadovat určitá oprávnění zařízení (například notifikace, kameru pro skenování QR kódů při aktivaci nebo integraci biometrického ověřování prostřednictvím systémového nastavení/API) pouze tam, kde jsou potřebná pro konkrétní funkcionality. O oprávnění žádáme kontextově a můžete je spravovat v nastavení svého zařízení. Pokud některá oprávnění odmítnete, některé funkcionality Mobile App nemusí být dostupné nebo nemusí fungovat správně.

Uchovávání technických, bezpečnostních a analytických údajů mobilní aplikace

Technické logy mobilní aplikace, bezpečnostní logy a diagnostická/crash data uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro výše uvedené účely, včetně vyšetřování bezpečnostních incidentů, prevence podvodů, řešení problémů a zlepšování služby, pokud delší dobu uchování nevyžaduje zákon nebo není potřebná pro uplatnění, výkon nebo obhajobu právních nároků. Doby uchování se mohou lišit podle typu údajů a účelu (například bezpečnostní auditní logy mohou být uchovávány déle než běžný diagnostický log).

9. Vaše práva podle GDPR a jak je uplatnit

Jako fyzická osoba („subjekt údajů“), jejíž údaje jsou zpracovávány v souvislosti s Fidoo Platform, máte několik práv přiznaných GDPR. Vaše práva respektujeme a máme zavedené procesy, které vám pomohou je uplatnit. Stručně řečeno, máte právo na:

•   Přístup k údajům: Můžete požádat o potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje, a pokud ano, požádat o kopii údajů, které o vás vedeme, a také o informace o tom, jak je používáme.

•   Oprava: Pokud jsou některé vaše osobní údaje, které máme k dispozici, nepřesné nebo neúplné, máte právo požádat o jejich opravu nebo aktualizaci bez zbytečného odkladu. Pokud se například změní vaše emailová adresa nebo telefonní číslo, můžete nás požádat o opravu (nebo je jednoduše aktualizovat ve svém profilu).

•   Výmaz: Můžete požádat, abychom vaše osobní údaje v určitých situacích vymazali – například pokud již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny, nebo pokud odvoláte souhlas a nemáme jiný právní základ pro pokračování ve zpracování. Někdy se tomu říká „právo být zapomenut“. Takovým žádostem vyhovíme v rozsahu požadovaném zákonem. (Vezměte prosím na vědomí, že pokud vaše údaje potřebujeme pro splnění právních povinností nebo z důvodu oprávněných zájmů – například musíme uchovávat záznamy o transakcích z důvodu compliance – nemusíme být schopni je vymazat, dokud neuplyne povinná doba uchování).

•   Omezení zpracování: Máte právo požádat nás, abychom v určitých situacích zpracování vašich osobních údajů omezili (dočasně zastavili). Můžete tak učinit například tehdy, pokud zpochybňujete přesnost údajů nebo zákonnost našeho zpracování – údaje bychom označili a do vyřešení věci je pouze uchovávali, nikoli používali.

•   Přenositelnost údajů: U osobních údajů, které jste nám poskytli a které zpracováváme automatizovaně na základě vašeho souhlasu nebo pro plnění smlouvy, můžete požádat o jejich předání ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Můžete také požádat, abychom tyto údaje přímo předali jinému správci, jeli to technicky proveditelné. Toto právo má usnadnit přenos vašich údajů mezi službami.

•   Námitka proti zpracování: Můžete vznést námitku proti určitým typům zpracování vašich osobních údajů. Zejména máte právo vznést námitku proti tomu, aby byly vaše údaje používány pro účely přímého marketingu – pokud bychom vám někdy zasílali marketingovou komunikaci (například o nových produktech v Marketplace ve Fidoo Platform), můžete se kdykoli odhlásit a my s tím přestaneme. Pokud navíc vaše údaje zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, můžete vznést námitku, pokud se domníváte, že váš zájem na ochraně soukromí převažuje nad naším. Následně znovu posoudíme poměr zájmů a, pokud nebudeme mít závažný oprávněný důvod pokračovat, příslušné zpracování ukončíme.

•   Odvolání souhlasu: V případech, kdy se při zpracování údajů opíráme o váš souhlas (například pokud jste výslovně souhlasili se zasíláním propagačních nabídek emailem), máte právo tento souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu se nedotkne zákonnosti zpracování, které jsme prováděli před jeho odvoláním, ani zpracování na jiných právních základech, ale bude znamenat, že ukončíme veškeré zpracování, které bylo založeno na souhlasu. Pokud jste například souhlasili se zasíláním newsletteru nebo speciálních nabídek, můžete se odhlásit a my je přestaneme zasílat. Některé typy souhlasu lze odvolat také přímo v aplikaci Fidoo Platform.

Chcete-li uplatnit kterékoli z těchto práv, můžete nás kontaktovat emailem na dpo@fidoo.com nebo poštou na naši níže uvedenou adresu sídla. Uveďte prosím, které právo chcete uplatnit, a poskytněte dostatečné informace k ověření vaší identity (musíme se ujistit, že údaje zpřístupňujeme správné osobě). Uplatnění vašich práv je ve většině případů bezplatné. Na vaši žádost odpovíme co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce, jak vyžaduje GDPR (tuto lhůtu lze u složitých žádostí prodloužit o další dva měsíce, ale v takovém případě bychom vás o tom informovali).

Pokud máte jakékoli obavy nebo nejste spokojeni s naší odpovědí, máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu. V České republice je příslušným úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů (Úřad pro ochranu osobních údajů na www.uoou.cz). Můžete se obrátit na něj nebo na místní orgán ochrany osobních údajů v EU s jakoukoli záležitostí. Samozřejmě vás ale vyzýváme, abyste se nejprve obrátili na nás, a my se pokusíme jakýkoli problém vyřešit k vaší spokojenosti.

Svá práva v oblasti ochrany osobních údajů ve vztahu ke společnosti Finbricks můžete uplatnit zasláním žádosti na emailovou adresu support@finbricks.com. Podrobné informace o zpracování osobních údajů klienta jsou dostupné na webu www.kb.cz v dokumentu „Informace o zpracování osobních údajů“.

Svá práva v oblasti ochrany osobních údajů ve vztahu ke společnosti Salt Edge můžete uplatnit podáním žádosti prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v zásadách ochrany osobních údajů Salt Edge. Podrobné informace o zpracování údajů prostřednictvím Salt Edge jsou dostupné v zásadách ochrany osobních údajů Salt Edge na adrese https://www.saltedge.com/pages/dashboard_privacy_policy.

10. Kontakt

S jakýmikoli dotazy týkajícími se soukromí nás můžete kontaktovat na adrese dpo@fidoo.com.

Direct Fidoo Platform a.s. je zapsána v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze (oddíl B, vložka č. 29756) pod IČO 23351942.

Naše sídlo je na adrese Pod Dráhou 1636/1, 170 00 Praha 7, Česká republika.

Tyto Zásady ochrany osobních údajů mají poskytnout jasný a srozumitelný přehled o tom, jak ve Fidoo nakládáme s vašimi osobními údaji. Snažíme se je udržovat aktuální v návaznosti na vývoj našich služeb nebo změny právních předpisů. O všech důležitých změnách těchto zásad budeme informovat naše uživatele nebo firemní klienty. Pro podrobnosti nebo konkrétní dotazy nás neváhejte kontaktovat.