Osobní vyúčtování jako první pomoc pro všechny účetní

Každý konec měsíce řeší účetní ve firmě ten samý problém. Získat od zaměstnanců veškeré podklady k uzavření vyúčtování a nezbláznit se z toho. To zní jako plán, ale jak to udělat prakticky? I když se snažíte přijít na jakýkoliv efektivní systém (např. rozpis s konkrétním časem pro daného zaměstnance) a myslíte si, že to tentokrát vyjde, vždycky se to nějak záhadně protáhne. Jednomu chybí účtenky, druhý zápasí s vyúčtováním osobních nákladů za firemní peníze, a courají za vámi i několikrát denně. Což je vlastně ten lepší případ. Jinak je musíte uhánět vy, a to je teprve disciplína vyznačující se vysokou tepovkou. Soustředěnost je ta tam a vyvěšení konzultačních hodin k těmto záležitostem se jaksi neosvědčilo. Jak z toho ven?

Konec měsíce je opět tu a vám už před kanceláří postává fronta kolegů, kteří si vzpomněli, že vám ještě něco musí dodat a v ruce žmoulají už takřka nečitelné účtenky. Zbytek osazenstva musíte ulovit během dne a být trpělivá vůči jejich výmluvám a vytáčkám. Nejradši byste si vzala home office a počkala, až bude všemu konec, ale to nejde. K uzavření měsíčního vyúčtování veškeré jejich podklady potřebujete, a i z účetního hlediska je nutné, aby do nového měsíce každý z kolegů vstupoval s čistým štítem. Teď není čas na nářky, ukažme si, jak si můžete pomoci a vše příští měsíc zvládnout jedna báseň.

Je tu opět den D, kdy musí být všechno uzavřené, ale tentokrát je to jinak. Máte k dispozici první pomoc v podobě Fidoo a jeho osobního vyúčtování. Poradíte si tak zcela hravě s následujícími neduhy:

  1. Pohřešovaná účtenka
    S koncem měsíce přichází většinou i velké množství účtenek z různých zdrojů. Často se účtenky ztrácí, což způsobuje problémy na všech frontách. Ve Fidoo mají zaměstnanci možnost účtenku do aplikace vyfotit, poslat ke schválení a po schválení jejich nadřízeným už účtenka putuje rovnou k vám. Máte ji tak průběžně v systému a nemusíte uhánět zaměstnance poslední den v měsíci. A když se náhodou stane, že jim nějaká chybí, vidíte to přímo ve Fidoo hezky přehledně a pošlete k doplnění.Chybějící účtenka v osobním vyúčtování Fidoo
  2. Neposlušné výdaje zaměstnanců
    Znáte to. Situace, kterou nikdo nechce, ale někdy prostě nastane. Poslední večer před termínem uzávěrky a hromada podkladů, které zatím nikdo neschválil nebo připravil nedostatečně. Nikdo nepomůže, nikdo neodpovídá.V takové situaci vám naštěstí Fidoo dovolí na vaši zodpovědnost podklady doschválit i dovyplnit za příslušné uživatele i manažery. Samozřejmě uvede záznam, kdo v zastoupení provedl ono schválení či doplnění.Druhou možností pak je, se nyní se nepřipravenými podklady nezabývat a pohodlně je přesunout k vyřešení do dalšího účetního období.Možnosti uzavření výdajů ve Fidoo
  3. Strhnout či nestrhnout ze mzdy, to je oč tu běží
    V osobním vyúčtování funguje vše online, což činí proces schvalování pro všechny strany snazší. Aby výše uvedená situace nenastala, lze ve Fidoo zaměstnance urgovat průběžně a případně jim výdaj vrátit, pokud není vyplněn správně nebo chybí účtenka.Jakmile je vše připraveno, můžete vyúčtování ve Fidoo uzavřít a uzávěrku v pohodě stihnout. Po uzavření se vám vše vyčistí, vyrovná a každý zaměstnanec zase začíná s čistým štítem.

Nově otevřené účetní období zaměstnance ve Fidoo

Zaměstnanec si zaplatil tyčinku na benzínce firemní kartou, nebo naopak uhradil oběd za klienta osobní kartou. A co teď, vyrovnat se s ním v hotovosti a přidělat si na čele další vrásky? Navíc, než dodá všechny potřebné doklady, je za pět dvanáct.

S Fidoo je situace jiná. Vše neustále vidíte v osobním vyúčtování zaměstnance, které vždy automaticky nasčítává jeho aktuální saldo vůči firmě. Jakmile účetní období uzavřete, máte na jednom místě jak saldo zaměstnance k vyrovnání, tak všechny detaily, ze kterých se saldo skládá.

Saldo si se zaměstnancem vyúčtujete tak, jak jste zvyklí. I kdyby to mělo být stržením ze mzdy. „Nepotřebuji k tomu, ale souhlas zaměstnance?”, říkáte si.

Stačí se zaměstnancem podepsat už při nástupu Dohodu o srážkách ze mzdy, která pak platí paušálně a díky tomu funguje i v propojení se mzdovou účetní, jako na drátkách.

Saldo zaměstnance v osobním vyúčtování ve Fidoo

Výhodou je, že si díky Fidoo, můžete kontrolovat a postupně odbavovat zaměstnance v průběhu měsíce, takže jste pánem svého času a na konci měsíce vám pak zbude už jen ta část s uzavřením.

Sečteno, podtrženo, s osobním vyúčtování celý proces hravě zvládnete a brufen můžete nechat v šuplíku. Chcete na tom být stejně? Není problém.

0

Zbavte se papíroo, věnujte se businessoo

Není už ten správný čas začít? Nebo chcete na konci měsíce zase řešit to samé? 

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Přečtěte si více

Tisková zpráva FIdoo
Tisková zpráva
Fidoo

Dočasný výpadek Fidoo karet

V důsledku preventivního zásahu britského regulátora finančního trhu Financial Conduct Authority (FCA) vůči společnosti Wirecard Card Solutions Limited, který byl zahájen 26.6.2020 v kontextu insolvence

Číst dále »