Vyúčtování ve Fidoo

Jak vyúčtovat ve Fidoo?

Vyúčtování ve Fidoo aplikaci můžete provést dvěma způsoby. V obou případech budete pro získání kompletních podkladů potřebovat maximálně tři dokumenty:

  • Export výdajů
  • Export transakcí
  • Export cestovních náhrad do mezd.

Záleží na tom, zda vaši zaměstnanci tvoří ve Fidoo cesťáky a jestli vybírají z bankomatů.

1)      Vyúčtování pomocí Exportu výdajů

Abyste získali všechny informace o karetních i hotovostních výdajích včetně výběrů z bankomatu, je třeba si stáhnout Export výdajů a Export transakcí.

  • V sekci Firemní finance -> Výdaje -> si vyfiltrujete období, za které chcete výdaje stáhnout. Potom si pomocí tlačítka „Exportovat výdaje“ necháte na email zaslat Export výdajů (buď s účtenkami nebo bez nich).

V tomto exportu naleznete excelový a xml soubor se všemi výdaji za celou firmu. Pokud mají vaši zaměstnanci zakázané výběry z bankomatu, stačí vám pro vyúčtování pouze tento export.

  • V případě, že si nejste jistí, zda některý ze zaměstnanců využil službu výběr z bankomatu, budete potřebovat i Export transakcí. Ten najdete v sekci Firemní finance -> Karty -> Transakce. V tomto rozhraní kliknete na „Nastavit filtr“, zvolíte období a následně pomocí tlačítka s piktogramem exportujete excelový soubor.

V tomto excelovém souboru si pak ve sloupci “typ transakce” vyfiltrujete výběry z bankomatu, které přidáte k exportu výdajů. Takto máte pohromadě veškeré výdaje i výběry z bankomatů.

  • V případě, že vaši zaměstnanci využívají i Fidoo cesťáky, budete pro dokončení vyúčtování potřebovat zjistit náhrady za cesty. Přehled všech nákladů spojených s cesťáky najdete v sekci Účetní agenda -> Export podkladů pro mzdy.

V tomto rozhraní si opět v pravém horním rohu zvolíte období a vygenerujete excelový soubor Export cestovních náhrad do mezd. Zde jsou k jednotlivým zaměstnancům přiřazené diety, kapesné a náhrady z cest za dané období.

2)      Vyúčtování pomocí Účetní agendy

Druhou možnost, jak vyúčtovat výdaje, nabízí sekce Účetní agenda. Tato sekce je v aplikaci k dispozici pouze uživateli s klíčovou rolí Účetní.

Pro vyúčtování je potřeba si v účetní agendě stáhnout, respektive vygenerovat soubor Exportu výdajů. V případě, že vaši zaměstnanci prováděli i výběry z bankomatu, budete potřebovat také soubor Export transakcí.

  • V sekci Účetní agenda -> Export výdajů si v pravém horním rohu zvolíte období, za které chcete výdaje stáhnout.

Je důležité mít před vygenerováním exportu všechny potřebné výdaje účetně schválené (prolink), protože jedině tak budou součástí Exportu výdajů. Všechny výdaje, které budou v exportu obsaženy se v aplikaci uzavřou a již nebude možné je nijak upravovat. Tato akce je nevratná.

Jakmile export vygenerujete, vytvoří se vám v levé části záložka s novým souborem výdajů.

Po kliknutí na tento soubor se vám v pravé části zobrazí detail exportu spolu s tlačítkem „Stáhnout data“. Pomocí něj si do počítače stáhnete zip soubor, ve kterém je Export výdajů ve formátu excel a xml i všechny účtenky.

Důležitou informací je, že každý výdaj v této účetní sekci je vyexportovaný pouze jednou.

Pokud potřebujete provést např. lednové vyúčtování výdajů a některé výdaje nejsou schváleny, pak tyto výdaje nebudou ani vyexportovány. V případě, že nejsou všechny výdaje účetně schválené, bude je třeba buď doschválit nebo při účtování v dalším měsíci vybrat jak měsíc aktuální, tak předešlý. Tím se dříve neschválené lednové výdaje exportují spolu s těmi novými, únorovými.

  • Pro zjištění možných výběrů z bankomatu si ještě v sekci Firemní finance -> Karty -> Transakce stáhněte Export transakcí, který obsahuje všechny záznamy o výběru z bankomatu za dané období.
  •  Pokud vaši zaměstnanci využívají ve Fidoo i cesťáky, budete pro dokončení vyúčtování potřebovat zjistit náhrady za cesty.

Přehled všech nákladů spojených s cesťáky najdete v sekci Účetní agenda -> Export podkladů pro mzdy. V tomto rozhraní si opět v pravém horním rohu zvolíte období a vygenerujete si excelový soubor Export cestovních náhrad do mezd.

V souboru jsou po jednotlivých zaměstnancích rozřazené informace o dietách, kapesném a o náhradách z cest.

Vyúčtovat se tedy dá dvěma způsoby:

  • Pokud vaši zaměstnanci využívají tvorbu cesťáků a provádějí výběry z bankomatu, budou v obou případech potřeba tři soubory.
  • V případě, že zvolíte vyúčtování prvním způsobem, výdaje budou z vaší strany možné upravit.
  • Vyúčtování pomocí účetní agendy zajistí, že exportované výdaje již nebudou v aplikaci editovatelné a nebudou tak vznikat duplicity. Před exportem je ale potřeba ověřit, že máte všechny výdaje účetně schválené.

 

0
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Podobné návody