Jak vypočítáváme cesťáky

Cesťáky jsou pro účetní snadné, ale pro zaměstnance peklo. My je umíme zjednodušit všem – a vám povíme jak.

Legendární cesťák na 2 dny

Fidoo umí řešit i takové lapálie, jako je 2denní služební cesta. Protože zákon říká, že:

Při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější.

Abyste na tohle nemuseli myslet, Fidoo to spočítá a vyhodnotí za vás. Například když je služební cesta rozdělena do 2 dní a počet hodin v jednom dni nedosahuje zákonem stanovené doby alespoň 5 hodin, je třeba cesťák spočítat jinak. Fidoo každý takový cesťák vypočítá odděleně i spojitě a ihned zvolí to výhodnější pro zaměstnance (dle zákona) – tohle zvládne za pikosekundu a zcela přesně.

Jak počítáme stravné

Stravné se počítá zcela dle platných vyhlášek a zákonů. Pro tuzemskou cestu je minimální doba 5 hodin, pro zahraniční již od 1 hodiny. Výši stravného (diety) si můžete nastavit v Nastavení – Cesťáky.

Pokud se rozhodnete přidělit zaměstnancům diety vyšší (nadlimitní), Fidoo vám v přehledné tabulce ihned ukáže, jakou část diety budete muset dodanit. Nastavení diet můžete měnit pro každou zemi zvlášť.

Pokud má zaměstnanec firmou hrazené stravné přímo (snídaně, oběd nebo večeře), může být složité dopátrat, v jaké zemi jídlo konzumoval (má to vliv na finální kalkulaci cesťáku). Fidoo sází na jednoduchost a zdravý rozum, takže nic navíc vyplňovat nechce. Vám ale povíme, jak to děláme:

Snídaně:

  • Hledáme úsek cesty, který byl v čase 6:00-10:00, primárně pokud zde byla zastávka – pokud nebyla, vybíráme ten úsek, který byl v tomto čase nejdelší. Pokud zde nic takového nenajdeme, hledáme úsek, který byl v tomto dni první.

Oběd:

  • Hledáme úsek cesty, který byl v čase 10:00-15:00, primárně pokud zde byla zastávka – pokud nebyla, vybíráme ten úsek, který byl v tomto čase nejdelší. Pokud zde nic takového nenajdeme, hledáme úsek, který byl nejblíže poledni.

Večeře:

  • Hledáme úsek cesty, který byl v čase 17:00-21:00, primárně pokud zde byla zastávka – pokud nebyla, vybíráme ten úsek, který byl v tomto čase nejdelší. Pokud zde nic takového nenajdeme, hledáme úsek, který byl v daném dni poslední.

Jak řešíme kapesné:

Kapesné je primárně vypnuto, ale jeho nápočet si můžete zapnout a nastavit v Nastavení – Cesťáky. Jak jistě dobře víte, kapesné se vypočítává z výše zahraničních diet (tuzemské kapesné není). Vyšší procentuální sazbu kapesného nastavujete pro celou firmu, ale kapesné obecně zapínáte nebo vypínáte na firmu nebo jednotlivce.

Mějte na paměti, že kapesné je daňově uznatelné do výše 40 % zahraniční diety. Pokud nastavíte vyšší procento, část k dodanění Vám přehledně zobrazíme přímo v nastavení.

Jak řešíme náhrady:

Pokud se zaměstnanci na služební cestu vydávají svými soukromými vozy, náleží jim za to náhrada. Abychom ji mohli počítat, musíme nejdříve takové vozidlo přidat jako „soukromé“ do vozového parku. To se dělá ve volbě Nastavení – Vozidla. Zde vyplníte všechna potřebná data a uvedete, který zaměstnanec s vozidlem jezdí. Právě ten pak bude moci toto vozidlo vyplnit v údajích o cesťáku.

Náhrady se počítají dle ujetých kilometrů (uživatel musí vyplnit přímo v cesťáku) a spotřeby (výpočet se řídí vyhláškou, která stanovuje cenu za litr paliva pro konkrétní druh paliva).

Pokud byly náklady na palivo vyšší, je na zaměstnanci, aby toto doložil účtenkou.

Aktualizace sazeb:

Fidoo pravidelně hlídá a aktualizuje vyhlášky a z toho plynoucí sazby pro výpočet cesťáků (stravné, náhrady). Tyto sazby se mění s novým rokem a to je i datum, kdy se změny projeví ve vašem Fidoo. Změny se neprojevují zpětně, takže i když se zpožděním zadává zaměstnanec nebo vy cesťák, můžete si být jisti, že ho spočítáme vždy dle sazeb v daném roce a dni (zvládáme i přechody mezi roky).

Pokud jste si výpočty nastavovali sami dle parametrů vaší firmy, je nutné tyto sazby se změnou vyhlášky zkontrolovat.

A co zahraniční měny?

Bez obav – i tohle známe a používáme. Pro výpočet cesťáku na zahraniční cestě využíváme kurz ČNB pro danou měnu platný v den zahájení služební cesty, tedy přesně dle zákona. Tím máme zajištěn bezchybný přepočet zpět na České koruny.

Co přechody hranic?

Pokud zaměstnanec cestuje do zahraničí, je třeba přidat časy přechodu jednotlivých hranic (důležité pro nápočet diet). Pokud cestuje letadlem, je to vyřešeno automaticky podle času příletu/odletu. Zaměstnanec tak nemusí vyplňovat nic dalšího než datum příletu.

Výdaje k cestě

Výdaje zaměstnanec přidává přímo k cesťáku. Vy pak takový výdaj vidíte v exportu označený jako výdaj k cesťáku – vše je propojeno.

Neschálený cesťák

Může se stát, že cesťák není vyplněný správně. Jako účetní můžete takový cesťák přímo opravit, nebo jej vrátit zpět s komentářem co se má změnit (neschválit). Neschválený cesťák se vrací zpět k zaměstnanci, který jen vytvořil.

0
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Podobné návody