Jak nastavit schvalování ve firmě

Nastavte si schvalování dle vašich představ a interních předpisů.

Schvalování je to, co dělá Fidoo tím nejlepším pomocníkem na cestě k odstranění nesmyslné práce a zbytečného papírování ve vaší firmě.

Podpisová kniha, běhání z patra do patra s účtenkou k podpisu, čekání na schválení nadřízeným až se objeví v kanceláři – tohle všechno je s Fidoo minulostí. Jako hlavní správce můžete snadno a rychle nastavit digitální systém schvalování ve vaší firmě. Můžete využít jednoduchých pravidel, které aplikujete na celou firmu bez rozdílu funkcí, nebo si nastavit promyšlený systém individuálních nebo víceúrovňových schvalovacích procesů. Zní to sice možná složitě, ale níže zjistíte, že je to pohodička.

Schvalování pro firmu nastavíte v záložce Nastavení pod volbou Schvalování.

Jednoúrovňové x Dvouúrovňové schvalování

Pokud nejste nadnárodní korporace, dost možná vám bude stačit jednoúrovňové schvalování – to znamená, že výdaje nebo cesťáky, které vytvoří běžný zaměstnanec, bude schvalovat vždy jedna konkrétní osoba (pro každou agendu může být schvalovatel jiný). Pokud jej schválí, dostává se výdaj nebo cesťák (zpráva) s požadavkem na schválení k Účetní. V tomto stavu je možné ještě výdaj “odschválit”, a to tak, že jej účetní ve vaší firmě zamítne. Jakmile byl výdaj schválen účetní, již ho nelze smazat či upravovat.

Při nastavení dvouúrovňového schvalování schvaluje výdaje i cesťáky nejprve schvalovatel na první úrovni a teprve následně schvalovatel druhé úrovně. Například výdaj za oběd s klientem si obchodní zástupce přidá jako výdaj do Fidoo a pošle ke schvální – nejprve se k výdaji vyjádří jeho manažer a pokud výdaj schválí, Fidoo požádá ještě třeba obchodního ředitele.

Notifikace o dobití karty

Zde se nastavuje, kdo dostává zprávy o notifikaci v případě dobití karty. Přirozeně že se o nabití karty dozví její držitel, ale je vhodné o tomto pohybu prostředků informovat i někoho dalšího? Je to na vás.

Nezapomeňte své nastavení vždy uložit zeleným tlačítkem Uložit nastavení v pravém dolním rohu obrazovky.

Individuální nastavení každého uživatele nebo karty

Nastavení firmy je jedna věc, ale možná máte ve firmě pár kolegů, u kterých je vyžadován odlišný přístup ke schvalování. Třeba chcete u nového kolegy zvýšit úroveň kontroly a přidat seniorního pracovníka do schvalovacího procesu. Není nic jednoduššího. Přímo na profilu tohoto kolegy je možné schvalovací nastavení upravit. V sekci Nastavení pod volbou Lidé a výběrem konkrétního zaměstnance vyberte záložku Schvalování.

U každého uživatele budete mít přednastavenu volbu „Schvalování se řídí nastavením na úrovni týmu”. Pokud ale chcete vymyslet pro tohoto kolegu speciální schvalovací proces, můžete tak udělat bez obav z toho, že to ovlivní další zaměstnance. Nezapomeňte opět svou změnu potvrdit ukládacím tlačítkem.

Nastavení schvalování v rámci týmů

Už umíme nastavit schvalování plošně na celou firmu a také na konkrétního zaměstnance. Možná se bude hodit taky pomocník nastavení konkrétního týmu. V Nastavení hledejte v záložce týmy část Schvalování. Následuje známá nabídka volby schvalovatelů.

Jak přepsat všechna individuální nastavení na firemní? Takhle😊:

Možná již tušíte, že pokud toto tlačítko nevyužijete a vymyslíte si nový firemní systém schvalování, tak se nedotkne těch kolegů, kteří měli nastaveno individuální schvalování – a máte pravdu!

Co znamená být schvalovatel?

Pokud je někdo schvalovatelem, budou mu do aplikace Fidoo chodit položky ke schválení (výdaje, cesťáky, žádosti atd.). O agendě schvalování se dozví z e-mailu nebo pomocí push notifikace, kterou Fidoo posílá do mobilní aplikace.

Pokud víte, že jeden z vašich schvalovatelů nebude k dispozici ve firmě (například z důvodu dovolené, nebo nemoci), musíte přenést schvalovací práva na jiného uživatele. Prolink na nastavení “Mimo kancelář”.

Schvalování nás neba – ať to jde rovnou k účetní

Nefandíte administrativně, ani když je sebejednodušší? Pokud si myslíte že schvalování nadřízeným je přežitek z dob minulých, můžete si schvalování vypnout. V Nastavení – Schvalování nechte pole pro schvalovatele dané agendy prázdné. Od téhle chvíle tak každý odeslaný výdaj, cesťák nebo žádost dostane rovnou k účetní nebo se požadavek kladně vyřídí (nabití karty)

0
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Podobné návody