Kompletní zrušení hotovosti
V TATRA DEFENCE VEHICLE už zvládají účetní měsíční závěrku bez stresu
Podívejte se na zákaznický příběh ze společnosti TATRA DEFENCE VEHICLE a zjistěte, jak zrychlili zpracování své měsíční uzávěrky.
O společnosti
Společnost s unikátním know-how a schopnostmi v oblasti pozemní techniky, která vyvíjí a vyrábí vojenská a speciální pozemní vozidla především na kolových podvozcích a zabývá se i jejich opravami a modernizací.
Sídlo
Areál Tatry 1450/1
742 21 Kopřivnice
Velikost firmy
154 zaměstnanců
Odvětví
Automotive
Hlavní potíže
- Nutnost zásoby hotovosti a výběrů z bankomatu
- Riziko spojené s hotovostní pokladnou
- Zdlouhavá administrativa pro účetní
- Prodleva v dodávání a následném zpracování podkladů
- Nutnost fyzického předávání dokladů do sídla společnosti
Řešení
- Zrušení hotovostní pokladny
- Předplacené karty pro vybrané zaměstnance
- Efektivní nabíjení peněz na karty
- Elektronické zpracování účtenek
- Průběžné zpracování vyúčtování
- Online přehled pro vedoucí pracovníky i v mobilu
Hlavní přínosy
- Zjednodušení procesu pro účetní
- Rychlejší a včasné zpracování výdajů a dokladů
- Měsíční uzávěrka bez zbytečného stresu
- Digitalizace a automatizace procesu
- Přehled pro vedoucí pracovníky odkudkoliv
Hotovost a administrativní procesy otravovaly celý tým
Hotovostní pokladna a s ní spojená neustálá potřeba zásoby hotovosti trápila společnost TATRA DEFENCE VEHICLE zejména z toho důvodu, že když hotovost chyběla, bylo nutné vyrazit do terénu a vybrat z bankomatu.
Což otravovalo především účetní, které za hotovost zodpovídaly. Podle finančního manažera Lukáše Poštulky byl kámen úrazu, nejen ve zdržování procesu zmíněnými výběry z bankomatu, ale v provázanosti se spoustou zdlouhavých administrativních úkonů.
Štvala mě především administrativa. Jelikož celý proces vyúčtování byl zdlouhavý a holky na účtárně musely mít vždy připravenou hotovost. Celé jsme to chtěli zjednodušit tak, abychom ono kolečko s hotovostí nemuseli absolvovat a nemělo to negativní dopad na účetní měsíční závěrku.
Pryč s hotovostní pokladnou
A tak Lukášův tým začal hledat cestu, jak ulehčit všem zúčastněným stranám. O nástroji Fidoo se dozvěděl v rámci skupiny CZECHOSLOVAK GROUP, kam společnost patří. Lukáš proto oslovil pracovníky na oddělení Treasury, kteří ze své vlastní zkušenost doporučili tuto platformu.
Ve firmě pak vybraným zaměstnancům rozdali předplacené Fidoo karty, které jim umožňují platit bezhotovostně. Díky tomu už nyní hotovostní pokladnu nepotřebují. Na kartách mají zaměstnanci nastavený limit, který nemohou překročit, pokud jim jej vedoucí pracovník nezvýší.
Vše rychleji a online
Navíc se veškerá data nahrávají do online systému Fidoo, kde potom tito zaměstnanci vše najdou. Účtenku k vytvořenému výdaji vyfotí na telefon nebo naskenují, a mohou různě upravovat a doplňovat informace k uskutečněným výdajům. Následně posílají ke schválení vedoucímu pracovníkovi, který všechno vidí přehledně a ví, co se utratilo, co se zaplatilo apod.
Díky tomu se zrychlily jednotlivé administrativní procesy. Už se nemusí manuálně vyplňovat žádné cestovní nebo vyúčtovací příkazy a nejezdí se do bankomatu vybírat hotovost. Celkově to pozitivně ovlivnilo měsíční účetní závěrku.
Měsíční účetní závěrka v klidu a přehled odkudkoliv
Ve společnosti si stanovili termín, do kdy se za daný měsíc musí vše zprocesovat. Zaměstnanci jsou tak zodpovědní za nahrání všech jejich uskutečněných výdajů a s nimi spojených dokladů, které uplynulý měsíc proběhly, do Fidoo.
Lukášův tým pak může s podklady dále pracovat a vše promítnout do měsíční účetní závěrky. Odstranění firemní pokladny navíc představuje minimalizaci rizik.
Z dlouhodobého hlediska hodnotí Lukáš zavedení Fidoo velmi pozitivně. Ve firmě nemusejí mít hotovost, zrychlili administrativní úkony a celkově získali nad zaměstnaneckými výdaji větší přehled. Navíc mají vedoucí pracovníci včetně Lukáše tyto informace k dispozici odkudkoliv třeba i z mobilu.
Inspirujte se dalšími příběhy zákazníků
