Sbohem papírové účtenky

Pro většinu lidí ve firmě je to sci-fi, ale ono to opravdu jde. Ano, dnes je možné uchovávat účtenky pouze v digitalizované podobě.

Má to ale svá pravidla.

Co pro to musím udělat

1. Zjistit, co říká platná legislativa

  1. Zákon o DPH č. 235/2004 Sb.- zejména § 34, 35 a 35a zákona, který upravuje způsob zajištění věrohodnosti původu, neporušitelnosti obsahu a čitelnost daňových dokladů v listinné i elektronické podobě. Více najdete zde.
  2. Informace GFŘ k pravidlům fakturace ve vztahu k implementaci směrnice EU/45/2010 do zákona o DPH a navazující nejčastější dotazy k pravidlům fakturace - upřesňuje a dále rozvíjí principy uvedené v zákoně o DPH především s ohledem na převod listinných daňových dokladů do elektronické podoby. Více najdete zde.
  3. Zákon o dani z příjmů č. 586/1992 Sb. - řeší především daňovou uznatelnost výdajů (nákladů) a dle § 24 odst. 1 tohoto zákona je důležitá prokazatelnost vynaložení na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů. Více najdete zde.
  4. Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb.- v § 33 definuje především jak správně pracovat s účetním záznamem. Více najdete zde.
Z této platné legislativy je patrné, že převod dokladů z listinné do elektronické podoby a jejich archivace jsou možné při splnění požadavků uvedených v této legislativě. Klíčové je, aby firma byla schopna prokázat shodu dokladu v elektronické podobě s originálem, který byl ať již v listinné nebo elektronické podobě.
V rámci implementace digitalizace účetních dokladů a jejich archivace doporučujeme kromě nastudování příslušné legislativy se zamyslet nad pokrytím následujících oblastí ve vašich procesech a směrnicích.

2. Připravte se na uchovávání účtenek v digitální podobě

  1. Auditní stopa – při převodu dokladů z listinné podoby do elektronické a jejich následné archivaci je potřeba vždy myslet na 3 principy: (1) věrohodnost původu, (2) neporušitelnost obsahu a (3) čitelnost daňových dokladů v listinné i elektronické podobě. Návod, jak zajistit auditní stopu ve vašich procesech jsme pro vás připravili zde.
  2. Focení účtenek – zaměstnanci by měli vědět, jak mají správně a čitelně fotit účtenky. Jejich čitelnost by pak měl vždy potvrdit pověřený zaměstnanec vaší firmy. Návod, jak správně fotit účtenky najdete zde.
  3. Archivace a export dat z archivu – doklady jsou archivovány v rámci aplikace Fidoo a veškeré změny dokladů (výdajů) jsou logovány a tím je zajištěna neporušitelnost jejich obsahu. Doklady k výdajům můžete sami kdykoliv exportovat z aplikace Fidoo.
  4. Skartace papírových dokladů – doporučujeme, aby každý zaměstnanec uchovával originální doklady v listinné podobě nebo v elektronické podobě, pokud je tak obdržel, do doby, než oprávněný zaměstnanec vaší firmy potvrdí, že tyto doklady jsou v aplikaci uložené v čitelné podobě. Následně je skartace možná, ale platí, že prokazatelnost dokladu v listinné podobě je vždy větší než v elektronické podobě.

Z této platné legislativy je patrné, že převod dokladů z listinné do elektronické podoby a jejich archivace jsou možné při splnění požadavků uvedených v této legislativě. Klíčové je, aby firma byla schopna prokázat shodu dokladu v elektronické podobě s originálem, který byl ať již v listinné nebo elektronické podobě.

3. Žádost na finanční úřad

V rámci implementace digitalizace účtenek však vždy doporučujeme podat žádost o kvalifikovaný dotaz na váš finanční úřad. Případnou kontrolu bude provádět právě váš finanční úřad a je dobré vědět, jak se na tuto problematiku dívá. Pro usnadnění přípravy tohoto dotazu jsme pro vás připravili vzor žádosti o stanovisko k elektronické archivaci dokladů.

Potřebujete si být jistí? Zeptejte se přímo finančního úřadu.
Jaké vyjádření se dá od finančního úřadu čekat? Mrkněte se na to, co řekl nám.

4. Vyjádření od finančního úřadu

Poté, co obdržíte vyjádření k žádosti o stanovisko k elektronické archivaci dokladů od vašeho finančního úřadu, doporučujeme jeho důkladné prostudování. Je potřeba se připravit na to, že většinou stanovisko finančního úřadu není zcela jednoznačné a většinou uvádí, že pokud bude dodržena platná legislativa a výše uvedené principy, tak se nebude negativně vymezovat vůči konverzi dokladu z listinné podoby do elektronické. Je tedy pak na vašem uvážení, zda se pro tento krok rozhodnete nebo ne. Fidoo se vám snaží v rámci aplikace celý proces maximálně usnadnit a naplnit principy uvedené v příslušné legislativě. Finální rozhodnutí je však na vaší společnosti. Ukázku toho, jaké stanovisko dostalo Fidoo od svého finančního úřadu, najdete zde.

5. Teď už stačí správně fotit

Nevíte, jak přesně vypadá správné focení? Podívejte se na náš vzor.

Vzor kvalitně nafocené účtenky

A pokud ani to nestačí, tento návod by vám mohl pomoci.

Pořád nemáte jasno?

Podívejte se na zdarma na workshop, kde Petr Herzmann prováděl kompletně celou agendou a doplňoval i naše zkušenosti, když jsme začínali my sami digitalizovat účtenky ve Fidoo.

Skoncujte s papírováním ještě dnes

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Ale no tak... Řekli jsme přeci bez papírů.

Raději si tuto stránku uložte mezi oblíbené, ať se k ní můžete kdykoli vrátit.

Skoncujte s papírováním ještě dnes

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Skoncujte s papírováním ještě dnes

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Zdigitalizovat i firemní finance

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Facility management bez papírování

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Řidiči s kartami, ne s hotovostí

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Méně stresoo pro účetní

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Práce s lidmi bez papírování? Ano.

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Skoncujte s papírováním ještě dnes

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Využít nabídka pro KCÚ

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.