Sbohem papírové účtenky

1. Auditní stopa – při převodu dokladů z listinné podoby do elektronické a jejich následné archivaci je potřeba vždy myslet na 3 principy: (1) věrohodnost původu, (2) neporušitelnost obsahu a (3) čitelnost daňových dokladů v listinné i elektronické podobě. Návod, jak zajistit auditní stopu ve vašich procesech jsme pro vás připravili zde.
2. Focení účtenek – zaměstnanci by měli vědět, jak mají správně a čitelně fotit účtenky. Jejich čitelnost by pak měl vždy potvrdit pověřený zaměstnanec vaší firmy. Návod, jak správně fotit účtenky najdete zde.
3. Archivace a export dat z archivu – doklady jsou archivovány v rámci aplikace Fidoo a veškeré změny dokladů (výdajů) jsou logovány a tím je zajištěna neporušitelnost jejich obsahu. Doklady k výdajům můžete sami kdykoliv exportovat z aplikace Fidoo.
4. Skartace papírových dokladů – doporučujeme, aby každý zaměstnanec uchovával originální doklady v listinné podobě nebo v elektronické podobě, pokud je tak obdržel, do doby, než oprávněný zaměstnanec vaší firmy potvrdí, že tyto doklady jsou v aplikaci uložené v čitelné podobě. Následně je skartace možná, ale platí, že prokazatelnost dokladu v listinné podobě je vždy větší než v elektronické podobě.

Z této platné legislativy je patrné, že převod dokladů z listinné do elektronické podoby a jejich archivace jsou možné při splnění požadavků uvedených v této legislativě. Klíčové je, aby firma byla schopna prokázat shodu dokladu v elektronické podobě s originálem, který byl ať již v listinné nebo elektronické podobě.

Poté, co obdržíte vyjádření k žádosti o stanovisko k elektronické archivaci dokladů od vašeho finančního úřadu, doporučujeme jeho důkladné prostudování. Je potřeba se připravit na to, že většinou stanovisko finančního úřadu není zcela jednoznačné a většinou uvádí, že pokud bude dodržena platná legislativa a výše uvedené principy, tak se nebude negativně vymezovat vůči konverzi dokladu z listinné podoby do elektronické. Je tedy pak na vašem uvážení, zda se pro tento krok rozhodnete nebo ne. Fidoo se vám snaží v rámci aplikace celý proces maximálně usnadnit a naplnit principy uvedené v příslušné legislativě. Finální rozhodnutí je však na vaší společnosti. Ukázku toho, jaké stanovisko dostalo Fidoo od svého finančního úřadu, najdete zde.

Podívejte se na zdarma na workshop, kde Petr Herzmann prováděl kompletně celou agendou a doplňoval i naše zkušenosti, když jsme začínali my sami digitalizovat účtenky ve Fidoo.