Sbohem papírové účtenky

Pro většinu lidí ve firmě je to sci-fi, ale ono to opravdu jde. Ano, dnes je možné uchovávat účtenky pouze v digitalizované podobě.

Má to ale svá pravidla.

Co pro to musím udělat

1. Zjistit, co říká platná legislativa

Problematika digitalizace a archivace účetních dokladů je řešena v několika zákonech, směrnicích a prováděcích vyhláškách. Mezi klíčové patří:

  1. Zákon o DPH č. 235/2004 Sb.
  2. Informace GFŘ k pravidlům fakturace ve vztahu k implementaci směrnice EU/45/2010 do zákona o DPH a navazující nejčastější dotazy k pravidlům fakturace
  3. Zákon o dani z příjmů č. 586/1992 Sb.
  4. Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb.
Chci vědět víc
Z této platné legislativy je patrné, že převod dokladů z listinné do elektronické podoby a jejich archivace jsou možné při splnění požadavků uvedených v této legislativě. Klíčové je, aby firma byla schopna prokázat shodu dokladu v elektronické podobě s originálem, který byl ať již v listinné nebo elektronické podobě.
Ukázaná platí. Chce to vidět. Chce to zažít.

2. Připravte se na uchovávání účtenek v digitální podobě

V rámci implementace digitalizace účetních dokladů a jejich archivace doporučujeme kromě nastudování příslušné legislativy se zamyslet nad pokrytím následujících oblastí ve vašich procesech a směrnicích:

  1. Auditní stopa
  2. Focení účtenek
  3. Archivace a export dat z archivu
  4. Skartace papírových dokladů
Chci vědět víc

3. Žádost na finanční úřad

V rámci implementace digitalizace účtenek však vždy doporučujeme podat žádost o kvalifikovaný dotaz na váš finanční úřad. Případnou kontrolu bude provádět právě váš finanční úřad a je dobré vědět, jak se na tuto problematiku dívá. Pro usnadnění přípravy tohoto dotazu jsme pro vás připravili vzor žádosti o stanovisko k elektronické archivaci dokladů.

Chci vědět víc
Interní workshop, 1to1 se šéfem nebo to vytáhnout na poradě?
Nezapomněli jste na mzdovou účetní či obchodního ředitele? Uvidíte, že budou nadšeni.

4. Vyjádření od finančního úřadu

Poté, co obdržíte vyjádření k žádosti o stanovisko k elektronické archivaci dokladů od vašeho finančního úřadu, doporučujeme jeho důkladné prostudování. Je potřeba se připravit na to, že většinou stanovisko finančního úřadu není zcela jednoznačné a většinou uvádí, že pokud bude dodržena platná legislativa a výše uvedené principy, tak se nebude negativně vymezovat vůči konverzi dokladu z listinné podoby do elektronické. Je tedy pak na vašem uvážení, zda se pro tento krok rozhodnete nebo ne. Fidoo se vám snaží v rámci aplikace celý proces maximálně usnadnit a naplnit principy uvedené v příslušné legislativě. Finální rozhodnutí je však na vaší společnosti. Ukázku toho, jaké stanovisko dostalo Fidoo od svého finančního úřadu, najdete zde.

Chci vědět víc

5. Teď už stačí správně fotit

Protože struktury a velikost firem jsou různé, máme pro vás seznam všech dokumentů, které byste měli mít k podpisu připraveny. Stejně tak vám poradíme, kdo za vaší firmu může nebo musí podepisovat.

Všechno ostatní už jede online. Takže bohužel... žádné další potištěné desky do vaší kartotéky nebudou.

Chci vědět víc
Interní podepisovací kolečko snadno a rychle? Poradíme na co nezapomenout.

Pořád nemáte jasno?

Podívejte se na zdarma na workshop, kde Petr Herzmann prováděl kompletně celou agendou a doplňoval i naše zkušenosti, když jsem začínali sami digitalizovat účtenky ve Fidoo.

Skoncujte s papírováním ještě dnes

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Využít nabídka pro KCÚ

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Skoncujte s papírováním ještě dnes

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.