Transakce na Fidoo účtu – Money S3 s modulem XML DE Profi

Schema

Obecný popis

Důrazně doporučujeme při importu dat z Fidoo do Money S3 zakoupit a používat doplněk do Money S3 s názvem XML DE Profi. Tento doplněk celý importní proces výrazně zjednoduší a zrychlí.

Tento dokument popisuje principy a postupy importu z Fidoo do Money S3 za použití modulu XML DE Profi.

Integrace Fidoo na Money S3 je řešena exportními soubory ve specifickém formátu XML pro Money S3.

Tento specifický export transakcí na Fidoo účtu je určen pro datový přenos Transakcí na Fidoo účtu z Direct Fidoo do software Money S3 od společnosti Solitea. V Money S3 se z Transakcí na Fidoo účtu stanou Bankovní doklady.

Transformační pravidla

  • Do Money S3 se importují bankovní doklady bez variabilního symbolu, tudíž se nedají s ničím párovat.
  • Importují se zvlášť i poplatky vůči aplikaci Fidoo, které jsou bez VS, tudíž se nedají s ničím párovat.
  • Datum účetního případu, plnění DPH, příp. uplatnění DPH je shodný jako datum platby.
  • Datum vystavení je plněno datumem vzniku transakce v aplikaci Fidoo.
  • Všechny doklady se importují vždy v CZK měně.
  • Bankovní doklady se importují s konkrétní zkratkou účtu, která je zadaná v aplikaci Fidoo.
  • Zkratka musí být shodná se zkratkou v Money S3. Pomocí nastavení této zkratky na transakcích z karet a z Fidoo účtu lze ovlivňovat, zda se „karetní účet“ a Fidoo účet povede v Money S3 jako dva separátní účty (každý se svým zůstatkem), nebo zda se vše bude „slévat“ v Money S3 na jeden bankovní účet, kde bude celkový zůstatek všech vašich finančních prostředků ve Fidoo.

Struktura a popis dat

Ukázkový exportní soubor ke stažení

Transakce na hotovosti – Money S3 s modulem XML DE Profi

Schema

Obecný popis

Verze 211108_001_MJI

Důrazně doporučujeme při importu dat z Fidoo do Money S3 zakoupit a používat doplněk do Money S3 s názvem XML DE Profi. Tento doplněk celý importní proces výrazně zjednoduší a zrychlí.

Tento dokument popisuje principy a postupy importu z Fidoo do Money S3 za použití modulu XML DE Profi.

Integrace Fidoo na Money S3 je řešena exportními soubory ve specifickém formátu XML pro Money S3.

Tento specifický export Hotovostních transakcí je určen pro datový přenos Hotovostních transakcí z Direct Fidoo do software Money S3 od společnosti Solitea. V Money S3 se z těchto Hotovostních transakcí stanou Pokladní doklady.

Transformační pravidla

Verze 211110_001_MJI

  • datum účetního případu, je shodný jako datum platby
  • datum vystavení je plněno datumem vzniku transakce v aplikaci Fidoo
  • importují se pokladní doklady s variabilním symbolem, který slouží jako párovací znak. Do variabilního symbolu je v případě Fidoo hotovostních transakcí propisován „Short ID“ výdaje z Fidoo (Resp. jeho číselná část. Pokud je Short ID např. EX-1234, do VS je propsán párovací znak ve tvaru 1234)
  • pokladní doklady se importují s konkrétní zkratkou pokladny, která je zadaná v aplikaci Fidoo
  • zkratka musí být shodná se zkratkou v Money S3
  • párování takto naimportovaných pokladních dokladů na přijaté faktury probíhá přes párovací znak „Short ID“ výdaje z Fidoo (resp. jeho čiselnou část) propsané do Money S4 do položky pokladního dokladu „variabilní symbol“ nebo „párovací znak“
  • v případě, že klient má modul XML DE Profi, může si nastavit automatické párování dokladů při importu a zároveň si může nastavit vazební klíč na ID položky tak, aby se výpis nenaimportoval duplicitně

Struktura a popis dat

Verze 211013_001_JMA

 

Ukázkový exportní soubor ke stažení

Výdaje Money S3 s modulem XML DE Profi

Schema

Obecný popis

Důrazně doporučujeme při importu dat z Fidoo do Money S3 zakoupit a používat doplněk do Money S3 s názvem XML DE Profi. Tento doplněk celý importní proces výrazně zjednoduší a zrychlí.

Tento dokument popisuje principy a postupy importu z Fidoo do Money S3 za použití modulu XML DE Profi. Integrace Fidoo na Money S3 je řešena exportními soubory ve specifickém formátu XML pro Money S3.

Tento specifický export Výdajů je určen pro datový přenos Výdajů (účetních dokladů) z Direct Fidoo do software Money S3 od společnosti Solitea. V Money S3 se z výdajů stanou přijaté faktury a závazkové doklady dle pravidel uvedených níže.

Výdaje se do Money S3 importují do dvou různých agend, a to konkrétně do agendy „Závazky“ a do agendy „Faktury přijaté“. Jako závazek je brán každý korunový (tuzemský) výdaj s částkou do 10 000 Kč včetně. Naproti tomu výdaje v cizí měně či korunové výdaje s částkou nad 10 000 Kč se do Money S3 dostávají jako přijaté faktury.

Součástí importního souboru je i seznam použitých předkontací (definice agendy, zkratka, účet Má dáti a účet Dal). Pokud některá z použitých předkontací není v systému Money S3 zavedena, tak bude automaticky při importu založena.

Transformační pravidla

  1. Pravidla pro práci s cizí měnou a výší dokladu nad 10.000 Kč 
    – v případě CZK se rozhoduje, zda jsou nižší nebo vyšší než 10.000
          – V případě 10.000 a vyšší se tvoří faktura přijatá a nová zkratka předkontace.
          – V případě nižší než 10.000 se tvoří závazkový doklad.
    – V případě cizí měny jsou všechny doklady faktury přijaté a tvoří se nová zkratka předkontace.
  2. Pravidla pro Předkontace
    – Při importu nákladových položek z Fidoo do Money S3 se nejprve vytvoří zkratky předkontací pro potřeby zaúčtování faktur přijatých.
    – Zkratka předkontace se rovná zkratce předkontace v aplikaci Fidoo.
    – Předkontace obsahují účet MD i D dle účtu, který byl zadán v aplikaci Fidoo.
    – Pokud některá z použitých předkontací není v systému Money S3 zavedena, tak bude automaticky při importu založena.
  3. Pravidla pro Faktury přijaté
    – V případě, že existují položky, tak se položky vypíšou a vytvoří se z nich cena.
    – V případě, že položky neexistují, tak se vytvoří položky pro Základ a případně i pro DPH.
    – V případě, že sazba DPH není zadána, je rovna 0%.
    – Rozlišuje se zde typ úhrady – kartou nebo hotově.
    – V případě, že není zadána zkratka. členění DPH, tak pro 0% sazbu DPH se automaticky vloží 19Ř00P, pro nenulovou sazbu DPH se vloží 19Ř40,41.
    – V případě, že se jedná o fakturu v cizí měně, tak se dosazuje kurz dle programu Money S3.
    – Do kolonky variabilního a párovacího symbolu se vkládá regex \[0-9]+ => pouze numerické
    hodnoty.
    – Párování takto importovaných závazků a přijatých faktur na bankovní doklady v případě Fidoo karet probíhá přes párovací znak „Short ID“ (resp. jeho číselná část) výdaje z Fidoo propsané do položky „párovací znak“ nebo „variabilní znak“.
    – Párování takto importovaných závazků a přijatých faktur na bankovní doklady v případě karet KB probíhá přes párovací znak „entry_reference“ z transakce KB propsané do položky „párovací znak“ nebo „variabilní znak“.

    3.1. Princip importu výdaje bez položek do agendy „Faktury přijaté“
    Do agendy „Faktury přijaté“ jsou importovány tuzemské výdaje s hodnotou nad 10 000 Kč a k tomu i všechny výdaje zahraniční. Tato kapitola popisuje případ importu zahraničního výdaje, který neobsahuje žádné položky.  
    Při importu výdaje vznikne i 1 standardní položka, která přebírá data z hlavičky výdaje.  

    Přijatá faktura v Money S3:

    Odpovídající výdaj ve Fidoo aplikaci:

    Algoritmy použité při transformaci dat mezi Fidoo aplikací a agendou „Přijaté faktury“ v Money S3:  
    – Popis dokladu – použije se „poznámka“, pokud není vyplněna, pak se použije „název výdaje“.
    – Variabilní (Párovací) symbol – odpovídá krátkému ID výdaje bez předpony „EX-“.
    – Datum DUZP – použije se „datum zdanitelného plnění“, pokud není vyplněno, pak datum vytvoření výdaje.
    – Poznámka – jedná se o text následující struktury: „poznámka“ + „Adresa: (adresa obchodníka)“ + „Držitel karty: (číslo zaměstnance)“.
    – Položky faktury:
          – Popis – představuje „popis položky“ doplněný o typ položky, konkrétně text „- Základ“ (= základ daně) či text „- DPH“ (= daň DPH v definované výši).
          – Kurz – týká se pouze zahraničního výdaje a jeho hodnota se vypočítá jako podíl částky v Kč a částky v původní měně, zaokrouhlená na dvě desetinná místa.
          – Typ ceny – základ daně (tj. hodnota „Bez DPH“). 
          – Poznámka – týká se pouze zahraničního výdaje – jedná se o text následující struktury: Kurz je: (kurz). Měna je: (měna výdaje).   

    Ostatní údaje se přebírají bez podmínek – podle výše uvedených obrazovek.

     

    3.2. Princip importu výdaje s položkami do agendy „Faktury přijaté“
    Tato kapitola popisuje případ importu tuzemského výdaje s položkami, a to s částku nad 10 000 Kč. Každá z položek výdaje se naimportuje jako jedna standardní položka.

    Přijatá faktura v Money S3:

    A její položka:

    Odpovídající výdaj ve Fidoo aplikaci:

  4. Pravidla pro Závazkové dokumenty
    – Při importu se rozhoduje, zda se jedná o doklad v CZK nebo cizí měně, přičemž doklady v CZK s částkou nižší než 10.000 se importují do závazkových dokladů.
    – U existenci položek a sazeb DPH zde platí stejná pravidla jako u faktur přijatých.
    – Do závazkových dokladů se importují účty MD a D, tedy všechny položky jsou rozúčtovací.
    – Do kolonky variabilního a párovacího symbolu se vkládá regex \[0-9]+ => pouze numerické
    hodnoty.

    4.1. Princip importu výdaje bez položek do agendy „Závazky“
    Importovaný záznam se 2 rozúčtovacími položkami, které odpovídají celkové částce výdaje. Jedna z položek odpovídá základu daně a druhá výši DPH.   

    Závazkový doklad v Money S3:  

    Odpovídající výdaj ve Fidoo aplikaci:

    Algoritmy použité při transformaci dat mezi Fidoo aplikací a agendou „Závazky“ v Money S3:  
    – Popis dokladu – použije se „poznámka“, pokud není vyplněna, pak se použije „název výdaje“, 
    – Variabilní (Párovací) symbol – odpovídá krátkému ID výdaje bez předpony „EX-“, 
    – Datum DUZP – použije se „datum zdanitelného plnění“, pokud není vyplněno, pak datum vytvoření výdaje, 
    – Poznámka – jedná se o text následující struktury: „poznámka“ + „Adresa: (adresa obchodníka)“ + „Držitel karty: (číslo zaměstnance)“, 
    – Položky závazku: 
          – Popis – představuje „popis položky“ doplněný o typ položky, konkrétně text „- Základ“ (= základ daně) či text „- DPH“ (= daň DPH v definované výši) 

    Ostatní údaje se přebírají bez podmínek – podle výše uvedených obrazovek. 

    4.2 Princip importu výdaje s položkami do agendy „Závazky“ 
    Tato kapitola popisuje případ importu výdaje s položkami. Každá z položek výdaje se naimportuje jako dvě rozúčtovací položky. Jedna z nich odpovídá základu daně a druhá dani DPH.  

    Závazkový doklad v Money S3:  

    Odpovídající výdaj ve Fidoo aplikaci:

Struktura a popis dat

 

Ukázkový exportní soubor ke stažení

Transakce na kartách – Money S3 s modulem XML DE Profi

Schema

Obecný popis

Důrazně doporučujeme při importu dat z FIdoo do Money S3 zakoupit a používat doplněk do Money S3 s názvem XML DE Profi. Tento doplněk celý importní proces výrazně zjednoduší a zrychlí.

Tento dokument popisuje principy a postupy importu z Fidoo do Money S3 za použití modulu XML DE Profi.

Integrace Fidoo na Money S3 je řešena exportními soubory ve specifickém formátu XML pro Money S3.

Tento specifický export karetních transakcí je určen pro datový přenos Karetních transakcí z Direct Fidoo do software Money S3 od společnosti Solitea. V Money S3 se z Karetních transakcí stanou Bankovní doklady.

Karetní transakce se typicky do Money S3 dostávají až v případě, že jsou bankou tzv. „zúčtovány“ a tím pádem se v budoucnu už nebudou měnit. Pokud je transakce zatím ve stavu „blokace“ a může se do budoucna měnit, tak se z Fidoo nevyexportuje. Tuto kontrolu prování Fidoo při exportu z Účetní agendy (viz dále v návodu v části „Export z Fidoo“).

Transformační pravidla

  • Pokud je transakce ve stavu „blokace“ (tj. není ještě bankou „zúčtována“), tak se ve Fidoo vůbec nenabídne k exportu a do Money S3 se nepřenese. Je to proto, že taková transakce se do budoucna může ještě měnit a nemá tedy v účetnictví zatím co dělat.
  • Datum účetního případu, plnění DPH, příp. uplatnění DPH je shodný jako datum platby.
  • Datum vystavení je plněno datumem vzniku transakce v aplikaci Fidoo.
  • Všechny doklady se importují vždy v CZK měně.
  • Importují se bankovní doklady s variabilním symbolem, který slouží jako párovací znak. Do variabilního symbolu je v případě Fidoo karet  propisován Short ID výdaje z Fidoo (Pokud je Short ID např. EX-1234, do VS je propsán párovací znak ve tvaru 1234).
  • Importují se zvlášť i poplatky vůči aplikaci Fidoo, které jsou bez VS, tudíž se nedají s ničím párovat.
  • Bankovní doklady se importují s konkrétní zkratkou účtu, která je zadaná v aplikaci Fidoo.
  • Zkratka musí být shodná se zkratkou v Money S3. Pomocí nastavení této zkratky na transakcích z karet a z Fidoo účtu lze ovlivňovat, zda se „karetní účet“ a Fidoo účet povede v Money S3 jako dva separátní účty (každý se svým zůstatkem), nebo zda se vše bude „slévat“ v Money S3 na jeden bankovní účet, kde bude celkový zůstatek všech vašich  finančních prostředků ve Fidoo.
  • Párování takto importovaných bankovních dokladů na přijaté faktury probíhá přes párovací znak „Short ID“ výdaje z Fidoo (resp. jeho čiselnou část) propsanou do položky „párovací znak“.
  • V případě, že klient má modul XML DE Profi, může si nastavit automatické párování dokladů při importu a zároveň si může nastavit vazební klíč na ID položky tak, aby se výpis nenaimportoval duplicitně.

Struktura a popis dat

Ukázkový exportní soubor ke stažení

Nastavení transakcí na Fidoo účtu – Money S3 s modulem XML DE Profi

Příprava a nastavení na straně Fidoo

Ve Fidoo aplikaci je potřeba provést následující nastavení.

  1. Přesvědčte se, že máte Exportní formát pro Money S3 zapnutý a aktivní, případně jej zapněte.
    (NastaveníIntegraceMoney S3).
  2. Nastavte si zkratku bankovního účtu shodně tak, jak je máte označené v Money S3.

    TIP: Pokud si nastavíte stejnou zkratku bankovního účtu v části „Karetní transakce“ a zároveň v části „Transakce na Fidoo účtu“, budou se vám transakce z obou částí Fidoo importovat do stejné banky v Money S3 a vy na tomto bankovním účtu v Money S3 uvidíte přehled a stav, kolik máte finančních prostředků celkem ve Fidoo (tj. na Fidoo účtu i na kartách).

    Pokud si v Money S3 založíte 2 bankovní účty, zkratku jednoho z nich vyplníte zde v nastavení do sekce Transakce na Fidoo účtu a zkratku druhého do části Karetní transakce, tak docílíte toho, že Money S3 povedete zvlášť přehled finančních prostředků a pohybů na kartách a zvlášť na Fidoo účtu (NastaveníIntegraceMoney S3).

Příprava a nastavení na straně Money S3

V Money S3 je potřeba provést zejména následující nastavení konfigurace zpracování:

  • při importu je potřeba zadat typ dokladu pro příjmy i výdaje,
  • typ dokladu by měl mít min. tyto parametry:
    • číselnou řadu, 
    • předkontaci v případě potřeby zaúčtování,
    • členění DPH v případě potřeby zaúčtování.

Pozn.: Toto jedno nastavení se provádí pro importování všech tří transakčních exportů z Fidoo. Pro Transakce na kartách, pro transakce na Fidoo účtu i pro Hotovostní transakce.
Pokud jste už toto nastavení jednou provedli pro import karetních transakcí z Fidoo, nemusíte nastavovat nic nového a nastavení provedené pro karetní transakce použijete i pro import transakcí z Fidoo účtu.

Nastavení provedete tak, že projdeme celý proces importu, a při prvním průchodu nastavíme všechny potřebné parametry. Při dalších importech už využijete nastavené konfigurace.

  1. V Menu „Nástroje“ zvolíme ikonu „Výměna dat XML“ a dále volbu „Import“.
  2. Ponecháme vybranou volbu „výběr nastavení“ a přes tlačítko v třemi tečkami se dostaneme do konfigurace zpracování importů.
  3. Zde si vytvoříme novou konfiguraci XML přenosu. Ušetříme si práci tím, že si zvolíme existující konfiguraci a naši novou vytvoříme jako kopii již existující konfigurace. Zvolíme tedy Konfiguraci s názvem „_BD – Bankovní doklady“ a pokračujeme dále tlačítkem „Kopírovat“.
  4. V nové konfiguraci jděte na záložku „Filtr entit“ a následně na „Doklady“. Zde zaškrtněte Bankovní doklady a Pokladní doklady tak, aby se tato konfigurace prostě týkala jen Bankovních dokladů a Pokladních dokladů.
  5. Na záložce „Základní nastavení“ v řádku „konfigurace zpracování“ pokračujte dál tlačítkem se šipkou.
  6. Zde si nastavíme automatické párování dokladů přímo při importu tak, že seznamu v levé části vybereme „Bankovní doklady“ a v detailu v pravé části změníme akci u „nových záznamů“ na „Přidat a párovat“ a to samé u „záznamů bez klíče“ (také na „přidat a párovat“). Potvrdíme tlačítkem OK.
  7. Dále na záložce „Základní nastavení“ v řádku „konfigurace dat“ pokračujte dál tlačítkem se šipkou.
  8. Zde si nejprve nastavíme typy příjmových a výdajových dokladů pro Bankovní a Pokladní doklady. V seznamu si nejprve najdeme „Bankovní doklad“. V pravé části přes tlačítko se třemi tečkami zahájíme výběr Typu příjmového dokladu.
  9. Zde si vytvoříme nový typ příjmového účetního dokladu nebo si vybereme některý již vytvořený. Důležité je, aby vybraný doklad měl předvyplněnou číselnou řadu, předkontaci a členění DPH. Zkontrolovat či změnit číselnou řadu, předkontaci a členění DPH můžete v detailu Typu účetního dokladu na záložce „Podrobnosti“, kam se dostanete tlačítkem „Nový“ příp. „Opravit“.
    Výběr potvrdíme tlačítkem OK.

  10. To samé provedeme i pro výdejový typ dokladu. V pravé části přes tlačítko se třemi tečkami zahájíme výběr Typu výdejového dokladu.
  11. Zde si vytvoříme nový typ výdejového účetního dokladu nebo si vybereme některý již vytvořený. Důležité je, aby vybraný doklad měl předvyplněnou číselnou řadu, předkontaci a členění DPH.
    Zkontrolovat či změnit číselnou řadu, předkontaci a členění DPH můžete v detailu Typu účetního dokladu na záložce „Podrobnosti“, kam se dostanete tlačítkem „Nový“ příp. „Opravit“. Výběr potvrdíme tlačítkem OK.

  12. V seznamu si nyní najdeme „Pokladní doklad“. V pravé části přes tlačítko se třemi tečkami zahájíme výběr Typu příjmového dokladu.
  13. Zde si vytvoříme nový typ příjmového účetního dokladu nebo si vybereme některý již vytvořený. Důležité je, aby vybraný doklad měl předvyplněnou číselnou řadu, předkontaci a členění DPH.
    Zkontrolovat či změnit číselnou řadu, předkontaci a členění DPH můžete v detailu Typu účetního dokladu na záložce „Podrobnosti“, kam se dostanete tlačítkem „Nový“ příp. „Opravit“.
    Výběr potvrdíme tlačítkem OK.

  14. To samé provedeme i pro výdejový typ dokladu. V pravé části přes tlačítko se třemi tečkami zahájíme výběr Typu výdejového dokladu.
  15. Zde si vytvoříme nový typ příjmového účetního dokladu nebo si vybereme některý již vytvořený. Důležité je, aby vybraný doklad měl předvyplněnou číselnou řadu, předkontaci a členění DPH. Zkontrolovat či změnit číselnou řadu, předkontaci a členění DPH můžete v detailu Typu účetního dokladu na záložce „Podrobnosti“, kam se dostanete tlačítkem „Nový“ příp. „Opravit“.
    Výběr potvrdíme tlačítkem OK.

  16. Hotové nastavení konfigurace dat importu potvrdíme tlačítkem OK.
  17. Money S3 Vás vyzve, abyste si nastavení konfigurace dat importu uložili do souboru. Zvolte si umístění a název souboru a konfiguraci si uložte.
  18. Zvolíme si vhodnou zkratku a popis celé konfigurace (Např. zkratku „TRANSAKCE“ a popis „Bankovní a Pokladní doklady z Fidoo) a dáme uložit tlačítkem OK.
  19. Nově vytvořenou konfiguraci XML přenosu v seznamu vybereme a výběr potvrdíme tlačítkem OK.
  20. S vybranou novou konfigurací nastavení pokračujeme přes tlačítko „Další“.
  21. Nyní zvolíme importní soubor, který jsme si dříve vyexportovali z Fidoo. Výběr zahájíme tlačítkem se třemi tečkami.
  22. Vyhledáme soubor k importu, soubor označíme a pokračujeme tlačítkem Otevřít.
  23. Zkontrolujeme si, že máme zaškrtnuté „Dávkové zpracování“, které zařídí, že Money nejprve celý soubor naimportuje a teprve pak zobrazí výstupní zprávu, jak to dopadlo. V opačné případě byste museli import každého dokladu jednotlivě potvrzovat. Import spustíme tlačítkem „Dokončit“.
  24. Spustí se import Karetních transakcí z Fidoo do Bankovních dokladů v Money S3 dle nastavených pravidel (viz Popis exportního formátu Transformační pravidla).
  25. Po dokončení importu si můžete zobrazit „výstupní zprávu“, jak import dopadl. Proces importu ukončíte tlačítkem „Zavřít“.
  26. Import Karetních transakcí z Fidoo do Bankovních dokladů v Money S3 s prvotním nastavením konfigurace je hotov a naimportované Bankovní doklady jsou nyní v Money S3 vidět. Nastavení, které jsme provedli už zůstane k dispozici i pro všechny budoucí importy.

Export z Fidoo

Exportovat transakce na Fidoo účtu lze ve Fidoo na dvou místech. 
1. Nad seznamem transakcí na Fidoo účtu (Firemní Finance Fidoo účet Transakce).
2. V účetní agendě v části Export Fidoo účtu.

Rozdíl mezi těmito dvěma variantami je v tom, že v účetní agendě se při exportu aplikují kontroly
zamezující vyexportovat transakce duplicitně.
Na rozdíl od toho nad běžným seznamem transakcí na Fidoo účtu v aplikaci (mimo účetní agendu) se žádné kontroly neaplikují a lze proto vyexportovat libovolnou skupinu transakcí dle preferencí nastavených ve filtru.

Export z Fidoo nad seznamem transakcí na Fidoo účtu 

  1. Ve Fidoo aplikaci jděte na seznam transakcí na Fidoo účtu.
    (Firemní FinanceFidoo účet – Transakce)
  2. Vyfiltrujte si období nebo jiné omezující podmínky pro váš export.
    (Firemní Finance Fidoo účet – Transakce).

  3. Nad vyfiltrovaným seznamem transakcí na Fidoo účtu zvolte volbu Export
    (Firemní FinanceFidoo účetTransakce).

  4. Vyberte Specifický exportní formát Money S3 a výběr potvrďte zeleným tlačítkem Exportovat
    (Firemní FinanceFidoo účet – Transakce).

    Vyexportuje se vám exportní soubor a uloží se vám do počítače.

Export z Fidoo z Účetní agendy

Fidoo zde hlídá všechny provedené exporty v rámci účetní agendy a snaží se předejít duplicitám při exportu. K exportu jsou zde nabízeny pouze transakce, které ještě dříve nebyly exportovány.

  1. Ve Fidoo aplikaci jděte do části Účetní agenda a zde zvolte Export Fidoo účtu.

     
  2. Zkontrolujte si období, za které budete provádět export. Výchozí hodnoty jsou zde nastaveny na datum nejstarší a nejnovější transakce, která ještě nebyla vyexportována. (Doporučujeme neměnit). Zkontrolujte počet transakcí, které se chystáte vyexportovat a exportovací proces započněte zeleným tlačítkem Exportovat.
  3. Zvolte si název exportního souboru. Budete se moci k němu později opakovaně ve Fidoo vracet.
  4. Ve vytvořeném exportu zvolte černé tlačítko Stáhnout data.
  5. Stáhne se Vám zazipovaný balík obsahující exportní soubory transakcí na Fidoo účtu ve všech
    dostupných / aktivních exportních formátech, které máte k dispozici.
    Z balíku si rozbalte soubor s formátem dat pro Money S3 a uložte si ho na disk počítače, kde ho
    později budete schopni najít.
    Export transakcí na Fidoo účtu je hotov.

Import do Money S3 s modulem XML DE Profi

  1. V Menu „Nástroje“ zvolíme ikonu „Výměna dat XML“ a dále volbu „Import“.
  2. Zkontrolujeme, že máme vybranou (případně vybereme) konfiguraci nastavení importu pro Bankovní doklady, kterou jsme si dříve připravili (Viz Příprava na straně Money S3 s modulem XML DE Profi) a pokračujeme přes tlačítko „Další“.
  3. Nyní zvolíme importní soubor, který jsme si dříve vyexportovali z Fidoo (viz Export z Fidoo). Výběr zahájíme tlačítkem se třemi tečkami.
  4. Vyhledáme soubor k importu, soubor označíme a pokračujeme tlačítkem Otevřít.
  5. Zkontrolujeme si, že máme zaškrtnuté „Dávkové zpracování“, které zařídí, že Money S3 nejprve celý soubor naimportuje a teprve pak zobrazí výstupní zprávu, jak to dopadlo. V opačném případě byste museli import každého dokladu jednotlivě potvrzovat. Import spustíme tlačítkem „Dokončit“.
  6. Spustí se import Karetních transakcí do Bankovních dokladů v Money S3 dle nastavených pravidel (viz Popis exportního formátuTransformační pravidla).
  7. Po dokončení importu si můžete zobrazit „výstupní zprávu“, jak import dopadl. Proces importu ukončíte tlačítkem „Zavřít“.
  8. Import Transakcí z Fidoo  účtu do Bankovních dokladů v Money S3 je hotov a naimportované Bankovní doklady jsou nyní v Money S3 vidět.

Nejčastější otázky k nastavení výdajů

V rámci implementace digitalizace účetních dokladů a jejich archivace doporučujeme kromě nastudování příslušné legislativy se zamyslet nad pokrytím následujících oblastí ve vašich procesech a směrnicích. Veškeré informace najdete v tomto článku.

Zobrazí se v hotovostní peněžence aktuálního držitele týmové karty. Při předání týmové karty dalšímu zaměstnanci se hotovostní peněženka nepřenáší – částka zůstává u toho, kdo z bankomatu vybíral.

Nastavení transakcí na hotovosti – Money S3 s modulem XML DE Profi

Verze 211013_001_MJI

Příprava a nastavení na straně Fidoo

Ve Fidoo aplikaci je potřeba provést následující nastavení.

  1. Přesvědčte se, že máte Exportní formát pro Money S3 zapnutý a aktivní. Případně jej zapněte 
    (NastaveníIntegraceMoney S3).
  2. Nastavte si zkratku bankovního účtu shodně tak, jak je máte označené v Money S3
    (NastaveníIntegraceMoney S3).

     

Příprava a nastavení na straně Money S3

V Money S3 aplikaci je potřeba provést zejména následující nastavení konfigurace zpracování:

  • při importu je potřeba zadat typ dokladu pro příjmy i výdaje
  • typ dokladu by měl mít min. tyto parametry:
    • číselnou řadu 
    • předkontaci v případě potřeby zaúčtování
    • členění DPH v případě potřeby zaúčtování 

Pozn.: Toto jedno nastavení se provádí pro importování všech tří transakčních exportů z Fidoo. Pro Transakce na kartách, pro transakce na Fidoo účtu i pro Hotovostní transakce.
Pokud jste už toto nastavení jednou provedli pro import jiných transakcí z Fidoo, nemusíte nastavovat nic nového a nastavení provedené pro jakékoliv jiné transakce z Fidoo použijete i pro import hotovostních transakcí z Fidoo.

Nastavení provedeme tak, že projdeme celý proces importu, a při prvním průchodu nastavíme všechny potřebné parametry. Při dalších importech už využijeme nastavené konfigurace.

  1. V Menu „Nástroje“ zvolíme ikonu „Výměna dat XML“ a dále volbu „Import“.
  2. Ponecháme vybranou volbu „výběr nastavení“ a přes tlačítko v třemi tečkami se dostaneme do konfigurace zpracování importů.
  3. Zde si vytvoříme novou konfiguraci XML přenosu. Ušetříme si práci tím, že si zvolíme existující konfiguraci a naši novou vytvoříme jako kopii již existující konfigurace. Zvolíme tedy Konfiguraci s názvem „_BD – Bankovní doklady“ a pokračujeme dále tlačítkem „Kopírovat“.
  4. V nové konfiguraci jděte na záložku „Filtr entit“ a následně na „Doklady“. Zde zaškrtněte Bankovní doklady a Pokladní doklady tak, aby se tato konfigurace prostě týkala jen Bankovních dokladů a Pokladních dokladů.
  5. Na záložce „Základní nastavení“ v řádku „konfigurace zpracování“ pokračujte dál tlačítkem se šipkou.
  6. Zde si nastavíme automatické párování dokladů přímo při importu tak, že seznamu v levé části vybereme „Bankovní doklady“ a v detailu v pravé části změníme akci u „nových záznamů“ na „Přidat a párovat“ a to samé u „záznamů bez klíče“ (také na „přidat a párovat“). Potvrdíme tlačítkem OK.
  7. Dále na záložce „Základní nastavení“ v řádku „konfigurace dat“ pokračujte dál tlačítkem se šipkou.
  8. Zde si nejprve nastavíme typy příjmových a výdajových dokladů pro Bankovní a Pokladní doklady. V seznamu si nejprve najdeme „Bankovní doklad“. V pravé části přes tlačítko se třemi tečkami zahájíme výběr Typu příjmového dokladu.
  9. Zde si vytvoříme nový typ příjmového účetního dokladu nebo si vybereme některý již vytvořený. Důležité je, aby vybraný doklad měl předvyplněnou číselnou řadu, předkontaci a členění DPH. Zkontrolovat či změnit číselnou řadu, předkontaci a členění DPH můžete v detailu Typu účetního dokladu na záložce „Podrobnosti“, kam se dostanete tlačítkem „Nový“ příp. „Opravit“.
    Výběr potvrdíme tlačítkem OK.

  10. To samé provedeme i pro výdejový typ dokladu. V pravé části přes tlačítko se třemi tečkami zahájíme výběr Typu výdejového dokladu.
  11. Zde si vytvoříme nový typ výdejového účetního dokladu nebo si vybereme některý již vytvořený. Důležité je, aby vybraný doklad měl předvyplněnou číselnou řadu, předkontaci a členění DPH.
    Zkontrolovat či změnit číselnou řadu, předkontaci a členění DPH můžete v detailu Typu účetního dokladu na záložce „Podrobnosti“, kam se dostanete tlačítkem „Nový“ příp. „Opravit“. Výběr potvrdíme tlačítkem OK.

  12. V seznamu si nyní najdeme „Pokladní doklad“. V pravé části přes tlačítko se třemi tečkami zahájíme výběr Typu příjmového dokladu.
  13. Zde si vytvoříme nový typ příjmového účetního dokladu nebo si vybereme některý již vytvořený. Důležité je, aby vybraný doklad měl předvyplněnou číselnou řadu, předkontaci a členění DPH.
    Zkontrolovat či změnit číselnou řadu, předkontaci a členění DPH můžete v detailu Typu účetního dokladu na záložce „Podrobnosti“, kam se dostanete tlačítkem „Nový“ příp. „Opravit“.
    Výběr potvrdíme tlačítkem OK.

  14. To samé provedeme i pro výdejový typ dokladu. V pravé části přes tlačítko se třemi tečkami zahájíme výběr Typu výdejového dokladu.
  15. Zde si vytvoříme nový typ příjmového účetního dokladu nebo si vybereme některý již vytvořený. Důležité je, aby vybraný doklad měl předvyplněnou číselnou řadu, předkontaci a členění DPH. Zkontrolovat či změnit číselnou řadu, předkontaci a členění DPH můžete v detailu Typu účetního dokladu na záložce „Podrobnosti“, kam se dostanete tlačítkem „Nový“ příp. „Opravit“.
    Výběr potvrdíme tlačítkem OK.

  16. Hotové nastavení konfigurace dat importu potvrdíme tlačítkem OK.
  17. Money S3 Vás vyzve, abyste si nastavení konfigurace dat importu uložili do souboru. Zvolte si umístění a název souboru a konfiguraci si uložte.
  18. Zvolíme si vhodnou zkratku a popis celé konfigurace (Např. zkratku „TRANSAKCE“ a popis „Bankovní a Pokladní doklady z Fidoo) a dáme uložit tlačítkem OK.
  19. Nově vytvořenou konfiguraci XML přenosu v seznamu vybereme a výběr potvrdíme tlačítkem OK.
  20. S vybranou novou konfigurací nastavení pokračujeme přes tlačítko „Další“.
  21. Nyní zvolíme importní soubor, který jsme si dříve vyexportovali z Fidoo. Výběr zahájíme tlačítkem se třemi tečkami.
  22. Vyhledáme soubor k importu, soubor označíme a pokračujeme tlačítkem Otevřít.
  23. Zkontrolujeme si, že máme zaškrtnuté „Dávkové zpracování“, které zařídí, že Money nejprve celý soubor naimportuje a teprve pak zobrazí výstupní zprávu, jak to dopadlo. V opačné případě byste museli import každého dokladu jednotlivě potvrzovat. Import spustíme tlačítkem „Dokončit“.
  24. Spustí se import Hotovostních transakcí z Fidoo do Bankovních dokladů v Money S3 dle nastavených pravidel (viz Popis exportního formátu Transformační pravidla).
  25. Po dokončení importu si můžete zobrazit „výstupní zprávu“, jak import dopadl. Proces importu ukončíte tlačítkem „Zavřít“.
  26. Import Hotovostních transakcí z Fidoo do Pokladních dokladů v Money S3 s prvotním nastavením konfigurace je hotov a naimportované Pokladní doklady jsou nyní v Money S3 vidět. Nastavení, které jsme provedli už zůstane k dispozici i pro všechny budoucí importy.

Export z Fidoo

Exportovat hotovostní transakce lze ve Fidoo nad jakýmkoliv seznamem hotovostních transakcí (např. Moje FinanceHotovostTransakce).
Zde lze vyexportovat libovolnou skupinu transakcí dle preferencí nastavených ve filtru.

  1. Ve Fidoo aplikaci jděte nad jakýkoliv seznam hotovostních transakcí
    (Moje/Týmové/Firemní FinanceHotovost – Transakce)
  2. Vyfiltrujte si období nebo jiné omezující podmínky pro váš export 
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje Finance Hotovost – Transakce).

  3. Nad vyfiltrovaným seznamem hotovostních transakcí zvolte volbu Export
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje FinanceHotovost – Transakce).

  4. Vyberte Specifický exportní formát Money S3 a výběr potvrďte zeleným tlačítkem Exportovat
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje FinanceHotovost Transakce).

    Vyexportuje se Vám exportní soubor a uloží se Vám do počítače.

    Export hotovostních transakcí je hotov.

Import do Money S3 s modulem XML DE Profi

  1. V Menu „Nástroje“ zvolíme ikonu „Výměna dat XML“ a dále volbu „Import“.
  2. Zkontrolujeme, že máme vybranou (případně vybereme) konfiguraci nastavení importu pro Bankovní doklady, kterou jsme si dříve připravili (Viz Příprava na straně Money S3 s modulem XML DE Profi) a pokračujeme přes tlačítko „Další“.
  3. Nyní zvolíme importní soubor, který jsme si dříve vyexportovali z Fidoo (viz Export z Fidoo). Výběr zahájíme tlačítkem se třemi tečkami.
  4. Vyhledáme soubor k importu, soubor označíme a pokračujeme tlačítkem Otevřít.
  5. Zkontrolujeme si, že máme zaškrtnuté „Dávkové zpracování“, které zařídí, že Money S3 nejprve celý soubor naimportuje a teprve pak zobrazí výstupní zprávu, jak to dopadlo. V opačném případě byste museli import každého dokladu jednotlivě potvrzovat. Import spustíme tlačítkem „Dokončit“.
  6. Spustí se import Hotovostních transakcí do Pokladních dokladů v Money S3 dle nastavených pravidel (viz Popis exportního formátuTransformační pravidla).
  7. Po dokončení importu si můžete zobrazit „výstupní zprávu“, jak import dopadl. Proces importu ukončíte tlačítkem „Zavřít“.
  8. Import Hotovostních transakcí z Fidoo do Pokladních dokladů v Money S3 je hotov a naimportované Pokladní doklady jsou nyní v Money S3 vidět.

Nejčastější otázky k nastavení výdajů

V rámci implementace digitalizace účetních dokladů a jejich archivace doporučujeme kromě nastudování příslušné legislativy se zamyslet nad pokrytím následujících oblastí ve vašich procesech a směrnicích. Veškeré informace najdete v tomto článku.

Zobrazí se v hotovostní peněžence aktuálního držitele týmové karty. Při předání týmové karty dalšímu zaměstnanci se hotovostní peněženka nepřenáší – částka zůstává u toho, kdo z bankomatu vybíral.

Nastavení výdajů – Money S3 s modulem XML DE Profi

Příprava a nastavení na straně Fidoo

Ve Fidoo aplikaci je potřeba provést následující nastavení.

  1. Přesvědčte se, že máte Exportní formát pro Money S3 zapnutý a aktivní. Případně jej zapněte.
    (NastaveníIntegraceMoney S3)
  2. Nastavte si zkratku bankovního účtu a zkratku pokladny shodně tak, jak je máte označené v Money S3.
    (NastaveníIntegraceMoney S3)
  3. (Volitelně) Vytvořte si nákladová střediska shodně s tím, jaký máte nastavený seznam nákladových středisek v Money S3.
    (NastaveníVýdajeNákladová střediska)
  4. (Volitelně) Vytvořte si seznam Členění DPH shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Členění DPH v Money S3.
    (NastaveníVýdajeČlenění DPH)
  5. (Volitelně) Vytvořte si seznam Předkontací shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Předkontací v Money S3.
    (Nastavení  – Výdaje – Předkontace) 

     

  6. (Volitelně) Vytvořte si seznam Projektů shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Zakázek v Money S3.
    (NastaveníProjekty)

                                     

Příprava a nastavení na straně Money S3 s modulem XML DE Profi

V Money S3 aplikaci je potřeba provést zejména následující nastavení v konfiguraci zpracování importů:

  • typ dokladu pro příjmy i výdaje (s definovanými minimálně těmito parametry):
    – Číselnou řadu 
    – Předkontaci v případě potřeby zaúčtování 
    – Členění DPH v případě potřeby zaúčtování

Nastavení provedeme tak, že projdeme celý proces importu, a při prvním průchodu nastavíme všechny potřebné parametry. Při dalších importech už využijeme nastavené konfigurace.

  1. V Menu „Nástroje“ zvolíme ikonu „Výměna dat XML“ a dále volbu „Import“.
  2. Ponecháme vybranou volbu „výběr nastavení“ a přes tlačítko v třemi tečkami se dostaneme do konfigurace zpracování importů.
  3. Zde si vytvoříme novou konfiguraci XML přenosu. Ušetříme si práci tím, že si zvolíme existující konfiguraci a naši novou vytvoříme jako kopii již existující konfigurace. Zvolíme tedy Konfiguraci s názvem „_FP+FV – faktury přijaté a vydané“ a pokračujeme dále tlačítkem „Kopírovat“.
  4. V nové konfiguraci jděte na záložku „Filtr entit“ a následně na „Doklady“. Zde zrušte zaškrtnutí Faktur vydaných a zaškrtněte Závazky tak, aby se tato konfigurace prostě týkala jen Závazků a Faktur přijatých.
  5. Na záložce „Seznamy“ zaškrtneme „Předkontace“.
  6. Zvolíme si vhodnou zkratku a popis celé konfigurace (Např. zkratku „FP+ZV“ a popis „Faktury přijaté a Závazky z Fidoo) a dáme uložit tlačítkem OK.
  7. Nově vytvořenou konfiguraci XML přenosu v seznamu vybereme a výběr potvrdíme tlačítkem OK.
  8. S vybranou novou konfigurací nastavení pokračujeme přes tlačítko „Další“.
  9. Nyní zvolíme importní soubor, který jsme si dříve vyexportovali z Fidoo. Výběr zahájíme tlačítkem se třemi tečkami.
  10. Vyhledáme soubor k importu, soubor označíme a pokračujeme tlačítkem Otevřít.
  11. Zkontrolujeme si, že máme zaškrtnuté „Dávkové zpracování“, které zařídí, že Money S3 nejprve celý soubor naimportuje a teprve pak zobrazí výstupní zprávu, jak to dopadlo. V opačném případě byste museli import každého dokladu jednotlivě potvrzovat. Import spustíme tlačítkem „Dokončit“.
  12. Spustí se import Výdajů z Fidoo do Závazků a Faktur přijatých dle nastavených pravidel (viz Popis exportního formátu Transformační pravidla).

     

  13. Po dokončení importu si můžete zobrazit „výstupní zprávu“, jak import dopadl. Proces importu ukončíte tlačítkem „Zavřít“.
  14. Import Výdajů z Fidoo do Závazků a Přijatých faktur v Money S3 s prvotním nastavením konfigurace je hotov a naimportované Závazky a Přijaté faktury jsou nyní v Money S3 vidět.

Varianta s modulem XML DE Profi 

Pokud máte zakoupený a zprovozněný modul XML DE Profi v Money S3, tak si můžete při importu vytvořit a uložit vlastní pokročilou konfiguraci zpracování importu, která Vám bude během importu výdaje např. rovnou párovat na příslušné přijaté faktury nebo závazkové dokumenty. 

Nastavení opět provedete prvotním průchodem celého importního procesu, při kterém provedeme i prvotní nastavení.  

  1. V sekci Bankovní doklady zvolte volbu „Import z XML“.
  2. Zvolte „Výběr nastavení“ a dále „_BD (bankovní doklady)“. Dále pokračujte tlačítkem „…“ vedle „výběru nastavení“ do editace konfigurace položky „_BD (bankovní doklady)“.
  3. V editaci konfigurace zpracování „_BD (bankovní doklady)“ vytvořte vlastní konfiguraci zpracování tím, že vytvoříte kopii stávající konfigurace a uložíte si jí jako vaší novou konfiguraci zpracování bankovních dokladů s novým názvem a značkou.

  4. Následně si v této vlastní konfiguraci zpracování můžete nastavit svá vlastní pravidla, která se při importu použijí včetně např. automatického párování rovnou při importu.

  5. Podobným způsobem si zde nastavíte i číselné řady, předkontace, členění DPH, případně další parametry, které se mají použít při importu.

Export z Fidoo

Exportovat výdaje lze ve Fidoo na dvou místech: 
1. Nad jakýmkoliv seznamem výdajů (např. Firemní finance -> Výdaje).
2. V účetní agendě v části „Export výdaje“ .

Rozdíl je v tom, že v účetní agendě se při exportu aplikují kontroly zamezující vyexportovat výdaje duplicitně a karetní výdaje, které nemají svou karetní transakci ještě zúčtovanou. Nad běžným seznamem výdajů kdekoliv v aplikaci se žádné kontroly neaplikují a lze tak vyexportovat libovolnou skupinu výdajů dle preferencí nastavených ve filtru.

Export z Fidoo nad seznamem výdajů 

  1. Ve Fidoo aplikaci jděte nad jakýkoliv seznam výdajů 
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje FinanceVýdaje).

    .
  2. Vyfiltrujte si období nebo jiné omezující podmínky pro váš export 
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje FinanceVýdaje).

  3. Nad vyfiltrovaným seznamem Výdajů zvolte volbu „Export“ 
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje FinanceVýdaje).

  4. Vyberte Specifický exportní formát Money S3, zvolte si, zda chcete společně s datovým exportním souborem vyexportovat i naskenované obrázky účtenek a výběr potvrďte zeleným tlačítkem „Exportovat“. 
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje FinanceVýdaje).


     

Export z Fidoo z Účetní agendy

Fidoo zde hlídá všechny provedené exporty v rámci účetní agendy a snaží se předejít duplicitám při exportu. K exportu jsou zde nabízeny pouze výdaje, které ještě dříve nebyly exportovány a zároveň už jsou z hlediska schvalovacího procesu ve stavu „Vyúčtovaný“ (tj. jsou součástí uzavřeného osobního vyúčtování).

  1. Ve Fidoo aplikaci jděte do části Účetní agenda a zde zvolte „Export výdajů„. 
  2. Zvolte Nový export. Pomocí filtru si můžete omezit seznam výdajů, které budete exportovat. 
    Výchozí hodnoty filtru jsou zde nastaveny tak, aby výběr obsahoval všechny výdaje, které už jsou připraveny k exportu a ještě před tím nebyly exportovány (Doporučujeme neměnit). 
    Zkontrolujte výdaje, které se chystáte vyexportovat a proces exportu započněte zeleným tlačítkem „Exportovat“. 

  3. Zvolte si název exportního souboru. Budete se moci k němu později opakovaně ve Fidoo vracet. 

  4. Ve vytvořeném exportu zvolte černé tlačítko „Stáhnout data“. 
  5. Stáhne se vám zazipovaný balík obsahující exportní soubory výdajů ve všech dostupných / aktivních exportních formátech, které máte k dispozici včetně scanů účetních dokladů. 
    Z balíku si rozbalte soubor s formátem dat pro Money S3 a uložte si ho na disk počítače, kde ho později budete schopni najít.

         
         Export výdajů je hotov.

Import do Money S3 s modulem XML DE Profi

  1. V Menu „Nástroje“ zvolíme ikonu „Výměna dat XML“ a dále volbu „Import“.
  2. Vybereme konfiguraci nastavení, kterou jsme si dříve připravili (viz Příprava na straně Money S3 s modulem XML DE Profi) a pokračujeme přes tlačítko „Další“.
  3. Nyní zvolíme importní soubor, který jsme si dříve vyexportovali z Fidoo. Výběr zahájíme tlačítkem se třemi tečkami.
  4. Vyhledáme soubor k importu, soubor označíme a pokračujeme tlačítkem Otevřít.
  5. Zkontrolujeme si, že máme zaškrtnuté „Dávkové zpracování“, které zařídí, že Money S3 nejprve celý soubor naimportuje a teprve pak zobrazí výstupní zprávu, jak to dopadlo. V opačném případě byste museli import každého dokladu jednotlivě potvrzovat. Import spustíme tlačítkem „Dokončit“.
  6. Spustí se import Výdajů z Fidoo do Závazků a Faktur přijatých dle nastavených pravidel (viz Popis exportního formátuTransformační pravidla).

     

  7. Po dokončení importu si můžete zobrazit „výstupní zprávu“, jak import dopadl. Proces importu ukončíte tlačítkem „Zavřít“.
  8. Import Výdajů z Fidoo do Závazků a Přijatých faktur v Money S3 s prvotním nastavením konfigurace je hotov a naimportované Závazky a Přijaté faktury jsou nyní v Money S3 vidět.

Nejčastější otázky k nastavení výdajů

V rámci implementace digitalizace účetních dokladů a jejich archivace doporučujeme kromě nastudování příslušné legislativy se zamyslet nad pokrytím následujících oblastí ve vašich procesech a směrnicích. Veškeré informace najdete v tomto článku.

Zobrazí se v hotovostní peněžence aktuálního držitele týmové karty. Při předání týmové karty dalšímu zaměstnanci se hotovostní peněženka nepřenáší – částka zůstává u toho, kdo z bankomatu vybíral.

Nastavení transakcí na kartách – Money S3 s modulem XML DE Profi

Příprava a nastavení na straně Fidoo

Ve Fidoo aplikaci je potřeba provést následující nastavení.

  1. Přesvědčte se, že máte Exportní formát pro Money S3 zapnutý a aktivní, případně jej zapněte.
    (NastaveníIntegraceMoney S3).
  2. Nastavte si zkratku bankovního účtu shodně tak, jak je máte označené v Money S3.

    TIP: Pokud si nastavíte stejnou zkratku bankovního účtu v části „Karetní transakce“ a zároveň v části „Transakce na Fidoo účtu“, budou se vám transakce z obou částí Fidoo importovat do stejné banky v Money S3 a vy na tomto bankovním účtu v Money S3 uvidíte přehled a stav, kolik máte finančních prostředků celkem ve Fidoo (tj. na Fidoo účtu i na kartách).

    Pokud si v Money S3 založíte 2 bankovní účty, zkratku jednoho z nich vyplníte zde v nastavení do sekce Karetní transakce a zkratku druhého do části Transakce na Fidoo účtu, tak docílíte toho, že Money S3 povedete zvlášť přehled finančních prostředků a pohybů na kartách a zvlášť na Fidoo účtu (NastaveníIntegraceMoney S3).

Příprava a nastavení na straně Money S3

V Money S3 aplikaci je potřeba provést zejména následující nastavení konfigurace zpracování:

  • Při importu je potřeba zadat typ dokladu pro příjmy i výdaje.
  • Typ dokladu by měl mít min. tyto parametry:
    • číselnou řadu,
    • předkontaci v případě potřeby zaúčtování,
    • členění DPH v případě potřeby zaúčtování.

Pozn.: Toto jedno nastavení se provádí pro importování všech tří transakčních exportů z Fidoo. Pro Transakce na kartách, pro transakce na Fidoo účtu i pro Hotovostní transakce.
Pokud jste už toto nastavení jednou provedli pro import jiných transakcí z Fidoo, nemusíte nastavovat nic nového a nastavení provedené pro jakékoliv jiné transakce z Fidoo použijete i pro import karetních transakcí z Fidoo.

Nastavení provedete tak, že projdete celý proces importu, a při prvním průchodu nastavíte všechny potřebné parametry. Při dalších importech už využijete nastavené konfigurace.

  1. V Menu „Nástroje“ zvolíme ikonu „Výměna dat XML“ a dále volbu „Import“.
  2. Ponecháme vybranou volbu „výběr nastavení“ a přes tlačítko v třemi tečkami se dostaneme do konfigurace zpracování importů.
  3. Zde si vytvoříme novou konfiguraci XML přenosu. Ušetříme si práci tím, že si zvolíme existující konfiguraci a naši novou vytvoříme jako kopii již existující konfigurace. Zvolíme tedy Konfiguraci s názvem „_BD – Bankovní doklady“ a pokračujeme dále tlačítkem „Kopírovat“.
  4. V nové konfiguraci jděte na záložku „Filtr entit“ a následně na „Doklady“. Zde zaškrtněte Bankovní doklady a Pokladní doklady tak, aby se tato konfigurace prostě týkala jen Bankovních dokladů a Pokladních dokladů.
  5. Na záložce „Základní nastavení“ v řádku „konfigurace zpracování“ pokračujte dál tlačítkem se šipkou.
  6. Zde si nastavíme automatické párování dokladů přímo při importu tak, že seznamu v levé části vybereme „Bankovní doklady“ a v detailu v pravé části změníme akci u „nových záznamů“ na „Přidat a párovat“ a to samé u „záznamů bez klíče“ (také na „přidat a párovat“). Potvrdíme tlačítkem OK.
  7. Dále na záložce „Základní nastavení“ v řádku „konfigurace dat“ pokračujte dál tlačítkem se šipkou.


  8. Zde si nejprve nastavíme typy příjmových a výdajových dokladů pro Bankovní a Pokladní doklady. V seznamu si nejprve najdeme „Bankovní doklad“. V pravé části přes tlačítko se třemi tečkami zahájíme výběr Typu příjmového dokladu.


  9. Zde si vytvoříme nový typ příjmového účetního dokladu nebo si vybereme některý již vytvořený. Důležité je, aby vybraný doklad měl předvyplněnou číselnou řadu, předkontaci a členění DPH. Zkontrolovat či změnit číselnou řadu, předkontaci a členění DPH můžete v detailu Typu účetního dokladu na záložce „Podrobnosti“, kam se dostanete tlačítkem „Nový“ příp. „Opravit“.
    Výběr potvrdíme tlačítkem OK.




  10. To samé provedeme i pro výdejový typ dokladu. V pravé části přes tlačítko se třemi tečkami zahájíme výběr Typu výdejového dokladu.


  11. Zde si vytvoříme nový typ výdejového účetního dokladu nebo si vybereme některý již vytvořený. Důležité je, aby vybraný doklad měl předvyplněnou číselnou řadu, předkontaci a členění DPH.
    Zkontrolovat či změnit číselnou řadu, předkontaci a členění DPH můžete v detailu Typu účetního dokladu na záložce „Podrobnosti“, kam se dostanete tlačítkem „Nový“ příp. „Opravit“. Výběr potvrdíme tlačítkem OK.




  12. V seznamu si nyní najdeme „Pokladní doklad“. V pravé části přes tlačítko se třemi tečkami zahájíme výběr Typu příjmového dokladu.
  13. Zde si vytvoříme nový typ příjmového účetního dokladu nebo si vybereme některý již vytvořený. Důležité je, aby vybraný doklad měl předvyplněnou číselnou řadu, předkontaci a členění DPH.
    Zkontrolovat či změnit číselnou řadu, předkontaci a členění DPH můžete v detailu Typu účetního dokladu na záložce „Podrobnosti“, kam se dostanete tlačítkem „Nový“ příp. „Opravit“.
    Výběr potvrdíme tlačítkem OK.




  14. To samé provedeme i pro výdejový typ dokladu. V pravé části přes tlačítko se třemi tečkami zahájíme výběr Typu výdejového dokladu.


  15. Zde si vytvoříme nový typ příjmového účetního dokladu nebo si vybereme některý již vytvořený. Důležité je, aby vybraný doklad měl předvyplněnou číselnou řadu, předkontaci a členění DPH. Zkontrolovat či změnit číselnou řadu, předkontaci a členění DPH můžete v detailu Typu účetního dokladu na záložce „Podrobnosti“, kam se dostanete tlačítkem „Nový“ příp. „Opravit“.
    Výběr potvrdíme tlačítkem OK.




  16. Hotové nastavení konfigurace dat importu potvrdíme tlačítkem OK.


  17. Money S3 Vás vyzve, abyste si nastavení konfigurace dat importu uložili do souboru. Zvolte si umístění a název souboru a konfiguraci si uložte.


  18. Zvolíme si vhodnou zkratku a popis celé konfigurace (Např. zkratku „TRANSAKCE“ a popis „Bankovní a Pokladní doklady z Fidoo) a dáme uložit tlačítkem OK.


  19. Nově vytvořenou konfiguraci XML přenosu v seznamu vybereme a výběr potvrdíme tlačítkem OK.


  20. S vybranou novou konfigurací nastavení pokračujeme přes tlačítko „Další“.


  21. Nyní zvolíme importní soubor, který jsme si dříve vyexportovali z Fidoo. Výběr zahájíme tlačítkem se třemi tečkami.


  22. Vyhledáme soubor k importu, soubor označíme a pokračujeme tlačítkem Otevřít.


  23. Zkontrolujeme si, že máme zaškrtnuté „Dávkové zpracování“, které zařídí, že Money nejprve celý soubor naimportuje a teprve pak zobrazí výstupní zprávu, jak to dopadlo. V opačné případě byste museli import každého dokladu jednotlivě potvrzovat. Import spustíme tlačítkem „Dokončit“.


  24. Spustí se import Karetních transakcí z Fidoo do Bankovních dokladů v Money S3 dle nastavených pravidel (viz Popis exportního formátu Transformační pravidla).


  25. Po dokončení importu si můžete zobrazit „výstupní zprávu“, jak import dopadl. Proces importu ukončíte tlačítkem „Zavřít“.


  26. Import Karetních transakcí z Fidoo do Bankovních dokladů v Money S3 s prvotním nastavením konfigurace je hotov a naimportované Bankovní doklady jsou nyní v Money S3 vidět. Nastavení, které jsme provedli už zůstane k dispozici i pro všechny budoucí importy.

Export z Fidoo

Exportovat transakce lze ve Fidoo na dvou místech. 
1. Nad jakýmkoliv seznamem transakcí (např. Moje FinanceKartyTransakce).
2. V účetní agendě v části Export karetních transakcí.

Rozdíl mezi těmito dvěma variantami je v tom, že v účetní agendě se při exportu aplikují kontroly
zamezující vyexportovat transakce duplicitně a vyexportovat transakce, které nejsou ještě zúčtovány (tj. jsou ve stavu „blokace“).
Na rozdíl od toho nad běžným seznamem karetních transakcí kdekoliv v aplikaci (mimo účetní agendu) se žádné kontroly neaplikují a lze proto vyexportovat libovolnou skupinu transakcí dle preferencí nastavených ve filtru.

Export z Fidoo nad seznamem karetních transakcí 

  1. Ve Fidoo aplikaci jděte nad jakýkoliv seznam transakcí na kartě
    (Moje/Týmové/Firemní FinanceKartyTransakce)

  2. Vyfiltrujte si období nebo jiné omezující podmínky pro váš export                                                     (Firemní Finance / Týmové finance / Moje finance – KartyTransakce)

  3. Nad vyfiltrovaným seznamem transakcí na kartách zvolte volbu Export 
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje FinanceKartyTransakce).

  4. Vyberte Specifický exportní formát Money S3 a výběr potvrďte zeleným tlačítkem Exportovat
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje FinanceKartyTransakce).

    Vytvoří se exportní soubor a uloží se vám do počítače.

Export z Fidoo z Účetní agendy

Fidoo zde hlídá všechny provedené exporty v rámci účetní agendy a snaží se předejít duplicitám při exportu. K exportu jsou zde nabízeny pouze transakce, které ještě dříve nebyly exportovány a zároveň už jsou bankou zúčtovány.

  1. Ve Fidoo aplikaci jděte do části Účetní agenda a zde zvolte Export transakcí na kartě. 
  2. Zkontrolujte si období, za které budete provádět export. Výchozí hodnoty jsou zde nastaveny na datum nejstarší a nejnovější transakce, která ještě nebyla vyexportována. (Doporučujeme neměnit). Zkontrolujte počet transakcí, které se chystáte vyexportovat a proces exportu započněte zeleným tlačítkem Exportovat.

  3. Zvolte si název exportního souboru. Budete se moci k němu později opakovaně ve Fidoo vracet.
  4. Ve vytvořeném exportu zvolte černé tlačítko Stáhnout data.
  5. Stáhne se Vám zazipovaný balík obsahující exportní soubory transakcí na kartách ve všech
    dostupných / aktivních exportních formátech, které máte k dispozici.
    Z balíku si rozbalte soubor s formátem dat pro Money S3 a uložte si ho na disk počítače, kde ho
    později budete schopni najít.


    Export karetních transakcí je hotov.

Import do Money S3 s modulem XML DE Profi

  1. V Menu „Nástroje“ zvolíme ikonu „Výměna dat XML“ a dále volbu „Import“.
  2. Zkontrolujeme, že máme vybranou (případně vybereme) konfiguraci nastavení importu pro Bankovní doklady, kterou jsme si dříve připravili (Viz Příprava na straně Money S3 s modulem XML DE Profi) a pokračujeme přes tlačítko „Další“.
  3. Nyní zvolíme importní soubor, který jsme si dříve vyexportovali z Fidoo (viz Export z Fidoo). Výběr zahájíme tlačítkem se třemi tečkami.
  4. Vyhledáme soubor k importu, soubor označíme a pokračujeme tlačítkem Otevřít.
  5. Zkontrolujeme si, že máme zaškrtnuté „Dávkové zpracování“, které zařídí, že Money S3 nejprve celý soubor naimportuje a teprve pak zobrazí výstupní zprávu, jak to dopadlo. V opačném případě byste museli import každého dokladu jednotlivě potvrzovat. Import spustíme tlačítkem „Dokončit“.
  6. Spustí se import Karetních transakcí do Bankovních dokladů v Money S3 dle nastavených pravidel (viz Popis exportního formátuTransformační pravidla).
  7. Po dokončení importu si můžete zobrazit „výstupní zprávu“, jak import dopadl. Proces importu ukončíte tlačítkem „Zavřít“.
  8. Import Karetních transakcí z Fidoo do Bankovních dokladů v Money S3 je hotov a naimportované Bankovní doklady jsou nyní v Money S3 vidět.

Nejčastější otázky k nastavení výdajů

V rámci implementace digitalizace účetních dokladů a jejich archivace doporučujeme kromě nastudování příslušné legislativy se zamyslet nad pokrytím následujících oblastí ve vašich procesech a směrnicích. Veškeré informace najdete v tomto článku.

Zobrazí se v hotovostní peněžence aktuálního držitele týmové karty. Při předání týmové karty dalšímu zaměstnanci se hotovostní peněženka nepřenáší – částka zůstává u toho, kdo z bankomatu vybíral.