Search
Close this search box.

Rubrika: Hlavní správce

Publikováno

Správa a změny týmů

Přidání členů do týmu

  1. Sekce Nastavení – Týmy – vyberte tým, který chcete upravit. 
  2. Klikněte na Ikona nastavení a zvolte Přidat členy týmu.
  3. Zaškrtněte uživatele, které chcete přidat a zvolte Přidat vybrané.

Přidání uživatelů do týmu

Změna manažera nebo názvu týmu

  1. Sekce Nastavení – Týmy – vyberte tým, který chcete upravit.
  2. Klikněte na Ikona nastavení a zvolte Upravit.
  3. Upravte název nebo vyberte jiného manažera ze seznamu uživatelů a Uložte změny.

Změna nastavení týmu

Smazání týmu

  1. Sekce Nastavení – Týmy – vyberte tým, který chcete smazat.
  2. Klikněte na Ikona nastavení a zvolte Smazat tým.
  3. Potvrďte tlačítkem Smazat tým.
Publikováno

Správa a změny cesťáků

Změny sazeb stravného

Sazebník stravného nelze změnit, lze pouze vytvořit nový s nejbližším termínem platnosti od  následujícího dne po jeho vytvoření. Toto nastavení platí až do chvíle, kdy je nahrazeno nastavením novým. 

  1. Sekce Nastavení – Cesťáky– Stravné – Vytvořit nové (vpravo nahoře). 
  2. Napište název a zvolte platnost, doplňte nové sazby tuzemského stravného.
    Zahraniční stravné můžete upravit:
    a. Hromadně – zadejte procentuální výši stravného a zvolte Přepočítat.
    b. Jednotlivě – do vyhledávacího okna napište zemi, u které chcete stravné upravit. Změňte také sazbu u vybrané země.
    Sazby stravného
  3. Uložte.

Změny sazeb kapesného

  1. Sekce Nastavení – Cesťáky – Kapesné.
  2. Zvolte výpočet kapesného Před krácením zahraničních diet nebo Po krácení zahraničních diet.
  3. Zadejte procentuální výši kapesného a zvolte Přepočítat.
  4. Uložte.
Publikováno

Správa vozidel

Aktivace/deaktivace vozidla

  1. Sekce Nastavení – Vozidla – klikněte na vozidlo, které chcete aktivovat/deaktivovat.
    Vozidlo je aktivní: 
  2. Klikněte na Ikona nastavení a zvolte Deaktivovat vozidlo.
    Vozidlo je deaktivované:
  3. Klikněte na Aktivovat vozidlo v červeném proužku.

Deaktivace vozidla

Úprava vozidel

  1. Sekce Nastavení – Vozidla – klikněte na vozidlo, které chcete upravit.
  2. Klikněte na zelený nápis Upravit (pravá část obrazovky).
  3. Upravte požadované údaje a Uložte.

Smazání vozidla

  1. Sekce Nastavení – Vozidla. 
  2. Klikněte na vozidlo, které chcete smazat a přes zvolte Smazat vozidlo. 
  3. Potvrďte tlačítkem Smazat. 

Export vozidel

  1. Sekce Nastavení – Vozidla. 
  2. Nastavte filtr a klikněte na
  3. Zvolte formát a klikněte na Exportovat. 
Publikováno

Správa a změny projektů

Úprava projektu

  1. Sekce Nastavení – Projekty – zvolte projekt, který chcete upravit. 
  2. Klikněte na Ikona nastavení a zvolte Upravit projekt.
    Úprava projektu
  3. Upravte potřebné údaje a Uložte projekt.

Aktivace/deaktivace projektu

  1. Sekce Nastavení – Projekty – zvolte projekt, který chcete upravit.
  2. Klikněte na Ikona nastavení a zadejte Aktivovat/deaktivovat projekt.

Smazání projektu

  1. Sekce Nastavení – Projekty – klikněte na projekt, který chcete smazat.
  2. Klikněte na Ikona nastavení a zvolte Smazat projekt.
Publikováno

Správa změny ve schvalování

Úprava schvalování na úrovni firmy

  1. Sekce Nastavení – Firma – Schvalování. 
  2. Zvolte způsob schvalování, úrovně a vyberte schvalovatele ze seznamu uživatelů aplikace.
    Změna schvalování na firmě
  3. Potvrďte tlačítkem Uložte nastavení.
    Chcete-li u všech uživatelů, týmů i projektů nastavit jednotné schvalování na úrovni firmy pokračujte následovně:
  4. Klikněte na Přepsat všechna individuální nastavení.
  5. Potvrďte tlačítkem Přepsat všechna nastavení.

Úprava schvalování na úrovni týmu

  1. Sekce Nastavení – Týmy – vyberte tým, který chcete upravit.
  2. Záložka Schvalování.
    Změna schvalování v týmu
  3. Upravte úrovně a schvalovatele a Uložte nastavení.
    V případě, že má některý člen týmu nastavené individuální schvalování na úrovni uživatele, je třeba přepsat všechna tato nastavení na schvalování na úrovni týmu. Po uložení nastavení pokračujte:
  4. Klikněte na pole Přepsat všechna individuální nastavení a potvrďte tlačítkem Přepsat nastavení.

Úprava schvalování na úrovni projektu

  1. Sekce Nastavení – Projekty – vyberte projekt, který chcete upravit.
  2. Záložka Schvalovatelé.
    Změna schvalování na projektu
  3. Upravte úrovně a schvalovatele a Uložte nastavení.

Nejčastější dotazy ke správě schvalování

Nastavení schvalovatelů na úrovni firmy se využije tehdy, nemáte-li na projektu nastaveného schvalovatele a/nebo máte na projektu nastavené „schvalování se řídí nastavením na úrovni firmy“.

Pro nastavení individuálního schvalování na uživateli postupujte dle níže uvedeného návodu.

  1. V sekci Nastavení → Lidé kliknete na uživatele, u kterého chcete nastavit schvalování.
  2. Po výběru uživatele se  v pravé části obrazovky zobrazí detail uživatele se záložkou Schvalování.
  3. V této záložce zvolíte možnost Individuální nastavení a přepíšete ho podle vašich požadavků.
  4. Protože se nastavení karet řídí nastavením na uživatelích, propíše se tato změna ihned do nastavení osobní karty uživatelů.  
Publikováno

Vytvoření a nastavení uživatele

Vytvoření nového uživatele ve Fidoo

  1. Sekce Nastavení – Lidé – Přidat uživatele (uprostřed nahoře).
  2. Vyplňte všechna pole a zvolte, zda se jedná o uživatele s/bez přístupu do aplikace.
  3. Pokud využíváte dynamickou správu uživatelů, zvolte, zda si přejete, aby byl uživatel aktivní nebo deaktivovaný. 
  4. Zadejte Přidat uživatele.

Hromadný import uživatelů

  1. Sekce Nastavení – Lidé. 
  2. Klikněte na a zvolte Importovat uživatele. 
  3. Stáhněte a vyplňte připravený vzorový soubor. Pravidla pro import uživatelů
  4. Klikněte na Zvolit soubor, najděte jej ve vašem počítači a zvolte Importovat. 

Přihlašovací údaje pro uživatele

Každý nový uživatel obdrží aktivační e-mail, který má platnost 30 dní. Nový aktivační e-mail můžete kdykoliv odeslat z aplikace. Pokud se v aplikaci nezobrazuje možnost přeposlání aktivačního e-mailu, je účet uživatele již aktivní.

  1. Sekce Nastavení – Lidé – klikněte na osobu, které chce e-mail odeslat.
  2. Klikněte na odkaz Odeslat aktivační e-mail.

Super user - nastavení uživatele ve více společnostech

  1. Sekce Nastavení – Lidé – Přidat uživatele (uprostřed nahoře).
  2. Uveďte e-mail, který uživatel používá pro přihlášení do aplikace a počkejte na ověření unikátnosti. 
  3. Potvrďte tlačítkem Přidat uživatele. 

Nastavení schvalování

  1. Sekce Nastavení – Lidé – klikněte na uživatele, kterému chcete schvalování nastavit. 
  2. Zvolte záložku Schvalování (pravá část obrazovky) – Individuální nastavení. 
  3. Vyberte variantu schvalování, schvalovatele  ze seznamu uživatelů a potvrďte tlačítkem Uložit nastavení. 

Nastavení zástupu

  1. Sekce Nastavení – Lidé – klikněte na uživatele, kterému chcete zástup nastavit. 
  2. Zvolte záložku Zástup (pravá část obrazovky) – Přidat zástup. 
  3. Vyberte zástupce ze seznamu uživatelů, zadejte dobu zástupu a potvrďte tlačítkem Nastavit. 

Nastavení zasílání notifikací v zástupu

  1. Sekce Nastavení – Firma – Notifikace.
  2. V sekci Zástup posunovátkem zapněte/vypněte zasílání notifikací zástupci a Uložte. 

Nejčastější dotazy k uživatelům

Manažer týmu má podobně jako schvalovatel viditelnou agendu Týmové finance (navíc rozšířenou o karty a hotovost) a v nastavení uvidí i Týmy. Nemůže je však editovat.

V Týmových financích pak najde manažer přehled o všem, co mají ve své agendě Moje finance členové jeho týmu. Veškerý přehled o jejich kartách, výdajích, hotovosti i cesťácích. Dostává tak do rukou kompletní přehled toho, co se v jeho týmu děje.

Změnu telefonního čísla uživatele může provést Hlavní správce aplikace.

  1. V sekci Nastavení → Lidé vybere uživatele, u kterého chce číslo změnit.
  2. V pravé části obrazovky se zobrazí detail uživatele a záložka Profil.
  3. Klikne na zelený text Upravit profil a otevře se okno, kde můžete telefonní číslo změnit.

Telefonní číslo slouží k přihlášení do aplikace a zároveň pro platby online jako bezpečnostní prvek, tzv. 3D secure SMS.

Změnu práv uživatele může hlavní správce provést provést ve webové aplikaci.

  1. V sekci Nastavení → Lidé vyberte uživatele, u kterého chce práva přenastavit.
  2. V pravé části obrazovky se zobrazí detail uživatele a tlačítko se třemi tečkami.
  3. Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí list, ve kterém kliknete na možnost Upravit práva.
  4. V tomto rozhraní vidíte, jaká práva lze uživateli nastavit a jaké akce bude moci uživatel s příslušným nastavením práv provádět.
  5. Vyberte balíček práv a výběr uložte.

Abyste mohli změnit nebo upravit jméno uživatele, je potřeba provést znovu jeho identifikaci.  Nastavení – Lidé – přes zvolte Identifikovat uživatele. Pro úpravu identifikace je nutné mít k dispozici všechny identifikační údaje uživatele.

Uživatel bez aplikace nebude schopen používat ani webovou ani mobilní aplikaci. Může však používat kartu Fidoo v omezeném režimu (nelze vyžít online platby).

Deaktivovaný uživatel nebude moci používat webovou ani mobilní aplikaci a nelze mu objednat platební kartu. Pokud kartu má, bude po dobu deaktivace uzamčená a nebude jí možné použít. Za takového uživatele není účtován měsíční poplatek.

Publikováno

Cestovní pojištění

Objednání cestovního pojištění

  1. Sekce Nastavení – Lidé – zvolte uživatele, kterému chcete sjednat cestovní pojištění. 
  2. Klikněte na Ikona nastavení a zvolte Objednat pojištění.
    Objednávka pojištění
  3. Vyberte typ pojištění tlačítkem Objednat pojištění Standard nebo Objednat pojištění Plus.
  4. Potvrďte tlačítkem Objednat pojištění.

Zrušení cestovního pojištění

  1. Sekce Nastavení – Lidé – zvolte uživatele, kterému chcete zrušit cestovní pojištění.
  2. Klikněte na Ikona nastavení a zvolte Ukončit pojištění.
  3. Potvrďte tlačítkem Zrušit pojištění.

Stažení dokumentů k cestovnímu pojištění

  1. Sekce Nastavení – Lidé – záložka Produkty.
  2. Zde kliknutím stáhnete potřebné dokumenty.
Publikováno

Karty

Objednání osobní karty

Objednání osobní karty
Přehrát video
  1. Sekce Nastavení – Karty – Objednat kartu (uprostřed nahoře).
  2. Zvolte Osobní karta a Objednat.
  3. Vyplňte potřebné údaje, zvolte adresu dodání a klikněte na Objednat kartu.

Objednání týmové karty

Objednání týmové karty
Přehrát video
  1. Sekce Nastavení – Karty – Objednat kartu (uprostřed nahoře).
  2. Zvolte Týmová karta a Objednat.
  3. Vyplňte potřebné údaje, zvolte adresu dodání a klikněte na Objednat kartu.

Nastavení karty

  1. Sekce Nastavení – Karty – vyberte kartu, kterou chcete nastavit.
  2. Klikněte na Ikona nastavení a zvolte Upravit nastavení.

Dobíjení karty

  • Manuální – uživatel musí poslat žádost o dobití karty.
  • Automatické – karta se při poklesu pod uvedenou hranici automaticky nabije na určenou částku. Zapnutím/vypnutím možnosti nastavíte i limit za dané časové období (týden nebo měsíc).
  • Pravidelné – karta bude dobíjena na určenou částku každý týden nebo měsíc.

Povolené operace kartou

  • Výběr z bankomatu – zakazuje/povoluje výběry z bankomatů v ČR a cizině.
  • Platby u obchodníků – zakazuje/povoluje platby u obchodníků.
  • Platby online – zakazuje/povoluje platby na internetu.

Omezení funkčnosti platební karty

  • Pouze pro platby spojené s dopravou – po aktivaci omezuje platby u obchodníka pouze na ty, kteří jsou spojeni s dopravou (mýtné brány, benzínky, parkovací automaty apod.). 
  • Omezit použití karty jen na vybrané dny – po aktivaci můžete zaškrtnout dny, ve kterých si přejete, aby byla karta používaná.

Nastavení schvalování na týmové kartě

Nastavení schvalování na týmové kartě je nadřazené všem ostatním nastavením. To znamená, že když uživatel převezme týmovou kartu, řídí se schvalování výdajů nastavením na kartě. Při objednání je na kartě automaticky nastavené schvalování na úrovni firmy. 

  1. Nastavení – Karty – záložka Schvalování. 
  2. Zvolte Individuální nastavení. 
  3. Vyplňte potřebná pole a Uložte. 

 

Nejčastější dotazy k Fidoo kartám

Pokud si přejete právě objednanou kartu zrušit, můžete tak učinit nejpozději do 21:00 dne, kdy jste kartu objednali a to zablokováním dané karty. Tato karta tímto nepůjde do výroby. Pro navrácení poplatku za výrobu karty kontaktujte Centrum péče o klienty.

Jedná se pomocný identifikátor, který se zobrazuje pouze v aplikaci a reportu výdajů. Tento prvek nebude embosován na kartě a můžete jej kdykoliv změnit. Často se jedná např. o číslo zaměstnance, či SPZ vozidla.

Správce karty je uživatel, který může v aplikaci předat týmovou kartu jinému uživateli. Zároveň vidí v sekci Týmové finance → Karty → Transakce veškeré pohyby na spravované kartě a jaká osoba transakci provedla. Dále může kdykoliv kartu nabít/vybít, uzamknout, či zablokovat a nastavit její parametry

Schvalovatel dobití karty schvaluje nebo odmítá žádosti o nabití karty. Správce kartu může upravovat (nabíjet/vybíjet, měnit její nastavení, upravovat schéma automatického dobíjení a limity). Držitel karty je jediný, kdo může s kartou fyzicky nakládat – platit (i online) nebo si zobrazit PIN.

V rámci aplikace se denní limit na kartě nastavit nedá, ten je určen částkou dobitou na Fidoo kartu.

Dobité prostředky jsou na kartě ihned po dobití (v případě že máte dostatek prostředků na Fidoo účtu). Odbití probíhá okamžitě zpět na Fidoo účet.

Karta je zpravidla odesílaná následující pracovní den od objednání/obnovy, doba dodání je 5 – 7 pracovních dní.  Karta je odesílána obyčejným dopisem, podmínkou doručení karty je řádně označená schránka příjemce.

Publikováno

Kniha jízd

Vyplnění knihy jízd

Při vyplňování knihy jízd dochází v aplikaci k průběžnému ukládání, není tedy třeba klikat na tlačítko Uložit, které v této sekci nenajdete.

  1. Sekce Firemní finance – Kniha jízd – klikněte na vozidlo, jehož knihu jízd chcete vyplňovat.
  2. Než začnete poprvé vyplňovat jednotlivé jízdy, vyplňte počáteční stav tachometru na začátku měsíce. Postupným vyplňováním jízd se vám bude dopočítávat končený stav. V případě, že vyplníte i konečný stav, ukáže vám aplikace počet kilometrů, které je potřeba zadat do daného měsíce.


  3. V požadovaném dni zvolte typ jízdy a vyplňte povinná pole pro danou jízdu: odkud, kam, délka v km, počáteční a konečný stav tachometru, doba jízdy, přestávka a účel (v případě soukromé jízdy není nutné 2 poslední údaje vyplňovat).
  4. Po vyplnění všech dní v měsíci, kdy bylo auto využito, zvolte Potvrdit a znovu Potvrdit

Zadání zpětné jízdy

  1. Sekce Firemní finance – Kniha jízd – klikněte na vozidlo, jehož knihu jízdu budete vyplňovat.
  2. Kliknutím na jízdu zobrazíte její detaily – zvolte Jízda zpět.
  3. Automaticky se vyplní všechna povinná pole, čas odjezdu se posune o 1 hodinu po čase příjezdu.

Opakování jízdy

  1. Sekce Firemní finance – Kniha jízd – klikněte na vozidlo, jehož knihu jízdu budete vyplňovat.
  2. Kliknutím na jízdu zobrazíte její detaily – zvolte Opakovat jízdu.
  3. Ve zobrazeném kalendáři vyberte dny, kdy se cesta opakovala a zadejte Opakovat.

Smazání jízdy

  1. Sekce Firemní finance – Kniha jízd – klikněte na vozidlo, jehož knihu jízdu budete vyplňovat.
  2. Kliknutím na jízdu zobrazíte její detaily – zvolte Smazat.

Potvrzení knihy jízd

  1. Sekce Firemní finance – Kniha jízd – klikněte na vozidlo, jehož knihu jízd chcete potvrdit.
  2. Zkontrolujte, případně upravte zadané údaje a zvolte Potvrdit a znovu Potvrdit.

Zamítnutí knihy jízd

  1. Sekce Firemní finance – Kniha jízd – klikněte na vozidlo přiřazené uživateli, jehož knihu jízd chcete zkontrolovat.
  2. V případě, že údaje neodpovídají skutečnosti a přejete si úpravu za strany řidiče zvolte Zamítnout (vpravo nahoře), uveďte důvod a klikněte na Zamítnout.

Zaslání upomínky k vyplnění knihy jízd (lze pouze u přiřazených vozidel)

  1. Sekce Firemní finance – Kniha jízd – zvolte vozidlo, jehož kniha jízd není potvrzená.
  2. Klikněte na Připomenout a Odeslat.

Nejčastější dotazy ke Knize jízd​

V BETA verzi je možné potvrdit knihu jízd i bez všech nutných údajů daných zákonem. Nutností jsou pouze informace o vzdálenosti nebo stavu tachometru. Při potvrzení knihy jízd se zobrazí hláška, že knihu z nějakého důvodu nelze potvrdit, případně že některé cesty nejsou kompletní dle nařízení vlády.  Tuto informaci si můžete ověřit tak, že kliknete na žárovku , která se zobrazí u trasy nekompletní cesty, ale i přesto, že chyby neopravíte, můžete knihu jízd potvrdit.

Publikováno

Výdaje

Vytvoření členění DPH

  1. Sekce Nastavení – Výdaje – Členění DPH.
  2. Klikněte na Nové členění DPH, doplňte název a zkratku a Uložte.

Úprava členění DPH

  1. Sekce Nastavení – Výdaje – Členění DPH.
  2. Klikněte na a vypněte/zapněte použití členění.
  3. Klikněte na Tlačítko upravit, upravte název nebo zkratku a Uložte.

Smazání členění DPH

  1. Sekce Nastavení – Výdaje – Členění DPH.
  2. Klikněte na  a zvolte Smazat členění DPH.
  3. Potvrďte tlačítkem Smazat členění DPH.

Vytvoření předkontace

  1. Sekce Nastavení – Výdaje – Předkontace.

    Ruční nastavení
  2. Klikněte na Nová předkontace.  
  3. Vyplňte název, kód, použití a účty a Uložte.

     

    Import seznamu předkontací 
  4. Klikněte na Importovat předkontace. 
  5. Stáhněte a vyplňte připravený vzorový soubor. 
  6. Klikněte na Vložit soubor, najděte jej ve vašem počítači a zvolte Importovat. 

Úprava předkontace

  1. Sekce Nastavení – Výdaje – Předkontace.
  2. Klikněte na Přepínač možností a vypněte/zapněte použití předkontace.
  3. Klikněte na , upravte a Uložte.

Smazání předkontace

  1. Sekce Nastavení – Výdaje – Předkontace.
  2. Klikněte na  a zvolte Smazat předkontaci.
  3. Potvrďte tlačítkem Smazat předkontaci.

Vytvoření nákladového střediska

  1. Sekce Nastavení – Výdaje – Nákladová střediska.

    Ruční nastavení

  2. Klikněte na Nové nákladové středisko.
  3. Doplňte název a zkratku a Uložte.

    Import seznamu středisek

  4. Klikněte na Importovat střediska.
  5. Stáhněte a vyplňte připravený vzorový soubor.
  6. Klikněte na Vložit soubor, najděte jej ve vašem počítači a zvolte Importovat.

Úprava nákladového střediska

  1. Sekce Nastavení – Výdaje – Nákladová střediska.
  2. Klikněte na Přepínač možností a vypněte/zapněte použití nákladového střediska.
  3. Klikněte na , upravte název nebo zkratku a Uložte.

Smazání nákladového střediska

  1. Sekce Nastavení – Výdaje – Nákladová střediska.
  2. Klikněte na  a zvolte Smazat.
  3. Potvrďte tlačítkem Smazat středisko.

Nastavení povinných polí

  1. Sekce Nastavení – Výdaje – Povinná pole.
  2. Pomocí tlačítka Přepínač možností vypněte/zapněte povinnost doplňovat konkrétní údaj k výdaji.
Mám zájem
Fidoo logo

Expense Management

FX a zahraniční platby

Připravujeme

Direct Fidoo

Nastavení cookies

© Direct Fidoo Payments s.r.o. 2023 Powered by Mastercard. Mastercard je registrovanou ochrannou známkou společnosti Mastercard International Incorporated. Fidoo karta je vydávána na základě licence společnosti Mastercard International Inc. Direct Fidoo Payments s.r.o. je platební instituce zapsaná v seznamu poskytovatelů platebních služeb vedeném Českou národní bankou s oprávněním poskytovat platební služby dle § 3 odst. 1 písm. b), c) a e) zákona o platebním styku.