Správa změny ve schvalování
Úprava schvalování na úrovni firmy
- Sekce Nastavení – Firma – Schvalování.
- Zvolte způsob schvalování, úrovně a vyberte schvalovatele ze seznamu uživatelů aplikace.
- Potvrďte tlačítkem Uložte nastavení.
Chcete-li u všech uživatelů, týmů i projektů nastavit jednotné schvalování na úrovni firmy pokračujte následovně: - Klikněte na Přepsat všechna individuální nastavení.
- Potvrďte tlačítkem Přepsat všechna nastavení.
Úprava schvalování na úrovni týmu
- Sekce Nastavení – Týmy – vyberte tým, který chcete upravit.
- Záložka Schvalování.
- Upravte úrovně a schvalovatele a Uložte nastavení.
V případě, že má některý člen týmu nastavené individuální schvalování na úrovni uživatele, je třeba přepsat všechna tato nastavení na schvalování na úrovni týmu. Po uložení nastavení pokračujte: - Klikněte na pole Přepsat všechna individuální nastavení a potvrďte tlačítkem Přepsat nastavení.
Úprava schvalování na úrovni projektu
Nejčastější dotazy ke správě schvalování
Nastavení schvalovatelů na úrovni firmy se využije tehdy, nemáte-li na projektu nastaveného schvalovatele a/nebo máte na projektu nastavené „schvalování se řídí nastavením na úrovni firmy“.
Pro nastavení individuálního schvalování na uživateli postupujte dle níže uvedeného návodu.
- V sekci Nastavení → Lidé kliknete na uživatele, u kterého chcete nastavit schvalování.
- Po výběru uživatele se v pravé části obrazovky zobrazí detail uživatele se záložkou Schvalování.
- V této záložce zvolíte možnost Individuální nastavení a přepíšete ho podle vašich požadavků.
- Protože se nastavení karet řídí nastavením na uživatelích, propíše se tato změna ihned do nastavení osobní karty uživatelů.
Vytvoření a nastavení uživatele
Vytvoření nového uživatele ve Fidoo
- Sekce Nastavení – Lidé – Přidat uživatele (uprostřed nahoře).
- Vyplňte všechna pole a zvolte, zda se jedná o uživatele s/bez přístupu do aplikace.
- Pokud využíváte dynamickou správu uživatelů, zvolte, zda si přejete, aby byl uživatel aktivní nebo deaktivovaný.
- Zadejte Přidat uživatele.
Hromadný import uživatelů
- Sekce Nastavení – Lidé.
- Klikněte na a zvolte Importovat uživatele.
- Stáhněte a vyplňte připravený vzorový soubor. Pravidla pro import uživatelů
- Klikněte na Zvolit soubor, najděte jej ve vašem počítači a zvolte Importovat.
Přihlašovací údaje pro uživatele
Každý nový uživatel obdrží aktivační e-mail, který má platnost 30 dní. Nový aktivační e-mail můžete kdykoliv odeslat z aplikace. Pokud se v aplikaci nezobrazuje možnost přeposlání aktivačního e-mailu, je účet uživatele již aktivní.
- Sekce Nastavení – Lidé – klikněte na osobu, které chce e-mail odeslat.
- Klikněte na odkaz Odeslat aktivační e-mail.
Co se stane v případě poslání více aktivačních e-mailů?
V případě, že odešlete několik aktivačních e-mailů za sebou, vždy platí ten poslední.
Super user - nastavení uživatele ve více společnostech
- Sekce Nastavení – Lidé – Přidat uživatele (uprostřed nahoře).
- Uveďte e-mail, který uživatel používá pro přihlášení do aplikace a počkejte na ověření unikátnosti.
- Potvrďte tlačítkem Přidat uživatele.
Jak se přiřazení k další společnosti potvrzuje?
Uživatel musí přiřazení k další společnosti odsouhlasit (případně zamítnout) v přijatém e-mailu s názvem Fidoo – žádost o schválení přidání uživatele.
Nastavení schvalování
- Sekce Nastavení – Lidé – klikněte na uživatele, kterému chcete schvalování nastavit.
- Zvolte záložku Schvalování (pravá část obrazovky) – Individuální nastavení.
- Vyberte variantu schvalování, schvalovatele ze seznamu uživatelů a potvrďte tlačítkem Uložit nastavení.
Nastavení zástupu
- Sekce Nastavení – Lidé – klikněte na uživatele, kterému chcete zástup nastavit.
- Zvolte záložku Zástup (pravá část obrazovky) – Přidat zástup.
- Vyberte zástupce ze seznamu uživatelů, zadejte dobu zástupu a potvrďte tlačítkem Nastavit.
Jak bude zástupce informován?
Zvolený zástupce bude o zástupu informován v sekci Na vědomí.
Nastavení zasílání notifikací v zástupu
- Sekce Nastavení – Firma – Notifikace.
- V sekci Zástup posunovátkem zapněte/vypněte zasílání notifikací zástupci a Uložte.
Poznámka
Nastavení zasílání “typů” notifikací se řídí buď nastavením na firmě nebo individuálním nastavením přímo na uživateli (zástupci).
Nejčastější dotazy k uživatelům
Manažer týmu má podobně jako schvalovatel viditelnou agendu Týmové finance (navíc rozšířenou o karty a hotovost) a v nastavení uvidí i Týmy. Nemůže je však editovat.
V Týmových financích pak najde manažer přehled o všem, co mají ve své agendě Moje finance členové jeho týmu. Veškerý přehled o jejich kartách, výdajích, hotovosti i cesťácích. Dostává tak do rukou kompletní přehled toho, co se v jeho týmu děje.
Změnu telefonního čísla uživatele může provést Hlavní správce aplikace.
- V sekci Nastavení → Lidé vybere uživatele, u kterého chce číslo změnit.
- V pravé části obrazovky se zobrazí detail uživatele a záložka Profil.
- Klikne na zelený text Upravit profil a otevře se okno, kde můžete telefonní číslo změnit.
Telefonní číslo slouží k přihlášení do aplikace a zároveň pro platby online jako bezpečnostní prvek, tzv. 3D secure SMS.
Změnu práv uživatele může hlavní správce provést provést ve webové aplikaci.
- V sekci Nastavení → Lidé vyberte uživatele, u kterého chce práva přenastavit.
- V pravé části obrazovky se zobrazí detail uživatele a tlačítko se třemi tečkami.
- Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí list, ve kterém kliknete na možnost Upravit práva.
- V tomto rozhraní vidíte, jaká práva lze uživateli nastavit a jaké akce bude moci uživatel s příslušným nastavením práv provádět.
- Vyberte balíček práv a výběr uložte.
Abyste mohli změnit nebo upravit jméno uživatele, je potřeba provést znovu jeho identifikaci. Nastavení – Lidé – přes zvolte Identifikovat uživatele. Pro úpravu identifikace je nutné mít k dispozici všechny identifikační údaje uživatele.
Uživatel bez aplikace nebude schopen používat ani webovou ani mobilní aplikaci. Může však používat kartu Fidoo v omezeném režimu (nelze vyžít online platby).
Deaktivovaný uživatel nebude moci používat webovou ani mobilní aplikaci a nelze mu objednat platební kartu. Pokud kartu má, bude po dobu deaktivace uzamčená a nebude jí možné použít. Za takového uživatele není účtován měsíční poplatek.
Cestovní pojištění
Objednání cestovního pojištění
Poznámka
Platba za pojištění bude automaticky stržena z Fidoo účtu.
Zrušení cestovního pojištění
Poznámka
Pojištění se sjednává na dobu 1 roku, po jeho zrušení již nebude automaticky obnoveno.
Stažení dokumentů k cestovnímu pojištění
- Sekce Nastavení – Lidé – záložka Produkty.
- Zde kliknutím stáhnete potřebné dokumenty.
Karty
Objednání osobní karty
Přehrát video
- Sekce Nastavení – Karty – Objednat kartu (uprostřed nahoře).
- Zvolte Osobní karta a Objednat.
- Vyplňte potřebné údaje, zvolte adresu dodání a klikněte na Objednat kartu.
Objednání týmové karty
Přehrát video
- Sekce Nastavení – Karty – Objednat kartu (uprostřed nahoře).
- Zvolte Týmová karta a Objednat.
- Vyplňte potřebné údaje, zvolte adresu dodání a klikněte na Objednat kartu.
Poznámka
Objednávku jakékoliv karty můžete zrušit pouze v den objednání tím, že kartu trvale zablokujete a následně nám pošlete žádost o vrácení poplatku na info@fidoo.com.
Nastavení karty
- Sekce Nastavení – Karty – vyberte kartu, kterou chcete nastavit.
- Klikněte na a zvolte Upravit nastavení.
Dobíjení karty
- Manuální – uživatel musí poslat žádost o dobití karty.
- Automatické – karta se při poklesu pod uvedenou hranici automaticky nabije na určenou částku. Zapnutím/vypnutím možnosti nastavíte i limit za dané časové období (týden nebo měsíc).
- Pravidelné – karta bude dobíjena na určenou částku každý týden nebo měsíc.
Povolené operace kartou
- Výběr z bankomatu – zakazuje/povoluje výběry z bankomatů v ČR a cizině.
- Platby u obchodníků – zakazuje/povoluje platby u obchodníků.
- Platby online – zakazuje/povoluje platby na internetu.
Omezení funkčnosti platební karty
- Pouze pro platby spojené s dopravou – po aktivaci omezuje platby u obchodníka pouze na ty, kteří jsou spojeni s dopravou (mýtné brány, benzínky, parkovací automaty apod.).
- Omezit použití karty jen na vybrané dny – po aktivaci můžete zaškrtnout dny, ve kterých si přejete, aby byla karta používaná.
Nastavení schvalování na týmové kartě
Nastavení schvalování na týmové kartě je nadřazené všem ostatním nastavením. To znamená, že když uživatel převezme týmovou kartu, řídí se schvalování výdajů nastavením na kartě. Při objednání je na kartě automaticky nastavené schvalování na úrovni firmy.
- Nastavení – Karty – záložka Schvalování.
- Zvolte Individuální nastavení.
- Vyplňte potřebná pole a Uložte.
Tyto funkce se netýkají externích platebních karet.
Nejčastější dotazy k Fidoo kartám
Pokud si přejete právě objednanou kartu zrušit, můžete tak učinit nejpozději do 21:00 dne, kdy jste kartu objednali a to zablokováním dané karty. Tato karta tímto nepůjde do výroby. Pro navrácení poplatku za výrobu karty kontaktujte Centrum péče o klienty.
Jedná se pomocný identifikátor, který se zobrazuje pouze v aplikaci a reportu výdajů. Tento prvek nebude embosován na kartě a můžete jej kdykoliv změnit. Často se jedná např. o číslo zaměstnance, či SPZ vozidla.
Správce karty je uživatel, který může v aplikaci předat týmovou kartu jinému uživateli. Zároveň vidí v sekci Týmové finance → Karty → Transakce veškeré pohyby na spravované kartě a jaká osoba transakci provedla. Dále může kdykoliv kartu nabít/vybít, uzamknout, či zablokovat a nastavit její parametry
Schvalovatel dobití karty schvaluje nebo odmítá žádosti o nabití karty. Správce kartu může upravovat (nabíjet/vybíjet, měnit její nastavení, upravovat schéma automatického dobíjení a limity). Držitel karty je jediný, kdo může s kartou fyzicky nakládat – platit (i online) nebo si zobrazit PIN.
V rámci aplikace se denní limit na kartě nastavit nedá, ten je určen částkou dobitou na Fidoo kartu.
Dobité prostředky jsou na kartě ihned po dobití (v případě že máte dostatek prostředků na Fidoo účtu). Odbití probíhá okamžitě zpět na Fidoo účet.
Karta je zpravidla odesílaná následující pracovní den od objednání/obnovy, doba dodání je 5 – 7 pracovních dní. Karta je odesílána obyčejným dopisem, podmínkou doručení karty je řádně označená schránka příjemce.
Kniha jízd
Vyplnění knihy jízd
Při vyplňování knihy jízd dochází v aplikaci k průběžnému ukládání, není tedy třeba klikat na tlačítko Uložit, které v této sekci nenajdete.
- Sekce Firemní finance – Kniha jízd – klikněte na vozidlo, jehož knihu jízd chcete vyplňovat.
- Než začnete poprvé vyplňovat jednotlivé jízdy, vyplňte počáteční stav tachometru na začátku měsíce. Postupným vyplňováním jízd se vám bude dopočítávat končený stav. V případě, že vyplníte i konečný stav, ukáže vám aplikace počet kilometrů, které je potřeba zadat do daného měsíce.
- V požadovaném dni zvolte typ jízdy a vyplňte povinná pole pro danou jízdu: odkud, kam, délka v km, počáteční a konečný stav tachometru, doba jízdy, přestávka a účel (v případě soukromé jízdy není nutné 2 poslední údaje vyplňovat).
- Po vyplnění všech dní v měsíci, kdy bylo auto využito, zvolte Potvrdit a znovu Potvrdit
Zadání zpětné jízdy
- Sekce Firemní finance – Kniha jízd – klikněte na vozidlo, jehož knihu jízdu budete vyplňovat.
- Kliknutím na jízdu zobrazíte její detaily – zvolte Jízda zpět.
- Automaticky se vyplní všechna povinná pole, čas odjezdu se posune o 1 hodinu po čase příjezdu.
Opakování jízdy
- Sekce Firemní finance – Kniha jízd – klikněte na vozidlo, jehož knihu jízdu budete vyplňovat.
- Kliknutím na jízdu zobrazíte její detaily – zvolte Opakovat jízdu.
- Ve zobrazeném kalendáři vyberte dny, kdy se cesta opakovala a zadejte Opakovat.
Smazání jízdy
- Sekce Firemní finance – Kniha jízd – klikněte na vozidlo, jehož knihu jízdu budete vyplňovat.
- Kliknutím na jízdu zobrazíte její detaily – zvolte Smazat.
Potvrzení knihy jízd
- Sekce Firemní finance – Kniha jízd – klikněte na vozidlo, jehož knihu jízd chcete potvrdit.
- Zkontrolujte, případně upravte zadané údaje a zvolte Potvrdit a znovu Potvrdit.
Poznámka
Potvrzenou knihu jízd není možné znovu otevřít ani editovat
Zamítnutí knihy jízd
- Sekce Firemní finance – Kniha jízd – klikněte na vozidlo přiřazené uživateli, jehož knihu jízd chcete zkontrolovat.
- V případě, že údaje neodpovídají skutečnosti a přejete si úpravu za strany řidiče zvolte Zamítnout (vpravo nahoře), uveďte důvod a klikněte na Zamítnout.
Zaslání upomínky k vyplnění knihy jízd (lze pouze u přiřazených vozidel)
- Sekce Firemní finance – Kniha jízd – zvolte vozidlo, jehož kniha jízd není potvrzená.
- Klikněte na Připomenout a Odeslat.
Nejčastější dotazy ke Knize jízd
V BETA verzi je možné potvrdit knihu jízd i bez všech nutných údajů daných zákonem. Nutností jsou pouze informace o vzdálenosti nebo stavu tachometru. Při potvrzení knihy jízd se zobrazí hláška, že knihu z nějakého důvodu nelze potvrdit, případně že některé cesty nejsou kompletní dle nařízení vlády. Tuto informaci si můžete ověřit tak, že kliknete na žárovku , která se zobrazí u trasy nekompletní cesty, ale i přesto, že chyby neopravíte, můžete knihu jízd potvrdit.
Fidoo API a jeho nastavení
API je zabezpečeno pomocí staticky generovaného klíče, který využívá oprávnění uživatele pod jehož Fidoo účtem byl vygenerován. V závislosti na úrovni oprávnění tohoto uživatele je možné API klíč využít pouze pro čtení nebo i pro zápis/změnu dat.
Možnost generování API klíčů má ve Fidoo standardně přidělenou uživatel v roli Hlavní správce. Pokud chcete toto právo udělit jinému uživateli, je potřeba kontaktovat naše Centrum péče o klienty a žádat aktivaci možnosti generování klíčů.
- Hlavní správce nebo uživatel s uděleným právem vidí sekci Nastavení → Firma → Správa API klíčů, ve které si může vygenerovat jeden nebo více API klíčů.
- API klíč je nutné vložit do hlavičky X-Api-Key v provolávaných dotazech.
Testovací data
Pokud máte zájem o testovací prostředí, kontaktujte naše Centrum péče o klienty (info@fidoo.com). Ochotně vám zřídíme testovací prostředí Fidoo, které bude schopno komunikovat s testovacím API z úložiště: https://api-preprod.fidoo.com/v2