5 jednoduchých kroků, jak začít účetní rok 2021 v klidoo

Účetní v klidoo

S předposledním měsícem roku se nám neúprosně blíží vánoční shon, přestože tento rok nejspíš v trochu jiné podobě. Ať už to bude vypadat jakkoliv, pro firmu konec roku znamená účetní uzávěrku. Když se za uplynulým rokem ohlédneme, možná se vám vybaví nepříjemnosti spojené se zajišťováním hladkého průběhu účetnictví během karantény. Co fungovalo, nebo co naopak na dálku bez setkání s ostatními kolegy opravdu nešlo vykonávat? A teď se zamyslete, jak to tedy v příštím roce udělat jinak a lépe.

Leckdy se jako účetní dostáváte do stresových situací. Třeba když už se blíží konec měsíce nebo roku a vy u sebe nemáte shromážděné všechny účtenky a faktury, které jste měli mít, protože se prostě „někde zasekly“. A to se letos úplně nemuselo jednat o selhání lidského faktoru v podobě ztrát a zapomenutí, ale spíše o nemožnost si doklady bezpečným způsobem včas předat.

Pojďme vkročit do roku 2021 jinak, bez stresu. Zbavme se nadbytečného papírování. Možná vás jako účetní při této větě zamrazí, protože si bez svých tabulek a papírů neumíte svoji práci vůbec představit. Není nutné se však zbavit veškerého papírování, ale především toho, které vás zbytečně zdržuje a dané procesy se dají bez něj dělat mnohem jednodušeji.

A co tedy vlastně změnit a jak? Přinášíme vám 5 konkrétních tipů, jak se dostat do většího klidu, ať už budete dělat jakoukoliv uzávěrku.

  1. Nahraďte firemní peníze kartami
    Připomeňme si klasiku. Zaměstnanci si chodí vyzvedávat hotovost na jednotlivé nákupy do firemní pokladny, následně po útratě vracejí zbylou hotovost společně s účtenkou. Vy si na to vedete speciální excel nebo vše zapisujete do pokladní knihy, neustále kontrolujete, jestli hotovost v pokladně sedí, a to je ještě ten ideální průběh. V horším případě dostáváte horko těžko z kolegů drobné, které se jim smíchaly s jejich hotovostí a celý proces se tím akorát prodlouží anebo naháníte účtenky, které místo u vás končí v propadlišti dějin.

    Přehled a kontrolu můžete získat díky předem nabitým firemním kartám, které ve spojení s online aplikací zaznamenávají veškerý pohyb firemních financí, ať už dotyčný kartou platí nebo s ní vybírá z bankomatu. K vytvořenému výdaji následně nahrává nebo fotí účtenku a vše putuje online rovnou k vám. Sníží se tak chybovost při zadávání transakcí ručně, zpětně dohledáte jakoukoliv transakci nebo doklad a času vám to zabere o dost méně.

    Aplikace v mobilu a karta

  2. Převeďte cesťáky do digitální podoby
    Agenda spojená s cesťáky spolkne spoustu času a zabrnká na nervy všem zúčastněným stranám. Vy do tohoto procesu vstupujete ve chvíli, kdy vše účtujete. A co je u toho formulářů, propočtů a různých měn. Navíc se legislativní náležitosti ve formulářích čas od času mění. Přestože vy můžete na firemním disku aktualizovat dokumenty o sto šest, vždycky se najde někdo, kdo vám donese vyplněnou starou verzi formuláře.

    S využitím stejných pomocníků jako v předchozím případě, předem nabité karty a aplikace, získáte od kolegů podklady digitálně a bez chyb. Veškeré výdaje uskutečněné během jejich cest jsou automaticky zaznamenávány, účtenku k danému výdaji vyfotí na mobil, a pak jen jednoduše přiřadí v aplikaci ke služební cestě. Vy tak vidíte vše hezky pohromadě. Další výhodou, která pro vás znamená ulehčení, je automatický výpočet stravného a kapesného. Vše podle aktuálně platné legislativy – o to se stará aplikace sama. Stejně tak, pokud daná osoba překračuje při služební cestě hranice několika států, lze tuto aktivitu v aplikaci nastavit jako přejezd a vše se propočítá v dané měně, takže není nutné složitě dopátrávat a dopočítávat ručně.

  3. Skončete s uháněním kolegů kvůli účtenkám
    Nahánění kolegů kvůli předání papírových účtenek na konci měsíce znáte jak své boty. Ani vy ani finanční úřad ale opravdu účtenky v papírové podobě nepotřebuje. Prostřednictvím aplikace v mobilu mohou držitelé karty po zaplacení výdaje účtenku jednoduše nafotit a vy už ji máte u sebe automaticky načtenou. Případně pošlete zapomnětlivému kolegovi v systému online požadavek k jejímu doplnění.

    Focení účtenky na mobil

  4. Uzavírejte měsíc na dva kliky
    Nemůžete uzavřít měsíc, protože nemáte vybrané potřebné podklady od všech zaměstnanců, a přes to vlak nejede?

    U předchozích bodů jste si možná všimli jisté podobnosti. Veškeré pohyby financí se automaticky zaznamenávají a účtenky od kolegů na vás mohou chodit průběžně. Co to tedy pro vás znamená při uzavírání měsíce? Jste víc v klidu, protože v mezičase vidíte, k čemu kolegové už podklady dodali a k čemu ne. A navíc je tu jedna funkcionalita, která by se dala označit za svatý grál. I vy totiž můžeme položky uzavírat průběžně. Ty, u kterých na konci měsíce přece jenom chybí potřebné podklady, lze jedním kliknutím přesunout do dalšího měsíce. Zároveň pokud ve firmě používáte propočítání výdajů do mzdy zaměstnance, můžete v aplikaci nastavit tak, že bez dodaných dokladů, se mu daná částka strhne ze mzdy.

  5. Přestaňte opisovat výpisy z účtu
    Kouknete do jednoho excelu, otevřete si účet firmy a data postupně shromažďujete do další tabulky. Pak ještě propsat do mezd jednotlivých zaměstnanců, což znamená další excel.Jak se „neuexcelovat“ k smrti? Stačí udělat export dat z aplikace, a ta pak už jenom nalít do vašeho účetního systému. Když jsou data v importu řádně nastavená a uspořádaná, stačí jej zadat a položky do vašeho účetního systému naskáčou samy.

Máte představu, jak moc by vám změna v uvedených procesech mohla ušetřit čas a nervy? Z důvěryhodného zdroje, který všech těchto vymožeností využívá, si troufneme říct, že přes 50 % původně vynaloženého času měsíčně. Vliv na šetření nervů jsme si dovolili spočítat v tabulkách čokolády a vyšly nám minimálně dvě tabulky čokolády za měsíc. To však neznamená, že si ji dát nemůžete.

Chcete být tedy příští rok v klidu mít takový systém na účtárně? Mrkněte na Fidoo více v detailu nebo se s námi rovnou spojte.

Osobní vyúčtování jako první pomoc pro všechny účetní

Každý konec měsíce řeší účetní ve firmě ten samý problém. Získat od zaměstnanců veškeré podklady k uzavření vyúčtování a nezbláznit se z toho. To zní jako plán, ale jak to udělat prakticky? I když se snažíte přijít na jakýkoliv efektivní systém (např. rozpis s konkrétním časem pro daného zaměstnance) a myslíte si, že to tentokrát vyjde, vždycky se to nějak záhadně protáhne. Jednomu chybí účtenky, druhý zápasí s vyúčtováním osobních nákladů za firemní peníze, a courají za vámi i několikrát denně. Což je vlastně ten lepší případ. Jinak je musíte uhánět vy, a to je teprve disciplína vyznačující se vysokou tepovkou. Soustředěnost je ta tam a vyvěšení konzultačních hodin k těmto záležitostem se jaksi neosvědčilo. Jak z toho ven?

Konec měsíce je opět tu a vám už před kanceláří postává fronta kolegů, kteří si vzpomněli, že vám ještě něco musí dodat a v ruce žmoulají už takřka nečitelné účtenky. Zbytek osazenstva musíte ulovit během dne a být trpělivá vůči jejich výmluvám a vytáčkám. Nejradši byste si vzala home office a počkala, až bude všemu konec, ale to nejde. K uzavření měsíčního vyúčtování veškeré jejich podklady potřebujete, a i z účetního hlediska je nutné, aby do nového měsíce každý z kolegů vstupoval s čistým štítem. Teď není čas na nářky, ukažme si, jak si můžete pomoci a vše příští měsíc zvládnout jedna báseň.

Je tu opět den D, kdy musí být všechno uzavřené, ale tentokrát je to jinak. Máte k dispozici první pomoc v podobě Fidoo a jeho osobního vyúčtování. Poradíte si tak zcela hravě s následujícími neduhy:

  1. Pohřešovaná účtenka
    S koncem měsíce přichází většinou i velké množství účtenek z různých zdrojů. Často se účtenky ztrácí, což způsobuje problémy na všech frontách. Ve Fidoo mají zaměstnanci možnost účtenku do aplikace vyfotit, poslat ke schválení a po schválení jejich nadřízeným už účtenka putuje rovnou k vám. Máte ji tak průběžně v systému a nemusíte uhánět zaměstnance poslední den v měsíci. A když se náhodou stane, že jim nějaká chybí, vidíte to přímo ve Fidoo hezky přehledně a pošlete k doplnění.Chybějící účtenka v osobním vyúčtování Fidoo
  2. Neposlušné výdaje zaměstnanců
    Znáte to. Situace, kterou nikdo nechce, ale někdy prostě nastane. Poslední večer před termínem uzávěrky a hromada podkladů, které zatím nikdo neschválil nebo připravil nedostatečně. Nikdo nepomůže, nikdo neodpovídá.V takové situaci vám naštěstí Fidoo dovolí na vaši zodpovědnost podklady doschválit i dovyplnit za příslušné uživatele i manažery. Samozřejmě uvede záznam, kdo v zastoupení provedl ono schválení či doplnění.Druhou možností pak je, se nyní se nepřipravenými podklady nezabývat a pohodlně je přesunout k vyřešení do dalšího účetního období.Možnosti uzavření výdajů ve Fidoo
  3. Strhnout či nestrhnout ze mzdy, to je oč tu běží
    V osobním vyúčtování funguje vše online, což činí proces schvalování pro všechny strany snazší. Aby výše uvedená situace nenastala, lze ve Fidoo zaměstnance urgovat průběžně a případně jim výdaj vrátit, pokud není vyplněn správně nebo chybí účtenka.Jakmile je vše připraveno, můžete vyúčtování ve Fidoo uzavřít a uzávěrku v pohodě stihnout. Po uzavření se vám vše vyčistí, vyrovná a každý zaměstnanec zase začíná s čistým štítem.

Nově otevřené účetní období zaměstnance ve Fidoo

Zaměstnanec si zaplatil tyčinku na benzínce firemní kartou, nebo naopak uhradil oběd za klienta osobní kartou. A co teď, vyrovnat se s ním v hotovosti a přidělat si na čele další vrásky? Navíc, než dodá všechny potřebné doklady, je za pět dvanáct.

S Fidoo je situace jiná. Vše neustále vidíte v osobním vyúčtování zaměstnance, které vždy automaticky nasčítává jeho aktuální saldo vůči firmě. Jakmile účetní období uzavřete, máte na jednom místě jak saldo zaměstnance k vyrovnání, tak všechny detaily, ze kterých se saldo skládá.

Saldo si se zaměstnancem vyúčtujete tak, jak jste zvyklí. I kdyby to mělo být stržením ze mzdy. „Nepotřebuji k tomu, ale souhlas zaměstnance?”, říkáte si.

Stačí se zaměstnancem podepsat už při nástupu Dohodu o srážkách ze mzdy, která pak platí paušálně a díky tomu funguje i v propojení se mzdovou účetní, jako na drátkách.

Saldo zaměstnance v osobním vyúčtování ve Fidoo

Výhodou je, že si díky Fidoo, můžete kontrolovat a postupně odbavovat zaměstnance v průběhu měsíce, takže jste pánem svého času a na konci měsíce vám pak zbude už jen ta část s uzavřením.

Sečteno, podtrženo, s osobním vyúčtování celý proces hravě zvládnete a brufen můžete nechat v šuplíku. Chcete na tom být stejně? Není problém.

8 konkrétních tipů, jak si může účetní zjednodušit práci

8 konkrétních tipů pro účetní

Pokud se nepohybujete ve snovém světě, kde neexistují finance a s nimi spojená problematika, znáte minimálně jednu účetní nebo jí dokonce sama jste. Podívejme se tedy přímo na vás milé účetní (na pány účetní samozřejmě nezapomínáme). Vaše agenda je vskutku rozsáhlá a obzvlášť ke konci měsíce, kdy se blíží uzávěrka, má tendenci se hromadit a kumulovat do nevídaných rozměrů. Už jste si na to vcelku zvykla a vaši pomocníci v čele s kávovarem a čokoládou na doplnění energie vám pomáhají toto krušné období obstojně přežít. Co když to ale takhle být nemusí? Co když je možné získávat podklady od zaměstnanců průběžně a konec měsíce zvládnout s úsměvem a bez stresu?

Ať už jste ostřílená účetní matadorka nebo v tom teprve začínáte chodit, je jisté, že už jste si jakýchsi stereotypů stačila všimnout. Celý měsíc mají všichni zaměstnanci spoustu času vám zprávy z cesťáků, účtenky nebo zbylou hotovost přinést, ale pak je tu najednou závěrečný týden a jako mávnutím kouzelného proutku se na vás stojí fronty. Což by vám normálně lichotilo, ale vy v tu chvíli potřebujete řešit svoje ostatní úkoly, a nejen tyhle resty.

Mohlo by se zdát, že tato úloha nemá řešení, protože u spousty úkonů je opravdu nutné vytrvat až do konce měsíce. Na druhou stranu přeci za vámi kolegové nebudou courat každý den s jednou účtenkou. To by vám taky narušilo rozdělanou práci, a navíc takhle se na to už dopředu psychicky připravíte a nějak to pak tedy přežijete. Situace jsou občas infarktové pro obě strany, protože ačkoliv hájíte potřeby firmy, aby všechno bylo tak, jak má, někteří zaměstnanci mají pocit, že si všechny ty administrativní věci snad vymýšlíte naschvál pro svoje vlastní pobavení.

Shrňme si, co všechno řešíte a kde nastávají karamboly:

  1. Ty, já, jsme my
    Zmiňovaný konec měsíce je tu a vypadá to, že nebudete moct uzavřít měsíční vyúčtování, jelikož nemáte schválené jednotlivé položky u konkrétních zaměstnanců. A je to, uzávěrka se nestihne, neuzavřených položek je hrozně moc! Nemalujte čerta na zeď. V osobním vyúčtování ve Fidoo můžete neschválené položky buď přesunout do dalšího účetního období nebo je zaúčtovat na vlastní zodpovědnost, pokud víte, že jsou v pořádku. Můžete tak vyúčtovat každého zaměstnance a v ten pravý okamžik na jedno kliknutí vyúčtování uzavřít.
  2. Borec nakonec
    Vždycky se sejde velké množství vyřizování na onom konci měsíce a je minimum zaměstnanců, kteří řeší svoje povinnosti vůči vám průběžně. Ani tahle varianta však není úplně ideální a proces neurychlí, protože tak jako tak vyžaduje papírovaní a osobní setkání.
    Ve Fidoo se k vám veškeré podklady dostanou průběžně a elektronicky. Máte vše pod kontrolou a ve finále vám to pak zabere daleko kratší dobu. Ačkoliv chodí podklady do Fidoo průběžně, vy si určíte, kdy si na to sednete. Jste tak pánem svého času bez ohledu na to, kdy se to kolegům zrovna hodí. Vy tak nemusíte přerušovat práci, na kterou se potřebujete soustředit.
  3. Všude samé účtenky
    Je náročné získávat od zaměstnanců pravidelně účtenky ať už od hotovostních či bezhotovostních transakcí. Malý kus papíru, který leckdy někde zmizí a dokáže zavařit, obzvlášť po delší časové odmlce. Je pak kovbojka zaměstnance nahánět a poklad v podobě účtenek z nich dolovat.
    S Fidoo apkou v mobilu vám zaměstnanci posílají vyfocené účtenky pěkně průběžně po každé transakci a nemusíte je dostávat se zpožděním seprané z pračky. Push notifikace je po platbě Fidoo kartou totiž upozorní, aby účtenku vyfotili. Pokud se jim to zrovna nehodí, mohou ji jednoduše vyfotit dodatečně.
  4. Kontaktní zaměstnání
    Pokud děláte účetní ve firmě často za vámi courají zaměstnanci a vedení i kvůli maličkostem. Někdy je osobní kontakt nezbytný, jindy je na obtíž vzhledem k časové náročnosti a někdy dokonce představuje nebezpečí (doba koronavirová totiž není tak vzdálenou minulostí).S ekosystémem v podobě Fidoo karty a aplikace se stane vaše setkání s kolegy svátečním a budete se na ně těšit. Všechny potřebné záležitosti totiž odbavíte přímo ve Fidoo online a k případnému nebezpečnému kontaktu tak často nedochází.
  5. Pokladna jako žrout času i nervů
    Máte navíc to štěstí, že se staráte o firemní hotovostní pokladnu? Vydávání peněz a pokusy o udržení přehledu nad vydanou cashflow představují náročnou disciplínu. Co takhle se bez hotovosti obejít?Fidoo karty mohou obdržet všichni zaměstnanci bez ohledu na pracovní pozici, a tak není překážkou, pokud s ní zaměstnanec platí jen občas. Vy se tak vyhnete peripetiím spojeným s hotovostí a společně s vedením budete mít větší kontrolu a přehled nad všemi výdaji. A pokud je hotovost přece jenom potřeba, zanese ji zaměstnanec manuálně do aplikace a přiřadí k ní účtenku.Vyfocená účtenka v mobilní aplikaci Fidoo
  6. Čas jsou peníze
    To, že vám veškerá zmíněná agenda sebere velké množství času, není žádným tajemstvím. Obzvlášť pokud jste ve firmě se spoustou zaměstnanců.
    Společnost Mastercard ve svých statistikách publikovala informaci, že vyúčtování jednoho zaměstnance klasickou papírovou formou, trvá až 76 minut. S Osobním vyúčtováním zabere tato agenda kolem 10 minut. To znamená, že můžete vaší účtárně ušetřit téměř týden času, pokud máte ve své firmě cca 150 zaměstnanců. A to je slovo do pranice.
  7. Tisíc a jeden excel
    Na pokladnu jeden excel, výdaje dalšího oddělení spadají do jiné tabulky, pak to nasázet do Pohody (čtěte Money, SAP nebo kterýkoliv jiný účetní systém). A přestože jste na excel machr, dost často vás už jejich počet a nutnost aktualizace v jednotlivých tabulkách unavuje.
    Z Fidoo lze data automatizovaně převést do vašeho účetního systému. Raz dva.
  8. Cesťáková agenda
    V agendě cesťáku vstupujete do hry většinou na začátku při vydání schválené hotovosti z pokladny, a poté při vyúčtování, kdy jde znovu o hon na účtenky. Obojí jsme už pokryli o pár bodů výše. Takže nezbývá, než dodat: vyřešeno.  A navíc může zaměstnanec výdaje přiřadit do cesťáku, což je zjednodušení, jak pro něj, tak pro účetní, která tak snadno určí, kde, co je a k čemu patří.

Chybí vám tu bod, který intenzivně řešíte? To nás zajímá, dejte nám vědět.

Když přijde konec měsíce už nemusíte cítit pálení na hrudi. Pěkně v klídku si to ve Fidoo zkompletujete a můžete jít z práce tak, jak jste zvyklá. Už nebudete mít na všechno milion excelů, stačí jeden ekosystém, kde je vše propojené. Jak vidíte, zjednodušit si práci s Fidoo totiž není žádná věda.

Díky Fidoo může každá účetní ušetřit až týden času měsíčně

Díky Fidoo může každá účetní ušetřit až týden času měsíčně

Fidoo spouští novou funkcionalitu Osobní vyúčtování, která ještě více zjednodušuje práci všem účetním, kteří Fidoo již ve firmě používají. Nejen že vidí na všechny výdaje, náhrady z cest i hotovost, ale zároveň mohou mnohem flexibilněji pracovat s neuzavřenými/neschválenými položkami či je přesouvat do dalšího účetního období.

„Často se u našich klientů setkáváme s tím, že zaměstnanec, manažer i účetní potřebují vidět, jaká je vzájemná bilance mezi firmou a zaměstnancem. V Osobním vyúčtování přinášíme jednoduchý pohled na danou částku, která je vždy aktuální. Jak účetní zaúčtovává jednotlivé položky, dostává se k finální částce, kterou buď zaměstnanci proplatí nebo naopak nechá strhnout z platu,“ vysvětluje Marek Jindřich, produktový ředitel Fidoo.

Každá účetní jistě zná situaci, kdy nemůže měsíční vyúčtování uzavřít, protože nemá schválené jednotlivé položky. Osobní vyúčtování ve Fidoo jí nyní umožňuje takovou položku buď přesunout do dalšího účetního období nebo ji zaúčtovat na vlastní zodpovědnost.

 

Nikdo z účtárny už nemusí být ve stresu, že se účetní uzávěrka nestihne včas,“ říká Petr Herzmann, spolumajitel Fidoo. „Šlo nám o to přinést další jednoduché řešení, které umožňuje průběžně uzavírat jednotlivé výdaje a náhrady hned po jejich schválení. Účetní tak může vyúčtovat každého zaměstnance a v ten pravý okamžik na jedno kliknutí vyúčtování uzavřít.“

Společnost Mastercard ve svých statistikách publikovala informaci, že vyúčtování jednoho zaměstnance klasickou papírovou formou, trvá až 76 minut. S Osobním vyúčtováním zabere tato agenda kolem 10 minut. To znamená, že můžete vaší účtárně ušetřit téměř týden času, pokud máte ve své firmě cca 150 zaměstnanců.

Direct Fidoo – méně papíroo, více businessoo

Společnost Direct Fidoo vstoupila na trh v roce 2013 jako start-up pod názvem Expensa. V roce 2015 do firmy vstoupil investor Vigo Investments a o dva roky později se přejmenovala na Direct finance Europe. Jejím posláním je zjednodušovat život firmám tím, že spravují výdaje jejich zaměstnanců bez papírů a jednoduše. Tuto službu využívá více než 900 firem a 16 tisíc uživatelů. V roce 2019 se z Direct financí stalo Direct Fidoo. Společnost patří do rodiny Direct, jejíž součástí je i Direct pojišťovna nebo chytrá čidla Direct echo, která pomáhají hlídat domácnost tak, aby se nic špatného nestalo.