Rubrika: Jak to vidí účetní

Každý konec měsíce řeší účetní ve firmě ten samý problém. Získat od zaměstnanců veškeré podklady k uzavření vyúčtování a nezbláznit se z toho. To zní jako plán, ale jak to udělat prakticky? I když se snažíte přijít na jakýkoliv efektivní systém (např. rozpis s konkrétním časem pro daného zaměstnance) a myslíte si, že to tentokrát vyjde, vždycky se to nějak záhadně protáhne. Jednomu chybí účtenky, druhý zápasí s vyúčtováním osobních nákladů za firemní peníze, a courají za vámi i několikrát denně. Což je vlastně ten lepší případ. Jinak je musíte uhánět vy, a to je teprve disciplína vyznačující se vysokou tepovkou. Soustředěnost je ta tam a vyvěšení konzultačních hodin k těmto záležitostem se jaksi neosvědčilo. Jak z toho ven?

Konec měsíce je opět tu a vám už před kanceláří postává fronta kolegů, kteří si vzpomněli, že vám ještě něco musí dodat a v ruce žmoulají už takřka nečitelné účtenky. Zbytek osazenstva musíte ulovit během dne a být trpělivá vůči jejich výmluvám a vytáčkám. Nejradši byste si vzala home office a počkala, až bude všemu konec, ale to nejde. K uzavření měsíčního vyúčtování veškeré jejich podklady potřebujete, a i z účetního hlediska je nutné, aby do nového měsíce každý z kolegů vstupoval s čistým štítem. Teď není čas na nářky, ukažme si, jak si můžete pomoci a vše příští měsíc zvládnout jedna báseň.

Je tu opět den D, kdy musí být všechno uzavřené, ale tentokrát je to jinak. Máte k dispozici první pomoc v podobě Fidoo a jeho osobního vyúčtování. Poradíte si tak zcela hravě s následujícími neduhy:

1. Pohřešovaná účtenka
   S koncem měsíce přichází většinou i velké množství účtenek z různých zdrojů. Často se účtenky ztrácí, což způsobuje problémy na všech frontách. Ve Fidoo mají zaměstnanci možnost účtenku do aplikace vyfotit, poslat ke schválení a po schválení jejich nadřízeným už účtenka putuje rovnou k vám. Máte ji tak průběžně v systému a nemusíte uhánět zaměstnance poslední den v měsíci. A když se náhodou stane, že jim nějaká chybí, vidíte to přímo ve Fidoo hezky přehledně a pošlete k doplnění.
2. Neposlušné výdaje zaměstnanců
   Znáte to. Situace, kterou nikdo nechce, ale někdy prostě nastane. Poslední večer před termínem uzávěrky a hromada podkladů, které zatím nikdo neschválil nebo připravil nedostatečně. Nikdo nepomůže, nikdo neodpovídá.V takové situaci vám naštěstí Fidoo dovolí na vaši zodpovědnost podklady doschválit i dovyplnit za příslušné uživatele i manažery. Samozřejmě uvede záznam, kdo v zastoupení provedl ono schválení či doplnění.Druhou možností pak je, se nyní se nepřipravenými podklady nezabývat a pohodlně je přesunout k vyřešení do dalšího účetního období.
3. Strhnout či nestrhnout ze mzdy, to je oč tu běží
   V osobním vyúčtování funguje vše online, což činí proces schvalování pro všechny strany snazší. Aby výše uvedená situace nenastala, lze ve Fidoo zaměstnance urgovat průběžně a případně jim výdaj vrátit, pokud není vyplněn správně nebo chybí účtenka.Jakmile je vše připraveno, můžete vyúčtování ve Fidoo uzavřít a uzávěrku v pohodě stihnout. Po uzavření se vám vše vyčistí, vyrovná a každý zaměstnanec zase začíná s čistým štítem.

Zaměstnanec si zaplatil tyčinku na benzínce firemní kartou, nebo naopak uhradil oběd za klienta osobní kartou. A co teď, vyrovnat se s ním v hotovosti a přidělat si na čele další vrásky? Navíc, než dodá všechny potřebné doklady, je za pět dvanáct.

S Fidoo je situace jiná. Vše neustále vidíte v osobním vyúčtování zaměstnance, které vždy automaticky nasčítává jeho aktuální saldo vůči firmě. Jakmile účetní období uzavřete, máte na jednom místě jak saldo zaměstnance k vyrovnání, tak všechny detaily, ze kterých se saldo skládá.

Saldo si se zaměstnancem vyúčtujete tak, jak jste zvyklí. I kdyby to mělo být stržením ze mzdy. „Nepotřebuji k tomu, ale souhlas zaměstnance?”, říkáte si.

Stačí se zaměstnancem podepsat už při nástupu Dohodu o srážkách ze mzdy, která pak platí paušálně a díky tomu funguje i v propojení se mzdovou účetní, jako na drátkách.

Výhodou je, že si díky Fidoo, můžete kontrolovat a postupně odbavovat zaměstnance v průběhu měsíce, takže jste pánem svého času a na konci měsíce vám pak zbude už jen ta část s uzavřením.

Sečteno, podtrženo, s osobním vyúčtování celý proces hravě zvládnete a brufen můžete nechat v šuplíku. Chcete na tom být stejně? Není problém.

Pokud se nepohybujete ve snovém světě, kde neexistují finance a s nimi spojená problematika, znáte minimálně jednu účetní nebo jí dokonce sama jste. Podívejme se tedy přímo na vás milé účetní (na pány účetní samozřejmě nezapomínáme). Vaše agenda je vskutku rozsáhlá a obzvlášť ke konci měsíce, kdy se blíží uzávěrka, má tendenci se hromadit a kumulovat do nevídaných rozměrů. Už jste si na to vcelku zvykla a vaši pomocníci v čele s kávovarem a čokoládou na doplnění energie vám pomáhají toto krušné období obstojně přežít. Co když to ale takhle být nemusí? Co když je možné získávat podklady od zaměstnanců průběžně a konec měsíce zvládnout s úsměvem a bez stresu?

Ať už jste ostřílená účetní matadorka nebo v tom teprve začínáte chodit, je jisté, že už jste si jakýchsi stereotypů stačila všimnout. Celý měsíc mají všichni zaměstnanci spoustu času vám zprávy z cesťáků, účtenky nebo zbylou hotovost přinést, ale pak je tu najednou závěrečný týden a jako mávnutím kouzelného proutku se na vás stojí fronty. Což by vám normálně lichotilo, ale vy v tu chvíli potřebujete řešit svoje ostatní úkoly, a nejen tyhle resty.

Mohlo by se zdát, že tato úloha nemá řešení, protože u spousty úkonů je opravdu nutné vytrvat až do konce měsíce. Na druhou stranu přeci za vámi kolegové nebudou courat každý den s jednou účtenkou. To by vám taky narušilo rozdělanou práci, a navíc takhle se na to už dopředu psychicky připravíte a nějak to pak tedy přežijete. Situace jsou občas infarktové pro obě strany, protože ačkoliv hájíte potřeby firmy, aby všechno bylo tak, jak má, někteří zaměstnanci mají pocit, že si všechny ty administrativní věci snad vymýšlíte naschvál pro svoje vlastní pobavení.

Shrňme si, co všechno řešíte a kde nastávají karamboly:

1. Ty, já, jsme my
   Zmiňovaný konec měsíce je tu a vypadá to, že nebudete moct uzavřít měsíční vyúčtování, jelikož nemáte schválené jednotlivé položky u konkrétních zaměstnanců. A je to, uzávěrka se nestihne, neuzavřených položek je hrozně moc! Nemalujte čerta na zeď. V osobním vyúčtování ve Fidoo můžete neschválené položky buď přesunout do dalšího účetního období nebo je zaúčtovat na vlastní zodpovědnost, pokud víte, že jsou v pořádku. Můžete tak vyúčtovat každého zaměstnance a v ten pravý okamžik na jedno kliknutí vyúčtování uzavřít.
2. Borec nakonec
   Vždycky se sejde velké množství vyřizování na onom konci měsíce a je minimum zaměstnanců, kteří řeší svoje povinnosti vůči vám průběžně. Ani tahle varianta však není úplně ideální a proces neurychlí, protože tak jako tak vyžaduje papírovaní a osobní setkání.
   Ve Fidoo se k vám veškeré podklady dostanou průběžně a elektronicky. Máte vše pod kontrolou a ve finále vám to pak zabere daleko kratší dobu. Ačkoliv chodí podklady do Fidoo průběžně, vy si určíte, kdy si na to sednete. Jste tak pánem svého času bez ohledu na to, kdy se to kolegům zrovna hodí. Vy tak nemusíte přerušovat práci, na kterou se potřebujete soustředit.
3. Všude samé účtenky
   Je náročné získávat od zaměstnanců pravidelně účtenky ať už od hotovostních či bezhotovostních transakcí. Malý kus papíru, který leckdy někde zmizí a dokáže zavařit, obzvlášť po delší časové odmlce. Je pak kovbojka zaměstnance nahánět a poklad v podobě účtenek z nich dolovat.
   S Fidoo apkou v mobilu vám zaměstnanci posílají vyfocené účtenky pěkně průběžně po každé transakci a nemusíte je dostávat se zpožděním seprané z pračky. Push notifikace je po platbě Fidoo kartou totiž upozorní, aby účtenku vyfotili. Pokud se jim to zrovna nehodí, mohou ji jednoduše vyfotit dodatečně.
4. Kontaktní zaměstnání
   Pokud děláte účetní ve firmě často za vámi courají zaměstnanci a vedení i kvůli maličkostem. Někdy je osobní kontakt nezbytný, jindy je na obtíž vzhledem k časové náročnosti a někdy dokonce představuje nebezpečí (doba koronavirová totiž není tak vzdálenou minulostí).S ekosystémem v podobě Fidoo karty a aplikace se stane vaše setkání s kolegy svátečním a budete se na ně těšit. Všechny potřebné záležitosti totiž odbavíte přímo ve Fidoo online a k případnému nebezpečnému kontaktu tak často nedochází.
5. Pokladna jako žrout času i nervů
   Máte navíc to štěstí, že se staráte o firemní hotovostní pokladnu? Vydávání peněz a pokusy o udržení přehledu nad vydanou cashflow představují náročnou disciplínu. Co takhle se bez hotovosti obejít?Fidoo karty mohou obdržet všichni zaměstnanci bez ohledu na pracovní pozici, a tak není překážkou, pokud s ní zaměstnanec platí jen občas. Vy se tak vyhnete peripetiím spojeným s hotovostí a společně s vedením budete mít větší kontrolu a přehled nad všemi výdaji. A pokud je hotovost přece jenom potřeba, zanese ji zaměstnanec manuálně do aplikace a přiřadí k ní účtenku.
6. Čas jsou peníze
   To, že vám veškerá zmíněná agenda sebere velké množství času, není žádným tajemstvím. Obzvlášť pokud jste ve firmě se spoustou zaměstnanců.
   Společnost Mastercard ve svých statistikách publikovala informaci, že vyúčtování jednoho zaměstnance klasickou papírovou formou, trvá až 76 minut. S Osobním vyúčtováním zabere tato agenda kolem 10 minut. To znamená, že můžete vaší účtárně ušetřit téměř týden času, pokud máte ve své firmě cca 150 zaměstnanců. A to je slovo do pranice.
7. Tisíc a jeden excel
   Na pokladnu jeden excel, výdaje dalšího oddělení spadají do jiné tabulky, pak to nasázet do Pohody (čtěte Money, SAP nebo kterýkoliv jiný účetní systém). A přestože jste na excel machr, dost často vás už jejich počet a nutnost aktualizace v jednotlivých tabulkách unavuje.
   Z Fidoo lze data automatizovaně převést do vašeho účetního systému. Raz dva.
8. Cesťáková agenda
   V agendě cesťáku vstupujete do hry většinou na začátku při vydání schválené hotovosti z pokladny, a poté při vyúčtování, kdy jde znovu o hon na účtenky. Obojí jsme už pokryli o pár bodů výše. Takže nezbývá, než dodat: vyřešeno.  A navíc může zaměstnanec výdaje přiřadit do cesťáku, což je zjednodušení, jak pro něj, tak pro účetní, která tak snadno určí, kde, co je a k čemu patří.

Chybí vám tu bod, který intenzivně řešíte? To nás zajímá, dejte nám vědět.

Když přijde konec měsíce už nemusíte cítit pálení na hrudi. Pěkně v klídku si to ve Fidoo zkompletujete a můžete jít z práce tak, jak jste zvyklá. Už nebudete mít na všechno milion excelů, stačí jeden ekosystém, kde je vše propojené. Jak vidíte, zjednodušit si práci s Fidoo totiž není žádná věda.