Rubrika: Bez papírů a digitálně

Autodopravci mají velkou síť zaměstnanců v podobě řidičů, kterým pravidelně zasílají jistý příliv firemních financí. Navíc nastávají situace, kdy je potřeba jim nárazově poskytnout daleko větší částku kvůli nečekaným výdajům. Nikdo však neví, kdy taková situace zrovna nastane a zároveň je pak distribuce prostředků složitá.

Co s tím? Autodopravce má dvě možnosti. Buďto distribuuje hotovost řidičům v obálkách, kdy se však může stát, že část řidič utratí, a pak nebude mít, jak výdaj doložit, protože „ztratí“ účtenku. Nebo každému řidiči rozdá platební kartu. Představa, že postoupí klasickou debetní kartu všem svým řidičům a oni tak budou mít přímý přístup k jeho firemnímu účtu, není nic pro klidné spaní. Navíc každý nově příchozí řidič, znamená novou kartu, což představuje zbytečně moc papírování.

Společnost Šmídl pokrývá celý rozsah služeb v oblasti vnitrostátního i mezinárodního transportu, logistiky, skladování zboží a dalších outsourcingových služeb v oboru. Na trhu působí již 30 let a disponuje odborníky z oblasti logistiky a rozsáhlou flotilou vozidel.

Při takto velkém množství vozidel je potřeba zaměstnávat také nespočet řidičů, kterým, jak jsme zmiňovali výše, firma pravidelně distribuuje firemní finance. Ti při svém fungování standardně využívali debetní bankovní karty. Bohužel však občas docházelo k jejich zneužití pro soukromé účely. Vymáhání peněz od řidičů pak představovalo jak administrativně, tak lidsky nepříjemnou agendu.

V návaznosti na akvizici společnosti Nika Logistic se ve společnosti Šmídl seznámili s řešením předplacených platebních karet. Snadno definovatelný limit karet, jednoduchá žádost o peníze i její následné schválení zaujalo firmu natolik, že vyměnili svoje původní karetní řešení za inovativnější. Díky této změně, která umožňuje transparentnost transakcí a s tím spojenou kontrolu, lze velice snadno odhalit, o jaký výdaj jde. Když přece jen některý z řidičů uhradí osobní výdaj firemní kartou nebo penězi, je to snadno dohledatelné a následně lze se zaměstnancem obratem vyřešit.

Líbí se vám takové řešení a hodilo by se vám získat stejně jako společnosti Šmídl kontrolu nad firemními výdaji všech vašich zaměstnanců?

To chci do své firmy

Úskalí spojená s fyzickým předáváním hotovosti a dokladů řešíme tu a tam všichni, a to nejen v dnešní době. Třeba takové filmové produkční společnosti vyplácejí zálohy na jednotlivé projekty externistům i interním zaměstnancům. Když se pak natáčí velkofilm, videoklip nebo reklama a rozdávají všem zálohy v hotovosti, je o zábavu postaráno. To se pak všechny účtenky pomalu nevejdou ani do pytle na odpad. Nevěříte? 

Společnost Stillking Films zajišťuje mezinárodní produkci filmů, reklam, videí. Sídlí v Praze, Londýně, Budapešti, Bukurešti a Kapském městě. Natáčí velké množství filmů a seriálů mezi které pro představu patří například filmy od MARVELu, „bondovka“ Casino Royale či Mission Impossible Ghost Protocol s Tomem Cruisem, Wanted s Angelinou Jolie, seriály jako Ponorka nebo Carnival Row.

Vezmeme to pěkně popořadě, ať máte představu, jak to v případě takové mezinárodní produkční společnosti funguje. Ve Stillking Films pracují s českými i zahraničními týmy a každý film, seriál nebo reklama je brán jako jeden konkrétní projekt. Na daný projekt potřebují produkční pravidelně uvolňovat finance. V minulosti jim bylo vypláceno téměř vše v hotovosti, jen pár z nich mělo platební kartu, což představovalo problémy spojené omezením ostatních bez karty, nepřehlednost a nedostatečnou možnost kontroly. Zkrátka, aby karty byly využívány na ty věci, na které byly určeny pouze v požadované míře. Částku si produkční vyzvedávali oproti podpisu v pokladně.

Velmi často se stávalo, že se za 3 měsíce během výroby jednoho filmu skrývala suma 38 milionů korun v účtenkách. Zdá se vám tato částka přehnaná? Uvádíme tedy pár příkladů, co všechno může obsahovat.

Uvedená suma zahrnuje od nákupu obědů přes nakoupení kostýmů pro herce i komparzisty, platby řidičům za objíždění filmových lokacích při jejich výběru nebo při přepravě rekvizit, pronájem ubytování, až po zajištění rekvizit. Když se při výrobě kulis a scén, cokoliv stane, je potřeba neprodleně koupit náhradu – řemeslníkům se rozbije vrtačka, musí se zajet pro novou apod.

Na konkrétní projekt je vždy přiřazen přesný rozpočet, který musí produkční hlídat a mít pod kontrolou, což bylo v této podobě velice časově náročné. Balík účtenek se tu stával realitou, kdy se produkční na konci projektu jen neradi ploužili k účetní. V takovém počtu bylo účtenky těžké uhlídat, občas některé chyběly, ztratily se při přepravě nebo poškodily. Účetní navíc museli tohle nepřeberné množství roztřídit, správně přiřadit k projektům a zadat do účetního systému. Všechno ručně.

Ve Stillking Films chtěli změnu, a tak začali používat vlastní předplacené platební karty ve spojení s aplikací. Distribuce hotovosti byla nahrazena rozdáním zmíněných karet vybraným pracovníkům, ať už interním či externím. Kouzlo usnadňující dokládání účtenek a faktur tkví právě ve spojení karty a aplikace. Když totiž proběhne jakákoliv transakce uskutečněná kartou (platba na terminálu či výběr hotovosti), je hned zaznamenána, a dotyčný pak už jen snadno nahraje odpovídající platební doklad. Poté výdaj putuje ke schválení, pokud je to tak podle firemní kultury nastaveno, a následně k účetní.

Pro přehlednost a kontrolu nad rozpočty jednotlivých projektů využívá Stillking Films projektové schvalování. Přiřazují tedy jednotlivé výdaje pod konkrétní projekty, sledují čerpání rozpočtu a uzavírají vyúčtování nad daným projektem. Právě vyúčtování už zvládají díky změně raz dva. Navíc mají vše propojené s účetním systémem, takže data rázem sama propadávají na určené místo.

“Možnost schvalování projektů pro nás byla stěžejní, jelikož naši producenti mohou pracovat na více projektech a výdaj je nutné řádně identifikovat a schválit tou správnou cestou. S řešením od Fidoo jsme spokojeni, testujeme dle našich nároků a požadavků a už se moc na nové možnosti sledování nákladů u Projektového schvalování a na další funkce, které Fidoo vyvíjí,“ uvádí Radek Wrana, finanční manažer společnosti Stillking Films.

A co se tedy pro Stillking Films změnilo v praxi? Digitalizace účtenek přináší v jejich případě hned několik výhod. Předplacené karty mohou rozdat komukoliv potřebují, ať už jde o produkční, kostyméry, asistenty nebo řidiče, jelikož na ně distribuují peníze dle potřeby, a mají tak kontrolu nad cashflow. Při zakoupení náhradního šroubováku držitel karty rovnou nafotí účtenku z Hornbachu do aplikace na mobilu a pošle svému nadřízenému ke schválení nebo přímo účetní. Ta si ji zpracuje v rámci vyúčtování nad projektem, a pak s ní rovnou do účetního systému.  Plné kapsy účtenek s následným tříděním odpadají.

Využitím jednoho nástroje získala společnost pomocníka pro efektivnější řízení agend a jejich digitalizaci napříč celou firmou. Efekt pociťuje vedení, které má vše na pár kliků pod kontrolou a přehledně vidí, za co se, ve kterých projektech utrácí. O benefitu pro účetní a produkční zodpovědné za shromažďování dokladů a účtenek nemluvě.

Jste také v agenturním módu a zaujala vás možnost projektového schvalování na dálku nebo posílání financí na vlastní předplacené karty vašich zaměstnanců? Zajímá vás v detailu možnost vaší vlastní digitalizace?

To chci do své firmy

Digitalizace firemních financí může pro každou společnost znamenat něco jiného. Bojíte se ve svojí firmě začít, protože vlastně nevíte jak? Pojďme si na konkrétních příkladech firem ukázat, v jakých oblastech pomohla digitalizace firemních financí zrovna jim. Třeba se v tom najdete.

Sejde se vedení autodopravců, facility managementu a domova pro seniory… Ne, to není začátek vtipu. Všichni zmínění mají totiž jednu věc společnou, potřebují nějakým způsobem distribuovat peníze mezi velké množství subjektů – ať už se jedná o jejich řidiče, správce budov nebo manažery dané pobočky. Jaké problémy měly dané firmy při distribuci financí a jak se jim je podařilo vyřešit?

Dostupné finance pro řidiče kdekoliv na světě

Původní stav
Autodopravci mají velkou síť zaměstnanců v podobě řidičů, kterým pravidelně potřebují posílat jistý příliv firemních financí. Navíc nastávají nečekané situace, kdy je potřeba vydat jim daleko větší částku. Nikdo ale neví, kdy to zrovna nastane a kdy nikoliv.

Co s tím? Autodopravce má dvě možnosti. Distribuovat hotovost řidičům v obálkách, kdy se však může stát, že část řidič utratí, a pak nebude mít, jak doložit, protože „ztratí“ účtenku. Nebo všem řidičům rozdám platební kartu. Ale představa, že dá klasickou debetní kartu všem svým řidičům a oni tak budou mít přístup k firemnímu účtu, by ho nejspíš nenechala klidně spát. Navíc s každým nově příchozím řidičem je to nová karta, a to je zbytečně moc papírování.

Nyní
Což takhle vydávat všem řidičům nabitou kartu, aby mohli mít v jakékoliv situaci peníze za pár vteřin na jakémkoliv místě naší zeměkoule. Zní to neuskutečnitelně, ale řešení je právě takové. Všichni řidiči dostanou svoji kartu s nabitou částkou. Pak se jednomu z nich po cestě něco porouchá a potřebuje v tu ránu peníze navíc, které neměl dobité. Firma disponuje dispečery, kteří sedí na drátě 24/7, a mají tak možnost schválit a dobít požadovanou částku, která putuje k řidiči digitálně jen pár vteřin a on může pohodlně zaplatit, aniž by s sebou musel vozit firemní peníze ve velkém v hotovosti pro strýčka příhodu.

Správci budov v suchu

Původní stav
Po celé republice mají facility firmy správce objektů, aby se starali o jejich budovy a vše tak bez problému fungovalo bez přítomnosti majitele. A tak tito správci potřebují finance, aby mohli tady zaplatit za opravu něčeho, támhle pravidelnou kontrolu něčeho jiného anebo jen za běžnou údržbu. I v tomto případě se může stát neočekáváná událost – např. praskne potrubí, kdy je potřeba, aby měl správce pro jistotu větší objem financí. A pak také každý měsíc následuje pravidelné vyúčtování, které s sebou většinou přináší protáhle obličeje všech zúčastněných a pořádné papírování. Doposud tuto problematiku firmy řešily hotovostními zálohami v řádech stovek tisíc korun, kdy musela pověřená osoba distribuovat částky správcům osobně. Pro firmu to znamená spoustu peněz v luftu, což se podepíše na cashflow firmy. Zároveň vybírání hotovosti a distribuce přináší nebezpečí a nedostatečnou možnost kontroly nad nákupy správců.

Nyní
Všem správcům budovy byly rozdány karty, na které je možné nabíjet pravidelnou částku, ale také flexibilně dobít jakoukoliv částku v případě potřeby, po schválení pověřenou osobou. Pro lepší cashflow, lze také finance odbít, pokud má určitý správce budovy na kartě výrazný přebytek nebo nevyužije dané finance k původním účelům, které se vzhledem k okolnostem změnily. Flexibilita a kontrola nad firemními financemi, to je oč tu běží.

Zajištěné pobočky domova pro seniory

Původní stav
Mateřská firma domova pro seniory leží mimo naši republiku v Rakousku, vlastní u nás velké množství poboček. Jaké se jim nabízelo řešení pro distribuci financí do jednotlivých poboček? Paní jednatelka vybere finance v bankomatu a vesele objíždí všechny pobočky a předává jim peníze. Tak takhle by to nešlo, to by pak nedělala nic jiného, navíc to s sebou kromě nevhodně využitého časového fondu paní jednatelky přináší stejné obtíže jako u přechozích dvou firem.

Nyní
Díky kartám vydaných do jednotlivých poboček nad nimi mají kontrolu a zároveň možnost pružně reagovat na potřebu vyšší částky a během pár minut poslat. Vyúčtování je pak hotové raz dva, a tak má mateřská firma v Rakousku vše přehledně pod kontrolou a výdaje jsou minimální ve srovnání s časem paní jednatelky a riziky s distribucí v hotovosti s tím spojené.

Vidíte, různé firmy, podobný problém, jednoduché řešení. Možná by něco takového pomohlo i vám. Koneckonců je vidět, že firmám přinesla tato změna větší efektivitu a vyřešila jejich potíže s distribucí hotovosti. Byl to jejich krok směrem k digitalizaci firmy a zbavení se papírování. Ať už šlo o oproštění se od hotovosti, ulehčení od administrativních úkonů či zvýšenou kontrolu online.
Pojďte do toho taky.