Jak jako finanční manažer získat kontrolu nad utrácením ve firmě

3 tipy, jak může Fidoo karta ušetřit čas vašemu marketingu

Jako finanční manažer ve firmě mimo jiné bedlivě střežíte každou utracenou korunu, která jde z firemního rozpočtu. Musí však býti dosti obtížné mít o všech útratách přehled. Možná se divíte, jelikož vám přijde, že kontrolu máte, protože přeci pravidelně každý měsíc dostáváte finanční reporty. Zkusili jste si však někdy položit otázku, jestli právě v tuto chvíli víte, kolik peněz v hotovosti mají zaměstnanci vaší firmy u sebe? Nebo kolik je vyplaceno na zálohách? Přehledně zesumírované souhrny zmíněných položek v bankovnictví nenajdete. A kde máte vedenou hotovost? Ať už u controllingového oddělení v Excelu nebo v ERP systému, přístup k těmto datům a orientace v nich také nějaký čas zabere. Na těchto pár uvedených příkladech můžeme pozorovat, že mít absolutní transparentní kontrolu nad firemním utrácením není tak jednoduché, jak se možná zprvu zdálo.

Ale čím to je? Nejprve si představme první situaci, kdy vyplácíme hotovostní zálohy zaměstnancům na jejich drobné útraty například v podobě nákupu kancelářský potřeb. Z praxe víme, že se většinou pro jistotu vyplácí větší záloha. Následně je pak z pohledu zaměstnance nutné účetním na konci měsíce dokládat účtenky, které jsou leckdy zmačkané, natržené nebo dokonce ztracené. Zaměstnanec spolu s účtenkou vrací zbylou částku, většinou ze svojí peněženky, kde má smíchanou osobní a firemní hotovost, což je také kovbojka. Zároveň je tímto způsobem v průběhu měsíce spousta peněz blokována na místech, kde v danou chvíli leží ladem.

Když se naopak zaměříme na vybrané zaměstnance, kteří dostali platební karty spojené s firemním účtem, existuje tu zpětná kontrola při pohledu na výpis z účtu, kterou pravděpodobně provádí vaše účetní jednou do měsíce. K tomu jednomu firemnímu účtu se však pojí všechny karty k němu vydané, takže ve výpisu najdete útraty z karet všech jejich vlastníků pěkně pospolu. Následně tedy pro analýzu výdajů můžete podle jednotlivých karet dohledávat kdo, kde, kolik i jak zaplatil. Je to dostatečně transparentní a jednoduché? Může se totiž stát, že zpočátku, třeba i náhodou, zaměstnanec při platbě nedělního obědu s rodinou omylem vytáhne kartu firemní místo osobní. Zpětně to vykáže jako firemní výdaj a když zjistí, že si toho nikdo nevšiml a prošlo mu to, možná to vyzkouší opakovaně. Jak potom takovou situaci řešit, respektive jak na ni vůbec přijít?

S ohledem na vaši rozsáhlou pracovní náplň je zcela pochopitelné, že i při dnešních vymoženostech jako je upozornění při pohybech na bankovním účtu, neřešíte jako hlídací pes platby jednotlivě, ale až jejich sumář v určitém období v měsíci. Nejste v tom sami, spousta firem čelí obdobným potížím s dostatečnou kontrolou nad utrácením svých zaměstnanců.

Jako jeden z příkladů firmy, která řešila takovou situaci, je společnost z oboru správy nemovitostí, která řeší bezpečnost, údržbu, energetiku a úklid nemovitostí.

Tato společnost zaměstnává velké množství vedoucích údržby po celé České republice, kteří museli v hotovosti proplácet drobné výdaje spojené s haváriemi, nákupem materiálu či běžnými opravami. Tím pádem měla firma mezi zaměstnanci velké množství hotovosti, která se obtížně korigovala a kontrolovala.

S tím byla spojena celé řada větších či menších útrap. Ať už šlo od omezenou kontrolu nad výběry bankovních karet ve výpisech pouze jednou za měsíc, obtíže při nutnosti zaplatit vyšší částku, než byla poskytnuta, protože je nejednou vedoucí údržby neměl z čeho zaplatit. A právě kvůli těmto situacím si vedoucí údržby často vytvářeli hotovostní rezervy pro strýčka příhodu. Následné při vyúčtování, kdy jsou potřeba účtenky, bylo nutné je shromažďovat po jednotlivých stavbách a převážet na účtárnu, kde ke všem účtenkám musel vznikat pomocný excel.

V této firmě chtěli změnit velkou řádku věcí, aby kontrolu nad firemními útratami získali a obsáhli všechny problémové oblasti. Jejich cílem bylo získat lepší a častější kontrolu nad tokem firemních peněz, zamezit složité evidenci výběrů z bankovního účtu a stavů hotovosti. Potřebovali mít možnost flexibilně dobíjet peníze jednotlivým vedoucím údržby dle jejich potřeby a zamezit umělému vytváření rezerv, které nebyly nutné. Také chtěli nějakým způsobem zajistit přenos všech účtenek z jednotlivých staveb do účtárny. A v neposlední řadě omezit evidenci účtenek v Excelu.

Možná se nacházíte v podobné situaci, takže si to dokážete barvitě představit. Jaké řešení se vám tedy nabízí? Pokud to není váš případ, tak vás ale třeba i tak bude zajímat, jak se s tím popasovala naše firma.

Obecně lze předejit problémům s kontrolou prostřednictvím co největšího množství aktuálních dat a navíc přehledně uspořádaných. To znamená, že na jednom místě najdu aktuální přehled, co se s firemními prostředky děje právě teď. Jak ale shromažďovat všechna potřebná data na konkrétní místo? Možnost představují předplacené firemní karty provázané s aplikací. Můžete na ně nabíjet a odbíjet finance dle potřeby a zároveň zajistíte bezpečí svému firemnímu bankovnímu účtu, na jehož obsah ani při platbách předplacenými kartami nikdo nedosáhne. Následně díky propojení s aplikací vidíte na jednom místě veškeré uskutečněné výdaje. Lze takto také lépe monitorovat hotovost, jelikož jakýkoliv výběr z bankomatu je rovněž zaznamenáván.

Jak se dá zabránit tomu, aby zaměstnanci kartou neplatili osobní výdaje? Předplacenou kartu můžete nastavením omezit. A to jak na různé částky, pravidelné dobíjení nebo termínové omezení, kdy zaměstnancům zakážete vybírat z bankomatu o víkendu apod. Zároveň lze podle schvalovací hierarchie určit, jak budete ve vaší firmě schvalovat výdaje. Jestli podle projektů nebo podle týmů. Což vám umožní sledovat čerpání konkrétních rozpočtů. Každý výdaj tedy projde schvalovacím kolečkem, kdy lze hned vypozorovat, o jaký výdaj se jedná, a zároveň k němu musí daná osoba přiložit účtenku. Vše je dostupné na pár kliků, klidně teď hned.

A jak tedy vyřešila svoje problémy firma z oblasti facility managementu? Využili platformu, která jim pomohla pokrýt různorodou škálu jejich potíží, které spojuje jeden klíčový pojem: KONTROLA.

Právě díky použití platformy, kde funguje propojení předplacené firemní karty, aplikace a případného napojení dalších nástrojů, se jim povedlo zkrotit chaos. Mohli tak vydat vedoucím údržby předplacené platební karty, na které jim distribuují peníze bez nutnosti evidovat pokladnu. Když už vzniká hotovost výběrem z bankomatů, mapují ji. Pokud má někdo z vedoucích údržby nečekaný problém, např. prasklé potrubí ve spravované budově, zažádá o peníze přes aplikaci a do pár minut je má připravené na kartě k placení. Následně stačí dodat k výdaji účtenku, vše je zaznamenané a může putovat k účetní. Jejich CFO pak vše přehledně vidí ve webové aplikaci, kde můžete spravovat jednotlivé karty, procházet si výdaje vedoucích údržby a sledovat jejich rozpočty. Může například i od jednoho vedoucího údržby, který má na kartě nadbytek, odbít určitou částku, a naopak ji nabít tomu, který ji potřebuje. A to vše díky jedné platformě, která jim tak umožňuje získat kontrolu nad firemním utrácením.

Každá firma je individuální, ale přesto jste možná našli paralelu mezi situacemi, se kterými se potýkáte vy a těmi v námi uvedené společnosti. Na jejich příkladu lze dobře vidět, že přestože se zezačátku jejich potíže v této oblasti jevili jako neřešitelné a obsáhlé, díky využití komplexní platformy zvládli pokrýt všechny problematické oblasti.

A to se může snadno podařit i vám. Řešení představuje přehled, který mám pod kontrolou v reálném čase. Z něj už mohu vyvodit konkrétní opatření, která jsou potřeba nastavit, aby nedocházelo ke zbytečnému úniku peněz. Takzvaně utáhnete peněžní kohoutky tam, kde to nyní kape, a získáte absolutní kontrolu nad utrácením ve firmě.

 

Šmídl s.r.o. už rozpozná, kdy řidič kamionu zaplatí firemní kartou za osobní výdaj

Kontrola firemních výdajů

Autodopravci mají velkou síť zaměstnanců v podobě řidičů, kterým pravidelně zasílají jistý příliv firemních financí. Navíc nastávají situace, kdy je potřeba jim nárazově poskytnout daleko větší částku kvůli nečekaným výdajům. Nikdo však neví, kdy taková situace zrovna nastane a zároveň je pak distribuce prostředků složitá.

Co s tím? Autodopravce má dvě možnosti. Buďto distribuuje hotovost řidičům v obálkách, kdy se však může stát, že část řidič utratí, a pak nebude mít, jak výdaj doložit, protože „ztratí“ účtenku. Nebo každému řidiči rozdá platební kartu. Představa, že postoupí klasickou debetní kartu všem svým řidičům a oni tak budou mít přímý přístup k jeho firemnímu účtu, není nic pro klidné spaní. Navíc každý nově příchozí řidič, znamená novou kartu, což představuje zbytečně moc papírování.

Společnost Šmídl pokrývá celý rozsah služeb v oblasti vnitrostátního i mezinárodního transportu, logistiky, skladování zboží a dalších outsourcingových služeb v oboru. Na trhu působí již 30 let a disponuje odborníky z oblasti logistiky a rozsáhlou flotilou vozidel.

Při takto velkém množství vozidel je potřeba zaměstnávat také nespočet řidičů, kterým, jak jsme zmiňovali výše, firma pravidelně distribuuje firemní finance. Ti při svém fungování standardně využívali debetní bankovní karty. Bohužel však občas docházelo k jejich zneužití pro soukromé účely. Vymáhání peněz od řidičů pak představovalo jak administrativně, tak lidsky nepříjemnou agendu.

V návaznosti na akvizici společnosti Nika Logistic se ve společnosti Šmídl seznámili s řešením předplacených platebních karet. Snadno definovatelný limit karet, jednoduchá žádost o peníze i její následné schválení zaujalo firmu natolik, že vyměnili svoje původní karetní řešení za inovativnější. Díky této změně, která umožňuje transparentnost transakcí a s tím spojenou kontrolu, lze velice snadno odhalit, o jaký výdaj jde. Když přece jen některý z řidičů uhradí osobní výdaj firemní kartou nebo penězi, je to snadno dohledatelné a následně lze se zaměstnancem obratem vyřešit.

Líbí se vám takové řešení a hodilo by se vám získat stejně jako společnosti Šmídl kontrolu nad firemními výdaji všech vašich zaměstnanců?

To chci do své firmy

3 tipy, jak může Fidoo karta ušetřit čas vašemu marketingu

3 tipy, jak může Fidoo karta ušetřit čas vašemu marketingu

Připravili jsme pro vás tři jednoduché tipy, jak si může vaše marketingové oddělení zjednodušit agendu měsíčního vyúčtování. Trik je jednoduchý – prostě zadává do všech systémů vaši Fidoo kartu a veškeré transakce  tak začnou samy propadávat do vyúčtování. Pak už stačí jenom přiložit fakturu a odeslat na schválení přes Fidoo aplikaci.

 

Platby kartou v marketingu

Platby za reklamu

Ať už jde o nákup reklamy nebo kredity pro všechny reklamní systémy typu Facebook, LinkedIn či Sklik, do systému stačí pouze zadat vaši Fidoo kartu a vše je hotovo. Z karty se vám budou strhávat peníze a ve Fidoo aplikaci vždy automaticky vznikne výdaj. Vy pak k němu jenom přiložíte PDF fakturu či účtenku a odesíláte svému schvalovateli.

Platby za online předplatné

V marketingu také určitě používáte online služby, které platíte na měsíční bázi. Zoom na videokonference či školení, taskové a projektové tooly jako je Monday, Jira nebo Trello, nebo CRM řešení jako například Pipedrive. Zde je příběh úplně stejný – každý měsíc budete mít ve Fidoo všechny zmíněné výdaje, které totožným způsobem jednoduše odbavíte.

Marketingové nákupy

A pak je tu běžná marketingová operativa – nákupy techniky na natáčení, firemní předměty a tak dále. Ať už nakupujete na Alza.cz, Mall.cz, Datart.cz nebo kdekoli jinde, Fidoo karta vám zaručí jednoduché vyúčtování i zde. A to nemluvíme o běžných platbách na terminálech u obchodníků.

 

Ve Fidoo pravidelně platíme skoro za všechny zmíněné položky, které jsme uvedli ve článku. Dnes jsem akorát odesílal všechny aktuální výdaje na schválení a zvládl jsem to ne za 5 minut, ale jenom za tři. Pamatuji si, a není to tak dávno, co mi taková agenda zabrala půl dne každý měsíc. 

Jan Šmidt, Head of Marketing Communication ve Fidoo

 

Stillking Films už nenosí účtenky po kapsách

Úskalí spojená s fyzickým předáváním hotovosti a dokladů řešíme tu a tam všichni, a to nejen v dnešní době. Třeba takové filmové produkční společnosti vyplácejí zálohy na jednotlivé projekty externistům i interním zaměstnancům. Když se pak natáčí velkofilm, videoklip nebo reklama a rozdávají všem zálohy v hotovosti, je o zábavu postaráno. To se pak všechny účtenky pomalu nevejdou ani do pytle na odpad. Nevěříte? 

Společnost Stillking Films zajišťuje mezinárodní produkci filmů, reklam, videí. Sídlí v Praze, Londýně, Budapešti, Bukurešti a Kapském městě. Natáčí velké množství filmů a seriálů mezi které pro představu patří například filmy od MARVELu, „bondovka“ Casino Royale či Mission Impossible Ghost Protocol s Tomem Cruisem, Wanted s Angelinou Jolie, seriály jako Ponorka nebo Carnival Row.

 

Vezmeme to pěkně popořadě, ať máte představu, jak to v případě takové mezinárodní produkční společnosti funguje. Ve Stillking Films pracují s českými i zahraničními týmy a každý film, seriál nebo reklama je brán jako jeden konkrétní projekt. Na daný projekt potřebují produkční pravidelně uvolňovat finance. V minulosti jim bylo vypláceno téměř vše v hotovosti, jen pár z nich mělo platební kartu, což představovalo problémy spojené omezením ostatních bez karty, nepřehlednost a nedostatečnou možnost kontroly. Zkrátka, aby karty byly využívány na ty věci, na které byly určeny pouze v požadované míře. Částku si produkční vyzvedávali oproti podpisu v pokladně.

Velmi často se stávalo, že se za 3 měsíce během výroby jednoho filmu skrývala suma 38 milionů korun v účtenkách. Zdá se vám tato částka přehnaná? Uvádíme tedy pár příkladů, co všechno může obsahovat.

Uvedená suma zahrnuje od nákupu obědů přes nakoupení kostýmů pro herce i komparzisty, platby řidičům za objíždění filmových lokacích při jejich výběru nebo při přepravě rekvizit, pronájem ubytování, až po zajištění rekvizit. Když se při výrobě kulis a scén, cokoliv stane, je potřeba neprodleně koupit náhradu – řemeslníkům se rozbije vrtačka, musí se zajet pro novou apod.

Na konkrétní projekt je vždy přiřazen přesný rozpočet, který musí produkční hlídat a mít pod kontrolou, což bylo v této podobě velice časově náročné. Balík účtenek se tu stával realitou, kdy se produkční na konci projektu jen neradi ploužili k účetní. V takovém počtu bylo účtenky těžké uhlídat, občas některé chyběly, ztratily se při přepravě nebo poškodily. Účetní navíc museli tohle nepřeberné množství roztřídit, správně přiřadit k projektům a zadat do účetního systému. Všechno ručně.

Ve Stillking Films chtěli změnu, a tak začali používat vlastní předplacené platební karty ve spojení s aplikací. Distribuce hotovosti byla nahrazena rozdáním zmíněných karet vybraným pracovníkům, ať už interním či externím. Kouzlo usnadňující dokládání účtenek a faktur tkví právě ve spojení karty a aplikace. Když totiž proběhne jakákoliv transakce uskutečněná kartou (platba na terminálu či výběr hotovosti), je hned zaznamenána, a dotyčný pak už jen snadno nahraje odpovídající platební doklad. Poté výdaj putuje ke schválení, pokud je to tak podle firemní kultury nastaveno, a následně k účetní.

Pro přehlednost a kontrolu nad rozpočty jednotlivých projektů využívá Stillking Films projektové schvalováníPřiřazují tedy jednotlivé výdaje pod konkrétní projekty, sledují čerpání rozpočtu a uzavírají vyúčtování nad daným projektem. Právě vyúčtování už zvládají díky změně raz dva. Navíc mají vše propojené s účetním systémem, takže data rázem sama propadávají na určené místo.

Možnost schvalování projektů pro nás byla stěžejní, jelikož naši producenti mohou pracovat na více projektech a výdaj je nutné řádně identifikovat a schválit tou správnou cestou. S řešením od Fidoo jsme spokojeni, testujeme dle našich nároků a požadavků a už se moc na nové možnosti sledování nákladů u Projektového schvalování a na další funkce, které Fidoo vyvíjí,“ uvádí Radek Wrana, finanční manažer společnosti Stillking Films.

A co se tedy pro Stillking Films změnilo v praxi? Digitalizace účtenek přináší v jejich případě hned několik výhod. Předplacené karty mohou rozdat komukoliv potřebují, ať už jde o produkční, kostyméry, asistenty nebo řidiče, jelikož na ně distribuují peníze dle potřeby, a mají tak kontrolu nad cashflow. Při zakoupení náhradního šroubováku držitel karty rovnou nafotí účtenku z Hornbachu do aplikace na mobilu a pošle svému nadřízenému ke schválení nebo přímo účetní. Ta si ji zpracuje v rámci vyúčtování nad projektem, a pak s ní rovnou do účetního systému.  Plné kapsy účtenek s následným tříděním odpadají.

Využitím jednoho nástroje získala společnost pomocníka pro efektivnější řízení agend a jejich digitalizaci napříč celou firmou. Efekt pociťuje vedení, které má vše na pár kliků pod kontrolou a přehledně vidí, za co se, ve kterých projektech utrácí. O benefitu pro účetní a produkční zodpovědné za shromažďování dokladů a účtenek nemluvě.

 

Jste také v agenturním módu a zaujala vás možnost projektového schvalování na dálku nebo posílání financí na vlastní předplacené karty vašich zaměstnanců? Zajímá vás v detailu možnost vaší vlastní digitalizace?

To chci do své firmy

Nenechte se předem zavalit papírováním a založte firmu v roce 2021 správně

Checklist

Nový rok představuje pro řadu lidí čas na změnu. Nejen v osobním životě, ale i v podnikání. Možná jste se rozhodli založit firmu anebo jenom změnit chod té stávající. Ať už jsou vaše důvody pro nový začátek jakékoliv, jedno je jasné. Chcete se věnovat svému byznysu na 100 % a neztrácet čas zdlouhavými administrativními procesy. Jak změnit přístup, aby vaše poprvé (podruhé nebo potřetí) probíhalo jinak a vás hned ze začátku nezavalilo papírování?

Chybami se člověk učí. Ať už byly přímo vaše nebo z doslechu, určitě byste se rádi vyvarovali některým nešvarům v podnikání. Dnešní digitální doba nabízí aplikaci téměř na cokoliv a možná i ta zahlcenost nabídkou vás paralyzuje ve výběru vhodného nástroje k řízení firemních výdajů. Koneckonců banku vybrat umíte, účetní systém vám doporučí vaše účetní, jelikož ta v něm dlouhodobě pracuje ale co dál? Co vlastně chci, aby moje aplikace uměla a s čím mi má pomoci?

Pojďme si projít pozitiva a negativa spojené se správou firemních financí, které vám usnadní definování požadavků na výsledný nástroj.

CHCI

  • Aby byla aplikace napojená na firemní bankovní účet
  • Abych mohl posílat peníze, jakmile je potřeba
  • Mít možnost kontroly online
  • Aby účtenky šly rovnou k účetní
  • Mít jednu kartu pro více lidí nebo tým ve firmě
  • Být schopen kdekoliv a kdykoliv cokoliv schválit
  • Mít jednoduchou agendu spojenou se služebními cestami
  • Aby se všechny položky počítaly samy
  • Mít přehled o tom, kolik, jaký zaměstnanec dluží firmě, a naopak co firma dluží jemu v rámci vyúčtování
  • Aby všechna data byla v účetnictví automaticky
  • Abych bez problému prošel kontrolou FÚ

NECHCI

  • Chodit fyzicky do banky
  • Vybírat peníze z bankomatu pro moje zaměstnance
  • Doplňovat peníze do pokladničky
  • Řešit zdlouhavým procesem požadavky zaměstnanců na získání firemních peněz
  • Stokrát znovu vypisovat špatně vyplněný cesťák
  • Schraňovat papírové účtenky
  • Aby mě účetní uháněla kvůli každé drobnosti (i když na to má nárok)

Jakým způsobem lze tyto požadavky naplnit?

MŮŽETE

  • Mít aplikaci napojenou na firemní bankovní účet
    Z vašeho firemního bankovního účtu posíláte na nebankovní účet jen určitou část firemních prostředků, a díky tomu nemají vaši zaměstnanci přístup k veškerým firemním financím. Úspěšný recept tvoří předplacená firemní karta ve spojení s aplikací, přes kterou budete posílat na karty přesně tolik peněz, kolik chcete.
  •  Posílat peníze, jakmile je potřeba
    Předem nabité karty propojené s aplikací, ať už s mobilní nebo desktopovou, umožňují posílání peněz kdykoliv a odkudkoliv. Když váš zaměstnanec bude potřebovat peníze například na benzinové pumpě v 10 večer, protože mu peníze nevystačily, není to žádný problém.
  • Provádět kontrolu online
    Ať už proběhne jakákoliv transakce, platba kartou nebo výběr z bankomatu, máte nad vším přehled díky nastavení schvalovacího procesu, kdy přes vás jako schvalovatele plynou uvedené položky ke schválení.
  • Nechat jít účtenky rovnou k účetní
    Zaplatit, vyfotit účtenku a poslat rovnou k účetní představuje běžný proces. Záleží na vás, jestli nadefinujete ještě schvalovací mezičlánek nebo ne. Ale ano, jde to. Vždyť jsou všechna data stejně digitální.
  • Mít jednu kartu pro více lidí nebo tým ve firmě
    Každý zaměstnanec nemusí nutně vlastnit svoji osobní kartu, protože neuskutečňuje platby příliš často. Týmová karta, kterou si mohou členové týmu sdílet mezi sebou je ideálním řešením. Můžete mít kartu například pro oddělení marketingu anebo pro SPZ daného firemního auta.
  • Kdekoliv, kdykoliv a cokoliv schválit
    Schvalování jedním klikem z mobilní aplikace přesně takové požadavky splňuje. Schvalovat můžete online třeba při čekání na oběd ve vaší oblíbené restauraci.
  • Mít jednoduchou agendu spojenou se služebními cestami
    Vyplnit žádost o služební cestu včetně požadovaných financí, poslat ke schválení a obratem obdržet schválenou částku. Během služební cesty máte možnost uskutečněné výdaje přiřadit k cesťáku a po návratu už jen takto předpřipravená data upravit dle reality a připojit ke zprávě ze služební cesty. Jednoduché že, ať už pro vás nebo vaše zaměstnance.
  • Nechat všechny položky, aby se propočítávaly samy
    Když kdokoliv ze zaměstnanců učiní platební transakci, třeba i v rámci služební cesty, vše se automaticky propočte do vyúčtování daného zaměstnance dle platné legislativy.
  • Mít všechna data v účetnictví automaticky
    Přesunout veškerá data do účetního systému vaší účetní umožňuje aplikace na pár kliknutí. Už je na vás, jestli chcete přenášet data excelem, XML souborem nebo přes API.
  • Mít přehled o tom, kolik, jaký zaměstnanec dluží firmě, a naopak co firma dluží jemu v rámci vyúčtování
    Můžete nahlédnout do vyúčtování každého zaměstnance, kde je zcela přehledně vidět, co firma dluží zaměstnanci a co zaměstnanec dluží firmě.
  • Bez problému projít kontrolou FÚ
    Při správném nastavení digitalizace je vzhledem k transparentnosti jednotlivých pohybů financí a automatickým propočtům dle platné legislativy, ať už se to týká digitalizace účtenek, správně vyúčtovaných výdajů či spočtených cesťáků, zajištěný hladký průběh jakékoliv kontroly.

NEMUSÍTE

  • Chodit fyzicky do banky
    Díky vzdálenému přístupu ve spojení karty a online aplikace se nutnost návštěv pobočky banky zcela vytrácí, jelikož veškeré úkony vyřídíte vzdáleně. Navíc všechna nastavení karty vyřešíte také rovnou v online aplikaci.
  • Vybírat peníze z bankomatu pro své zaměstnance
    Firemní finance jednoduše posíláte na karty vybraných zaměstnanců třeba z mobilu, a oni je tak mají u sebe k dispozici za pár sekund. A už je na nich, jestli s kartou zaplatí nebo si vyberou peníze bankomatu.
  • Doplňovat peníze do pokladničky
    Tato neoblíbená agenda vám díky nahrazení hotovosti kartami zcela zmizí. Není hotovost, není pokladnička.
  • Řešit zdlouhavým procesem požadavky zaměstnanců na získání firemních peněz
    Když někdo ze zaměstnanců potřebuje firemní peníze, stačí vám zaslat požadavek ke schválení, po vašem online schválení k němu finanční prostředky doputují a on s nimi může operovat dle potřeby.
  • Stokrát znovu vypisovat špatně vyplněný cesťák
    Díky automatickým propočtům a aktualizacím dle platné legislativy je omezena chybovost při vyplňování cesťáků. Pokud se nějaká chyba manuálně přece jen vloudí, lze ji opravit v aplikaci online a je po problému.
  • Schraňovat papírové účtenky
    Papírové účtenky zdigitalizujete díky focení do mobilní aplikace a následné automatické propsání do systému, kde vše putuje rovnou k účetní. Schraňovat je následně nemusíte, protože ani finanční úřad je po vás při řádné digitalizaci nebude požadovat.
  • Vidět účetní, pokud to není nutné
    Účetní vás možná uhání o každé schválení a podpis, ale právě online prostředí umožňuje od toho upustit. Účetní tak uvidíte, jen když budete opravdu chtít.

Stačí si uvedený check list projít a pokud je zefektivnění firemních procesů to, co při zakládání firmy nebo zlepšování jejího chodu hledáte, digitalizace firemních financí je jasnou volbou. Vykročte tedy do dalšího roku pravou nohou a nastavte procesy ve vaší společnosti přesně tak, jak chcete. Třeba s Fidoo.

Jak nabít Google Ads Fidoo kartou?

Google Ads a Fidoo

Google Ads lze všeobecně nabít dvěma způsoby. Pravidelným automatickým nebo manuálním dobíjením.  S Fidoo kartou je možné dobíjet Google nástroje pouze jedním způsobem, a to jednorázovým dobíjením konkrétní částky. Jak na to?

  1. V Google Ads klikněte vpravo nahoře na sekci Nastavení a fakturace Fakturace Přehled.
  2. Klikněte na tlačítko Provést platbu.
  3. V otevřeném okně klikněte na Přidat kreditní nebo debetní kartu.
  4. Zadejte údaje své Fidoo karty a částku, kterou chcete dobít.
  5. Po kontrole zadaných údajů a potvrzení se dobitá částka ihned načte na váš Google účet.
  6. Provedená platba se ihned zobrazí i ve Fidoo aplikaci.

Jak se české firmy adaptovaly na vzdálené řízení firemních financí

Potřeba řídit firemní finance na dálku se v určité míře vyskytovala na trhu posledních pár let. Zásadní zlom však nastal s letošním příchodem Covidu-19, kdy se převážné množství zaměstnanců společností ocitlo na home officu, což se ukázalo jako bariéra při vykonávání některých klíčových procesů. V jakých agendách vidí firmy největší kámen úrazu, když se řekne řízení firemních financí na dálku, a jak jej překonat?

Kromě oborů, které museli na jaře fungovat standartně, aby zajistili základní potřeby obyvatel, byly ostatní odkázání na práci z domova. „Pro společnosti, které už digitalizací firemních financí prošly, nebyl zásah v této sféře nijak zásadní. Mnohé firmy však na vlastní kůži pocítily, jak špatně se některé agendy řídí a kontrolují na dálku. Uvědomily si, že když jejich týmy pracují vzdáleně, vznikají jim komplikace v běžném provozu. A právě to se pro ně stalo hnacím motorem k rozhodnutí překlopit tyto funkcionality do digitálního světa. Tímto krokem se dané firmy adaptovaly na vzniklou situaci, a do druhé vlny vstoupily připravenější,“ uvádí Petr Herzmann, CEO a spolumajitel společnosti Fidoo.

Petr Herzmann Fidoo

Aktuálně zažíváme druhou vlnu Covidu a dvěma nejčastějšími problémy, se kterými se společnosti potýkají, jsou distribuce firemních peněz na dálku a měsíční vyúčtování bez nutnosti osobního setkání. Pro jejich bezproblémový provoz je však potřebují vyřešit. Co pomohlo firmám, které už se na situaci v tomto směru adaptovaly?

Distribuce firemních peněz na dálku na dva kliky

Výchozí stav:
Všichni z vaší firmy jsou doma, spousta zaměstnanců realizuje nákupy pro firemní účely, ať už jde o toner nebo židli, a potřebují firemní peníze. Jak to udělat, když si člověk nemůže vyzvednout potřebnou částku v plechové pokladničce, kterou má u sebe běžně účetní nebo office manažerka?

V ideálním případě rozešlete všem zaměstnancům karty, ale asi není úplně ve vašem zájmu, aby měli všichni k firemnímu účtu přístup. Zároveň nelze posílat firemní peníze na osobní účet, protože se pak taková transakce musí zaúčtovat, což by pak v účetnictví nehrálo.

Řešení:
Představte si, že můžete rozdat předplacenou firemní kartu komukoliv ve firmě, a mít tak firemní finance naprosto v bezpečí a zároveň absolutní přehled o všech proběhlých transakcích. Něco jako s kreditem na telefonu, ale u této karty nastavíte limity a určíte částku, která tam bude pravidelně chodit. Lze však také dobíjet finance jednorázově dle potřeby.

Zkrátka záleží na vás, ale zaměstnanec disponuje přesně takovou částkou, kterou uznáte za vhodnou. V případě, že by měl kdokoliv ze zaměstnanců málo prostředků, v pár vteřinách mu dobijete další. Na druhé straně, pokud má naopak z nějakého důvodu peněz na kartě nazbyt, a firmě se například kvůli cashflow finance hodí, můžete je z karty jednoduše stáhnout zpět na firemní účet. To všechno na dálku prostřednictvím karty a aplikace, na pár kliknutí. Na rozdíl od banky, kde je celý proces zbytečně komplikovaný a vy pak kvůli drobnosti slyšíte už po desáté: „Nezavěšujte prosím, jste v pořadí. Všichni naši operátoři právě hovoří.“

Uzavření měsíce bez papírových podkladů a osobního setkávání

Výchozí stav:
Ani účetním se home office nevyhnul. Ano, spousta záležitostí se dá sice vyřídit přes telefon a faktury posíláme účetní e-mailem. A pak je tu konec měsíce. Je právě na účetní, aby od všech zaměstnanců získala papírové účtenky za daný měsíc a mohla tak uzavřít účetní období.

Ale co teď, když se snažíte osobní styk mezi zaměstnanci omezit na minimum, a navíc je třeba zrovna ve vaší firmě zaměstnanců takové množství, že než by shromáždila veškeré podklady, máme tu další měsíční uzávěrku.

Nehledě na to, že je shánění a následné hromadění papírových účtenek problémem i za klasického provozu. A jak pak naložit se situací, kdy už má účetní všechny potřebné podklady u sebe, ale při vyúčtování přijde na to, že jí chybí položka, kvůli které nemůže uzavřít daný měsíc?

Řešení:
Řešením je v tomto případě nástroj, který umožní, aby se do něj veškeré pohyby financí shromažďovaly samy hned při jejich vzniku, ať už jde o účtenky, cesťáky, karetní transakce apod. Digitalizace účtenek, kdy účtenku jednoduše nafotíte k realizovanému výdaji, a vše se pak dostává přímo k účetní, usnadňuje celý proces.

Vše potřebné se uloží, podle platné legislativy samo propočítá a vyúčtování jde potom hladce. Navíc lze neuzavřenou položku převést do dalšího měsíce, což přináší účetním obrovskou úlevu a velmi tuto možnost oceňují. Posléze už stačí jenom nahrát data do účetního programu společnosti a je hotovo.

Koronavirus se mezi námi objevil nečekaně a kdybyste před rokem někomu popsali situaci, která během letošního jara vypukla a podobá se sci-fi filmu, nejspíš by si ťukal na čelo. Covid se sice stal pro některé firmy jednou z příčin, proč procesy digitalizovat, ale rozhodně není od věci mít možnost řídit firmu na dálku včetně firemních financí i za běžných okolností.

 

Desatero, které by měla každá účetní znát

XML, XLS, API, SQL, JSON, PHP – jsme účetní, ale nerozumět těmto zkratkám znamená nerozumět našim klientům. Dnes je účetní z poloviny IT specialista.

Proto dnes přinášíme desatero nezbytných IT pojmů, které by měla za nás každá účetní znát!

  1. Elektronická archivace – dejte klientům jejich dokumenty, kdykoliv si vzpomenou, ať jste kdekoliv na světě. Už žádné papíry v šanonech!
  2. Sdílení fakturačního e-mailu – klient si zřídí e-mail fakturace@klient.cz -> napíše dodavatelům ať sem zasílá všechny doklady -> nasdílí ho své účetní –> TA DÁÁÁÁÁÁ, doklady máte ihned po vystavení a nestojí to ani Vás ani klienta, ani minutu drahocenného času,
  3.  VPN, RDP – další zábavné zkratky, které vám i klientovi umožní dostat se do vašeho účetního systému nebo k dokumentům bezpečně, vzdáleně a kdykoliv.
  4. Zoom, Team, Hangouts – nástroje na online schůzky, které šetří čas váš i klienta.
  5. OCR, AI – aneb metody, které se používají při vytěžování dat z faktur. Víme, že ve 21. století se doklady nepřepisují, ale vyčítají, že?! My spolupracujeme s Rossum.ai

Distribuci hotovosti střídají karty pro každého

Hotovost

Digitalizace firemních financí může pro každou společnost znamenat něco jiného. Bojíte se ve svojí firmě začít, protože vlastně nevíte jak? Pojďme si na konkrétních příkladech firem ukázat, v jakých oblastech pomohla digitalizace firemních financí zrovna jim. Třeba se v tom najdete.

Sejde se vedení autodopravců, facility managementu a domova pro seniory… Ne, to není začátek vtipu. Všichni zmínění mají totiž jednu věc společnou, potřebují nějakým způsobem distribuovat peníze mezi velké množství subjektů – ať už se jedná o jejich řidiče, správce budov nebo manažery dané pobočky. Jaké problémy měly dané firmy při distribuci financí a jak se jim je podařilo vyřešit?

Dostupné finance pro řidiče kdekoliv na světě

Původní stav
Autodopravci mají velkou síť zaměstnanců v podobě řidičů, kterým pravidelně potřebují posílat jistý příliv firemních financí. Navíc nastávají nečekané situace, kdy je potřeba vydat jim daleko větší částku. Nikdo ale neví, kdy to zrovna nastane a kdy nikoliv.

Co s tím? Autodopravce má dvě možnosti. Distribuovat hotovost řidičům v obálkách, kdy se však může stát, že část řidič utratí, a pak nebude mít, jak doložit, protože „ztratí“ účtenku. Nebo všem řidičům rozdám platební kartu. Ale představa, že dá klasickou debetní kartu všem svým řidičům a oni tak budou mít přístup k firemnímu účtu, by ho nejspíš nenechala klidně spát. Navíc s každým nově příchozím řidičem je to nová karta, a to je zbytečně moc papírování.

Nyní
Což takhle vydávat všem řidičům nabitou kartu, aby mohli mít v jakékoliv situaci peníze za pár vteřin na jakémkoliv místě naší zeměkoule. Zní to neuskutečnitelně, ale řešení je právě takové. Všichni řidiči dostanou svoji kartu s nabitou částkou. Pak se jednomu z nich po cestě něco porouchá a potřebuje v tu ránu peníze navíc, které neměl dobité. Firma disponuje dispečery, kteří sedí na drátě 24/7, a mají tak možnost schválit a dobít požadovanou částku, která putuje k řidiči digitálně jen pár vteřin a on může pohodlně zaplatit, aniž by s sebou musel vozit firemní peníze ve velkém v hotovosti pro strýčka příhodu.

Autodopravci používají Fidoo karty

Správci budov v suchu

Původní stav
Po celé republice mají facility firmy správce objektů, aby se starali o jejich budovy a vše tak bez problému fungovalo bez přítomnosti majitele. A tak tito správci potřebují finance, aby mohli tady zaplatit za opravu něčeho, támhle pravidelnou kontrolu něčeho jiného anebo jen za běžnou údržbu. I v tomto případě se může stát neočekáváná událost – např. praskne potrubí, kdy je potřeba, aby měl správce pro jistotu větší objem financí. A pak také každý měsíc následuje pravidelné vyúčtování, které s sebou většinou přináší protáhle obličeje všech zúčastněných a pořádné papírování. Doposud tuto problematiku firmy řešily hotovostními zálohami v řádech stovek tisíc korun, kdy musela pověřená osoba distribuovat částky správcům osobně. Pro firmu to znamená spoustu peněz v luftu, což se podepíše na cashflow firmy. Zároveň vybírání hotovosti a distribuce přináší nebezpečí a nedostatečnou možnost kontroly nad nákupy správců.

Nyní
Všem správcům budovy byly rozdány karty, na které je možné nabíjet pravidelnou částku, ale také flexibilně dobít jakoukoliv částku v případě potřeby, po schválení pověřenou osobou. Pro lepší cashflow, lze také finance odbít, pokud má určitý správce budovy na kartě výrazný přebytek nebo nevyužije dané finance k původním účelům, které se vzhledem k okolnostem změnily. Flexibilita a kontrola nad firemními financemi, to je oč tu běží.

Správa budovy

Zajištěné pobočky domova pro seniory

Původní stav
Mateřská firma domova pro seniory leží mimo naši republiku v Rakousku, vlastní u nás velké množství poboček. Jaké se jim nabízelo řešení pro distribuci financí do jednotlivých poboček? Paní jednatelka vybere finance v bankomatu a vesele objíždí všechny pobočky a předává jim peníze. Tak takhle by to nešlo, to by pak nedělala nic jiného, navíc to s sebou kromě nevhodně využitého časového fondu paní jednatelky přináší stejné obtíže jako u přechozích dvou firem.

Nyní
Díky kartám vydaných do jednotlivých poboček nad nimi mají kontrolu a zároveň možnost pružně reagovat na potřebu vyšší částky a během pár minut poslat. Vyúčtování je pak hotové raz dva, a tak má mateřská firma v Rakousku vše přehledně pod kontrolou a výdaje jsou minimální ve srovnání s časem paní jednatelky a riziky s distribucí v hotovosti s tím spojené.

V pobočkách domovů pro seniory využívají Fidoo

Vidíte, různé firmy, podobný problém, jednoduché řešení. Možná by něco takového pomohlo i vám. Koneckonců je vidět, že firmám přinesla tato změna větší efektivitu a vyřešila jejich potíže s distribucí hotovosti. Byl to jejich krok směrem k digitalizaci firmy a zbavení se papírování. Ať už šlo o oproštění se od hotovosti, ulehčení od administrativních úkonů či zvýšenou kontrolu online.
Pojďte do toho taky.

Fixlují vaši zaměstnanci? Skoncujte s tím!

Skoncujte s fixlováním zaměstnanců

Hotovost leckdy člověka pálí v kapse a má pocit, že by měl něco zákonitě utratit. V případě firemních peněz se to však stávat nesmí. Zní to jednoduše že, ale v praxi se občas do systému chybička vloudí. Hotovostní transakce se totiž těžko kontrolují a ověřují. Co dělat, když se to stane, respektive jak zařídit, aby k tomu vůbec nedocházelo? Nabízí se jednoduchá odpověď – zbavte se veškeré hotovosti ve firmě. Zdá se to nemožné, ale je opravdu nutné, aby bylo řešení zdánlivě komplikované záležitosti vždy složité?

Ačkoliv bychom ocenili, kdyby byli ve firmě všichni čestní stejně jako Mirek Dušín, čas od času býváme svědky opaku. Pokud u sebe ve firmě takové specialisty máte, naučte se předcházet situacím, kdy se jim to nabízí. Podíváme se, co konkrétního řešili naši klienti, než zavedli Fidoo.

  1. Firemní záloha nejsou peníze na vánoční dárky
    Vyslechli jsme si stížnosti našeho klienta, který popisoval, jak rozdal pravidelné měsíční zálohy na provozní náklady jednotlivých oddělení. Ale jelikož se tomu tak stalo na začátku prosince, někteří zaměstnanci si to vyložili jako dobrý způsob, jak si zajistit vánoční dárky pro svou rodinu. Bez ohledu na to, že jde o firemní peníze určené k úplně jiným účelům. Když se klient několika svých zaměstnanců dožadoval doložení účtenek, za co byly peníze utraceny, výmluvy nebraly konce. A tak se klient rozhodl, že skoncuje s hotovostí a nahradí ji kartami. Jak se říká – potrefená husa se vždycky ozve – v průběhu zavádění vzešla od těchto zaměstnanců neskutečně velká vlna nevole a protiargumentů, proč by se systém neměl zavádět. Asi už tušili, že nyní bude každá transakce evidována včetně konkrétního času i místa. Po zavedení se už tento problém nevyskytl.Vyměňte hotovost za Fidoo kartu
  2. “Já už jsem peníze ale vrátil”
    Jiný klient nás upozornil, že poslední kapkou pro kompletní zrušení hotovostních transakcí byl moment, kdy pravidelně docházelo ke ztrátám hotovosti. Zaměstnanec dostal peníze z hotovostní pokladny na občasné výdaje svého oddělení. Firma měla interní pravidlo, že na konci měsíce je nutné vrátit zbývající hotovost před finálním vyúčtováním. Nastala ale velmi bizarní situace. Když byl zaměstnanec vyzván, aby vrátil zbývající částku, argumentoval tím, že ale přece peníze nechal v účtárně na stole a že on nemůže za to, jestli je někdo ukradl.S Fidoo se situace změnila. Klient rozdal zaměstnancům Fidoo karty, na které dobíjí určitou sumu peněz danému oddělení. Při placení Fidoo kartou, přijde zaměstnanci notifikace, aby do aplikace vyfotil účtenku k provedené transakci. Vše je tak přehledně ve Fidoo a s přebývající nebo chybějcí hotovostí na něčím stole si klient už nemusí dělat hlavu.Vše včetně účtenek najdete ve Fidoo přehledně zaevidované v elektronické podobě
  3. Umí každý manažer z hlavy správně spočítat diety? Ani omylem!
    Zaměstnanci u jednoho našeho klienta si bystře všimli obecně platné skutečnosti, že málokterý manažer si umí v hlavě rychle spočítat správnou a adekvátní částku zálohy na stravné a kapesné na služební cestu. Když pak takovému manažerovi nějaký filuta podstrčí žádost o služebku, kde si zažádá třeba o desetkrát vyšší zálohu, než mu podle sazeb stravného a kapesného náleží, tak to manažer bez přemýšlení vždy schválí a v účtárně jim nezbyde, než vše hříšníkovi vyplatit. Pokud jsou zálohy v cizích měnách, tak je v tom ještě větší zmatek a následné vyúčtovávání, tahanice a vymáhání peněz zpět nebralo konce.Po zavedení Fidoo se každá žádost o služebku nejprve propočetla v ERP systému, který k ní doplnil správně vypočtenou zálohu podle aktuálních sazeb stravného a kapesného pro danou lokalitu cesty a tato částka se automaticky nabila cestovateli na Fidoo kartu. Ani o korunu více. Manažeři se tak obejdou bez perfektní znalosti výše stravného a kapesného aniž by docházelo ke zneužívání této neznalosti v podobě přemrštěných záloh.
  4. “Jéé, toho jsem si nevšiml”
    Zaměstnanec našeho dalšího klienta přicházel s účtenkami k pokladní a “omylem” mezi firemní účtenky vložil i tu za sobotní oběd s rodinou. Když si pokladní náhodou takové účtenky nevšimne, zaměstnanec dostane proplacené peníze a vše se zaúčtuje jako firemní výdaj. V opačném případě, kdy to účetní zaznamená, uslyší nejčastěji předem připravenou omluvu, že k tomu došlo náhodou.S Fidoo se tohle nestane. Zaměstnanec platí kartou, fotí účtenku a výdaj posílá ke schválení. Až poté vše putuje k účetní. Navíc tím, že je všechno elektronicky evidováno, je vidět přesně kdy a kde výdaj vzniknul, se přirozeně kdokoliv bojí platit firemní kartou čistě soukromé výdaje a ty pak poslat nadřízenému ke schválení. Například útrata v restauraci během dovolené či víkendu bude odhalena přímo v ten okamžik, kdy vznikla.Pokud by k tomu opravdu nějakým nedopatřením došlo, lze výdaj ve Fidoo zamítnout, nebo označit jako soukromý a danou částku vydanou za osobní záležitosti následně zaměstnanci strhnout z výplaty.

Občas se řešení jeví složitější než ve skutečnosti je. Několik výše zmíněných příběhů odhalujících, jak se naši klienti zbavili starostí s hotovostí, nám dává za pravdu. Firemní hotovost lze s Fidoo řídit daleko transparentněji a v mnoha situacích se bez ní lze úplně obejít náhradou za modernější a pohodlnější způsob distribuce peněz a řešení plateb. Poměrně snadno si tak ušetříte velké množství možných i nemožných peripetií. Kde tedy začít, abychom skoncovali s hotovostí a s ní spojeným fixlováním ve firmě? Přece ve Fidoo.