Jako finanční manažer ve firmě mimo jiné bedlivě střežíte každou utracenou korunu, která jde z firemního rozpočtu. Musí však býti dosti obtížné mít o všech útratách přehled. Možná se divíte, jelikož vám přijde, že kontrolu máte, protože přeci pravidelně každý měsíc dostáváte finanční reporty. Zkusili jste si však někdy položit otázku, jestli právě v tuto chvíli víte, kolik peněz v hotovosti mají zaměstnanci vaší firmy u sebe? Nebo kolik je vyplaceno na zálohách? Přehledně zesumírované souhrny zmíněných položek v bankovnictví nenajdete. A kde máte vedenou hotovost? Ať už u controllingového oddělení v Excelu nebo v ERP systému, přístup k těmto datům a orientace v nich také nějaký čas zabere. Na těchto pár uvedených příkladech můžeme pozorovat, že mít absolutní transparentní kontrolu nad firemním utrácením není tak jednoduché, jak se možná zprvu zdálo.
Ale čím to je? Nejprve si představme první situaci, kdy vyplácíme hotovostní zálohy zaměstnancům na jejich drobné útraty například v podobě nákupu kancelářský potřeb. Z praxe víme, že se většinou pro jistotu vyplácí větší záloha. Následně je pak z pohledu zaměstnance nutné účetním na konci měsíce dokládat účtenky, které jsou leckdy zmačkané, natržené nebo dokonce ztracené. Zaměstnanec spolu s účtenkou vrací zbylou částku, většinou ze svojí peněženky, kde má smíchanou osobní a firemní hotovost, což je také kovbojka. Zároveň je tímto způsobem v průběhu měsíce spousta peněz blokována na místech, kde v danou chvíli leží ladem.
Když se naopak zaměříme na vybrané zaměstnance, kteří dostali platební karty spojené s firemním účtem, existuje tu zpětná kontrola při pohledu na výpis z účtu, kterou pravděpodobně provádí vaše účetní jednou do měsíce. K tomu jednomu firemnímu účtu se však pojí všechny karty k němu vydané, takže ve výpisu najdete útraty z karet všech jejich vlastníků pěkně pospolu. Následně tedy pro analýzu výdajů můžete podle jednotlivých karet dohledávat kdo, kde, kolik i jak zaplatil. Je to dostatečně transparentní a jednoduché? Může se totiž stát, že zpočátku, třeba i náhodou, zaměstnanec při platbě nedělního obědu s rodinou omylem vytáhne kartu firemní místo osobní. Zpětně to vykáže jako firemní výdaj a když zjistí, že si toho nikdo nevšiml a prošlo mu to, možná to vyzkouší opakovaně. Jak potom takovou situaci řešit, respektive jak na ni vůbec přijít?
S ohledem na vaši rozsáhlou pracovní náplň je zcela pochopitelné, že i při dnešních vymoženostech jako je upozornění při pohybech na bankovním účtu, neřešíte jako hlídací pes platby jednotlivě, ale až jejich sumář v určitém období v měsíci. Nejste v tom sami, spousta firem čelí obdobným potížím s dostatečnou kontrolou nad utrácením svých zaměstnanců.
Jako jeden z příkladů firmy, která řešila takovou situaci, je společnost z oboru správy nemovitostí, která řeší bezpečnost, údržbu, energetiku a úklid nemovitostí.
Tato společnost zaměstnává velké množství vedoucích údržby po celé České republice, kteří museli v hotovosti proplácet drobné výdaje spojené s haváriemi, nákupem materiálu či běžnými opravami. Tím pádem měla firma mezi zaměstnanci velké množství hotovosti, která se obtížně korigovala a kontrolovala.
S tím byla spojena celé řada větších či menších útrap. Ať už šlo od omezenou kontrolu nad výběry bankovních karet ve výpisech pouze jednou za měsíc, obtíže při nutnosti zaplatit vyšší částku, než byla poskytnuta, protože je nejednou vedoucí údržby neměl z čeho zaplatit. A právě kvůli těmto situacím si vedoucí údržby často vytvářeli hotovostní rezervy pro strýčka příhodu. Následné při vyúčtování, kdy jsou potřeba účtenky, bylo nutné je shromažďovat po jednotlivých stavbách a převážet na účtárnu, kde ke všem účtenkám musel vznikat pomocný excel.
V této firmě chtěli změnit velkou řádku věcí, aby kontrolu nad firemními útratami získali a obsáhli všechny problémové oblasti. Jejich cílem bylo získat lepší a častější kontrolu nad tokem firemních peněz, zamezit složité evidenci výběrů z bankovního účtu a stavů hotovosti. Potřebovali mít možnost flexibilně dobíjet peníze jednotlivým vedoucím údržby dle jejich potřeby a zamezit umělému vytváření rezerv, které nebyly nutné. Také chtěli nějakým způsobem zajistit přenos všech účtenek z jednotlivých staveb do účtárny. A v neposlední řadě omezit evidenci účtenek v Excelu.
Možná se nacházíte v podobné situaci, takže si to dokážete barvitě představit. Jaké řešení se vám tedy nabízí? Pokud to není váš případ, tak vás ale třeba i tak bude zajímat, jak se s tím popasovala naše firma.
Obecně lze předejit problémům s kontrolou prostřednictvím co největšího množství aktuálních dat a navíc přehledně uspořádaných. To znamená, že na jednom místě najdu aktuální přehled, co se s firemními prostředky děje právě teď. Jak ale shromažďovat všechna potřebná data na konkrétní místo? Možnost představují předplacené firemní karty provázané s aplikací. Můžete na ně nabíjet a odbíjet finance dle potřeby a zároveň zajistíte bezpečí svému firemnímu bankovnímu účtu, na jehož obsah ani při platbách předplacenými kartami nikdo nedosáhne. Následně díky propojení s aplikací vidíte na jednom místě veškeré uskutečněné výdaje. Lze takto také lépe monitorovat hotovost, jelikož jakýkoliv výběr z bankomatu je rovněž zaznamenáván.
Jak se dá zabránit tomu, aby zaměstnanci kartou neplatili osobní výdaje? Předplacenou kartu můžete nastavením omezit. A to jak na různé částky, pravidelné dobíjení nebo termínové omezení, kdy zaměstnancům zakážete vybírat z bankomatu o víkendu apod. Zároveň lze podle schvalovací hierarchie určit, jak budete ve vaší firmě schvalovat výdaje. Jestli podle projektů nebo podle týmů. Což vám umožní sledovat čerpání konkrétních rozpočtů. Každý výdaj tedy projde schvalovacím kolečkem, kdy lze hned vypozorovat, o jaký výdaj se jedná, a zároveň k němu musí daná osoba přiložit účtenku. Vše je dostupné na pár kliků, klidně teď hned.
A jak tedy vyřešila svoje problémy firma z oblasti facility managementu? Využili platformu, která jim pomohla pokrýt různorodou škálu jejich potíží, které spojuje jeden klíčový pojem: KONTROLA.
Právě díky použití platformy, kde funguje propojení předplacené firemní karty, aplikace a případného napojení dalších nástrojů, se jim povedlo zkrotit chaos. Mohli tak vydat vedoucím údržby předplacené platební karty, na které jim distribuují peníze bez nutnosti evidovat pokladnu. Když už vzniká hotovost výběrem z bankomatů, mapují ji. Pokud má někdo z vedoucích údržby nečekaný problém, např. prasklé potrubí ve spravované budově, zažádá o peníze přes aplikaci a do pár minut je má připravené na kartě k placení. Následně stačí dodat k výdaji účtenku, vše je zaznamenané a může putovat k účetní. Jejich CFO pak vše přehledně vidí ve webové aplikaci, kde můžete spravovat jednotlivé karty, procházet si výdaje vedoucích údržby a sledovat jejich rozpočty. Může například i od jednoho vedoucího údržby, který má na kartě nadbytek, odbít určitou částku, a naopak ji nabít tomu, který ji potřebuje. A to vše díky jedné platformě, která jim tak umožňuje získat kontrolu nad firemním utrácením.
Každá firma je individuální, ale přesto jste možná našli paralelu mezi situacemi, se kterými se potýkáte vy a těmi v námi uvedené společnosti. Na jejich příkladu lze dobře vidět, že přestože se zezačátku jejich potíže v této oblasti jevili jako neřešitelné a obsáhlé, díky využití komplexní platformy zvládli pokrýt všechny problematické oblasti.
A to se může snadno podařit i vám. Řešení představuje přehled, který mám pod kontrolou v reálném čase. Z něj už mohu vyvodit konkrétní opatření, která jsou potřeba nastavit, aby nedocházelo ke zbytečnému úniku peněz. Takzvaně utáhnete peněžní kohoutky tam, kde to nyní kape, a získáte absolutní kontrolu nad utrácením ve firmě.
