Stillking Films už nevozí účtenky v pytlech na mrtvoly.

Likvidace papírových účtenek

Nejen v dnešní době řešíme úskalí spojená s fyzickým předáváním hotovosti a dokladů. Třeba takové produkční agentury vyplácejí zálohy na jednotlivé projekty externistům i interním zaměstnancům. Když se pak řeší velký projekt, nabírá vše na obrátkách, zejména pokud rozdáváte všem zálohy v hotovosti. Produkční, který je za daný projekt zodpovědný, pak musí po celou dobu shromažďovat veškeré podklady, které na konci účetního období předává účetní k zpětnému vyúčtování spolu se zbylou hotovostí. 

I když by to mohlo působit groteskně, v praxi to může vypadat třeba tak, že se produkční trousí po firmě s černým pytlem na mrtvoly, ve kterém jsou účtenky. Kontrola a přehled je složitá pro všechny zapojené články. Jak se s takovouto situací poprala agentura Stillking Films?

Produkční společnost Stillking Films se zabývá mezinárodní filmovou produkcí a sídlí v Praze, Londýně, Budapešti, Bukurešti a Kapském městě. Natáčí velké množství filmů, seriálů a další audiovizuální tvorby, mezi které pro představu patří například filmy od MARVELu, James Bond, seriály jako Zaklínač nebo Carnival Row.

Společnost měla problém s distribucí peněz mezi řadu svých interních i externích zaměstnanců, kterým vyplácela zálohy v hotovosti a následně bylo velice komplikované vyúčtování nákladů, a hlavně jejich správné schválení dle projektu (konkrétního filmu či reklamy). Tento proces představoval komplikace pro vedení, produkční i účetní.

Začali však používat vlastní předplacené platební karty ve spojení s aplikací, což pro ně znamenalo zásadní změnu. Distribuce hotovosti byla nahrazena rozdáním zmíněných karet vybraným zaměstnancům, ať už interním či externím. Kouzlo usnadňující dokládání účtenek a faktur tkví právě ve spojení karty a aplikace. Když totiž proběhne jakákoliv transakce uskutečněná kartou (platba na terminálu či výběr hotovosti), hned je zaznamenána, a dotyčný pak už jen snadno nahraje odpovídající platební doklad. Pak výdaj putuje ke schválení, pokud je to tak podle firemní kultury nastaveno, a následně k účetní. Pro přehlednost a kontrolu nad budgety jednotlivých projektů využívá Stillking Films projektové schvalování. Mohou tak přiřazovat jednotlivé výdaje pod konkrétní projekty, sledovat čerpání budgetu a uzavírat vyúčtování daného projektu podle vlastních potřeb. Právě vyúčtování pro ně díky tomu představuje agendu zvládnutou raz dva, kdy mají navíc vše propojené s účetním systémem, takže data hned propadávají automaticky na požadované místo.

„Možnost schvalování projektů pro nás byla stěžejní, jelikož naši producenti mohou pracovat na více projektech a výdaj je nutné řádně identifikovat a schválit tou správnou cestou. S řešením od Fidoo jsme spokojeni, testujeme dle našich nároků a požadavků a už se moc těšíme na třešničku na dortu ve formě grafů a možnosti sledování u Projektového schvalování a na další funkce, které Fidoo vyvíjí,“ uvádí Radek Wrana, finanční manažer společnosti Stillking Films.

Jste také v agenturním módu a zaujala vás možnost projektového schvalování na dálku nebo posílání financí na vlastní předplacené karty vašich zaměstnanců? Zajímá vás v detailu možnost vaší vlastní digitalizace?

To chci do své firmy

0

Zbavte se papíroo, věnujte se businessoo

Není už ten správný čas začít? Nebo chcete na konci měsíce zase řešit to samé? 

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Přečtěte si více

Skoncujte s papírováním ještě dnes

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Chci Cashbot i Fidoo

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Našli jste vše, co jste hledali?

Jestli máte minutku, rádi bychom znali Váš názor na obsah našich webových stránek.

Ale no tak... Řekli jsme přeci bez papírů.

Raději si tuto stránku uložte mezi oblíbené, ať se k ní můžete kdykoli vrátit.

Zdigitalizovat i firemní finance

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.

Méně stresoo pro účetní

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.