Ondřej Minář z Fidoo: Jak zlepšit cashflow v oblasti facility managementu a správy budov

Fidoo pro facility management

Dnes jsme s Ondrou Minářem probírali, s jakými problémy se tyto firmy v současné době potýkají a jak mohou zlepšit svoje fungování díky moderním aplikacím, jako je Fidoo.

Ondro, přemýšlím, jak vlastně funguje správa budov z pohledu výdajů. Jde o klasické výdaje na opravy objektů?

Ne jenom, zkusím dát příklad z běžné praxe. Firma zabývající se facility managementem většinou funguje jako centrála pro jednotlivé objekty či budovy. Každý objekt má svého manažera a ten má na starosti všechny finanční operace spojené s údržbou – drobné opravy, řešení rozsáhlých poruch a podobně.

Jak se tedy dnes k manažerovi objektu dostanou finanční prostředky?

Nejčastěji bohužel v hotovosti. Jinými slovy manažer si musí buď dojet do centrály vyzvednout zálohu, někdy i v řádu statisíců korun, nebo naopak zaměstnanec centrály objíždí jednotlivé lokality a peníze předává. Když vyráží z centrály, může jít opravdu o hodně peněž a riziko spojené s jejich ztrátou je značné.

Manažer tedy peníze vynaloží na opravy, účtenky doloží centrále a další měsíc to startuje celé nanovo, je to tak?

Kéž by to tak bylo. Ano, peníze by se měly vynakládat pouze na výdaje spojené s údržbou. Pokud ale manažer dostane hotovost, neexistuje v podstatě žádná šance, jak mít kontrolu nad jednotlivými výdaji. A s účtenkami je to stejné. Správně by měl být každý výdaj doložený, ale v praxi to tak bohužel není. Proto jsou centrály a jejich účetní nešťastní, když musí s každoměsíčním vyúčtováním uhánět jednotlivé manažery a neustále dokola žádat o doložení, jak byla hotovost čerpána, kolik zbylo a tak podobně. A kupodivu – málokdy něco zbude.

Může firma na správu budov strhnout nedoložené výdaje zaměstnanci z výplaty?

Ano, to samozřejmě může. Ale když nemáte kontrolu či důkaz toho, jak bylo co čerpáno, velmi špatně se to provádí.

To zní jako nepříjemná situace. Jak může Fidoo v tomto ohledu firmám pomoci?

Základní změna spočívá v tom, že se hotovost nahrazuje Fidoo kartami. Centrála tak může flexibilně nabíjet jednotlivé částky rovnou na manažerské karty a nemusí už nikam jezdit. Samozřejmě je možné karty nejenom nabíjet, ale zároveň i „odbíjet“. Druhou přidanou hodnotou je, že každá transakce provedená Fidoo kartou je zaznamenána – ať už jde o výběr z bankomatu či platbu kartou přímo u obchodníka. Ke každému výdaji pak manažer může přiložit nebo rovnou na místě vyfotit účtenku a výdaj odeslat na schválení do centrály.

Jak to funguje například u toho výběru z bankomatu?

Účetní na centrále vidí, že k takové transakci došlo a pokud ji zaměstnanec nedoloží účtenkou či fakturou, je mu částka jednoduše stržena z platu. Takto má nastavená pravidla většina našich klientů. V případě, že dojde k mýlce – tedy, že zaměstnanec zapomněl účtenku doložit, jednoduše ji přiloží do dalšího vyúčtování a částka je mu následující měsíc proplacena ve mzdě. Je zajímavé, že zpočátku to sice naráží na odpor, ale po pár měsících si všichni manažeři uvědomí pravidla hry a vše funguje. U jednoho z našich klientů jsme dokonce řešili situaci, že paní účetní z centrály chtěla před koncem roku stáhnout hotovost od všech manažerů, aby mohla uzavřít rok. Manažeři se začali různě vymlouvat a vymýšlet důvody, proč to nejde. Následně se totiž přišlo na to, že zbývající hotovost využili na nákup svých osobních vánočních dárků. Jakmile jsme zavedli Fidoo karty, tyto problémy zmizely.

Co tedy musím jako facility firma udělat, kdybych chtěl začít používat Fidoo?

Stačí, abychom se osobně sešli a probrali nastavení přímo v dané firmě. Agendy jsou vždy trochu jiné, nicméně zatím jsme u našich 900 klientů vždy našli řešení. O schůzku si můžete zažádat nejrychleji na našem webu Fidoo.com.

2+

Zbavte se papíroo, věnujte se businessoo

Není už ten správný čas začít? Nebo chcete na konci měsíce zase řešit to samé? 

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Přečtěte si více

Tisková zpráva FIdoo
Tisková zpráva
Fidoo

Dočasný výpadek Fidoo karet

V důsledku preventivního zásahu britského regulátora finančního trhu Financial Conduct Authority (FCA) vůči společnosti Wirecard Card Solutions Limited, který byl zahájen 26.6.2020 v kontextu insolvence

Číst dále »